退職届の郵送方法｜封筒・添え状・宛名の書き方とマナー完全ガイド
退職届は郵送できる？まずは「手渡しが原則」を押さえる
退職届は法律上、郵送でも手渡しでも同じ効力を持ちます。ただしビジネスマナーとしては「直属の上司に手渡し」が原則で、郵送は手渡しが難しいやむを得ない事情がある場合の代替手段、という位置づけです。郵送する場合は、ただ封筒に入れてポストに投函すればよいわけではなく、二重封筒・宛名・親展マーク・添え状・送り方など、手渡しにはない独自のマナーがあります。
この記事では、退職届を郵送する際の手順を「封筒の二重構成」「宛名と親展の書き方」「添え状の全文テンプレート（複数パターン）」「簡易書留・内容証明など送り方の使い分け」まで通しで解説します。コピーしてそのまま使える添え状テンプレートを5種類以上掲載しているので、急いで送りたい方はそのまま流用できます。
郵送が許される代表的なケース
- 病気・ケガで出社できない（うつ病、入院、自宅療養 など）
- 上司・人事が退職届を受け取らない（退職拒否・引き止め）
- 遠方勤務・在宅勤務で出社の機会がない
- 退職勧奨やハラスメントで会社に行くこと自体が難しい
- 退職日までに有給消化で出社しない予定が確定している
- 震災や交通障害で出社が困難
郵送する前に、可能であれば電話・メールで上司に「退職届を郵送する旨」を一言伝えるのが理想です。突然届くと会社側が処理に困り、円満退職が遠のきます。退職拒否などで連絡を取りたくない事情がある場合は、後述の「内容証明郵便」で送ると会社側に届いた事実を証拠化できます。
「退職願」も同じ手順で郵送できます。退職願は撤回可能、退職届は撤回不可という性質の違いはありますが、郵送方法・封筒・添え状の書き方は共通です。退職願に特化した解説は『退職願の封筒の書き方』もご参照ください。
深刻なパワハラ・引き止め・受け取り拒否などで「郵送した退職届すら受け取らない」「上司からの報復連絡が怖くて郵送の手続き自体が困難」という場合は、労働組合または弁護士が運営する退職代行サービスを利用するのも選択肢です。労働組合運営なら有給消化・退職日の交渉まで合法的に代行でき、弁護士運営なら未払賃金の請求や損害賠償交渉まで対応できます（一般企業運営の代行は「退職意思の伝達」のみで、交渉は非弁行為に該当する恐れがあります）。
本記事は退職届を郵送するときの手順・添え状・送り方に特化した詳細記事です。手渡し含む退職届の封筒・手渡し・郵送のマナー全般の概要は総合ガイドにまとめています。
二重封筒の使い方｜内側「退職届封筒」＋外側「郵送用封筒」
退職届を郵送する場合、封筒は2枚使う「二重封筒」構成が基本です。中身が透けず、開封しても外封筒だけ捨てれば社内回覧に使える、という実用上の理由があります。
内側の封筒（退職届を入れる封筒）
- サイズ：B5用紙を三つ折りなら長形4号（90×205mm）、A4用紙を三つ折りなら長形3号（120×235mm）
- 色：白無地
- 郵便番号枠：なし（郵送用ではないため）
- 表面中央：「退職届」または「退職願」と縦書き
- 裏面左下：所属部署と氏名
外側の封筒（郵送用封筒）
- サイズ：内側より一回り大きいもの。内側が長形4号なら外側は長形3号、内側が長形3号なら外側は角形5号（190×240mm）が目安
- 色：白無地（茶封筒は不可）
- 郵便番号枠：あってもなくても可（あったほうが郵便番号を書きやすい）
- 中身が透けない厚手・二重構造のものを選ぶ
- 添え状（A4を三つ折り）と退職届封筒の両方が無理なく入るサイズ
| 退職届の用紙 | 三つ折り後の幅 | 内側封筒（推奨） | 外側封筒（推奨） |
|---|---|---|---|
| B5（182×257mm） | 約86×182mm | 長形4号（90×205mm） | 長形3号（120×235mm） |
