始末書の書き方完全ガイド｜構成・ステップ・例文と注意点【2026年版】
始末書の書き方｜原理原則とテンプレートの両方から押さえる
始末書を書くよう指示されたとき、最も悩むのが「どんな構成で書けばいいのか」「例文をどう自分のケースに当てはめればいいのか」ではないでしょうか。実際に書こうとすると、構成・本文の組み立て方・再発防止策の粒度・手書きかパソコンか・宛名はどう書くかなど、決めなければならない要素が一気に押し寄せ、手が止まりがちです。
ここでは、始末書の書き方を「原理原則」と「すぐ使える汎用テンプレート」の両面から解説します。順に扱うテーマは次のとおりです。
- 書く前に確認すべき前提
- 基本構成
- 5ステップの手順
- 本文の組み立て方
- 再発防止策の書き方
- 手書き／PCの選び方
- 反省文・顛末書との使い分け
- NG表現の回避
- 汎用テンプレートの提示
ケース別（遅刻・無断欠勤・紛失・破損など）の細かい例文は、専用のケース別記事に譲っています。
ケース別の例文集は『始末書・顛末書 例文集｜ケース別テンプレート総まとめ』に集約しています。書くこと自体に不安がある場合は『始末書はやばい？書くとどうなる』もあわせてご確認ください。
書く前に確認したい3つの前提｜提出義務・拒否の余地・処分との関係
本文の書き方に入る前に、最低限おさえておきたい前提が3つあります。これを飛ばして書き始めると、後で「事実と違う内容に署名してしまった」「本来は出さなくてよかった」「処分の重さに対して不釣り合いな内容を書いた」といった事故につながります。
前提①｜始末書には「絶対的な提出義務」があるわけではない
始末書は、業務命令だからといって無条件に書かなければならない文書ではありません。反省・謝罪の意思表示が含まれるため、提出を強制すると個人の良心や思想・信条の自由を侵害するおそれがあると指摘されてきました。一方で、業務上の事実を客観的に報告する顛末書は、業務命令の対象になりうると整理されることが多いとされています。
前提②｜事実と異なる内容に署名してはいけない
会社が用意したひな形やテンプレートに、自分の記憶と異なる事実関係や、過度に重い表現（「会社の信用を著しく毀損した」など）が既に書かれている場合があります。そのまま署名・押印すると、後で解雇や損害賠償の場面で不利な証拠として使われるおそれがあります。事実と異なる箇所がある場合は、その場で署名せず「自宅で確認のうえ提出します」と持ち帰って構いません。
前提③｜処分の重さと内容の釣り合いを確認する
始末書は、譴責（けんせき）処分という最も軽い懲戒処分の内容として運用されることが多い文書です。一方で、軽微なミスに対して減給・出勤停止などの重い処分が同時に通知されている場合、処分自体の有効性に疑問があります。本文を書き始める前に、就業規則の懲戒規定と照らして、処分の重さと事案の重さがおおむね釣り合っているかを確認してください。
提出を断りたい場合の具体的な選択肢と書き方は『始末書を拒否できる？書かせる会社の法的根拠と対処法』に、譴責処分との関係は『譴責処分とは？始末書の書き方・例文と懲戒処分の影響まで解説』にまとめています。
始末書の基本構成｜タイトル・日付・宛名・差出人・本文・結び
始末書の基本構成は、業界・業種を問わずおおむね共通しています。次の6要素を上から順に並べれば、社内提出を含むほぼすべての場面で形式上の問題は起きません。
| 要素 | 位置 | 書く内容 |
|---|---|---|
| タイトル | 1行目中央付近 | 「始末書」とのみ。装飾は不要 |
| 提出日 | 右上 | 西暦または和暦で「令和○年○月○日」のように |
| 宛名 | 左上（提出日の下） | 会社名＋代表者名（または所属長名）。「殿」または「様」 |
| 差出人 | 宛名の下、右寄せ | 所属部署＋氏名＋押印。手書きの場合は自筆 |
| 本文 | 中央 | 前文＋「記」＋項目（事実・原因・対応・再発防止策）＋「以上」 |
| 結び | 本文末尾 | 「ここに始末書を提出いたします」など、提出の締め |
宛名と敬称の使い分け
宛名は、社内向けの始末書であれば代表取締役名で発出するのが原則です。「代表取締役 ○○ ○○ 殿」または「代表取締役 ○○ ○○ 様」と記載します。「殿」は目上から目下、または同等の立場へ用いる伝統的な敬称で、社内文書として広く使われています。「様」のほうが現代的で違和感がないという意見もあり、社内慣習に合わせて選びます。
