内定承諾書をメール・PDFで提出する方法｜電子提出のマナーと例文

2026年6月5日

郵送の代わりにPDFをメールで送ってもいい？

署名・捺印した内定承諾書を、わざわざ郵送するのは正直めんどう——スキャンしてPDFにし、メールに添付して済ませたい、と思う人は多いはずです。まず結論から言うと、会社から「メール（PDF）で提出してよい」と案内されていない限り、原則は指定された方法（多くは郵送）で出すのが無難です。自己判断でメール提出に切り替えるのは避けましょう。

理由は、内定承諾書は署名・押印した「原本」を会社が保管するのが一般的だからです。メールでPDFを送っても、あとから原本の郵送を求められるケースが多く、二度手間になりかねません（ジョブメドレーの解説）。「PDFで提出完了」とはっきり示されていない場合は、郵送しておくのが安全です。

どちらで出すかの見分け方

紙の内定承諾書や返信用封筒が郵送で届いた → そのまま郵送で返す（それが指定された方法です）
メールでひな型（PDFやWordなど）が届いた、または「PDFでご返送ください」と言われた → メール（PDF）で提出してOK
指定がはっきりしない・どうしても郵送を省きたい → 自己判断せず、採用担当者に「メール（PDF）での提出でもよいか」を確認する

メール（PDF）提出が認められている場合は、このあとの手順でPDF化して送れば大丈夫です。迷ったら確認する・送ったあとも原本は手元に残しておく——この2点を押さえておけば失敗しません。

PDFで届いた・メールで返すよう言われたとき

会社から内定承諾書がPDFでメール添付されてきた、あるいは「署名・捺印のうえPDFでご返送ください」と指示された——そんなときに迷うのが、どうやってPDFに署名して、どんなメール文面で送り返せばいいのかという点です。郵送と違って手順のイメージがつきにくいぶん、最初に全体の流れをつかんでおくと迷いません。

電子提出といっても、多くの会社が求めるのは「PDFを印刷 → 署名・捺印 → スキャンしてPDFに戻す → メールに添付して返信」という流れです。プリンターやスキャナーが家になくても、コンビニのマルチコピー機で完結できます。ここでは、メール（PDF）提出が認められている場合の手順とメール本文のマナーに絞って説明します。

メールで返送するまでの全体の流れ

PDFで届いた内定承諾書をメールで返すまでは、次の4ステップです。鍵になるのは「署名・捺印した紙をもう一度PDFに戻す（スキャンする）」工程で、ここを飛ばすと押印のない書類になってしまうので注意します。

届いたPDFの内定承諾書を印刷する（A4・原寸／等倍で）
印刷した用紙に必要事項を記入し、署名・捺印する
署名・捺印した用紙をスキャンしてPDFに戻す
PDFをメールに添付し、案内をくれた採用担当者に返信する

用紙に何を記入するか、入社日や承諾事項の書き方そのものは、紙に記入する場合と同じです。記入欄の具体的な埋め方に迷ったら、内定承諾書の書き方の記事を先に確認してください。ここからは、電子提出ならではの「PDF化」と「メール送信」の部分を詳しく見ていきます。

印刷して署名・捺印する（崩さないコツ）

署名や捺印は、PDFの画面上では扱いづらいため、いったん紙に印刷して対応するのが確実です。印刷するときは、プリンターの設定で「実際のサイズ」「100%」など、原寸で印刷する設定を選びます。「用紙に合わせる」で縮小されると、捺印枠や記入欄が小さくずれてしまうことがあります。用紙は一般的な白のコピー用紙で問題なく、上質紙や厚手の紙をわざわざ用意する必要はありません。

記入は黒のボールペンで行い、訂正は修正液を使わず二重線＋訂正印で直します。押印は認印（三文判）で問題なく、シャチハタ（インク内蔵印）は避けるのが無難です。スキャンするとインクの薄い印影は写りにくいので、朱肉を使うタイプの印鑑でしっかり押しましょう。

家にプリンターがなくても、PDFをコンビニのマルチコピー機で印刷できます。スマホからの印刷手順はスマホで作ってコンビニ印刷する記事でまとめています。印刷と次のスキャンを同じコンビニで一度に済ませると効率的です。

署名した用紙をスキャンしてPDFに戻す

署名・捺印した用紙を、もう一度PDFデータに変換します。家庭用プリンターのスキャン機能でも構いませんが、スキャナーがなくてもスマホの標準機能で無料できれいにPDF化できます。iPhoneは標準の「メモ」アプリ（カメラのマーク →［書類をスキャン］）、Androidは「Googleドライブ」アプリ（＋ →［スキャン］）でPDFとして保存でき、いずれも追加アプリは不要です。きれいに撮れない・確実にしたいときは、コンビニのマルチコピー機が安心です。

