受領書の保管期間は何年？法人7年・個人5年と起算日・電子保存のルール
結論：法人は原則7年、個人事業主は原則5年
受領書の保管期間は、法人が原則7年、個人事業主は青色・白色とも原則5年です。受領書は取引のために受け取った（または作成した）書類なので、領収書や請求書と同じ取引関係書類として税法上の保存義務がかかります。受け取った相手分も、自社が出した控えも、どちらも保存の対象になります。
| 事業者区分 | 保管期間 |
|---|---|
| 法人 | 原則7年（赤字＝欠損金が生じた事業年度は最大10年） |
| 個人事業主（青色申告） | 原則5年 |
| 個人事業主（白色申告） | 原則5年 |
| 消費税の課税事業者（インボイス登録済みの個人事業主を含む） | 個人・法人を問わず7年 |
迷ったときは、法人なら7年（赤字の年は10年）、課税事業者なら個人でも7年残しておけば、どの法令の要件もカバーできます。起算日は受領日ではなく確定申告期限の翌日からという点だけ、先に押さえておくと廃棄の判断を間違えません。
30秒で分かる 自分の保存年数・方法
- 法人か個人事業主か ── 法人は原則7年（赤字＝欠損金の年は10年）。個人事業主は次へ。
- 消費税の課税事業者か ── 課税事業者（インボイス登録済みの個人事業主を含む）は7年。免税事業者なら原則5年。
- 紙か電子か ── 紙でもらった原本は紙のまま保管かスキャナ保存。メールやシステムで受け取った電子データは、印刷だけでなく電子のまま保存（2024年1月から義務）。
ここでいう受領書は、物品の受け取りを証明する物品受領書を想定しています。現金そのものを受け取った金銭受領書は、領収書と同じ性質（金銭の受取証）になるため、青色申告の個人事業主では保存年数の考え方が変わる場合があります。金銭側の保管は領収書の控えのルールと合わせて確認してください。
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法人の保管期間 ── 原則7年、赤字の年は最大10年
法人税法では、帳簿と取引に関して作成・受領した書類を7年間保存することが義務づけられています。国税庁のタックスアンサー No.5930「帳簿書類等の保存期間」でも、保存対象書類の具体例として領収書などが挙げられており、受領書も同じ取引関係書類としてこの7年保存の対象です。（出典：国税庁 No.5930 帳簿書類等の保存期間）
例外として、青色申告書を提出した事業年度で欠損金額（赤字）が生じた事業年度は、保存期間が10年間になります（平成30年4月1日前に開始した事業年度は9年）。欠損金の繰越控除を受ける年度の書類は、後年の申告の根拠になるため長く残す必要がある、というのが理由です。受領書もこの対象に含まれます。
「会社法で10年では？」という疑問もよく聞きますが、会社法が10年保存を求めているのは「会計帳簿及びその事業に関する重要な資料」で、総勘定元帳や契約書などが中心です。受領書1枚は税法のルール（原則7年・赤字の年は10年）で考えれば足ります。結果として法人は一律10年で運用しても問題ありませんが、最低ラインは7年と理解しておけば判断に迷いません。
ひとつ実務上の補足を挙げると、高額な設備投資や不動産取引など重要な契約に付随して受け取った受領（証）は、関連する会計帳簿や重要な資料が会社法432条2項で10年保存とされることもあり、念のため10年残しておくとより安全です。あくまで受領書1枚の税法上の保存は原則7年であり、会社法が「受領書を10年保存せよ」と定めているわけではありません。重要な取引だけ長めに残す、という安全策として捉えてください。（出典：e-Gov法令検索 会社法第432条）
個人事業主の保管期間 ── 青色・白色とも原則5年
個人事業主が受け取った（または出した）受領書は、青色申告・白色申告のどちらでも原則5年保存です。国税庁は個人の保存書類を「帳簿」「決算関係書類」「現金預金取引等関係書類」「その他の書類」に分けていますが、物品の受け取りを示す受領書は、見積書や送り状などと同じ「その他の書類」＝5年の区分にあたります。（出典：国税庁 記帳や帳簿等保存・青色申告）
青色申告では、領収書や預り証などの「現金預金取引等関係書類」は原則7年保存とされています（前々年分の所得が300万円以下なら5年）。物品の受領書はこの区分ではなく「その他の書類」なので5年ですが、現金を受け取った金銭受領書は領収書に近い扱いになるため、念のため7年残しておくと安全です。
ひとつ注意したいのが消費税です。消費税の課税事業者になると、受け取った書類は所得税の5年ではなく消費税法の7年が適用されます。インボイス制度をきっかけに適格請求書発行事業者として登録した個人事業主は自動的に課税事業者なので、書類は7年保存と覚えておくのが安全です。自分が課税事業者かどうかが5年と7年の分岐点になります。（出典：国税庁 No.6496 仕入税額控除をするための帳簿及び請求書等の保存）