差出人と押印
差出人は、所属部署と氏名を併記し、最後に押印します。押印は朱肉を使う認印が原則で、シャチハタは認印として認められない会社もあります。パソコン作成の場合も、氏名欄を空欄で印刷しておき、出力後に手書きで署名し、押印を加える運用が一般的です。これは「最終的な意思表示は本人が紙の上で行った」という体裁を残すための実務慣行です。
用紙のサイズや種類（A4／B5・便箋・コピー用紙）の詳しい選び方は『始末書の用紙｜A4・B5サイズや市販テンプレートの選び方と入手方法』を参照してください。
5ステップで書く｜事実整理から提出までの手順
始末書を書く作業は、いきなり本文に手をつけると詰まります。次の5ステップを上から順に進めると、白紙から提出までの時間が大幅に短くなります。
- ステップ1｜事実関係の棚卸し（5W1Hで事実だけを書き出す。推測と分ける）
- ステップ2｜原因の整理（直接原因と背景要因を分ける）
- ステップ3｜再発防止策の検討（運用変更・チェック手順・教育の3軸で具体化）
- ステップ4｜本文の清書（基本構成に沿って前文→本文→結びの順で）
- ステップ5｜提出前チェック（事実誤認・他責表現・押印漏れの3点を最終確認）
ステップ1｜事実関係の棚卸し
メモ用紙またはテキストエディタに、「いつ・どこで・誰が・何を・なぜ・どうした」を箇条書きで書き出します。この段階では文章として整える必要はなく、事実を漏れなく拾うことを優先します。「○時○分頃」のように分単位まで具体化し、曖昧な記憶は「（要確認）」と明記しておきます。
ステップ2｜原因の整理
原因は「直接原因（事象を引き起こした直接の引き金）」と「背景要因（運用・体制・教育などの仕組みの不備）」の2層に分けて整理します。「確認不足」だけで終わらせず、なぜ確認が漏れたのか、運用やチェック体制に穴がなかったかまで掘り下げると、次のステップ3で具体的な再発防止策に落とし込めます。
ステップ3｜再発防止策の検討
再発防止策は始末書の「核」です。詳細は次章で扱いますが、運用変更・チェック手順の追加・教育の実施日など、第三者が読んで運用が想像できる粒度まで具体化します。「以後気をつけます」「再発防止に努めます」だけで止めない、というのが最重要のルールです。
ステップ4｜本文の清書
基本構成に沿って、タイトル→提出日→宛名→差出人→前文→「記」→事実・原因・対応・再発防止策→結び→「以上」の順で清書します。前文は「この度、令和○年○月○日に発生した下記の件につきまして、深くお詫び申し上げます」のような短い謝罪と、「下記のとおり始末書を提出いたします」という橋渡しでつなぎます。
ステップ5｜提出前チェック
提出前に、次の3点を必ず確認します。
- 記載した事実関係が自分の記憶・記録と一致しているか
- 他責表現や感情的表現が混ざっていないか
- 押印・自筆署名・日付の漏れがないか
提出した後で「あの記載は事実と違う」と言っても通りにくくなるため、最後の3分間が最も重要です。コピーを1部、自分でも保管しておきます。
ステップ1〜3を箇条書きで進めると、ステップ4の清書が「箇条書きを文章にする作業」だけになり、白紙から書き始めるよりも所要時間が大きく短くなります。
本文の組み立て方｜事実→原因→対応→再発防止策→謝罪
本文の中身は、おおむね5つのブロックで構成します。順序を守るだけで、読み手（上司・人事・経営層）が短時間で内容を把握できる文書になります。
| ブロック | 書く内容 | 書き方のコツ |
|---|---|---|
| 1. 事実関係 | 発生日時・発生場所・関係者・事象の内容 | 5W1Hに沿って、推測と事実を分ける。時刻は分単位まで |
| 2. 原因 | 直接原因と背景要因 | 「確認不足」で止めず、運用・体制の要因まで踏み込む |
| 3. 対応 | 発覚から収束までの経過、社外への謝罪・代替対応 | 時系列で「○時○分 ○○を実施」と書くと読みやすい |
| 4. 再発防止策 | 運用変更・チェック手順・教育の3軸で具体化 | 誰が・いつから・どうやって運用するかまで落とす |
| 5. 謝罪・結び | 反省と謝罪の意思、提出の締め | 重い表現を使いすぎない。淡々と短くまとめる |
前文と「記」の橋渡し
本文の冒頭は、「この度、令和○年○月○日に発生した下記の件につきまして、深くお詫び申し上げます」のような短い前文で始めます。次に「下記のとおり始末書を提出いたします」と続け、改行して中央に「記」を配置します。「記」の後に箇条書きで5ブロックを並べ、本文末尾を「以上」で締めるのが標準です。
