退職届はコピー用紙でも大丈夫？便箋との違いと選び方の完全ガイド

結論｜退職届はコピー用紙でOK

退職届はコピー用紙で作成しても、マナー上まったく問題ありません。法律上も慣習上も、便箋でなければならないという決まりはなく、白無地のコピー用紙であれば多くの会社で問題なく受理されます。むしろパソコンで作成して印刷する場合は、コピー用紙が現代の主流です。手書きで便箋に書くことが好まれる場面もありますが、それは『便箋でないとダメ』ではなく、『手書きで書くなら便箋のほうが見栄えが整いやすい』という慣習にすぎません。

なぜコピー用紙でOKなのか

退職届の用紙について、法律にもビジネスマナーにも『便箋でなければならない』という規定はありません。退職届は『書面で会社に退職の意思を伝える書類』であり、書面の物理的な素材より、内容と形式が要件を満たしているかが重要です。コピー用紙であっても、以下の条件を満たせば書類として何の問題もありません。

• 白無地（色付きや柄なし）
• 退職届として必要な項目（表題・本文・退職日・所属・氏名・押印・宛名）が揃っている
• ペン書き（黒の油性ボールペン・万年筆）か、印刷で文字がしっかり残る
• サイズが規格内（A4またはB5）

近年は『パソコン作成→コピー用紙印刷』が主流

退職届は手書きの便箋で書くのが伝統的なスタイルでしたが、近年はパソコンで作成して印刷するスタイルが現代のビジネスシーンの主流になっています。誤字を直しやすい、テンプレートを再利用できる、字に自信がない人でもきれいに仕上がる、といった理由から人事担当者にも好まれています。パソコン作成では用紙はコピー用紙（A4白無地）が標準です。

コピー用紙と便箋の違い

コピー用紙と便箋は紙としての品質はほぼ同じですが、退職届で使うときの違いはいくつかあります。それぞれの特徴を理解して、自分の作成方法に合うほうを選びましょう。

コピー用紙のメリット

• プリンターでそのまま印刷できる（家庭用プリンターの標準サイズ）
• コンビニのマルチコピー機でも使える
• 1枚あたりが安価（100均で30〜100枚 100円程度）
• 他の事務書類と同じサイズで管理できる
• Word・Googleドキュメントの初期設定がA4で、レイアウトを調整しやすい

便箋のメリット

• 薄い罫線があり、手書きで行をまっすぐ揃えやすい
• 縦書き専用便箋なら字幅・行間が均等で見栄えが整う
• 中厚〜厚口の紙が多く、透け感や折り目に対する強度がある
• 『便箋に書く＝丁寧』という慣習的な印象を与えやすい
• B5サイズが多く、三つ折りで内ポケットに収まりやすい

結論｜どちらを選ぶか

パソコンで作成して印刷するならコピー用紙（A4）、手書きで書くなら便箋（B5）が原則です。手書きでもコピー用紙を使うのは可能ですが、罫線がないため字がまっすぐ書きづらく、字に自信がある人向けです。便箋にプリンターで印刷するのは、便箋にミシン目があると詰まりやすく、サイズもB5にする手間があるので、慣れていない人にはおすすめしません。

コピー用紙に手書きで書くときのコツ

字に自信があり、コピー用紙に手書きで書きたい場合の工夫を紹介します。罫線がないため字がまっすぐ書きにくいという最大の弱点に、いくつかの方法で対処できます。

• 下敷き代わりに罫線シートを敷く：コピー用紙の下に薄い罫線シートを敷くと、罫線が透けて見えてまっすぐ書ける
• 鉛筆で薄く線を引いてから書き、書き終えてから消す：消す前提なら鉛筆で罫線を引く（書いた本文は消えないインクで）
• プリンターで罫線だけ印刷した用紙を使う：Wordで罫線のテンプレートを作って印刷すると、罫線入りコピー用紙が作れる
• 縦書き用ガイドを下に敷く：縦書きの場合は『縦罫線シート』をコピー用紙の下に敷くと縦のラインが揃いやすい
• 事前に下書きする：別の紙で下書きしてから清書すると、文字数と配置感が掴める

