【シーン別】送付状の例文｜契約書・請求書・履歴書などコピペで使える文例集
シーンに合った一文を足すだけで送付状は伝わる
送付状の挨拶部分はどのシーンでもほぼ共通です。差がつくのは「相手に何をしてほしいか」を伝える本文と、記書きの書類名の2か所だけ。以下のシーンから近いものを選び、そのまま貼り付けて宛名と書類名を差し替えれば完成します。各シーンには、なぜその一文が要るのかという注意点も添えました。
日付・宛先・差出人・件名・記書きといった全体の型や、宛先と差出人の配置は、基本の書き方の記事で確認できます。ここではシーンごとの本文に絞って紹介します。
なお、以下の例文は取引先（企業）宛てを想定して「貴社」を使っています。顧客など個人宛てに送るときは「貴社」を使わず「○○様」とし、「貴社ますますご盛栄」といった会社向けの挨拶も「時下ますますご清祥のこととお慶び申し上げます」など個人にも使える形に置き換えます。
契約書を送るとき（署名・返送をお願いする側）
契約書を送る送付状で外せないのは、送付部数・押印箇所・返送してほしい部数・返送期限の4点を明記することです。契約書は2部送り、相手が署名・押印したうえで1部を返送してもらう流れが一般的なので、「2部送付・1部返送」を一文で言い切ると相手が迷いません。
実務では返信用封筒を同封し、簡易書留など記録の残る方法で送るのが安心です。収入印紙が必要な契約書の場合、印紙税法上は共同で作成した当事者が連帯して納税義務を負いますが、実務では各自が保管する契約書分の印紙代をそれぞれ負担するのが一般的です。2部それぞれに自分が保管する側が貼って消印すれば、結果として双方が1部ずつ分を負担する形になります。割合を変えたいときは、送付状ではなく事前のやりとりで取り決めておきましょう。
押印箇所や収入印紙・割印の扱いなど、契約書そのものの送付前チェックはこちらで確認できます。
契約書に署名・捺印して返送するとき（受け取った側）
相手から届いた契約書に署名・押印して返す側の送付状です。ポイントは締結のお礼を一言添え、「署名・捺印済みの1部を返送する」と明記すること。返信用封筒が同封されていたら、その封筒を使い、宛名の「行」を二重線で消して「御中」に直して送るのがマナーです。
請求書を送るとき
請求書の送付状では、支払期限を本文か記書きに明記すると入金漏れを防げます。振込先は請求書本体に記載するのが基本なので、送付状には繰り返さず「お支払い手続きをお願いします」と一言で十分です。
請求書本体の書き方や記載必須項目はこちらの記事を参照してください。
見積書を送るとき
見積書はこれから検討してもらう書類なので、「ご検討のほどよろしくお願いします」と検討を促す結びにするのが請求書との違いです。見積書には有効期限があるため、期限が近い場合は送付状でも一言触れておくと親切です。
納品書を送るとき
納品書の送付状では、「ご査収ください」と検品・受領を促すのが基本です。商品が別便で届く場合は、その旨を添えると相手が荷物と書類を結び付けやすくなります。
請求書と納品書をまとめて送るとき
複数の書類を一度に送るときは、記書きで書類名と部数を一つずつ箇条書きにすることが何より大切です。相手が封筒の中身と記書きを照合できるので、書類の入れ忘れ・抜け落ちにその場で気づいてもらえます。
履歴書・職務経歴書を郵送するとき（応募書類）
ここで紹介するのは応募書類を封筒で郵送する場合の添え状です。メールにPDFを添付して送るときは、ここでの拝啓・敬具を使った文面ではなく、メール本文に合わせた挨拶を書きます（履歴書をメールで送る例文を参照）。
応募書類に送付状（添え状）を同封するのはマナーとして定着しています。注意したいのは送付状はあくまで挨拶状であり、志望動機を長々と書く場ではないという点です。アピールは履歴書・職務経歴書本体で行い、送付状に志望動機を入れる場合でも3〜4行までに抑えます。
また、送付状はA4用紙1枚に収めるのが鉄則です。熱意を伝えたいからと2枚3枚に書き連ねると、かえって要点がぼやけて逆効果になります。
初めての取引先に送るとき
初めての相手には、「お世話になっております」ではなく初対面に合った挨拶から入るのが自然です。自社が何をしている会社かを一言添えると、相手が書類の背景を理解しやすくなります。今後の取引につなげたい場面なので、結びは関係構築を意識した一文にします。
訂正・再送するとき（書類の差し替え）
書類の不備で送り直すときは、お詫びの一文と「先に送った書類は破棄してほしい」旨をセットで書くのが要です。古い書類が手元に残ると、相手が誤った内容で処理してしまうおそれがあるためです。
メールで再送するときは件名にも「【訂正】」「【再送】」と入れましょう。受信トレイで古い書類のメールと混同されるのを防げます。
役所・官公庁に提出書類を送るとき
税務署・法務局・市役所などへ書類を郵送する場合、送付状は必須ではありませんが、同封すると書類の取り違えや紛失を防げます。文面は時候の挨拶や御礼は最小限にし、何の手続きで何を提出するかを端的に書くのがコツです。取引先向けのような丁重な前置きは不要で、「拝啓・敬具」などの頭語・結語も省略して構いません。下の例文も頭語・結語なしの事務的なスタイルにしています。
宛名の敬称は、部署・窓口宛てなら「御中」が基本です。役所そのものを指すときは「貴所」、市役所なら「貴市」といった言い方も使えます。控えが必要な場合は、その旨と返信用封筒の同封も書き添えましょう。
送付状をそのまま作成する
宛先・差出人・記書きを入力するだけで体裁の整った送付状をPDFで作成できます。例文を貼り付けて使う場合も、レイアウトはテンプレートに任せると手早く仕上がります。送付状の作成はこちらから行えます。
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