受領書
物品・書類の受け取りを証明する書類です。
| 品名・書類名 | 数量 | 単位 | 備考 | |
|---|---|---|---|---|
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受領書とは？
受領書とは、商品やサービスを受け取った側（買い手）が、発行者（売り手）に対して「確かに受け取りました」と証明するために発行する書類です。物品の受け取りを証明する「物品受領書」と、金銭の受け取りを証明する「金銭受領書（預り証）」があります。納品書や検収書と並んで取引の流れを可視化する証憑として、発注ミス・未納・紛失などのトラブルを未然に防ぐ重要な書類です。法律上の発行義務はないものの、継続的な商取引では受領書の発行が慣習化しており、後日の監査・税務調査・契約トラブルの際にも「確かにその商品・金銭を受領した」という事実を客観的に示せるため、多くの企業で運用されています。
こんな時に受領書が必要
- 取引先から商品を受け取った際に、納品内容を確認した証として返送するとき
- 仕入れ品・備品・サンプルなどを受領したことを発送元に通知するとき
- 現金や有価証券など金銭を受け取ったことを証明するとき（金銭受領書）
- 委託物や預かり品を受け取ったときに発行するとき（預り証）
- 発注書・納品書と突き合わせて検品し、受領確認を残すとき
- 納品のたびに受領記録を残し、分納・分割支払いを管理するとき
- 契約に基づいて納品物の受領事実を相手方に明示する必要があるとき
受領書の書き方のポイント
- 1
タイトルと発行日を明確に記載する
書類の上部に「受領書」または「物品受領書」「金銭受領書」など、対象が分かるタイトルを記載します。発行日は受領した日付を正確に書き、遡った日付や未来日付にしないよう注意します。
- 2
宛名は発行者（売り手）の正式名称で
納品してくれた取引先の会社名・部署・担当者名を正式名称で記載します。会社・部署宛てには「御中」、個人宛てには「様」を使い、併用は避けます。取引番号や発注書番号を併記しておくと、発行者側での突き合わせが容易になります。
- 3
品目・数量・金額を明細で記載する
受領した商品名、型番、数量、単価、金額を表形式で記載します。納品書の内容と照合して相違がないかを必ず確認しましょう。金銭受領書の場合は受領金額を改ざん防止のため「¥」や「金」「也」を使って記載します。
- 4
発行者（受領者）の情報と押印を入れる
受領書を発行する自社（買い手）の会社名、住所、電話番号、担当者名を記載し、社判や担当者印を押します。押印は法的必須ではありませんが、受領の事実を明確にするため実務上は押印するのが一般的です。
- 5
備考欄で不足・破損などの確認結果を補足
検品時に不足・破損・数量違いがあった場合は、備考欄でその内容を明記するか、受領書ではなく不良品通知書で対応します。問題なく受領した場合も「上記の通り受領いたしました」のような一文を添えると、受領の意思が明確になります。
- 6
金銭受領書は印紙税にも注意
金銭受領書は、受取金額が売上代金に該当し税抜5万円以上の場合、印紙税の課税文書（第17号文書）となります。受領書であっても金銭の受取事実を証する書類には領収書と同様の印紙を貼付し、消印するのが原則です。
受領書についてよくある質問
Q.受領書と領収書の違いは何ですか？
Q.受領書と納品書はどう違いますか？
Q.受領書に発行義務はありますか？
Q.受領書に印紙は必要ですか？
Q.受領書の保存期間はどれくらいですか？
Q.受領書に押印は必要ですか？
受領書は法律上の発行義務はありませんが、取引関係書類として法人税法上は原則7年、個人事業主は5年の保存が必要です。物品受領書は原則として印紙税の課税対象外ですが、金銭受領書(預り証)のように金銭の受取事実を証明する内容の場合、税抜5万円以上で印紙税法第17号文書に該当し収入印紙の貼付が必要になります。電子データで授受した受領書は電子帳簿保存法に基づき電子のまま保存することが求められます。
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