事実関係は「断定形」で、推測は分けて書く
事実関係のブロックでは、確認できた事実のみを断定形で書きます。「○○だと思います」「○○のはずです」のような推測の語尾は、文書全体の信頼性を下げます。確認中の事項は「現在調査中」と明記してかまいません。事実と推測を同じ段落に混ぜず、必要なら別項目に分けます。
数字と固有名詞で具体性を出す
「多数」「甚大」「ほぼ全件」のような曖昧表現は、書き手の主観が入り込みやすく、後で見返したときの再現性も低くなります。件数・金額・時間で表現できる箇所は、必ず数字に置き換えます。「業務量は当日30件で、所要時間に対する余裕がほぼなかった」のように、構造的要因も事実として淡々と添えます。
本文を書くときは「これを読んだ第三者が、事象を再現できるか」を自問してください。再現できるだけの情報密度があるかが、本文の品質の目安になります。
再発防止策の書き方｜具体性が最重要
始末書の評価に最も大きく影響するのが、再発防止策の具体性です。「以後気をつけます」「二度と起こしません」だけで終わると、評価者から見て改善の意思も能力も読み取れず、次回以降の処分判断に影響します。逆に、運用レベルまで落とした再発防止策が書かれていれば、同じ事案でも書き手の評価が大きく変わります。
再発防止策を具体化する3つの軸
| 軸 | 具体例 | ポイント |
|---|---|---|
| 運用変更 | ダブルチェック制への変更／チェックリストの導入／作業手順の見直し | 「誰が」「どのタイミングで」を明記する |
| システム的対策 | アラートの追加／入力上限の設定／自動チェック機能の導入 | 情報システム部・関連部署と協議のうえ実施日を明記 |
| 教育・研修 | 課内勉強会の実施／マニュアルの再周知／個別指導の受講 | 実施日と対象者を明記する |
短期・中期・長期に分けて書く
再発防止策は、すべてを「明日から実施」と書く必要はありません。即日実施できる短期対策、1か月以内の中期対策、半年以内の長期対策に分けて整理すると、現実的な計画として読み手に受け取られます。短期だけにすると場当たり的に見え、長期だけにすると即時性がない印象になります。
「行動」レベルまで落とし込む
再発防止策は、第三者が読んで運用が想像できる粒度まで具体化します。「ダブルチェックを徹底します」だけでは不足で、「課内のAさんとBさんで、発注確定前に数量・単価・取引先の3点を相互確認する」のように、誰が・どのタイミングで・何を確認するかまで書きます。実行可能性が読み取れない再発防止策は、結果的に書き手の信頼性を下げます。
再発防止策の良い例・悪い例
| 評価 | 例 |
|---|---|
| 悪い例 | 「以後、気をつけます」「再発防止に努めます」「二度と起こしません」 |
| やや弱い例 | 「ダブルチェックを徹底します」「マニュアルを確認します」 |
| 良い例 | 「○月○日より、発注確定前に課内Aさんとの相互確認を必須化する。チェック項目は数量・単価・取引先の3点」 |
| さらに良い例 | 上記に加え「○月○日までに発注画面の確認チェックリストを作成し、課内に共有」「○月○日までに情報システム部と入力上限アラートの導入を協議」 |
再発防止策に書いた行動は、書面と実態が乖離しないように必ず実際に運用してください。書いただけで運用しないと、次に同種の事案が起きたときに「前回の再発防止策を実行しなかった」という事実が、より重い処分の根拠になります。
手書きとパソコン作成、用紙の選び方｜原理原則
始末書を手書きで書くか、パソコンで作成するかは、社内規定があればそれを最優先で守ります。規定がない場合は、提出先の運用と事案の性格で判断します。判断の原理原則だけを本記事ではコンパクトに整理します。
| 状況 | 推奨 | 理由 |
|---|---|---|
| 社内規定や上司の指示がある | 指示に従う | 規定・指示が最優先。確認せず判断すると差し戻しの原因になる |
| 社内ワークフローが電子前提 | パソコン作成 | PDF化・回覧の効率上、パソコン作成が運用に合う |
| 社外向け・重い処分とセット | 手書きを検討 | 誠意の伝わり方を重視する場面では手書きが選択肢に入る |
| 迷ったとき | ハイブリッド | 本文をパソコン、署名と押印のみ手書きで対応 |
用紙はA4が現代の標準
