納品書の保管期間・保管義務｜不要な場合と保管方法・電子保存

納品書の保管期間は何年？まず結論

取引先から受け取った納品書も、自社が出した控えも、保管する年数は基本的に同じです。出発点は、法人が原則7年・個人事業主が原則5年。消費税の課税事業者（インボイス登録者を含む）は個人・法人を問わず7年になります。受け取った分か発行控えかで「そもそも残す義務があるか」が変わる点も含め、下の表が結論です。

迷ったときの実務的な目安はシンプルで、法人は7年、課税事業者の個人事業主も7年残しておけば、どの法令の要件もカバーできます。「いつから数えるのか」と「そもそも残す必要があるのか」でつまずきやすいので、次から順に整理します。

納品書の保管義務 ── 「発行義務はないが、やり取りした分は残す」

まず押さえたいのが、納品書はそもそも発行が法律で義務づけられた書類ではないという点です。請求書や領収書と違い、「納品書を必ず出しなさい」と定めた法律はありません。商習慣として、納品物と一緒に届けて中身を確認してもらうために発行されているのが実態です。

ただし、一度やり取りした納品書には保管義務が生じます。受け取った納品書は仕入れや経費を裏づける証憑（しょうひょう）になり、自社が出した控えも取引の記録になるためです。「出さなくてもよい」と「もらった納品書を捨ててよい」はまったく別の話で、ここを取り違えると保存義務違反につながります。

法人の保管期間 ── 原則7年・赤字の年は10年

法人税法では、帳簿と取引に関して受領・作成した書類を7年間保存することが義務づけられています（国税庁 No.5930）。取引先から受け取った納品書も、自社が出した控えも、この7年保存の対象です。

保管期間が延びるのは、欠損金（赤字）が生じた事業年度です。青色申告書を提出した事業年度で欠損金額が生じた事業年度は、保存期間が10年間になります（平成30年4月1日前に開始した事業年度は9年）。赤字を将来に繰り越して控除するため、その年の帳簿書類を長めに残す必要があるからです。

「会社法で10年では？」という疑問もよく聞きますが、これは納品書そのものの話ではありません。会社法432条が10年保存を求めているのは「会計帳簿及びその事業に関する重要な資料」で、総勘定元帳や契約書などが中心です。通常の納品書1枚は税法のルール（原則7年・赤字の年は10年）で考えれば足ります。結果として、法人は一律10年で運用しても問題ありませんが、最低ラインは7年と理解しておけば判断に迷いません。

個人事業主の保管期間 ── 納品書は原則5年・帳簿は7年

個人事業主の場合、受け取った納品書・請求書・見積書などの書類は5年間の保存が原則です。これは青色申告・白色申告のどちらでも変わりません。一方、売上や仕入れを記録した帳簿（仕訳帳・総勘定元帳など）は7年間の保存が必要で、書類と帳簿で年数が分かれている点が見落とされがちです。

ただし、これはあくまで所得税（確定申告）のルールです。消費税の課税事業者になると、受け取った納品書も所得税の5年ではなく消費税法の7年が適用されます。インボイス制度をきっかけに適格請求書発行事業者として登録した個人事業主は自動的に課税事業者なので、書類は7年保存と覚えておくのが安全です。

納品書の控えは「どっち」を残す？発行側の保管

複写式の納品書を使うと、「相手に渡す分」と「手元に残す分」の2枚に分かれます。取引先に渡すほうが正本（原本）、自社の手元に残すほうが控え（写し）です。控えには「控」「(控)」と印字されているものが多く、迷ったら相手に渡すきれいなほうを正本、手元用を控えと考えれば間違いません。

発行する側には、控えを作ること自体は義務づけられていません。それでも控えを残すのが実務の鉄則で、作成した控えは取引書類として保存対象になります。保存年数は受け取った納品書と同じく、法人は原則7年、個人事業主は原則5年です。あとから金額を問い合わせられたとき、請求書と突き合わせたいとき、税務調査で売上を説明するときに、控えがあって困ることはまずありません。

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「納品書は保管不要では？」への答え

「納品書は保管しなくていい」という話を見かけますが、これは2つの場面が混ざっています。切り分けると、捨ててよい納品書とそうでない納品書がはっきりします。

① そもそも納品書をやり取りしていない取引

納品書は発行義務がないため、受け取っていない取引について「無い納品書」を用意する必要はありません。請求書だけで取引が完結する場合、納品書がなくても問題はありません。これは「もらったのに捨ててよい」という意味ではなく、「最初から存在しないものは保存しようがない」という当たり前の話です。実際に受け取った納品書には、これまで述べたとおり保存義務があります。

② スキャナ保存して紙の原本を捨てるケース

紙で受け取った納品書をスキャンして電子データで保存すれば、一定の要件を満たすことで紙の原本を廃棄できます。ただし「読み取って画像を残せば即廃棄してよい」わけではなく、スキャナ保存には解像度や入力期間などの要件があります。これは『データで持っているから紙は不要』という意味の『保管不要』で、保存義務そのものが消えるわけではありません。要件を満たす自信がないうちは、紙の原本も残しておくのが安全です。

