退職届を手書きで書く方法｜便箋・縦書き・横書きの全文例【コピペOK】
退職届を手書きで書く前に｜現代はパソコン作成が主流
結論から言うと、退職届はパソコンで作成しても法律的にもマナー的にもまったく問題ありません。現代のビジネスシーンではWord・Googleドキュメント・PDFテンプレートで作成し印刷するのが主流で、人事担当者にも好まれます。「退職届は手書きが常識」というのは過去の慣習で、就業規則で指定がない限りは手書きにする義務はありません。
それでもあえて手書きを選ぶのは、超保守的な会社・年配の上司・古い慣習が残る業界（一部の伝統企業や個人経営の職場など）でカドを立てたくない場面です。「労力をかけて書くこと自体が誠意の表明」と受け止められる文化が残っている場合、手書きが安全策になります。本記事は、そうした手書きを選んだ方向けの完全ガイドとして、便箋の選び方・縦書きと横書きの構成・退職理由別の全文例を解説します。
手書きを選ぶか、パソコン作成にするかの判断軸
| 状況 | 推奨 |
|---|---|
| 一般的な企業（IT・サービス・若手中心の組織） | パソコン作成でOK |
| 保守的な会社・年配の上司・伝統企業 | 手書きが安全 |
| 就業規則で「手書き」と指定されている | 手書き必須 |
| 時間がない・字に自信がない | パソコン作成（氏名のみ手書き） |
| 上司の世代感覚が読めず迷う | パソコン作成＋氏名手書き＋押印の折衷案 |
迷ったら「パソコンで本文を作成・印刷し、氏名と日付だけ手書き、認印で押印」が現代の最も無難な折衷案です。本人の意思表示としても機能し、効率と形式の両立ができます。退職届の総合ガイドとパソコン作成も含めた書き方の基本は、上位ピラー記事に詳しくまとめています。
退職届・退職願・辞表
退職届・退職願の書き方完全ガイド｜違い・テンプレート・提出方法・撤回ルール
本記事でわかること（手書き派向け）
- 便箋は白無地または薄い罫線入りのB5・A4が基本
- ペンは黒の油性ボールペンか万年筆。フリクションなど消えるペンはNG
- 縦書きが伝統的・横書きはビジネスライク。手書きは縦書きがより一般的
- 退職届は『退職いたします』、退職願は『退職いたしたく〜お願い申し上げます』
- 誤字は修正液・修正テープNG。原則は新しい用紙に書き直す
- ボールペンで書き写すだけで完成する全文例（退職理由別）を掲載
本記事は退職届の本文の手書き方法に特化しています。封筒の書き方や選び方を含む退職届の封筒・選び方・郵送までの総合ガイドもあわせてご覧ください。
便箋の選び方｜サイズ・無地/罫線・購入場所
退職届に使う便箋は、ビジネス用のシンプルなものを選びます。柄物・キャラクター物・色つき罫線のものは避けてください。
サイズはB5かA4
| サイズ | 寸法 | メリット | 推奨封筒 |
|---|---|---|---|
| B5 | 182×257mm | 三つ折りで封筒に収まりやすい・手書き慣習に合う | 長形4号（90×205mm） |
| A4 | 210×297mm | 他のビジネス書類と同サイズで管理しやすい | 長形3号（120×235mm） |
会社からサイズの指定がなければ、どちらでも問題ありません。手書きで縦書きにする場合はB5、パソコンで作成して印刷する場合はA4が選ばれることが多いです。
白無地と罫線入り、どちらを選ぶか
- 白無地：もっとも丁寧で正式な印象。ただし字をまっすぐ書くのに練習が要る
- 罫線入り：縦書きの行をまっすぐ揃えやすく、初めてでも書きやすい。色は黒またはグレーで、シンプルな線のみのものを選ぶ
- 縦罫便箋：縦書き専用の便箋。行間が均等で見栄えが整いやすい
- コピー用紙：パソコンで作成・印刷する場合はOK。手書きはマス目がないため上級者向け
100均・コンビニで買える
100円ショップ（ダイソー・セリア・キャンドゥ）にもビジネス用の白無地や罫線入り便箋が置いてあり、退職届に使うぶんには十分な品質です。コンビニでも文具コーナーで罫線入り便箋を扱っている店舗があります。文具店・大型書店・ネット通販なら最も品揃えが豊富です。
