受領書は領収書の代わりになる？経費精算・インボイスでの扱いを解説

受領書は領収書の代わりになる？

結論として、金銭の受け取りを証明する内容で、領収書として必要な事項が書かれていれば、受領書（金銭受領書・受取書）は領収書の代わりとして経費精算に使えます。経費の証憑かどうかは書類のタイトルではなく中身で判断されるためです。一方で、モノの受け取りだけを証明する「物品受領書」は、お金を払った証拠ではないので単独では支払の証憑になりません。同じ「受領書」でも、金銭の受領を示すものか物品の受領を示すものかで扱いが分かれます。

つまり判断の軸はシンプルで、「その紙を見て、いつ・誰に・いくら支払い、相手が受け取ったかが分かるか」です。以下で、代わりになる条件・ならないケース・消費税（インボイス）まで順番に整理します。受領書と領収書のそもそもの違い（発行する向きが逆など）を先に押さえたい方は、次の記事をご覧ください。

受領書

受領書と領収書の違い｜発行者・印紙・経費・受領証との違い

受領書は「受け取った事実の証明」の総称で、お金を受け取った金銭受領書とモノを受け取った物品受領書を含みます。金銭の受領書は領収書と法的効力・印紙の扱いがほぼ同じで違いは呼び名と場面だけ、物品の受領書は領収書とは別物。発行者・印紙税・経費の証憑性・「受領証」との表記差まで実務目線で整理します。

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領収書の代わりになる「条件」

経費精算で証憑として通るかどうかは、支払の事実（金銭を受領したこと）と、いつ・誰に・いくら・何の代金かが客観的に分かることで決まります。受領書がこの内容を満たしていれば、表題が「受領書」「受取書」であっても領収書と同じように使えます。具体的には次の項目が入っているかを確認してください。

• 発行日 — 金銭を受け取った日付
• 宛名 — 支払った側（自社・自分）の氏名または会社名
• 金額 — 受け取った金額（税込）。改ざん防止に「金」「￥」「也」を添える
• 但し書き（取引内容） — 「○○代金として」など、何の支払かが分かる記載
• 受領した旨 — 「上記金額を受領しました」など金銭を受け取った事実の明記
• 受領者（発行者）の氏名・住所 — お金を受け取った側の情報。押印があるとなお良い

逆に言えば、「受領しました」とだけ書かれていて金額や但し書きが空欄の受領書は、領収書代わりとしては弱いということです。経費精算で使うなら、金額と但し書きは必ず埋めてもらいましょう。受領書そのものの必須項目や書き方の詳細は、金銭受領書の記事に文例付きでまとめています。

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金銭受領書の書き方｜個人・法人の文例とテンプレート（領収書との違い・印紙税も解説）

金銭受領書（受取書）の書き方を個人・法人の両形式で解説。必須記載項目・領収書との違い・収入印紙の判断・書き換え可能な無料テンプレートと実用例文を網羅したガイドです。

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受領書に収入印紙は必要？物品は不要・金銭は5万円以上で課税【種類別の早見】

受領書に収入印紙が要るかは「何を受け取ったか」で決まります。物品受領書は非課税、金銭・売上代金の受取書は5万円以上で200円〜、返金など売上代金以外は一律200円、個人・給与は非課税、電子交付は不要。国税庁の区分に沿って種類別に即答します。

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物品受領書は領収書の代わりにならない

注意したいのが、「物品受領書」など、品物を受け取ったことだけを証明する受領書です。これは買い手が「確かに商品を受け取りました」と売り手に渡す書類で、金銭の授受を証明するものではありません。そのため物品受領書を1枚出されても、それだけでは「お金を払った証拠」にならず、経費の支払を裏づける証憑としては不十分です。

物品の受け取りに関する取引で支払の証拠を残したいときは、領収書、または振込明細・カード明細など「支払った事実」が分かる書類を別に用意するのが基本です。物品受領書は「納品・検収の記録」として保管しつつ、経費精算には支払を示す書類を添える、という使い分けになります。

インボイス（適格請求書）の代わりにできるか

消費税の仕入税額控除（払った消費税を差し引く処理）まで考えると、もう一段ハードルが上がります。仕入税額控除を受けるには、原則として適格請求書（インボイス）と帳簿の保存が必要だからです（出典：国税庁 タックスアンサー No.6625 適格請求書等の記載事項）。受領書を「領収書代わり」かつ「インボイス代わり」として使いたい場合は、適格請求書の記載事項を満たしている必要があります。