スマホで撮るときのコツは、影が入らない明るい場所で、斜めではなく真上から写すことです。スキャン機能が書類の四隅を検出して長方形に補正してくれるので、まずは自動の枠に任せ、ずれていたら手動で四隅を合わせます。文字がかすれる・印影が薄く写るなど納得いかないときは、無理をせずコンビニのマルチコピー機で読み取り直すのが確実です。

大手コンビニのスキャン料金は1枚（1面）30円が目安で、最大A3サイズまでPDF／JPEG形式で読み取れます。内定承諾書は文字の書類なので、保存形式はPDF、白黒で十分です。スマホに保存する場合は、セブン-イレブンは「マルチコピー」アプリ、ローソン・ファミリーマートは「PrintSmash」アプリを使います。

スキャン後は、メール送信前にPDFを開いて印影や署名がはっきり写っているか、傾き・見切れがないかを必ず確認します。承諾書が複数枚にわたる場合や身元保証書も一緒に送る場合は、スキャンの段階でまとめれば、後から結合ソフトを使わずに1つのPDFにできます。コンビニのマルチコピー機もスマホのスキャン機能も、用紙の順番どおりに続けて読み取れば自動で1ファイルにまとまります（コンビニは自動送り装置がないため1枚ずつ置き換えます）。

印刷せずPDFに直接入力してもよい？

「印刷もスキャンも面倒。PDFに直接入力して送り返したい」という人もいます。Adobe Acrobat の入力・署名機能などを使えば、印刷せずPDF上で文字入力や手書き署名を加えることは技術的には可能です。ただし、会社が「署名・捺印のうえPDFで」と求めている場合、画面上のタイプ文字や手書き入力だけでは押印の要件を満たさないことがあります。

近年は、捺印枠（◯印のマーク）がなく署名欄だけのフォーマットも増えています。書式に捺印枠が見当たらないときは、印刷・押印にこだわらず、PDFに直接氏名を入力するか電子署名を加えて、そのまま返送して構わないケースが多いです。逆に、はっきりした捺印枠がある書式は、印刷して朱肉で押す前提で作られていると考えてよいでしょう。

迷ったときに安全なのは、会社の指示に「捺印」とあるなら、印刷して朱肉で押し、スキャンして返す方法です。逆に、入力フォーム形式のPDFで「画面上で入力して返信を」と案内されているなら、その指示どおりPDFに直接入力すれば問題ありません。なお、会社から指定がない限り、ハンコの画像をPDFに貼り付ける形の押印は避けます。画像のハンコは本人が押した証明にはならず、再提出を求められることがあるためです。捺印枠がなければ署名（氏名の記入）だけで十分で、電子印鑑を無理に用意する必要はありません。

それでも会社が電子印（電子印影）での提出を認めている場合や、会社所定の様式がなく自分で内定承諾書を用意してPDFで仕上げる場合は、TEMPLEXの電子印鑑作成ツールを使えば、名前を入力するだけで丸印（認印タイプ）の電子印影を無料で作れます。背景が透けた透過PNGなのでそのままPDFに重ねられ、手持ちの印鑑をスマホで撮って背景を透過することもできます。ただし内定承諾書は大切な書類なので、電子印は会社が認めている場合に使い、指定がなければ印刷して朱肉で押すのが確実です。

クラウドサインなどの電子契約サービスのリンクが会社から送られてきた場合は、その画面の案内に従って同意・署名するだけで完了します。この場合は印刷もスキャンも不要で、メールでの返送も要りません。

添付ファイルの名前の付け方

PDFをメールに添付する前に、ファイル名を分かりやすく付け直しておきます。スキャナーが自動で付けた「scan001.pdf」のような名前のままだと、採用担当者が誰の書類か判別しづらくなります。「書類名＋氏名」の形にしておくのが基本です。

ファイル名の付け方（例）

内定承諾書_山田太郎.pdf

承諾書のほかに身元保証書など別の種類の書類を同時に送る場合は、書類ごとにファイルを分け、それぞれ「書類名_氏名.pdf」と名付けると親切です（同じ承諾書が複数ページに及ぶ場合は1ファイルのままで構いません）。送信ボタンを押す前に、正しいファイルが添付されているか・別の人の書類が混ざっていないかを必ず見直しましょう。