| A4（210×297mm） | 約99×210mm | 長形3号（120×235mm） | 角形5号（190×240mm） |
外封筒に角形5号を使うと、添え状（A4横）を三つ折りせずそのまま入れることもできます。ただし定形外郵便扱いになり料金が上がるため、コストを抑えたい場合は長形3号＋三つ折り添え状が無難です。
「二重封筒」という言葉には2つの意味があります。1つは紙が二重構造になっていて中身が透けない封筒のこと、もう1つはこの記事のように内側封筒と外側封筒の2枚を使う郵送方法のこと。郵送マナーの文脈ではこの2つを兼ねて使うのが理想で、「二重構造の封筒2枚」を入れ子にすると最も丁寧です。
外封筒の宛名の書き方｜会社名・部署・宛名・差出人
外封筒の表面には、郵便番号・住所・会社名・部署・宛名を記載します。退職届のような重要書類は、原則「直属の上司」または「人事部担当者」の個人名宛てに送るのが基本です。社長宛てに直接送るのは、直属の上司の頭越しになるため避けましょう（退職届の中身では社長宛てに書くのが慣例ですが、封筒の宛名と退職届本文の宛名は別物として扱います）。
表面に書くもの
- 右上：会社所在地の郵便番号（〒マークは省略可）
- 右側：会社の住所（都道府県から正式表記。番地は漢数字推奨）
- 中央やや右寄り：会社名（株式会社を「（株）」と省略しない）
- 中央：部署名（人事部・総務部など、上司の所属部署）
- 中央やや左：宛名「○○ ○○ 様」（個人名にフルネーム＋様）
- 左下：「親展」と赤字で記載（次セクション参照）
裏面に書くもの
- 左下：自分の郵便番号・住所・氏名
- 差出人欄：「退職届在中」とは書かない（封筒表面に「退職届」と書くのは内側封筒のみ）
- 封の綴じ目中央：「〆」マークを黒で記入
- 投函日：左上に小さく書いてもよい（必須ではない）
宛名を「○○部御中」とすると不特定多数が開封してしまう恐れがあります。退職届のように人に見られたくない書類は、必ず個人名「○○ ○○ 様」で送ってください。誰宛てに送るか迷うときは、直属の上司に電話で「○○さん宛てで郵送します」と一言確認すると確実です。
「親展」マークの書き方と意味
「親展（しんてん）」は「宛名本人以外は開封しないでください」という指示を表す指示書きです。退職届のようなセンシティブな書類は、宛名以外の事務員が誤って開封してしまうと社内に情報が広まる恐れがあります。これを防ぐために、外封筒の表面に「親展」と赤字で記入し、赤線で囲んで目立たせます。
親展の書き方ルール
- 色：赤（赤ペン・赤の油性ペン）
- 位置：表面の左下、または宛名の左下に縦書きで「親展」
- 枠：赤の長方形で囲むのが一般的（必須ではないが目立つ）
- サイズ：宛名より小さく、視認できる程度
- 横書き封筒の場合：右下または左下に横書きで記載
「親展」と「重要」「至急」を併用しても構いませんが、退職届では「親展」だけで十分です。「重要・親展」と書くと社内で目立ちすぎ、かえって周囲の関心を引いてしまいます。
内側の退職届封筒には「親展」は書きません。「親展」は外封筒側のみに書く決まりです。内側封筒には「退職届」または「退職願」とだけ書いてください。
添え状（送付状）の必要性と全文テンプレート
添え状（送付状）とは、書類を郵送する際に「何を、誰から、誰に送ったか」を一目で分かるように添える1枚紙のことです。退職届の郵送では、添え状を入れるのが丁寧なマナーとされています。
添え状は必要？不要？両論を整理
「退職届の添え状は不要」という情報源も一部あります。理由は「退職届自体に挨拶文が含まれていない事務文書なので、添え状で挨拶を添えるのは矛盾する」という考え方です。一方、人事担当者は「添え状を入れたほうが丁寧で、感謝の言葉を一言添えられるので円満退職に資する」と考える方もいます。
