内定承諾書とは｜入社承諾書との違い・書き方・提出までの流れ
内定承諾書とは
内定が決まり、会社から「内定承諾書」を渡されて戸惑っている方も多いはずです。内定承諾書とは、会社からの採用内定を受け入れ、入社する意思を書面で会社に伝える書類です。会社から届いた書類に署名・押印して返送することで、「この会社に入ります」という意思表示になります。
「入社承諾書」「入社意思確認書」という名前で渡されることもありますが、内定承諾書と入社承諾書は呼び方が違うだけで中身は同じです。会社ごとに名称が分かれているだけなので、どちらの表題でも同じものとして扱って問題ありません。
内定承諾書は法律で提出が義務づけられた書類ではありません。ただ、会社から指定の期日までに返送を求められることがほとんどなので、届いたら早めに対応するのが基本です。
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内定通知書・入社誓約書との違い
内定の時期には似た名前の書類が一度に届くため、混同しやすくなります。整理すると、「内定通知書（採用通知書）」は会社から自分へ届くお知らせ、「内定承諾書」は自分から会社へ返す返事という関係です。内定通知書に内定承諾書が同封されていて、署名して返送する、という流れが一般的です。
| 書類 | 向き | 役割 |
|---|---|---|
| 内定通知書（採用通知書） | 会社 → 自分 | 採用内定を知らせる通知。受け取る側 |
| 内定承諾書（入社承諾書） | 自分 → 会社 | 内定を受け入れ、入社の意思を返す書類 |
| 入社誓約書 | 自分 → 会社 | 入社時に就業規則の遵守などを約束する書類 |
もう一つ紛らわしいのが「入社誓約書」です。内定承諾書が内定を受け入れる段階の書類なのに対し、入社誓約書は実際に入社する時点で就業規則の遵守・秘密保持などを会社に約束する書類で、提出のタイミングと主な目的が異なります。会社によっては両者を1枚にまとめた「内定承諾書兼誓約書」を使うこともあります。
「内定承諾書兼誓約書」の場合は秘密保持や遵守事項が承諾と一体で含まれるため、表面の承諾文だけでなく、裏面や別紙の誓約内容（守秘義務など）にも必ず目を通してから署名してください。署名した時点で、書かれた誓約事項に同意したことになります。
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記事を読む受け取りから提出までの流れ
内定承諾書を提出するまでの流れは、次の5ステップで考えると迷いません。焦って即提出する必要はなく、労働条件を確認したうえで返送するのが安心です。
- 会社から内定通知書とともに内定承諾書を受け取る（郵送・メールPDFなど）
- 同封の労働条件通知書で給与・勤務地・入社日などを確認する
- 入社の意思が固まったら、承諾書に記入し署名・押印する
- 添え状（送付状）を一番上に重ね、必要書類とともに封筒に入れる
- 指定の期日までに返送する（郵送・メールなど会社の指定方法で）
郵送で返送する場合、基本は普通郵便で問題ありません。届いたか記録を残したいなら、追跡が付く特定記録郵便や簡易書留で送ると安心です（送り方の比較は郵送方法の記事で詳しく解説しています）。
提出期限は会社によって異なりますが、内定通知から1〜2週間程度に設定されることが多いです。期限に間に合わない事情があるときは、放置せず必ず事前に人事担当者へ連絡しましょう。複数社の選考が続いている場合は、承諾期限の延長を相談できることもあります。
入社日や記入欄に不明点があるときは、空欄のまま送らず人事担当者に確認してから記入します。署名は自署、押印は認印（三文判）で問題ありません。ただし、インク浸透印（シャチハタなど）は公的・ビジネス書類では不可とされることが多いため避けましょう。
一緒に届く・提出する書類
内定承諾書は単独で届くことは少なく、いくつかの書類とセットになっています。承諾書のほかに署名・返送が必要な書類が混ざっていることがあるので、封筒の中身は一通り確認してください。
- 内定通知書・採用通知書 — 採用内定を知らせる通知（控えとして保管）
- 労働条件通知書 — 給与・勤務時間・勤務地・契約期間などを明示した書面
- 身元保証書 — 保証人の署名が必要な場合がある
- （入社）誓約書 — 内定承諾書と別に求められることがある
- 返信用封筒 — 同封されていればそれを使う
返送するときは、内定承諾書だけを素のまま送るのではなく、御礼と同封物を伝える添え状（送付状）を一番上に重ねるのがビジネスマナーです。書面が一枚添えてあるだけで、採用担当者に丁寧な印象を残せます。
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記事を読む承諾の意思を示す一文
会社所定の様式があればそれに従いますが、本文の中心は「内定を受け入れ、入社します」という承諾の意思表示です。様式に書き込む際の言い回しとして、次の一文をそのまま使えます。
上の一文にある「下記の事項」とは、承諾文に続けて箇条書きで並べる承諾・誓約の内容を指します。会社所定の様式に項目が印刷されていればそれに従えば足りますが、自分で用意する場合は次のような項目を1つずつ書き起こします。
- 入社予定日（指定の日付に入社する旨）
- 内定取消事由に該当しないこと（卒業見込みが立たない・提出書類や経歴に虚偽があった場合などは内定取消に異議を申し立てない）
- 提出書類・経歴に相違がないこと、指定書類を期日までに提出すること
- 就業規則・誓約事項の遵守、秘密保持（在職中に知り得た情報を漏らさない）
入社日・提出書類・内定取消事由への同意といった承諾事項の具体的な書き方や記入例は、別記事でまとめています。一通り埋めて完成させたい方はそちらをご覧ください。
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提出した後も内定辞退はできる
「承諾書を出したら、もう辞退できないのでは」と不安になる方が多いのですが、提出後でも内定辞退は可能です。働く側には退職（就労を断る）の自由があり、内定承諾書を出していても入社を法的に強制されることはありません。
法律上、採用内定は判例で「始期付解約権留保付労働契約」と解されており（大日本印刷事件・最高裁昭和54年7月20日判決）、内定通知と承諾の時点で労働契約が成立すると考えられています。それでも、期間の定めのない契約は民法627条により申し入れから2週間で解約できると解されているため、入社を断る自由は確保されています。
ただし内定承諾には信義則上の責任が伴います。辞退を決めたら、できるだけ早く電話と書面で誠意をもって連絡してください。通常の辞退で損害賠償が認められることはまれですが、入社直前の一方的な辞退は会社に大きな迷惑をかけます。
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記事を読む返送に添える送付状をテンプレートで用意する
内定承諾書そのものは会社所定の様式に署名・押印して返すだけのことが多く、自分で作る必要はほとんどありません。一方で、郵送で返送するときに自分で用意するのが送付状（添え状）です。TEMPLEX の内定承諾書の送付状テンプレートなら、宛先・差出人・御礼の挨拶文を選んで入力するだけで、登録不要・無料でPDFをダウンロードできます。御礼と入社への意欲を添えた挨拶文プリセット付きで、内定者本人が出す体裁に整っています。
会社所定の様式が用意されていない、または受け取った用紙を紛失したときだけは、内定承諾書テンプレートから本体を作成できます。入社日・提出書類・内定取消事由への同意・秘密保持といった承諾事項を収録しているので、必要な箇所を書き換えて印刷し、署名・押印すればそのまま提出できます。
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