退職時の挨拶・お礼メールのメッセージ例文｜上司・同僚・取引先向け
退職のお礼メール・メッセージの基本
退職が決まったら、お世話になった方々にお礼のメッセージを送りましょう。社内向けは最終出勤日の午後に一斉メール＋個別メールの2段構えで送るのが一般的です。取引先には退職日の2〜3週間前に、後任者の紹介とあわせて個別に送ります。
退職理由は「一身上の都合」で十分です。転職先の社名は書かず、「新しい環境で頑張ります」程度に留めましょう。職場への不満や愚痴は書かないのがマナーです。
- 社内一斉メール：最終出勤日の午後、部署全体・全社宛にBCCで送信
- 個別メール：特にお世話になった上司・先輩・同僚には、エピソードを添えた個別メールを別途送る
- 取引先メール：退職日の2〜3週間前に、後任者の紹介とあわせて個別に送る
- LINE・チャット：親しい同僚には、メールとは別にカジュアルなメッセージを送ってもOK
- 手書きカード：お菓子に添える一言メッセージや、上司への感謝の手紙
送るタイミングと一斉・個別の使い分け
社内向けのお礼メールは、最終出勤日の業務終了後（午後〜夕方）に送るのがベストです。朝に送ると業務の邪魔になりかねず、退職日（有給消化後）に送っても相手はすでに日常業務に戻っているため印象に残りにくくなります。
| 宛先 | タイミング | 送り方 |
|---|---|---|
| 社内全体・部署メンバー | 最終出勤日の午後 | 一斉メール（BCC）でOK |
| 直属の上司・特にお世話になった先輩 | 最終出勤日の午後（一斉メールとは別送） | 個別メール（具体的なエピソード入り） |
| 同僚・同期 | 最終出勤日の午後 | 個別メールまたはLINE・チャット |
| 部下・後輩 | 最終出勤日の午後 | 個別メール |
| 取引先・社外 | 退職日の2〜3週間前 | 企業ごとに個別メール（BCCの一斉送信はNG） |
一斉メールは「退職のご報告」として全体に送り、個別メールは「あなただからこそ伝えたい感謝」を込めて別途送ります。一斉メールだけで済ませると、特にお世話になった人への感謝が伝わりにくいので、両方を組み合わせるのがおすすめです。
有給消化に入る場合は、最終「出勤」日に送ります。退職日（雇用契約終了日）ではなく、実際にオフィスに来る最後の日が目安です。
社内一斉メール（全社・部署向け）の例文
全社や部署のメンバーに向けた一斉メールは、シンプル・簡潔にまとめるのがポイントです。宛先は必ずBCCに入れ、個人のメールアドレスが他の人に見えないようにします。
個人の連絡先を記載するかは任意です。今後もつながりを保ちたい相手がいる場合は記載しましょう。ただし取引先向けメールにはプライベートの連絡先を書かないのがマナーです。
上司への個別お礼メールの例文
直属の上司には、一斉メールとは別に個別のお礼メールを送りましょう。具体的なエピソードや学んだことを盛り込むと、定型文では伝わらない感謝が届きます。
口頭でも直接お礼を伝えるのがベストです。メールは「直接伝えきれなかった感謝を補う手段」と位置づけましょう。最終出勤日に時間が取れるなら、まず対面で挨拶し、退勤前にメールを送る流れが理想的です。
同僚・先輩への個別メールの例文
同僚や先輩には、一緒に仕事をした思い出や助けてもらったエピソードを入れると気持ちが伝わります。上司宛ほど堅くする必要はなく、ふだんの関係性に合ったトーンで構いません。
部下・後輩への個別メールの例文
部下や後輩には、「これからの活躍を応援している」というメッセージを添えると、送り出す側としての誠意が伝わります。上から目線にならないよう気をつけましょう。
取引先への退職挨拶メールの例文
取引先への退職メールは、退職日の2〜3週間前に後任者の紹介とあわせて送るのがマナーです。BCCでの一斉送信は避け、企業ごと・担当者ごとに個別メールを送りましょう。本来は直接ご挨拶に伺うのが正式な作法なので、メールで送る場合は「略儀ながら」のひと言を添えると丁寧です。プライベートの連絡先は記載しません。