| 立場 | 見解 | 推奨する場面 |
|---|---|---|
| 「不要」派 | 退職届は事務文書。添え状を入れず封筒だけで完結 | 退職拒否・トラブル時の内容証明郵便（記録性を重視） |
| 「必要」派 | ビジネスマナーとして郵送には添え状が原則 | 円満退職・感謝を伝えたい・上司との関係を保ちたい場合 |
| 中間 | 短い添え状（数行）で十分 | 迷ったらこちら。書きすぎず、用件と感謝を1〜2行ずつ |
結論として、「迷ったら入れる」のが安全です。書類を受け取る人事担当者からも「あったほうが処理しやすい」という声が多数派です。以下、用途別に5パターンの全文テンプレートを用意しました。
添え状の基本構成
- 右上：日付（投函日）
- 左：宛先（会社名・部署・氏名＋様）
- 右：差出人（自分の氏名）
- 中央：タイトル「退職届送付の件」など
- 本文：頭語（拝啓）＋時候の挨拶＋本題（同封物の説明と感謝）＋結語（敬具）
- 末尾：「記」＋同封書類リスト＋「以上」
添え状は手書きでもパソコン作成でも構いません。一般的にはパソコン作成（横書き・A4・1枚）が主流です。退職届本体を手書き（縦書き）にした場合でも、添え状はパソコンで作って問題ありません。退職届の縦書きと添え状の横書きが混在しても、ビジネス文書ではよくある構成です。
添え状に「私事ですが」「私儀」などの謙遜語を冒頭に入れるとより丁寧です。ただし退職届本文に「私儀」を書く場合と重複するため、添え状側では省略しても構いません。
ハラスメント・未払賃金・退職拒否などで会社と既に対立しており、内容証明郵便で退職届を送るようなケースでは、あえて添え状を入れず退職届1枚のみを事務的に送るほうが「一切の交渉・引き止めに応じない」という強い意思表示になることがあります。挨拶文を添えると「まだ話し合いの余地がある」と受け取られかねないためです。円満退職か対立退職かで添え状の要否を切り替えましょう。
送り方｜普通郵便・簡易書留・内容証明の使い分け
退職届の郵送は、送り方によって「届いた事実をどこまで記録に残せるか」が変わります。会社との関係性とトラブルの有無に応じて、3種類から選びましょう。
| 送り方 | 追加料金（目安） | 受け取り記録 | 推奨される場面 |
|---|---|---|---|
| 普通郵便 | 0円（基本料金のみ） | なし | 会社が退職に合意済み・関係が円満なとき |
| 簡易書留 | +350円 | 引受と配達のみ記録（追跡番号あり・受領印あり） | 確実に届けたい・ほとんどのケースで推奨 |
| 一般書留 | +480円 | 引受から配達まで全経路を記録 | 高額補償が必要なとき（退職届では珍しい） |
| 内容証明郵便 | +480円（一般書留必須。基本料金＋書留＋内容証明で合計約1,000〜1,100円。配達証明を付けるとさらに+350円） | 差出日・宛先・内容を日本郵便が証明 | 退職拒否・トラブル時。法的証拠として残したい |
おすすめは「簡易書留」
退職届の郵送では、ほとんどのケースで簡易書留が推奨されます。普通郵便より350円高いだけで、追跡番号で配達状況を確認でき、受取人のサイン・印鑑による受領記録が残るため、「届いていない」というトラブルを防げます。郵便局窓口で手続きでき、料金も明確です。
「内容証明郵便」を選ぶケース
内容証明郵便は、差し出した日・差出人・受取人・文書の内容を日本郵便が公的に証明する制度です。退職拒否・パワハラ・退職妨害などで会社側との関係が悪化している場合や、後日「退職届を受け取っていない」と争われる恐れがある場合に使います。なお、内容証明郵便は一般書留と組み合わせる必要があり、簡易書留では送れません。差出時に配達証明（+350円）を付けると、配達された日付まで証明できます（差出後に依頼する場合は+480円）。
