物品受領書
商品・備品・サンプル・固定資産など、物品の受領事実を発送元に証明する書類。仕入物・備品・サンプル・貸与品・固定資産の受領など、ビジネス全般の物品授受に対応します。
| 品名 | 仕様・型番 | 数量 | 単位 | 状態 | 備考 | |
|---|---|---|---|---|---|---|
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仕入・備品・サンプル・貸与品など物品の受領事実を証明する物品受領書を、無料テンプレートで作成・印刷できます。
物品受領書とは？
物品受領書とは、買い手（受領者）が売り手や発送元に対して「指定された物品を確かに受け取った」という事実を文書で証明する書類です。汎用の受領書よりも対象を物品授受に絞り、品名・仕様・数量・状態などの明細を残すことで、納品ミス・破損・紛失・数量不足といった配送トラブルの予防と早期発見に役立ちます。流通実務では、納品書と検収書の中間に位置づけられ、納品書が「発送する側からの内容通知」、物品受領書が「受け取った事実の単独確認」、検収書が「品質・仕様確認まで終えた最終確認」という役割分担で運用されます。なお、物品の受領は金銭の受取りではないため、物品受領書は印紙税法上の課税文書には該当せず、原則として収入印紙の貼付は不要です。仕入品・備品・サンプル・貸与品・固定資産・引越し荷物など、商習慣に応じた幅広い物品の授受場面で活用できます。
こんな時に物品受領書が必要
- 仕入先から商品を納品されたときに、納品書と突き合わせて受領を通知する
- 新しい備品・什器・OA機器を受け取った際に、社内・取引先に受領記録を残す
- 営業サンプル・販促物・カタログなどを受領した事実を発送元に通知する
- 貸与品・委託品・預かり品など、所有権が移転しない物品を受け取った証拠を残す
- 固定資産として計上する設備・機械を納入された際に、資産管理の起点として発行する
- 引越し業者・運送業者から荷物を受け取ったときに、品目と状態を明記した受領記録を残す
- 分納・小口配送のたびに受領状況を記録し、出荷側の出荷管理と整合させる
- 数量や状態に問題があった物品について、検品結果を併記して受領通知と兼用する
物品受領書の書き方のポイント
- 1
タイトルと受領日を正確に記載する
書類上部に「物品受領書」と明記し、実際に物品を受け取った日付を記載します。配送伝票や納品書の日付とずれが生じないよう、検品完了日ではなく現物受領日を基準にするのが一般的です。社内の受領印にある日付スタンプとも整合させましょう。
- 2
宛先には発送元（売り手・配送元）の正式名称を書く
物品を発送・納品してくれた取引先の会社名・部署・担当者名を正式名称で記載します。会社・部署宛てには「御中」、個人宛てには「様」を使い、併用は避けます。継続取引の場合は取引先コードや得意先番号を併記しておくと、発送元の管理が容易になります。
- 3
品目明細は品名・仕様・数量・単位・状態を揃える
品名だけでなく型番・サイズ・色・ロット番号などの仕様、数量、単位（箱・台・本・セット等）を明確に記載します。物品特有の項目として「状態（新品・中古・破損なし・一部破損）」を残すと、後日の責任所在が明確になり、配送中の事故対応の判断材料にもなります。
- 4
関連する納品書番号・発注書番号を併記する
物品受領書を単独で扱うのではなく、対応する発注書・納品書・契約書の番号を併記すると、複数の取引が同時並行する現場でも突き合わせが容易になります。社内の購買管理システム上の番号や引越し業者の作業伝票番号も有効です。
- 5
検品結果を併記して証拠力を高める
受領時に検品まで完了している場合は「異常なし」「一部不備あり」「後日検品」など検品状況を明示します。問題があった場合は不備内容を備考欄に記載し、必要に応じて不良品通知書や検収書で正式に切り分けます。検品結果が未確定の段階で「異常なし」と書かないことがトラブル回避のコツです。
- 6
受領者情報と受領印で当事者を特定する
受領者の会社名・部署・担当者名・住所・電話番号を記載し、社判または担当者印を押印します。法律上の必須要件ではありませんが、押印があると物品授受の事実をより強く証明できます。引越し・配送現場ではサインのみで運用されるケースもあります。
物品受領書についてよくある質問
Q.物品受領書と一般的な受領書はどう違いますか？
Q.物品受領書と検収書の違いは何ですか？
Q.物品受領書と納品書はどう違いますか？
Q.物品受領書に収入印紙は必要ですか？
Q.物品受領書に押印やサインは必須ですか？
Q.貸与品や委託品も物品受領書で対応できますか？
物品受領書は物品の受取事実を証明する文書で、金銭の受取書ではないため印紙税法上の課税文書には該当せず、収入印紙の貼付は原則不要です。ただし金銭授受の事実を併記する場合は、税抜5万円以上で第17号文書に該当する可能性があるため内容で判断します。保存期間は取引関係書類として法人税法上原則7年（欠損金繰越控除を受ける場合は10年）、個人事業主は所得税法上5年〜7年です。電子データで授受した物品受領書は電子帳簿保存法に基づき電子のまま保存することが求められます。固定資産に係る受領記録は資産管理台帳と連動させ、所定の耐用年数期間中は保管しておくのが望ましいでしょう。
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