見落としがちなのがファイルの容量です。スキャンしたPDFは画像として保存されるためサイズが大きくなりやすく、容量が大きすぎるとメールが相手に届かない原因になります。添付ファイルは1通あたり2〜3MB以内が目安で、Gmailは25MB・Outlook(Outlook.com)は20MBが上限ですが、受信側の会社のメールが10MB前後に制限されていることも珍しくありません。重い場合は、スキャン時の解像度を下げる（文書なら300dpiで十分）、白黒で読み取る、PDF圧縮ツールで軽くする、といった方法でサイズを抑えてから送りましょう。

提出メールの件名・本文（コピペ例文）

PDFが用意できたら、内定承諾書を案内してくれた採用担当者にメールで返信します。新しくメールを作るより、届いた案内メールに「返信」する形にすると、やり取りの流れが分かりやすく行き違いも防げます。件名は内容がひと目で分かるよう、書類名と氏名を入れます。

件名

内定承諾書ご送付の件／山田太郎

提出メール本文（新卒・基本）

株式会社○○○○ 人事部採用ご担当 ○○○○様お世話になっております。貴社より採用内定の通知をいただきました、山田太郎と申します。このたびは内定のご通知を賜り、誠にありがとうございます。つきましては、ご案内いただきました内定承諾書に署名・捺印のうえ、PDFにして添付いたします。ご査収のほど、よろしくお願い申し上げます。入社後は一日も早く貴社のお役に立てるよう、努めてまいります。何卒よろしくお願い申し上げます。 ────────── 山田太郎（やまだたろう）〒000-0000 ○○県○○市○○町1-2-3 電話 090-0000-0000 メール taro.yamada@example.com ──────────

提出メール本文（中途・転職）

株式会社○○○○ 人事部 ○○○○様お世話になっております。○○○○です。このたびは採用内定のご連絡をいただき、心より御礼申し上げます。ご案内いただきました内定承諾書に署名・捺印のうえPDF化し、本メールに添付いたしました。ご確認のほど、よろしくお願いいたします。一日も早く貴社に貢献できるよう、精一杯努めてまいる所存です。引き続き、どうぞよろしくお願い申し上げます。 ────────── ○○ ○○ 電話 090-0000-0000 メール ○○○○@example.com ──────────

送信前に、宛名（会社名・部署・担当者名）に誤りがないか、PDFが添付されているか、署名欄に自分の連絡先が入っているかの3点を最終確認します。会社名は「（株）」と略さず「株式会社」と正式名称で書きましょう。

送るタイミングと送信後の注意

提出期限は会社によりますが、内定通知から1〜2週間以内に設定されることが多いです。メール提出は郵送と違って到着まで時間がかからないぶん、つい後回しにしがちですが、期限内のできるだけ早めに送るのが好印象です。期限に間に合わない事情があるときは、放置せず先に採用担当者へ連絡しましょう。

送信のタイミングは、できれば平日の日中（始業後〜終業前）が無難です。深夜や早朝に送っても失礼にはあたりませんが、どうしても夜遅くなるときは「夜分遅くに恐れ入ります」と一言添えると丁寧な印象になります。送ったあとは送信済みフォルダで送信を確認し、念のため数日は返信に気づける状態にしておきます。

送信後しばらくしても受領の返信がない場合でも、まずは2〜3営業日ほど待つのが基本です。それでも反応がないときは、同じメールに「先日お送りした件、ご確認いただけましたでしょうか」と一言添えて丁寧に確認しましょう。連絡が取れないときの対処は、内定承諾書を送ったのに連絡がないときの記事で詳しく解説しています。

会社の様式がないときは内定承諾書もPDFで

内定承諾書は通常、会社から届いた様式に記入して返すだけです。ただ、会社所定の様式がない・受け取った書式を紛失したなど、自分で内定承諾書を用意してPDFで提出する必要があるときは、TEMPLEX の内定承諾書テンプレートが使えます。表題・宛名・入社日・承諾事項・署名欄を入力すれば、登録不要・無料でPDFをダウンロードでき、印刷して署名・捺印し、スキャンして添付すればメール提出用のPDFが整います。

メールではなく郵送で提出する場合は、同封する送付状（添え状）のテンプレートも合わせて使えます。

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コラム著者・編集者

TEMPLEX編集チーム

TEMPLEX編集チームは、ビジネス文書の作成・管理に精通した実務経験者と技術ライターで構成されています。送付状・請求書・見積書をはじめとする各種ビジネス書類のフォーマットや書き方のノウハウを、わかりやすく丁寧にお届けします。「Office不要で誰でもすぐ使える」をコンセプトに、忙しいビジネスパーソンの書類作成をサポートします。