便箋を買うときは、必ず封筒も一緒に揃えると安心です。B5便箋なら長形4号、A4便箋なら長形3号の白い無地封筒（中身が透けない二重封筒が望ましい）を選びましょう。
手書きの基本ルール｜ペン・修正・書き方
ペンは黒の油性ボールペンか万年筆
- OK：黒の油性ボールペン（0.7mm前後がにじまずおすすめとされる）
- OK：黒のゲルインクボールペン
- OK：黒の万年筆
- OK：黒の筆ペン（綺麗に書ければOK。やや厚みが出る）
- 可：黒のサインペン（推奨度はやや低めで、ボールペン・万年筆が無難）
- NG：フリクションなど摩擦で消えるボールペン（書類の信頼性が損なわれる）
- NG：シャープペンシル・鉛筆（同じく改ざんできてしまう）
- NG：青・赤・カラーのインク
- NG：薄いインクのペン（濃く出るものを選ぶ）
「フリクションでも消えなければ大丈夫では？」と思われがちですが、フリクションのインクは熱で消える性質があり、夏場の社内便や郵送中の温度上昇で文字が消えるリスクがあります。退職届のような重要書類には絶対に使わないでください。
修正液・修正テープは使えない
退職届は会社が長期保管する正式な労務書類です。修正液や修正テープで直したものは『改ざんの可能性』を疑われ、書き直しを求められることがあります。受理自体を拒否されるケースは一般的ではありませんが、書類としての印象を損ねるため、書き間違えたら新しい便箋にもう一度書き直すのが基本です。
どうしても書き直す時間がなく、軽微な誤字（一文字程度）だけの場合に限り、定規で二重線を引き、訂正印を押し、近くに正しい字を書く方法もあるとされますが、対応は会社や人事部によって判断が分かれるため、事前に確認しておくとより安全です。会社名・退職日・氏名など重要項目の誤りは必ず書き直してください。
書く前にやっておくこと
- 別の紙に下書きして、文面・改行・配置を確認する
- 退職日（最終出社日ではなく雇用契約終了日）を上司と相談して確定させる
- 提出日（届を渡す日）を決める
- 会社の正式名称・代表者名・自分の所属部署をフルで確認する
- 認印（シャチハタ不可・実印でなくてOK）を用意する
- 便箋・封筒・ボールペンを揃える
パソコンで作成して印刷する場合の注意
TEMPLEXなどのテンプレートで退職届をパソコンで作成し、印刷後に手書きで署名・押印するスタイルも増えています。印刷する場合は、用紙を三つ折りにしたときの「折り目」の位置に署名や印鑑がかからないよう、レイアウトを事前に確認してください。折り目に印鑑がかかると、押印のインクが折り目でかすれたり、署名の文字が分断されて読みづらくなったりして、書類としての見栄えが落ちます。
三つ折り後の折り目は、上から1/3と2/3の位置に来ます。A4縦書きなら下から約99mm・198mmの位置、B5縦書きなら下から約86mm・171mmの位置がおおよその折り目です。署名・押印は最下部の余白に配置し、折り目から2cm程度離すと安全です。印刷後にいったん試し折りして、署名・印鑑の予定位置に折り目が重ならないか確認してから清書するのがおすすめです。
氏名は旧姓・新姓どちらで書く？
結婚などで姓が変わったあと、職場では旧姓（ビジネスネーム）を使い続けているケースで「退職届はどちらの姓で書くべきか」と迷う方は多いです。原則は『戸籍上の氏名（新姓）』で記載するのが安全です。退職届は雇用契約の解除という法的な手続きに直結し、その後の離職票・社会保険・年金の喪失届などの公的書類はすべて戸籍上の姓で処理されるためです。
ただし、会社の人事システムに旧姓のまま登録されており、社内手続きが旧姓ベースで進んでいる場合は、人事部の指示に従うのが確実です。判断に迷ったら『戸籍は新姓ですが、社内では旧姓を使用しています。退職届の氏名はどちらで提出すべきでしょうか』と人事部に一言確認しましょう。社外向けのお礼状・取引先への挨拶状などは社内で使ってきた旧姓のままで構いません。
退職届の日付は「退職日」と「提出日」、どっちを書く？