PDF・メールでやり取りした納品書は電子データのまま保存

2024年（令和6年）1月から、電子帳簿保存法の電子取引データ保存が完全義務化されました。メール添付のPDFやWebからダウンロードした納品書など、電子データで受け取った納品書は、紙に印刷して保存する方法が原則として認められません。受け取ったデータのまま保存する必要があります。PDFの納品書をメールで送った発行側も同じで、送ったデータを電子のまま控えとして残します（紙の控えだけ残すのは不可）。

電子取引データの保存では、次の3点を満たすことが求められます。

• 改ざん防止措置 ── タイムスタンプの付与、訂正・削除の履歴が残るシステムの利用、または「正当な理由がない訂正・削除の禁止」を定めた事務処理規程の備え付けのいずれか
• 検索機能の確保 ── 日付・金額・取引先で検索できる状態にしておく
• 見読可能性 ── ディスプレイやプリンタで速やかに画面・書面に出力できる

検索機能には緩和措置があります。基準期間（おおむね2年前）の売上高が5,000万円以下の事業者などは、税務職員からのデータのダウンロードの求めに応じられれば、検索要件を満たさなくても構いません。小規模な事業者・個人事業主であれば、まずはデータを消さずに残し、求めに応じて提出できる状態にしておくことが最優先です。

納品書の保管方法と廃棄のタイミング

保管期間を守るうえで大切なのは、「探せる状態」で残すことです。段ボールにまとめて入れるだけでは、税務調査で特定の納品書を求められたときに探し出せません。紙・電子それぞれで次のように整理しておくと管理が楽になります。

• 紙の納品書 ── 月別・取引先別にファイリングし、日付順に綴じる。年度ごとに箱を分け、外側に「保存期限（廃棄してよい年月）」を明記しておく
• 電子の納品書 ── 年度フォルダ＋取引先フォルダで分け、ファイル名を「日付_取引先名_金額」で統一する（例：20260622_〇〇商事_110000）
• 発行した控え ── 受領分とは別フォルダ・別ファイルに分け、請求書や入金記録と突き合わせられるようにする

廃棄のタイミングも、起算日を間違えなければ難しくありません。保管期間は「納品書の日付」ではなく「確定申告期限の翌日」から数えるため、書類の日付だけを見て早く捨てると保存義務違反になりかねません。迷ったときは、法人なら一律7年（赤字の年は10年）、課税事業者なら7年を目安に、年度単位でまとめて廃棄するのが安全です。

よくある質問

受け取った納品書も、発行した控えも同じ年数保管する？

保存義務の有無が違います。受け取った納品書は法人7年・個人事業主5年（課税事業者は7年）の保存義務があります。発行する側は控えを作る義務まではありませんが、控えを作成すればそれは取引書類として保存対象になり、年数は受領分と同じです。実務では控えも同じ年数残しておくのが安全です。

保管期間は納品書に書かれた日付から数える？

いいえ。確定申告書の提出期限の翌日から数えます。法人なら事業年度の申告期限の翌日、個人事業主なら翌年3月16日が起算日です。納品書の日付を基準にすると、まだ保存義務がある書類を早く廃棄してしまうおそれがあります。

納品書を発行・受領していない取引は、何も残さなくていい？

納品書自体は発行義務がないため、無い納品書を用意する必要はありません。ただし、その取引の請求書・領収書・契約書などほかの証憑には保存義務があります。納品書が無いこと＝記録を残さなくてよい、ではない点に注意してください。

メールでPDFをもらった納品書を印刷して紙で保管してもいい？

原則として認められません。2024年1月以降、電子取引データは電子データのまま保存する必要があります。印刷した紙だけを残してPDFを削除するのはNGです。受け取ったPDFは、改ざん防止措置・検索機能・見読可能性を満たした状態で保存してください。

個人事業主で消費税を払っていない場合は5年でいい？

免税事業者で、インボイス登録もしていなければ、受け取った納品書は5年保存が原則です。ただし、インボイス制度をきっかけに適格請求書発行事業者として登録すると課税事業者になり、書類は7年保存に変わります。自分が課税事業者かどうかが分岐点です。

請求書と納品書をセットでインボイスにしている場合、納品書を捨てても大丈夫？

その納品書は単なる取引証明ではなく「適格請求書の一部」なので、捨てると仕入税額控除が否認されるおそれがあります。適格請求書は1枚の書類で全項目を満たす必要はなく、請求書に登録番号、納品書に税率ごとの消費税額などを記載し、両者の関連を明確にしておけば、請求書と納品書を合わせて適格請求書とすることが認められています。この運用をしている取引では、買い手が仕入税額控除を受けるために請求書と納品書の両方の保存が必要です。納品書だけを捨てると記載事項がそろわなくなり、控除を否認されるリスクがあるため、セットで残してください。

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