重要なのは、インボイスは書類の名称を問わないという点です。国税庁も「適格請求書として必要な事項が記載された書類（請求書、納品書、領収書、レシート等）であれば、その名称を問わず、また手書きであっても適格請求書に該当する」としています。したがって受領書というタイトルでも、次の記載事項を満たせばインボイスとして使えます。

1. 発行者の氏名または名称と登録番号（T＋13桁）
2. 取引年月日
3. 取引内容（軽減税率の対象品目はその旨）
4. 税率ごとに区分した合計金額（税抜または税込）と適用税率
5. 税率ごとに区分した消費税額等
6. 交付を受ける者（支払った側）の氏名または名称

小売業・飲食店業・タクシー業など不特定多数を相手にする取引では、適格簡易請求書（簡易インボイス）が認められ、上記のうち「適用税率」と「消費税額等」はどちらか一方でよく、宛名（交付を受ける者の氏名）も省略できます。逆に言えば、登録番号や税率の記載がない受領書は、領収書代わりにはなっても消費税の控除には使えない、という整理になります。

1枚の受領書だけで記載事項がそろわないときは、複数の書類を合わせて記載事項を満たしてもインボイスとして認められます。ただし要件があり、複数の書類は相互の関連が明確で、交付を受けた側がそれだけで取引内容を正しく確認できることが必要です（出典：国税庁 インボイス制度に関するQ&A 問74）。代表的なのは、同じ売り手が交付する「納品書」と「請求書」を相互に関連付けて(例：請求書に納品書番号を記載)記載事項を満たすケースです。

もう一つが、家賃のように口座振替・口座振込で支払い、取引の都度は請求書が交付されない取引です。この場合は、適格請求書発行事業者が交付した登録番号・適用税率・税率ごとの金額などを記載した「契約書」と、支払日（課税資産の譲渡等の年月日）が分かる「銀行の振込明細書・通帳」を合わせて保存すれば、仕入税額控除の保存要件を満たします（出典：国税庁 質疑応答事例 家賃を口座振替・口座振込により支払う場合の仕入税額控除の適用要件）。

実務上の注意（社内規程・税務調査）

税法上は受領書でも代わりになり得ますが、通るかどうかは最終的に会社の経費精算ルール次第です。「領収書の原本が必須」と社内規程で決まっていれば、受領書では受理されないこともあります。代わりに使う前に、自社の規程で受領書・振込明細・カード明細が認められているかを確認しておくと安全です。

税務調査の観点では、問われるのは「その支出が本当に事業に必要だったか」です。受領書を領収書代わりに使うなら、金額・但し書き・支払先・日付がそろっているか、業務との関連がメモなどで説明できるかを意識しておくと、後から否認されるリスクを抑えられます。

また、メールやPDFで受け取った受領書（電子取引のデータ）は、電子帳簿保存法により電子データのまま保存するのが原則です（2024年1月以降）。紙に印刷しただけの保存では要件を満たさない場合があるため、ファイル名に日付・取引先・金額を入れるなどして保存してください。

• 自社の規程で受領書・振込明細・カード明細が証憑として認められるか確認する
• 金額・但し書き・支払先・日付の4点が読み取れるか確認する
• 消費税の控除まで必要なら、登録番号・税率が入っているか（なければ請求書とセットに）
• メール・PDFで受け取ったものは電子データのまま保存する

ケース別の対処（振込・領収書がもらえないとき）

支払方法や状況によって、受領書以外の書類が向くこともあります。銀行振込で支払った場合は、振込明細書や取引履歴が支払の証拠になり、「振込受領書」と呼ばれることもあります。振込の証憑としての扱いは、次の記事で解説しています。

受領書

振込受領書とは？銀行の振込明細が領収書代わりになる理由と発行・印紙のルール

「振込受領書」とは何かを解説。多くはATMやネットバンキングの振込明細・ご利用明細を指し、振込の事実を示す証憑として領収書代わりに使えます。受け取った側の領収書発行義務、振込の受取書を発行する際の収入印紙（第17号文書）まで一次情報で整理。

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クレジットカード払い・自動販売機・交通機関など、そもそも領収書がもらえないケースの代替証憑や出金伝票の書き方は、領収書側の記事にまとめています。受領書に限らず「領収書がない／出せないと言われた」状況での対処はこちらが詳しいです。

領収書

「領収書を出せない」と言われたら｜もらえない場合の代替手段と対処法

「領収書を出せない」と言われたときの対処法を解説。民法486条の発行義務、クレカ・振込・自販機など断られるケース別の代替証憑、出金伝票の書き方、交渉トーク例、経費精算チェックリストまで。

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