用紙は、迷ったらA4の白無地（コピー用紙またはOA用紙）を選んでください。社外提出を含むビジネス文書全般の標準で、長形3号封筒との組み合わせも一般的です。手書きで便箋を使う場合のみ、伝統的にB5白無地便箋が選ばれます。柄物・色付き便箋・方眼ノート・ルーズリーフは清書文書として体裁が整わないため避けます。
手書きとパソコン作成のメリット・デメリット、署名と押印の作法、縦書き／横書きの選び方の詳細は『始末書・顛末書は手書き？パソコン作成？選び方とマナーを徹底解説』に、用紙サイズや市販テンプレートの選び方は『始末書の用紙｜A4・B5サイズや市販テンプレートの選び方と入手方法』にまとめています。本記事ではコンパクトに触れるに留めています。
始末書と顛末書の使い分け｜謝罪文か事実報告書か
始末書を書く場面で、「これは始末書なのか、顛末書（てんまつしょ）なのか」と迷うことがあります。両者は似ていますが、目的とトーンが明確に違います。提出先と求められている内容によって、書く文書の名称と中身を切り替えるのが実務の基本です。
| 観点 | 始末書 | 顛末書（社内） | 顛末書（社外） |
|---|---|---|---|
| 主目的 | 謝罪・反省と再発防止の誓約 | 事実関係と原因・再発防止策の報告 | 事実報告＋お詫び（ハイブリッド） |
| 主な提出先 | 社内（経営層あて）が中心 | 社内（上司・人事・経営層） | 取引先・顧客など社外 |
| 懲戒との関係 | 譴責処分の内容として提出されることが多い | 懲戒処分とは独立した報告文書 | 懲戒処分とは独立した謝罪報告文書 |
| 求められるトーン | 反省と謝罪を明確に伝える | 客観・事実中心・感情を抑える | 敬語・丁寧体で謝罪と説明責任を両立 |
迷ったときの判断ルート
- 提出を求めているのが取引先・顧客など社外なら → 社外向け顛末書
- 社内向けで、事実関係の報告が中心なら → 社内向け顛末書
- 社内向けで、謝罪・反省と再発防止の誓約が中心なら → 始末書
- 会社が「始末書」という名称で求めているなら → 名称はそれに合わせ、中身は事実＋謝罪＋再発防止で組む
始末書と反省文・顛末書の違いの詳細は『始末書と反省文・顛末書の違い』に、社内向け顛末書の書き方は『顛末書の書き方【社内向け】』、社外向け顛末書は『顛末書の書き方【社外向け】』を参照してください。
書いてはいけないこと｜他責表現・誇張・事実無根の記載
始末書には、書くと自分の評価を下げ、最悪の場合は法的に不利な証拠になる「書いてはいけないこと」があります。提出前に次のNGリストでチェックしてください。
NG①｜他責表現・言い訳
「忙しかった」「指示が曖昧だった」「先輩の確認漏れもあった」のような他責表現は、文書全体の信頼性を一気に下げます。背景要因として業務量や指示の不備が事実として無視できない場合は、感情を抜いて事実だけを淡々と添えます（「業務量は当日30件で、所要時間に対する余裕がほぼなかった」など）。再発防止策とセットで書けば、責任転嫁ではなく改善のための事実提示として読まれます。
NG②｜過度に重い表現・誇張
「会社の信用を著しく毀損しました」「重大な背任行為を行いました」のような過度に重い表現は、後でその記述自体が「重大な非違行為があった」ことの証拠として使われかねません。事実より重く書くのも、軽く書くのも避け、起きたことを淡々と記載します。
NG③｜事実無根の記載・自分の記憶と異なる内容
会社が用意したひな形に、自分の記憶と異なる事実関係や、本来していない行為が書かれている場合があります。そのまま署名すると、後で解雇や損害賠償の場面で不利な証拠として使われるおそれがあります。事実と異なる箇所がある場合は、その場で署名せず持ち帰り、修正・削除を求めるのが正当な対応です。
NG④｜結果保証の表現
「絶対に再発させません」「二度と起こしません」のような結果保証は、書かないほうが安全です。同種の事案が再び起きたときに、結果保証の文言があると「保証に反した」という別の論点が加わってしまいます。代わりに「再発防止策を実行してまいります」のように行動ベースの表現で締めます。
NG⑤｜推測と事実の混在
「○○だと思います」「○○のはずです」のような推測の語尾を本文中に混ぜないでください。事実と推測が同居すると、文書全体の信頼性が下がります。確認できた事実のみ断定形で書き、未確認は「現在調査中」と明記して別項目にまとめます。
