注文請書の保管期間｜法人7年・個人5年・会社法10年と電子保存（電帳法）

2026年6月24日

注文請書の保管期間は何年？まず早見表

注文請書の保管期間は、法人が原則7年（赤字＝欠損金が生じた事業年度は10年）、個人事業主は原則5年です。注文請書は「取引に関して受領・作成した書類」の一つなので、領収書や請求書と同じ取引関係書類として税法上の保存義務がかかります。発注者が受け取った請書も、受注者が手元に残す控えも、どちらも保存の対象です。

根拠となる法律	保管期間	対象・補足
法人税法（法人）	原則7年（欠損金が生じた事業年度は10年）	受け取った請書・発行控えとも
所得税法（個人事業主）	原則5年（帳簿は7年）	注文請書は「その他の書類」＝5年
消費税法（課税事業者）	7年	個人・法人を問わず。インボイス登録者を含む
会社法（株式会社）	10年	会計帳簿・事業に関する重要な資料が対象

注文請書の保管期間（根拠法別）

迷ったときの実務的な目安はシンプルで、法人は10年、個人事業主でも課税事業者なら7年残しておけば、どの法令の要件もカバーできます。数え始める日（起算点）と、紙の原本・電子データそれぞれの扱いでつまずきやすいので、次から順に整理します。

注文請書だけの単独ルールがあるわけではありません。注文請書は、請負契約の成立を証する取引文書として、請求書・契約書・領収書などと同じ枠組みで保存対象に入ります。そのため保管期間も、注文請書専用の年数ではなく、これらの取引書類に共通のルールで決まります。

法人の保管期間 ── 原則7年・赤字の年は10年

法人税法では、帳簿と取引に関して受領・作成した書類を7年間保存することが義務づけられています。国税庁のタックスアンサー No.5930「帳簿書類等の保存期間」でも、保存が必要な「書類」の具体例として注文書・契約書・領収書などが挙げられており、注文請書も同じ取引関係書類としてこの7年保存の対象です。（出典：国税庁 No.5930 帳簿書類等の保存期間）

保管期間が延びるのは、欠損金（赤字）が生じた事業年度です。青色申告書を提出した事業年度で欠損金額が生じた事業年度は、保存期間が10年間になります（平成30年4月1日前に開始した事業年度は9年）。赤字を将来に繰り越して控除するため、その年の帳簿書類を長めに残す必要があるからです。注文請書もこの対象に含まれます。

起算日は「注文請書を受け取った日」ではありません。法人税法上の保存期間は、その事業年度の確定申告書の提出期限の翌日から数えます。たとえば3月決算の会社なら申告期限は原則5月31日なので、その翌日（6月1日）が起算日です。請書の日付から7年ではなく、決算後の申告期限を基準にカウントします。

会社法では10年 ── 注文請書は「契約成立を証する書類」

「注文請書は会社法で10年では？」という疑問は、税法の7年とどちらが正しいのか分かりにくいところです。整理すると、会社法432条2項が10年保存を求めているのは「会計帳簿及びその事業に関する重要な資料」で、総勘定元帳などの会計帳簿が中心です。条文は「株式会社は、会計帳簿の閉鎖の時から十年間、その会計帳簿及びその事業に関する重要な資料を保存しなければならない」と定めています。（出典：e-Gov法令検索会社法第432条）

注文請書がここで意識されるのは、請書が「この条件で引き受けます」という承諾＝契約成立を証する書類だからです。発注書（申込み）と注文請書（承諾）がそろって契約が成立するため、請負契約に付随して受け取った注文請書は、その取引の重要な資料として10年保存の射程に入りうると考えられています。高額な工事・開発など重要な契約に紐づく請書は、念のため10年残しておくとより安全です。

もっとも、これは「会社法が注文請書1枚を一律10年保存せよ」と直接定めているわけではない点に注意してください。請書1枚の保存は税法のルール（原則7年・赤字の年は10年）で考えれば足ります。結果として、株式会社は会計帳簿に合わせて一律10年で運用しておけば、税法・会社法のどちらの要件も同時に満たせて判断に迷いません。

個人事業主の保管期間 ── 注文請書は原則5年・帳簿は7年

個人事業主が受け取った（または出した）注文請書は、青色申告・白色申告のどちらでも原則5年保存です。国税庁は保存書類を「帳簿」「決算関係書類」「現金預金取引等関係書類」「その他の書類」に分けていますが、注文請書は請求書・見積書・契約書・送り状などと同じ「その他の書類」＝5年の区分にあたります。一方、売上や仕入れを記録した帳簿（仕訳帳・総勘定元帳など）は7年で、書類と帳簿で年数が分かれている点が見落とされがちです。（出典：国税庁個人で事業を行っている方の記帳・帳簿等の保存について）

区分	青色申告	白色申告
帳簿（仕訳帳・元帳など）	7年	7年（法定帳簿）・5年（任意帳簿）
注文請書・請求書・見積書・契約書など	5年	5年

個人事業主の保管期間（注文請書は「その他の書類」）

ただし、これはあくまで所得税（確定申告）のルールです。消費税の課税事業者になると、受け取った書類は所得税の5年ではなく消費税法の7年が適用されます。インボイス制度をきっかけに適格請求書発行事業者として登録した個人事業主は自動的に課税事業者なので、書類は7年保存と覚えておくのが安全です。自分が課税事業者かどうかが5年と7年の分岐点になります。