起算日は「受領日」ではなく「申告期限の翌日」
保管期間で一番間違えやすいのが起算日です。数え始めは受領書を受け取った日ではなく、その事業年度の確定申告期限の翌日からになります。書類の日付から「7年」「5年」とカウントすると、まだ保存義務が残っている書類を早く捨ててしまうおそれがあります。（出典：国税庁 No.5930 帳簿書類等の保存期間）
法人の場合は、その事業年度の申告期限の翌日が起算日です。3月決算の会社なら申告期限は原則5月31日なので、その翌日の6月1日から7年（赤字の年は10年）を数えます。
個人事業主の場合は、所得税の申告期限が原則翌年3月15日なので、翌年3月16日が起算日です。たとえば2026年に受け取った受領書は、2027年3月16日から5年（課税事業者は7年）カウントすることになります。
廃棄するときは、書類1枚ずつではなく「事業年度（年分）ごと」にまとめて管理すると間違えません。起算日を年度単位でそろえておけば、保存期間が切れた年度から順に処分できます。
発行した側ともらった側、どちらも保存対象
受領書は、物品を受け取った買い手が発行し、納品した売り手がそれを受け取るという流れの書類です。保存義務はどちらか一方ではなく、双方にかかります。
| 立場 | 手元に残るもの | 保存義務 |
|---|---|---|
| 受け取った側（売り手） | 買い手から返送された受領書の原本 | あり（取引関係書類として保存） |
| 発行した側（買い手） | 発行した受領書の控え（複写・2部発行の片方など） | 控えを作成した場合はあり |
発行する側（買い手）には、受領書の控えを必ず作る義務まではありません。ただ、控えを作成すればそれも取引書類として保存対象になり、年数は受領分と同じです。後から「何をいつ受け取ったか」を確認したいとき、検収結果や請求内容と突き合わせたいときに、控えがあって困ることはまずありません。実務では発行側も控えを同じ年数残しておくのが安全です。
「受領書は誰が出して誰がもらうのか」「控えはどちらが持つのか」を整理したい場合は、こちらの記事で詳しく解説しています。
受領書は誰が発行・もらう？原本を準備するのはどちら・控えはどっち
受領書は受け取った側が署名して発行し、渡した側がもらう書類です。原本（用紙）を準備するのは証拠が欲しい渡す側のことが多く、納品なら売り手が用紙を用意して買い手が署名、自分が渡す側なら自分で用意して相手に署名してもらう、と場面で変わります。発行者・原本の準備・控えの向き・金銭受領書の場合まで整理します。
記事を読む電子で受け取った受領書は「電子のまま」保存する
メールに添付されたPDFや、システム上でやり取りした受領書は「電子取引」に該当します。2024年（令和6年）1月から、電子取引データは電子データのまま保存することが義務化され、原則として紙に印刷しただけの保存は認められなくなりました。受け取ったPDFを印刷してファイリングし、元データを削除する運用はNGになっている点に注意してください。（出典：国税庁 電子帳簿保存法特設サイト）
電子取引データを保存するには、電子帳簿保存法で次の要件を満たす必要があります。
- 改ざん防止措置 ── タイムスタンプの付与、訂正・削除の履歴が残るシステムの利用、または「正当な理由がない訂正・削除の禁止」に関する事務処理規程の備え付けのいずれか
- 検索機能 ── 日付・金額・取引先で検索できること（基準期間の売上高5,000万円以下の事業者などは、税務職員のダウンロードの求めに応じられれば検索要件は不要）
- 見読可能性 ── ディスプレイやプリンタで速やかに内容を確認・出力できること
TEMPLEX で作成したPDFの受領書を取引先にメールで送った場合、発行した側もその送付データを電子取引データとして保存する必要があります。ファイル名を「日付_取引先名_品名」などで統一しておくと、検索要件を満たしやすくなります。
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受領サイン入り原本の扱い ── 紙保管かスキャナ保存か
受領書のなかでも扱いに迷いやすいのが、受領者の署名・押印が入った紙の原本です。これは「物が確かに届いた」ことを示す決定的な証跡になるため、紙のまま保管している企業が多数派です。もちろん、要件を満たせば電子化して原本を処分することもできます。
紙のまま保管する場合
サインをもらった原本を年度・取引先別にファイリングし、起算日からの保存年数が過ぎるまで保管します。設備も特別な要件も不要で、もっとも手間がかからない方法です。後日のトラブル時に「原本を出せる」状態を維持できるのが利点です。
スキャンして電子化する場合
紙の受領書をスキャナやスマートフォンで読み取り、電子データとして保存（スキャナ保存）すれば、原本を処分できます。ただし電子帳簿保存法のスキャナ保存要件を満たす必要があります。