署名・押印した瞬間に、文書は事実上の確定文書になります。NGリストのチェックは、署名前の3分で必ず行ってください。
汎用テンプレート｜まずはこれをベースにする
ここまでの内容を踏まえた、汎用的に使える始末書テンプレートを2種類用意しました。1つ目はパソコン作成・横書き・A4印刷を前提とした標準フォーマット、2つ目は本文ブロック（事実・原因・対応・再発防止策）に集中したテンプレートです。事実関係と再発防止策を埋めれば、おおむねどの事案にも対応できます。
上記テンプレートは、日付・氏名・原因・再発防止策の4点を自分の状況に合わせて差し替えるだけで、ほとんどの軽微〜中程度の事案に対応できます。
ケース別の例文（社内規定違反、作業ミス、レジ過不足、紛失、破損、交通事故、遅刻、無断欠勤）はそれぞれ別の記事にまとめています。社内規定違反は『社内規定違反の始末書 例文』、作業ミスは『作業ミスの始末書 例文』、レジ過不足は『レジ過不足の始末書 例文』、紛失は『紛失の始末書 例文』、破損は『破損の始末書 例文』、交通事故は『交通事故の始末書 例文』、遅刻は『遅刻の始末書 例文』、無断欠勤は『無断欠勤の始末書 例文』を参照してください。
始末書の書き方によくある質問
Q1. 始末書はどれくらいの分量で書けばよいですか？
事案の重さに合わせて変えてください。軽微なミスならA4 1枚、社外影響を伴う事案や情報漏洩などの重い事案ならA4 2〜3枚が目安です。長く書くこと自体を目的にせず、事実・原因・対応・再発防止策が網羅されているかで判断します。
Q2. 始末書のタイトルや日付は西暦と和暦どちらがよいですか？
社内文書としては和暦（令和○年）が広く使われていますが、近年は西暦表記の会社も増えています。社内ひな形があればその形式に合わせ、なければ会社の他の文書（議事録・報告書など）の表記に揃えるのが無難です。
Q3. 「殿」と「様」のどちらを使うのが正しいですか？
社内向けの始末書では、伝統的に「殿」が広く使われてきました。一方で「様」のほうが現代的で違和感がないという意見もあり、会社の慣習に合わせて選ぶのが安全です。社外向け文書では「様」または「御中」を選びます。
Q4. 押印が必要ない場合（電子申請）の署名はどうすればよいですか？
電子申請やワークフローシステムで提出する場合は、社内規定に従って電子印鑑・電子署名で対応します。電子申請でも「氏名（自筆スキャン）」を画像として添付する運用の会社もあります。社内ひな形があればその形式に従い、迷う場合は人事・総務に確認してください。
Q5. 提出が遅れそうなときはどうすればよいですか？
提出が遅れること自体が新たな問題になりやすいため、可能な限り早く提出するのが原則です。事実関係の調査に時間がかかる場合は、上司に「○月○日までに提出予定です」と一言報告し、提出予定日を共有してください。連絡なく遅延するのが最も避けるべき対応です。
Q6. 始末書を書いた後、何をすればよいですか？
再発防止策に書いた行動を実際に運用し、次の1on1や評価面談で「再発防止状況」を自分から共有するのが、最も評価への悪影響を抑える進め方です。書いただけで運用しない、というのは最も避けるべきパターンです。コピーを1部、自分でも保管しておくと退職時の確認用としても役立ちます。
Q7. ケース別の例文はどこで参照できますか？
ここでは書き方の原理原則と汎用テンプレートを扱い、ケース別（社内規定違反・作業ミス・レジ過不足・紛失・破損・交通事故・遅刻・無断欠勤など）の細かい例文は、それぞれの記事をご参照ください。前章末尾の関連リンクから該当記事に進めます。
始末書を書く必要があるなら、テンプレートで素早く整える
ここまでの内容を踏まえると、始末書の品質を決めるのは「事実関係の正確性」と「再発防止策の具体性」の2点です。フォーマットの細部に時間を取られるほど、本文の精度に回せる時間が減り、結果的に評価への悪影響が大きくなります。事実と再発防止策が固まったら、レイアウトはテンプレートに任せ、提出までの時間を短くするのが、結果的に最も誠実で「やばくない」進め方になります。
コラム著者・編集者
TEMPLEX編集チーム
TEMPLEX編集チームは、ビジネス文書の作成・管理に精通した実務経験者と技術ライターで構成されています。送付状・請求書・見積書をはじめとする各種ビジネス書類のフォーマットや書き方のノウハウを、わかりやすく丁寧にお届けします。「Office不要で誰でもすぐ使える」をコンセプトに、忙しいビジネスパーソンの書類作成をサポートします。