取引先へのメールでは転職先の社名を書かないのが鉄則です。守秘義務や競業避止義務に触れるリスクがあるだけでなく、取引先に余計な不安を与えかねません。「新たな環境で頑張ります」程度に留めましょう。
LINE・チャットでの短いメッセージ例文
親しい同僚にはLINEやSlack・Teamsなどのチャットで、かしこまりすぎない自分の言葉で感謝を伝えるのもありです。メールほどの形式は不要ですが、退職挨拶なので最低限の丁寧さは意識しましょう。
LINEやチャットで退職メッセージを送るタイミングも、最終出勤日の退勤後がベストです。業務時間中のプライベートメッセージは避けましょう。
手書きメッセージカード・付箋の文例
最終出勤日にお菓子を配るとき、一言添えたカードや付箋を付けると丁寧な印象になります。長文にする必要はなく、2〜3行で十分です。
押さえておきたいポイント・注意点
退職のお礼メッセージで失敗しないために、以下のポイントを確認しておきましょう。
退職理由の書き方
退職理由は「一身上の都合」の一言で問題ありません。転職・結婚・介護・体調不良など、具体的な事情を書く必要はなく、聞かれた場合も口頭で簡単に伝える程度にしましょう。ただし、結婚や出産などの慶事であれば触れてもかまいません。
転職先を書くか
社内メール・取引先メールのいずれも、転職先の社名は書かないのが原則です。守秘義務・競業避止義務に抵触するリスクがあるほか、在籍中の会社や取引先に不要な憶測を与える可能性があります。「新しい環境でも頑張ります」「新天地でも精進します」など、社名を出さない表現にしましょう。親しい同僚に個別で伝える分にはかまいませんが、全社メールや取引先メールには書かないのが安全です。
避けるべきNG表現
- 会社・上司・同僚への不満や愚痴
- 「この会社で学ぶことはなかった」のような否定的な振り返り
- 転職先の社名（全社メール・取引先メール）
- 退職理由の詳しすぎる説明（聞かれていないのに長々と書かない）
- 「皆さんも転職を考えてみては」のような余計な一言
メールの件名
件名は「退職のご挨拶」＋氏名がシンプルで確実です。社外向けは「退職のご挨拶（株式会社〇〇 山田太郎）」と会社名も入れると、受信者がすぐに判別できます。
BCCの使い方
社内一斉メールはBCCに宛先を入れ、TOには自分のアドレスを入れるのが基本です。CCで全員に送ると、受信者同士のメールアドレスが見えてしまいます。取引先への退職メールは一斉送信ではなく、必ず企業ごと・担当者ごとに個別で送りましょう。
もらった返信への対応
一斉メールや個別メールを送った後、温かい返信が届くことがあります。特にお世話になった方からの返信には、短くても返事を返すのが丁寧です。全員に返信する必要はなく、「ありがとうございます。○○さんもお体に気をつけて」程度のひと言で十分です。退勤後に届いた返信は翌日以降に返しても問題ありません。
英語でひと言添えたいとき
外国籍のメンバーや外資系の同僚には、チャットやカードに英語のひと言を添えると気持ちが伝わります。
- Thank you for everything. It was a pleasure working with you.（すべてに感謝します。一緒に働けて光栄でした）
- I've learned so much from you. Wishing you all the best!（たくさん学ばせていただきました。ご活躍をお祈りしています）
- Let's keep in touch!（これからも連絡を取り合いましょう）
コラム著者・編集者
TEMPLEX編集チーム
TEMPLEX編集チームは、ビジネス文書の作成・管理に精通した実務経験者と技術ライターで構成されています。送付状・請求書・見積書をはじめとする各種ビジネス書類のフォーマットや書き方のノウハウを、わかりやすく丁寧にお届けします。「Office不要で誰でもすぐ使える」をコンセプトに、忙しいビジネスパーソンの書類作成をサポートします。