- 入力期間 ── 書類の受領・作成からおおむね7営業日以内（業務処理サイクル方式なら最長約2か月＋7営業日以内）に入力する
- タイムスタンプ ── 入力時にタイムスタンプを付与するか、訂正・削除の履歴が残るシステムを使用する
- 解像度・階調 ── 200dpi以上・カラーで読み取る
- 検索機能 ── 日付・金額・取引先で検索できる状態にする
- 帳簿との関連性 ── スキャンデータと帳簿の記載を相互に確認できるようにする
「紙で残すか、電子にそろえるか」を社内で統一しておくと、後日の監査や税務調査でも対応がスムーズです。電子化して原本を破棄する場合は、破棄のタイミングや方法も社内ルールとして明文化しておくと安心です。
あわせて確認したい保管のルール
受領書の保管とあわせて、関連する書類のルールやテンプレートも確認しておくと、取引書類の管理全体がそろいます。受領書そのものの基本（必須項目・サイン・印紙など）は次の記事にまとめています。
物品受領書の書き方｜受領書の必須項目・テンプレート・サイン・印紙・保管
物品受領書（受領書）の書き方を、必須項目・個人/法人/シーン別のコピペテンプレート・サインと押印・印紙の要否・保管期間・領収書との違いまで一度に確認できる記事です。物品の受領書は収入印紙が不要な理由も、国税庁の一次情報をもとに解説します。
記事を読む発行した側が手元に残す控えの保管については、領収書の控えの考え方が参考になります。金銭の受取証としての保存年数や、写しの扱いはこちらで詳しく解説しています。
領収書の控えは必要？｜発行者の保管義務・保存期間・電子保存のルール
領収書の控えは発行者側にも保管義務があります。法人税法・所得税法・消費税法ごとの保存期間一覧、複写式・コピー・通し番号での管理方法、電子帳簿保存法のスキャナ保存要件、控えがない場合の税務調査リスクと対処法まで解説。
記事を読む納品書の保管期間（受け取った分と発行控えの違い）は、別記事で個別に整理しています。
納品書の保管期間・保管義務｜不要な場合と保管方法・電子保存
納品書の保管期間を、受け取った納品書と自社が出した控えに分けて解説。法人は原則7年（赤字の年は10年）、個人事業主は原則5年、消費税の課税事業者は7年です。「納品書は保管不要では？」への答え、控えのどっちを残すか、PDFの電子保存ルールまで国税庁の情報をもとにまとめました。
記事を読むよくある質問
受領書は受け取った側だけ保管すればいい？
いいえ。受け取った側（売り手）も、発行した側（買い手）も保存の対象です。発行する側に控えを作る義務まではありませんが、控えを作成すればそれも取引書類として保存対象になり、年数は受領分と同じです。実務では双方が同じ年数残しておくのが安全です。
受領書の保管期間は領収書と同じ？
法人は両方とも原則7年（赤字の年は10年）で同じです。違いが出るのは青色申告の個人事業主で、物品の受領書は「その他の書類」として原則5年、領収書（現金預金取引等関係書類）は原則7年と区分が分かれます。消費税の課税事業者であれば、どちらも7年でそろいます。
保管期間はいつから数える？
受領書を受け取った日からではありません。法人は事業年度の申告期限の翌日、個人事業主は翌年3月16日が起算日です。書類の日付を基準にすると、まだ保存義務がある書類を早く廃棄してしまうおそれがあるので注意してください。
メールでもらったPDFの受領書は印刷して保存すればいい？
印刷した紙だけを残してPDFを削除するのはNGです。2024年1月以降、電子取引データは電子データのまま保存する必要があります。受け取ったPDFは、改ざん防止措置・検索機能・見読可能性を満たした状態で保存してください。
サインをもらった紙の受領書はスキャンして捨ててもいい？
電子帳簿保存法のスキャナ保存要件（おおむね7営業日以内の入力・タイムスタンプまたは訂正削除履歴・200dpi以上・検索機能など）を満たせば、スキャン後に原本を処分できます。要件を満たさないまま原本を捨てるのは避け、満たせない場合は紙のまま保管してください。受領サイン入りの原本はトラブル時の決定的な証拠になるため、社内で扱いを統一しておくのが安全です。
TEMPLEX の受領書テンプレートで作る
TEMPLEX では、フォームに入力するだけで受領書のPDFを無料で作成できます。PDFをそのまま保存すれば電子取引データの控えになり、印刷して受領サインをもらえば紙の原本としても残せます。
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コラム著者・編集者
TEMPLEX編集チーム
TEMPLEX編集チームは、ビジネス文書の作成・管理に精通した実務経験者と技術ライターで構成されています。送付状・請求書・見積書をはじめとする各種ビジネス書類のフォーマットや書き方のノウハウを、わかりやすく丁寧にお届けします。「Office不要で誰でもすぐ使える」をコンセプトに、忙しいビジネスパーソンの書類作成をサポートします。