退職届で避けるべき紙の種類

コピー用紙はOKでも、紙であれば何でもいいわけではありません。次の用紙は退職届に不向きなので避けてください。

• 再生紙（古紙100%・グレーがかった色）：白無地が原則。再生紙は色がやや暗く、文字が透ける場合もあるため不向き
• 色付き用紙（クリーム・薄いブルーなど）：白無地が原則。色付きはビジネス文書には不適切
• わら半紙：色がついている上に質感が粗く、ビジネス文書として不適切
• 光沢紙・写真用紙：書類用ではなく、ペンで書くと滲む。印刷向けでも不適切
• ルーズリーフ：穴あきの用紙はビジネス文書としてカジュアルすぎる
• ノートを破った紙：ミシン目・端のギザギザは書類として失礼
• メモ帳・付箋：サイズが規格外で、書類として成立しない
• コピー用紙の裏面（裏紙）：使用済み用紙の裏は再利用扱いで失礼
• 厚紙・ケント紙：硬く三つ折りしづらい。封筒にも入りにくい
• 極薄のコピー用紙（薄口）：透けやすく文字が裏写りする

コピー用紙で気をつけたいスペック

• 色：白（自然色・ナチュラル色など黄ばみのあるものは避ける）
• 厚み：64〜70g/㎡（一般的なコピー用紙の標準）。70g/㎡前後だと透けにくく安心
• サイズ：A4（210×297mm）。プリンターも100均も標準サイズ
• 再生紙か高白色か：高白色（白さ80以上）が見栄え良し

コンビニ・100円ショップ・文具店での買い方

退職届のためにコピー用紙を買うときは、必要最小限の枚数で揃えるのが現実的です。退職届だけのために500枚パックを買うのはオーバースペックです。少量パックや100均の小分け商品を選ぶと、書き損じても予備があり、安く済みます。

コンビニで揃える

• コピー用紙：A4の少量パック（30〜50枚）が定番。1パック200〜400円
• 封筒：白無地の長形3号は手に入りやすい。長形4号は店舗により在庫が限られる
• 認印：文具コーナーに『山田』『鈴木』など定番姓の認印が常備されていることが多い
• 黒のボールペン：油性0.7mmが書きやすい
• マルチコピー機でPDF印刷も可能（USBメモリ・スマホアプリ対応）

100円ショップ（ダイソー・キャンドゥ・セリア）で揃える

• コピー用紙：A4 50〜100枚が100円。種類が多く高白色を選べる
• 白無地便箋：B5の白無地・薄い罫線入りが100円で買える
• 封筒：白無地の長形3号・長形4号が両方揃う。『ビジネス用封筒』コーナーをチェック
• 便箋・封筒セット：『退職願用』『お悔やみ用』として売られているセットは便利
• 認印：100均の認印は限られた姓のみだが、急ぎなら使える

文具店・大型書店で揃える

• コピー用紙：種類が豊富。中厚口（70〜80g/㎡）が選べる
• 便箋：白無地・縦罫線・横罫線・縦書き専用など種類豊富
• 封筒：二重封筒（中身が透けにくい）も置いてある店舗が多い
• 退職届専用便箋：『退職願』『退職届』専用として印刷されたものもある
• 印鑑：認印・実印・三文判すべて揃う

コピー用紙にパソコンで印刷する場合

Word・Googleドキュメントで本文を作成し、家庭用プリンターまたはコンビニのマルチコピー機で印刷する方法です。手書きより短時間で完成し、誤字を直しやすいのが利点です。

印刷時の設定

• 用紙サイズ：A4（210×297mm）
• 用紙の向き：縦書きなら横向き（横置き）／横書きなら縦向き（縦置き）
• 余白：上下左右とも20〜30mm程度
• フォント：明朝体・MS明朝・游明朝・ヒラギノ明朝など。サイズは10.5〜12pt
• 行間：1.5倍程度（読みやすさのため）
• 文字色：黒

