スマホだけで内定承諾書の添え状を作る方法｜印刷はコンビニでOK

パソコンがなくてもスマホだけで作れる

内定承諾書を返送するとき、一緒に入れる添え状（送付状）。「家にパソコンもプリンターもないけど、スマホだけで用意できる？」という不安に先に答えると、スマホだけで文面の作成からPDF化、コンビニでの印刷まですべて完結します。Wordが入っていなくても、プリンターがなくても問題ありません。

流れはシンプルで、①スマホで添え状の文面を作ってPDFにする → ②コンビニのコピー機で印刷するの2ステップだけです。早ければ10分ほどで、署名して封筒に入れられる添え状が手元に揃います。

いちばん早いのはブラウザで作ってPDFにする方法

スマホで一から文面のレイアウトを整えるのは意外と手間がかかります。最短は、スマホのブラウザで開けるテンプレートに入力してそのままPDFをダウンロードする方法です。アプリのインストールも、Word・Excelも不要で、入力した内容が崩れない形でPDFになります。

1. スマホのブラウザで内定承諾書の添え状テンプレートを開く
2. 宛先（会社名・採用担当部署）と自分の住所・氏名・連絡先を入力する
3. あいさつ文はプリセットのまま、または自分の言葉に少し直す
4. 「PDFをダウンロード」を押してスマホ内に保存する

保存したPDFはそのままコンビニで印刷できます。A4縦のレイアウトで作られているので、用紙サイズで迷うこともありません。内定承諾書本体（承諾書そのもの）が手書きやデータで別途必要な場合は、内定承諾書テンプレートも同じ要領でスマホから作れます。

ダウンロードしたPDFはどこに保存される？

「PDFをダウンロード」を押したあと、どこに保存されたか分からなくなる人が少なくありません。iPhoneは「ファイル」アプリの「ダウンロード」フォルダ、Androidは本体の「ダウンロード」フォルダに保存されるのが基本です。コンビニで印刷するときは、ここからこのPDFを選びます。

• iPhone：「ファイル」アプリを開き、下の「ブラウズ」→「ダウンロード」を見る（初期設定では「iCloud Drive」または「このiPhone内」の中にあります）。Safariなら、ダウンロード直後はアドレスバーにある下向き矢印のマークからも開けます
• Android：「Files（Files by Google）」アプリを開き、「ダウンロード」または「ドキュメント」を見る

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文面をコピペして自分でPDFを作る場合

「メモ帳アプリやGoogleドキュメントで自分で打ちたい」という人向けに、添え状の短い文面を用意しました。下のテキストをコピーして貼り付け、○○の部分を自分の情報に書き換えるだけで完成します。

スマホで文面をPDFに変換する手順

ここからは、テンプレートを使わず自分で文面を入力した場合に、それをPDFにする手順です。TEMPLEXのテンプレートでPDFをダウンロードした人は、この手順は不要です（すでにPDFになっています）。下はGoogleドキュメントを使う場合の例で、ほかのPDFに書き出せるアプリでも考え方は同じです。PDFにしておくと、コンビニのコピー機で文字化けやレイアウト崩れが起きにくくなるので、自分で入力する場合は印刷前にPDF化しておきましょう。

iPhone（Googleドキュメントの場合）

1. 文面を入力したドキュメントを開く
2. 右上の「…」→「共有とエクスポート」→「コピーを送信」をタップ
3. 形式で「PDF」を選ぶ
4. 「ファイルに保存」で「iPhone内」など保存先を選んで保存

Android（Googleドキュメントの場合）

1. 文面を入力したドキュメントを開く
2. 右上の「…」→「共有とエクスポート」→「印刷」をタップ
3. プリンターの選択で「PDF形式で保存」を選ぶ
4. 保存ボタンを押し、保存先（ダウンロードフォルダなど）を指定する

コンビニでPDFを印刷する手順

PDFが用意できたら、コンビニのマルチコピー機で印刷します。使うアプリやサービスはチェーンによって違いますが、どこでも「スマホでファイルを登録 → 店頭のコピー機で呼び出して印刷」という流れは同じです。

セブン-イレブンの場合

1. アプリ「かんたんnetprint」をインストールして起動する
2. 「＋」からPDFを選び、用紙サイズをA4・カラー／白黒を選んで登録する
3. 発行された「プリント予約番号」またはQRコードを控える
4. 店頭のマルチコピー機で「プリント」→「ネットプリント」を選び、予約番号を入力（またはQRをかざす）して印刷する

セブン-イレブンの「かんたんnetprint」で登録した予約番号は、登録した日の翌日まで有効です。印刷する当日に登録するのが確実です。

ローソン・ファミリーマートの場合

1. 「ネットワークプリント」アプリ（またはWebサイト）にPDFを登録し、発行される10桁の「ユーザー番号」を控える
2. 店頭のマルチコピー機で「ネットワークプリント」を選び、ユーザー番号を入力する
3. 印刷したい添え状のPDFを選び、A4・カラー／白黒を確認して印刷する

料金と用紙の目安

添え状は1枚だけなので、印刷代はわずかです。A4・白黒なら1枚20円（税込）が大手チェーンの目安で、添え状と内定承諾書を合わせても数十円で収まります。

添え状は文字だけの書類なので、白黒・普通紙で十分です。特別な上質紙やカラー印刷を選ぶ必要はありません。料金はチェーンや時期で変わることがあるため、店頭のコピー機の画面表示で最終確認してください。

印刷前に確認したいこと

提出する書類なので、印刷する前にスマホのプレビューで仕上がりを必ず確認しておきましょう。見直すポイントは次の3つです。

• 宛名と差出人：会社名・部署名・担当者名を正式名称で。「（株）」と略さず「株式会社」、自分の住所・氏名・電話番号に誤りがないか確認する。
• 日付：添え状の日付は投函（提出）する日に合わせる。作成日のまま古い日付になっていないか見直す。
• 署名欄：氏名は印刷でも構わないが、手書きで署名する場合は氏名欄を空けておくと、印刷後にペンで書き加えられる。

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