個人事業主の起算日は、その年の確定申告期限の翌日です。所得税の申告期限は原則として翌年3月15日なので、たとえば2026年に受け取った注文請書は、2027年3月16日から5年（課税事業者は7年）カウントすることになります。

発注者・受注者どちらが保管する？

注文請書は、受注者が作成して発注者に渡し、発注者がそれを受け取るという流れの書類です。発注書とは発行者が逆になります。保存義務はどちらか一方ではなく、双方にかかります。

立場	手元に残るもの	保存義務
発注者（注文した側）	受注者から受け取った注文請書の原本	あり（取引関係書類として保存）
受注者（請書を発行した側）	発行した注文請書の控え（複写・写しなど）	控えを作成した場合はあり

注文請書を保存するのは誰か

発注者にとって、受け取った注文請書は「相手が確かに引き受けた」ことを示す証拠なので、自社が出した発注書（注文書）とセットで保管するのが基本です。納期や金額でトラブルになったとき、合意内容を示せるのは申込み（発注書）と承諾（請書）がそろった状態だからです。

発行する受注者には、控えを必ず作る義務まではありません。ただ、控えを作成すればそれも取引書類として保存対象になり、年数は受領分と同じです。あとから「どの条件で請けたか」を確認したいとき、請求書や売上の根拠を示したいときに、控えがあって困ることはまずありません。実務では受注者も控えを同じ年数残しておくのが安全です。

受け取った後の照合・受領連絡など、発注者側の実務の流れはこちらで解説しています。

注文請書

注文請書を受け取ったらやること5つ｜内容照合・収入印紙の確認から保管期間・電子帳簿保存法の対応まで解説

注文請書を受け取ったら確認すべき5項目を解説。金額・納期の照合、収入印紙の有無、社内ファイリング、受領連絡の手順に加え、保管期間や電子データで届いた場合の対応もまとめました。

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保管期間の起算点 ── 「請書の日付」ではなく「申告期限の翌日」

保管期間で一番間違えやすいのが起算点です。数え始めは注文請書を受け取った日（請書の日付）ではなく、その事業年度の確定申告期限の翌日からになります。書類の日付から「7年」「5年」とカウントすると、まだ保存義務が残っている書類を早く捨ててしまうおそれがあります。（出典：国税庁 No.5930 帳簿書類等の保存期間）

法人の場合は、その事業年度の申告期限の翌日が起算日です。3月決算の会社なら申告期限は原則5月31日なので、その翌日の6月1日から7年（赤字の年は10年）を数えます。個人事業主の場合は、所得税の申告期限が原則翌年3月15日なので、翌年3月16日が起算日です。

廃棄するときは、書類1枚ずつではなく「事業年度（年分）ごと」にまとめて管理すると間違えません。起算点を年度単位でそろえておけば、保存期間が切れた年度から順に処分できます。発注書（注文書）と請書はセットで綴じ、外側に「廃棄してよい年月」を書いておくとさらに確実です。

印紙を貼った紙原本／電子（電帳法）で受け取った場合の保存

注文請書は、紙でやり取りしたか電子データで受け取ったかで、保存の仕方が分かれます。保存しなければならない年数自体は紙でも電子でも同じで、違うのは「どんな形・要件で残すか」です。

収入印紙を貼った紙の原本

請負契約の注文請書を紙で受け取り、収入印紙が貼られている場合は、コピーではなく印紙を貼った原本を保管します。年度・取引先別にファイリングし、起算点からの保存年数が過ぎるまで残すだけで、特別な設備は不要です。なお、紙の原本を要件を満たしてスキャナ保存すれば原本を処分することもできますが、解像度・入力期間などのスキャナ保存要件を満たす必要があります。請書に印紙が必要かどうかの判断は、別の記事で詳しく解説しています。

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注文請書の収入印紙｜税額一覧・貼り方と割印・電子なら不要

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PDF・メールで受け取った電子データ

2024年（令和6年）1月から、電子帳簿保存法の電子取引データ保存が完全義務化されました。メール添付のPDFやクラウド上でやり取りした注文請書など、電子データで受け取った請書は、紙に印刷しただけの保存は原則として認められません。受け取ったデータのまま保存する必要があります。PDFの請書を送った受注者側も同じで、送ったデータを電子のまま控えとして残します（紙の控えだけ残すのは不可）。電子（PDF）で発行すれば収入印紙が不要なうえ、電子データのまま保管できて管理もスムーズです。注文請書をPDFで作成する。

電子取引データの保存では、次の3点を満たすことが求められます。

改ざん防止措置 ── タイムスタンプの付与、訂正・削除の履歴が残るシステムの利用、または「正当な理由がない訂正・削除の禁止」を定めた事務処理規程の備え付けのいずれか
検索機能の確保 ── 「取引年月日」「取引金額」「取引先」で検索できる状態にしておく
見読可能性 ── ディスプレイやプリンタで速やかに画面・書面に出力できる