印刷後にやること

1. 氏名の右または下に認印を押す（朱肉を使う認印・シャチハタ不可）
2. 可能なら氏名と日付を手書きで書き直すか、自署を加える（本人の意思表示としての証拠を強化）
3. 三つ折りにして長形3号封筒に入れる
4. 封筒の表に『退職届』、裏に所属と氏名を記入

コンビニでPDF印刷する場合

• セブンイレブン：『netprint』アプリでPDFを送り、店舗のマルチコピー機で印刷
• ローソン・ファミリーマート：『ネットワークプリント』アプリでPDFを送り印刷
• 費用：A4モノクロ20〜30円／枚
• 用紙：店舗のマルチコピー機にセットされているコピー用紙を使用（自分でB5などを持ち込んで印刷はできない）

コピー用紙にA4で即印刷｜TEMPLEXの退職届テンプレート

TEMPLEX の退職届テンプレートは、A4のコピー用紙にそのまま印刷できるレイアウトに最適化されています。フォームに入力するだけで、退職届・退職願・辞表・定年退職届のいずれにも切り替えできるPDFが生成されます。家庭用プリンターでも、コンビニのマルチコピー機でも、A4のコピー用紙でそのまま印刷可能です。

• 出力サイズはA4固定（家庭・オフィス・コンビニのプリンターでそのまま印刷）
• PDF保存に対応。コンビニのマルチコピー機でA4印刷も可能
• 退職願・退職届・辞表をワンクリックで切り替え
• 縦書き・横書きの両方に対応
• 差出人情報はブラウザに自動保存（次回以降は再入力不要）
• ログイン不要・完全無料

▶ 退職願・退職届・辞表テンプレートを開く

よくある質問

Q1. 退職届はコピー用紙で本当にOK？

OKです。法律上もマナー上も、退職届は便箋でなければならないという決まりはありません。白無地のコピー用紙であれば、ほとんどの会社で問題なく受理されます。むしろパソコンで作成して印刷する場合は、コピー用紙が現代の標準です。

Q2. コピー用紙の手書きと便箋の手書き、どっちがいい？

字に自信があるならコピー用紙でも問題ありません。罫線がないと字が曲がりやすい・行間が揃いにくいので、字に自信がない場合は罫線入りの便箋（B5）を選ぶほうが見栄えが整います。100均で罫線入り便箋が100円で買えるので、見栄え重視なら便箋がおすすめです。

Q3. ノートを破った紙やルーズリーフで書いてもいい？

おすすめしません。ルーズリーフは穴あきで書類としてカジュアルすぎる印象、ノートはミシン目や端のギザギザがあり書類として失礼にあたります。退職届は会社が長期保管する正式な書類なので、白無地のコピー用紙か便箋を使ってください。

Q4. コピー用紙の裏面（裏紙）に書いてもいい？

おすすめしません。使用済み用紙の裏面に書くのは、書類として失礼な印象を与えます。コピー用紙は新品の白無地を使ってください。100均で100円程度で買えるので、節約のために裏紙を使うメリットはほぼありません。

Q5. 再生紙のコピー用紙はOK？

受理はされますが、見栄えとしては避けたほうが無難です。再生紙は色がやや暗く（グレーや薄黄色がかった白）、ビジネス書類としてはやや見栄えが落ちます。100円ショップでも『高白色』『普通紙』表示のコピー用紙が同じ値段で買えるので、できればそちらを選びましょう。

Q6. コピー用紙のサイズはA4とB5どっちがいい？

プリンターで印刷するならA4が標準です。家庭用プリンターのデフォルト設定がA4で、コンビニのマルチコピー機もA4が標準。手書きならB5のほうが三つ折りで封筒に収まりやすく、内ポケットにも入ります。手書きでコピー用紙を使うなら、B5でも構いませんが、A4が手に入りやすく汎用性が高いです。

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