退職届を書くとき、最も多くの人が迷うのが「日付」です。退職届には日付が2か所登場し、それぞれ意味が違います。書く位置を間違えると、退職日が前後して書類が混乱したり、書き直しを求められたりするため、最初に整理しておきましょう。
| どの日付 | 書く場所 | 何を書くか |
|---|---|---|
| ①退職日（退職予定日） | 本文中（『〜年〜月〜日をもって退職いたします』の部分） | 上司と合意した、雇用契約が終了する日。最終出社日ではなく、有給消化後の最終日 |
| ②提出日 | 本文の下、所属・氏名の上 | 実際に上司や人事に渡す日。郵送なら投函する日 |
つまり「未来の日付（退職する日）」と「現在の日付（提出する日）」の2つを書くことになります。本文中に1つ、署名の前にもう1つ、と覚えておきましょう。書いた日付（清書した日）ではないので注意。
提出予定日に上司が不在になるなど、提出日がずれる可能性がある場合は、提出日欄を空欄にしておき、当日記入するのが安全です。退職日（退職予定日）は事前に必ず上司と合意した日を書きます。最終出社日と退職日は別物で、有給休暇を使い切る場合は有給消化後の最終日が退職日になります。
縦書きの場合は漢数字（『令和〇年〇月〇日』）、横書きの場合は算用数字（『2026年〇月〇日』）を使うのが基本です。和暦（令和）と西暦（2026年）は混在させず、どちらかに統一してください。
縦書きの構成と書く順序
縦書きは退職届の伝統的な書式で、もっともフォーマルな印象を与えます。会社から指定がなければ縦書きを選んでおけば失敗しません。便箋を縦に置き、右上から左下へ向かって書きます。日付や数字は漢数字（一・二・三…十・百…）を使うのが基本です。
縦書きの記載項目（書く順序）
- 1行目（中央上）：表題『退職届』
- 2行目（行末＝下寄せ）：『私儀』または『私事』
- 3行目以降：本文（『このたび、一身上の都合により…』）
- 本文の次の行（やや上）：提出日（提出する日付。漢数字）
- 次の行：所属部署（行末＝下寄せ）
- 次の行：氏名（行末＝下寄せ）+ 押印
- 最後の行：会社の正式名称（行頭＝上寄せ）
- 次の行：代表者の役職と氏名（一文字下げて『様』または『殿』）
縦書きの配置イメージ
右側に表題と本文、左側に宛先という配置になります。本文を書く位置は便箋の右側3分の1〜半分の範囲で、宛先（会社名・代表者名）は便箋の最後（左端）に来るのが見栄えとしてバランスが取れます。
「私儀」と「私事」の違い
『私儀（わたくしぎ）』も『私事（わたくしごと／しじ）』も、自分自身に関する話題を切り出す前置きとして使う謙譲表現です。退職届ではどちらを使っても構いませんが、よりかしこまった文書では『私儀』が好まれます。行末（下寄せ）に1段下げて書くことで、自分を低く位置づける謙譲の意を表します。
縦書きの全文例（コピー用テキスト）
コピーする全文例はすべて左揃えの横書きで掲載しています。実際に便箋に書くときは、各行を縦に書き、表題は中央、私儀と日付・所属・氏名は下寄せ、会社名は上寄せにしてください。
横書きの構成と書く順序
横書きは現代的でビジネスライクな印象を与えます。会社から横書き指定がある場合や、社内文書がすべて横書きで統一されている職場、外資系企業などで選ばれます。日付は算用数字（1・2・3…）を使うのが一般的です。横書きの場合は本文の最後に『以上』を付けるのが特徴です。
横書きの記載項目（書く順序）
- 1行目（中央）：表題『退職届』
- 2行目（右寄せ）：提出日（算用数字）
- 3行目（左寄せ）：会社の正式名称
- 4行目（左寄せ）：代表者の役職と氏名 + 様（または殿）
- 5行目（右寄せ）：所属部署 + 氏名 + 押印
- 6行目（右寄せ）：『私儀』または『私事』
- 本文（左寄せ・段落で改行）：『このたび、一身上の都合により…』
- 本文の最終行（右寄せ）：『以上』
横書きの全文例（コピー用テキスト）
横書きの場合は西暦（2026年〇月〇日）で書くのが一般的とされますが、和暦（令和〇年〇月〇日）でも問題ありません。社内の他の文書（休暇届・有給申請など）が和暦で統一されているなら令和、西暦で統一されているなら2026年と揃えるのが基本です。同じ書面の中で和暦と西暦が混在しないよう注意してください。