検索機能には緩和措置があります。基準期間（おおむね2年前）の売上高が5,000万円以下の事業者などは、税務職員からのデータのダウンロードの求めに応じられれば、検索要件を満たさなくても構いません。小規模な事業者・個人事業主であれば、まずはデータを消さずに残し、求めに応じて提出できる状態にしておくことが最優先です。

改ざん防止や検索の要件まで整えられない場合は、すべての事業者を対象にした「猶予措置」があります。システム整備が間に合わないなどの相当の理由があり、税務調査の際に電子データのダウンロードの求めに応じられ、そのデータを印刷した書面を提示・提出できるようにしていれば、改ざん防止措置や検索要件を満たしていなくても、電子データをそのまま保存しておけば差し支えありません。この猶予措置は所轄税務署長への事前申請等が不要です。要件をすべて満たせない場合でも、データを消さずに残しておけば足ります。なお猶予措置はあくまで保存時の要件を緩めるもので、保存しておく年数（法人7年・個人原則5年）は法人税法・所得税法どおりで短くはなりません。（出典：国税庁電子帳簿保存法一問一答【電子取引関係】）

電子保存は利用者（事業者）自身の責任で行うものです。TEMPLEX は注文請書のPDF作成までを担うツールで、作成後のデータを保管・アーカイブする機能はありません。発行したPDFは、上記の要件を満たす形でご自身の環境に保存してください。

よくある質問

注文請書の保管期間は法人と個人で違う？

違います。法人は原則7年（赤字＝欠損金が生じた事業年度は10年）、個人事業主は原則5年です。ただし消費税の課税事業者（インボイス登録済みの個人事業主を含む）は、個人・法人を問わず7年保存になります。株式会社は会計帳簿に合わせて10年残しておくと、税法・会社法のどちらの要件も満たせます。

注文請書は発注者と受注者のどちらが保管する？

どちらも保存の対象です。発注者は受け取った注文請書の原本を、自社の発注書とセットで保管します。受注者は控えを作る義務まではありませんが、控えを作成すればそれも取引書類として同じ年数の保存対象になります。実務では双方が同じ年数残しておくのが安全です。

保管期間はいつから数える？

注文請書の日付からではありません。法人は事業年度の確定申告期限の翌日、個人事業主は翌年3月16日が起算日です。請書の日付を基準にすると、まだ保存義務がある書類を早く廃棄してしまうおそれがあるので注意してください。

保管期間内に捨ててしまったらどうなる？

保存義務を守らずに帳簿書類を捨ててしまうと、不利益が及ぶおそれがあります。法人の場合、帳簿書類の備付け・記録・保存が法令に従って行われていないことは青色申告の承認の取消事由とされており（出典：e-Gov法令検索法人税法第127条第1項）、取り消されると青色申告特別控除や欠損金の繰越控除などが使えなくなるおそれがあります。また、消費税の仕入税額控除は帳簿と請求書等の保存が要件なので（出典：国税庁 No.6496 仕入税額控除をするための帳簿及び請求書等の保存）、関係書類を保存していないと税務調査で経費や控除が認められず、追徴課税（過少申告加算税など）につながる可能性もあります。起算点を勘違いして早く処分しないよう、年度ごとにまとめて管理するのが安全です。

メールでもらったPDFの注文請書は印刷して紙で保管してもいい？

原則として認められません。2024年1月以降、電子取引データは電子データのまま保存する必要があります。印刷した紙だけを残してPDFを削除するのはNGです。受け取ったPDFは、改ざん防止措置・検索機能・見読可能性を満たした状態で保存してください。

注文請書は下請法（取適法）で2年保存すればいい？

その2年は注文請書のための保存期間ではありません。下請法から改称された取適法（中小受託取引適正化法）で2年保存とされているのは、取引の経過を記録した書類（旧5条書類・現7条書類）で、しかもこの作成・保存義務は委託事業者＝発注側にかかるものです。注文請書そのものが取適法で2年保存を義務づけられているわけではありません。いずれにしても税法（法人7年・個人5年、課税事業者7年）や会社法（10年）のほうが長いので、長い方に合わせて保存しておけば足ります。委託事業者側の取引記録の保存については、発注書の保管期間の記事で詳しく解説しています。

発注書（注文書）の保管期間も同じ？

保管期間の年数は注文請書と同じです。発注書も取引関係書類なので、法人7年（赤字の年は10年）・個人5年・課税事業者7年で、起算点も申告期限の翌日でそろいます。発注書側ならではの保管のポイントは、発注書の保管期間の記事で詳しく解説しています。

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発注書の保管期間｜法人7年・個人5年・下請法（取適法）2年と電子帳簿保存法

発注書（注文書）の保管期間を、税法（法人7年・個人5年）・会社法（10年）・下請法から改称された取適法（取引記録2年）の根拠ごとに整理。発注側・受注側どちらも保管が必要なこと、起算点、電子帳簿保存法の電子保存義務まで解説します。

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