「普通郵便」でも法律上は有効
退職届は、法律上は普通郵便でもポスト投函でも有効に届きます。会社が円満な関係で退職に合意済みなら、普通郵便で送っても問題ありません。ただし料金不足で戻ってくるリスクや、紛失リスクがあるため、出すなら郵便局の窓口から差し出すのが安心です。
- 簡易書留：+350円・追跡番号あり・受領印あり（推奨）
- 一般書留：+480円・全経路記録（退職届ではオーバースペック）
- 内容証明＋一般書留＋配達証明：定形郵便なら合計約1,420円（110+480+480+350）・退職を法的に証拠化したいとき
- 普通郵便：基本料金のみ・関係が円満ならOK・郵便局窓口推奨
- レターパックライト/プラス：430円/600円・追跡可・宛名と中身がコンパクト
速達は「急いで届けたい」目的で、250g以下なら+300円の追加料金で通常より早く届きます（2024年10月の料金改定後の金額）。退職届はそもそも到着までに余裕を持って送るのが基本ですが、退職日が迫っていて急ぐ場合は「簡易書留＋速達」を組み合わせるのが現実的です。
内容証明郵便は1枚の文字数・行数に制限（縦書きの場合：1行20字以内・1枚26行以内）があります。退職届をテンプレートで作成する場合、文字数の都合で内容証明の規格に収まらないことがあるので、郵便局窓口で確認しましょう。電子内容証明（e内容証明）ならインターネットから24時間差し出せます。
月末退職で急ぐ場合は土日配達の有無に注意
2021年10月の郵便法改正で、普通郵便（手紙・はがき・ゆうメール）は土曜日の配達が休止され、お届け日数も従来から1日程度繰り下げられました（日曜・祝日も配達なし）。月曜の朝に投函しても、地域によっては水曜・木曜の到着になることが珍しくありません。月末退職で時間に余裕がない場合、普通郵便だと退職日に間に合わないリスクがあります。
土日でも配達されるサービス：簡易書留・一般書留・速達・レターパック（ライト/プラス）・ゆうパック。これらは土日祝も通常どおり配達されます。月末退職などで日数に余裕がない場合は、追跡記録が残り土日も届く「簡易書留」または「レターパックプラス（対面手渡し・受領印あり）」が最も安全な選択肢です。日本郵便の「お届け日数を調べる」ページで投函日と到着予定日を事前に確認しておくと、計画が立てやすくなります。
郵送の手順｜投函までの完全フロー
ここまでの内容を踏まえ、退職届を投函するまでの手順を時系列でまとめます。退職日の3週間前までに投函するのが安全です。
- 上司に電話・メールで「退職届を郵送する旨」を事前連絡（可能なら）
- 退職届を作成（B5縦書き／A4横書きいずれもOK）
- 退職届を三つ折りにし、内側封筒（長形4号など）に入れる
- 添え状を作成（A4横書き・パソコン推奨）し、三つ折りにする
- 外封筒に退職届封筒と添え状（添え状が手前）を入れる
- 外封筒の表面に宛名と「親展」、裏面に差出人を書く
- 封の綴じ目中央に「〆」マークを記入
- 郵便局の窓口に持参し、簡易書留で発送（事情により内容証明）
- 差出後の控え（受領証・追跡番号）を保管
- 数日後、追跡番号で到着を確認
封筒への封入順（添え状が一番手前）
- 外封筒を開いた状態で正面に向ける
- 退職届を入れた内側封筒を一番奥に入れる
- 添え状（三つ折り・開いたとき表が見える向き）を内側封筒の手前に入れる
- 封をする側で糊付け（テープよりも糊が望ましい）
- 綴じ目中央に「〆」を黒で記入
退職届を三つ折りするときは、書き出し（タイトル）が右上に来るように折ります。受け取った相手が封筒から出して開いたとき、すぐにタイトルが見える向きにするのが手紙の作法です。
郵送する前に、退職届と添え状の写し（コピー）を必ず手元に保管してください。退職届は撤回不可なので、後日内容を確認したいときに原本がないと困ります。スマートフォンで写真を撮るだけでも有効です。