退職理由別の全文例集（コピペOK）
退職届の本文に書く退職理由は、自己都合の場合は理由の詳細を書かず『一身上の都合により』で統一するのが慣例です。具体的な事情（転職・結婚・介護・健康など）を書く必要はありません。下記はすべて『一身上の都合』を使った例文ですが、文書の調子（強い意志を示す／謙虚に申し出る）でバリエーションを変えています。
『家庭の事情』『健康上の理由』など踏み込んだ文言を入れたい場合でも、退職届本文では『一身上の都合』のみに留めるのが安全です。具体的な事情は口頭で上司に伝えるか、別途送る挨拶メールで触れる方が丁寧です。
1. もっとも基本（縦書き・退職届）
2. 丁寧に申し出る（縦書き・退職届）
3. 退職願（撤回可・打診段階で出す）
4. 来る○月○日付け（提出日と退職日が離れている場合）
5. 横書き・標準（退職届）
6. 横書き・丁寧版（退職届）
7. 役員の辞任（辞表・縦書き）
退職理由の詳細（転職・結婚・介護・健康など）は本文には書きません。それでも触れたい場合は、退職届とは別に挨拶状や送付状を用意し、そちらに簡潔に記すのが本来のマナーです。退職理由そのものの書き分け（自己都合 vs 会社都合）については別記事で詳しく解説しています。
退職届・退職願・辞表
退職届の退職理由の書き方｜「一身上の都合」と「会社都合」の違い・例文・失業給付への影響
退職届と退職願の本文の書き分け
退職届と退職願は、書類の性質と本文の文末が決定的に違います。書き間違えると意図と違った扱いになるため、必ず確認してください。
| 項目 | 退職願 | 退職届 |
|---|---|---|
| 性質 | 退職を打診・お願いする | 退職を確定通知する |
| 撤回 | 受理前なら可 | 受理後は原則不可 |
| 出すタイミング | 退職を申し出る最初の段階 | 上司・会社の承認後または最終確定時 |
| 本文の文末 | 退職いたしたく、ここにお願い申し上げます。 | 退職いたします。 |
| 表題 | 退職願 | 退職届 |
本文の比較
迷ったら退職願から出すのが安全です。退職願は受理前なら撤回可能なため、転職先の入社日が確定するまでは『退職願』として申し出て、会社から承諾を得たうえで『退職届』に切り替えるのが本来の流れです。最初から『退職届』を出すと、受理された時点で撤回できなくなります。
やってしまいがちなNG例
- フリクションなど消えるボールペンで書く（熱で消えるため改ざん疑念のもと）
- 鉛筆・シャープペンシルで書く（同じく改ざん可能なため不可）
- 修正液・修正テープで誤字を直す（改ざん疑念のもと。原則は書き直し）
- 退職届なのに『退職いたしたく〜お願い申し上げます』と書く（それは退職願）
- 退職願なのに『退職いたします』と書き切る（それは退職届）
- 具体的な退職理由（給料が安い・人間関係が悪い等）を本文に書く（『一身上の都合』に留める）
- 会社名を『（株）』『㈲』など略称で書く（正式名称をフルで書く）
- 宛先を直属の上司にする（宛先は代表者名。直属の上司には『手渡し』する）
- 横書きなのに『以上』を入れ忘れる（横書きは本文末尾に『以上』が定型）
- 縦書きで日付を算用数字で書く（縦書きは漢数字が基本）
- 押印にシャチハタ（インク浸透印）を使う（認印または実印を使う）
- コピーを取らずに提出する（万一に備えて必ずコピーを保管）
退職届は提出後の改ざん・偽造を疑われないよう、書類としての厳格さが求められます。『重要書類のルール（消えないペン・修正不可・正式名称）』を守れば、形式的な問題は起きません。
手書きが難しいときはブラウザで作成（無料・ログイン不要）
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- 縦書き・横書きの両方に対応
- 『一身上の都合』『会社都合』など定型理由をプリセット
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