退職願の郵送はOKか
退職願も退職届と同じ手順で郵送できます。退職願は「退職を願い出る書類」、退職届は「退職を確定通知する書類」という性質の違いはありますが、封筒・添え状・送り方のマナーは共通です。
退職願を郵送するとき気をつけたいこと
- 退職願は会社側の承諾を待つ書類。承諾前なら撤回できる
- 郵送した時点では「届けただけ」で、退職が確定したわけではない
- 退職日の希望は「○月○日をもって退職いたしたく、ここにお願い申し上げます」と願い出る形で書く
- 封筒の表書きは「退職願」（「退職届」と書かないこと）
- 添え状の本文も「退職届」ではなく「退職願」で揃える
退職願を内容証明郵便で送るのは過剰です。退職願はあくまで「お願い」の段階の書類なので、内容証明で送ると会社側を威嚇する印象になり、関係が悪化します。退職拒否などで法的証拠を残したい場合は、退職願ではなく退職届を内容証明で送るのが筋です。
退職届の郵送でやってはいけないNG例
退職届の郵送は、些細なミスで「常識がない」「礼儀知らず」と評価されかねません。やってはいけないNG行為をまとめました。
- 事前連絡なしにいきなり郵送する：会社に届いた瞬間に大騒ぎになる。可能なら一言メール・電話で
- 茶封筒で送る：退職届はビジネス文書として最も格式の高い部類。白封筒が必須
- 封筒の中身が透ける：薄い封筒だと「退職届」の文字が透けて他人に見える
- 「親展」を書かない：他の事務員に開封されると社内に情報が広まる
- 切手不足でポスト投函：返送される＝退職日に間に合わない可能性。郵便局窓口推奨
- 簡易書留にしない：「届いていない」と言われたら証拠がない
- 添え状なしで送る：丁寧さに欠け、人事担当者の処理も煩雑になる
- 外封筒に「退職届在中」と書く：内容を外に明示するのは機密性に反する
- メール便・宅配便で送る：信書扱いの郵便物なので、ヤマト便などでは違法
- 退職届の写しを取らずに送る：撤回不可なので原本がないと後で困る
退職届のような信書は、ヤマト運輸の宅急便、佐川急便などの宅配便では送れません（郵便法違反）。日本郵便の郵便物（普通郵便・簡易書留・レターパック・特定信書便）を使ってください。レターパックライト（430円）・レターパックプラス（600円）はいずれも追跡可能で、A4三つ折りなら入るのでコスト面でも便利です（料金は2024年10月改定後）。
「バックレ郵送」（事前連絡なし・無断欠勤からの郵送のみで退職）は法律上は退職の効力を持つこともありますが、損害賠償請求や懲戒解雇のリスクがあります。源泉徴収票・離職票が出ない、転職時の前職確認で不利になるなど後の不利益も大きいので、最終手段として慎重に判断してください。
TEMPLEXで退職届と添え状を一緒に作成する
退職届の本体と添え状を、ブラウザだけで作成して印刷・PDF保存できます。Microsoft Word・Excelは不要、スマートフォンでも作成可能で、ログイン・登録なしの完全無料です。
- 退職届／退職願／辞表をワンクリックで切り替え
- 「一身上の都合」「会社都合」など退職理由のプリセット
- PDF保存対応（メール添付や印刷で利用可）
- 差出人情報はブラウザに自動保存。何度でも使い回せる
- 添え状（送付状）テンプレートも別カテゴリで提供
コラム著者・編集者
TEMPLEX編集チーム
TEMPLEX編集チームは、ビジネス文書の作成・管理に精通した実務経験者と技術ライターで構成されています。送付状・請求書・見積書をはじめとする各種ビジネス書類のフォーマットや書き方のノウハウを、わかりやすく丁寧にお届けします。「Office不要で誰でもすぐ使える」をコンセプトに、忙しいビジネスパーソンの書類作成をサポートします。
