送付状の書き方｜配置・宛名の敬称・記書きまで1枚で完成させる手順

送付状の基本構成と配置｜どこに何を書くか

送付状（添え状・カバーレター）は、書類を郵送・FAXするときに先頭に添える1枚です。「何を・誰が・何通送ったか」を伝え、同封ミスや確認漏れを防ぐ役割があります。まずは要素をどこに置くかを押さえれば、見た目で迷うことはなくなります。

送付状は上から「日付・宛先・差出人・件名・本文・記書き」の順に並べます。配置の鉄則は、日付と差出人は右、宛先は左。この左右の配置が崩れると一気に素人っぽく見えるので、最初に位置だけ決めてしまうのが近道です。

就活・転職で履歴書などを送るときのように個人として出す場合は、差出人欄に会社名・部署名は書かず、氏名・住所・電話番号・メールアドレスを記載します。相手がすぐ連絡できるよう、メールアドレスまで添えておくと親切です。応募書類に添える送付状の文例は別記事にまとめています。

本文は「頭語（拝啓）→挨拶→送付の主文→結語（敬具）」という手紙の型に従います。最後の記書きは中央に「記」、右下に「以上」で挟み、その間に送った書類の一覧を箇条書きにします。記書きの詳しい書き方は後述します。

頭語と結語は必ずペアで使い、送付状では「拝啓・敬具」の組み合わせが基本です。「前略」は時候の挨拶を省く合図のため、挨拶を添える送付状には不向きで、「前略・草々」は使わないのが無難です。頭語結語や時候の挨拶の使い分けは別記事で詳しく紹介しています。

宛名の敬称ルール｜御中と様を間違えない

送付状で最も間違いが目立つのが宛名の敬称です。ルールはシンプルで、会社名・部署名には「御中」、個人名には「様」、この2つは併用しない。「御中」と「様」を同じ宛名に両方付けるのはマナー違反になります。

迷いやすいのが、部署と個人名の両方を書くケースです。担当者の名前が分かっているなら、部署名には御中を付けず、個人名に「様」だけを付けるのが正解です。「営業部御中 山田太郎様」と二重に付ける必要はありません。

記書きの書き方｜品名と部数まで明記する

記書きは送付状の心臓部です。ここを見れば相手は中身を開けなくても何が入っているか分かります。ポイントは品名だけでなく部数まで必ず書くこと。「請求書」ではなく「請求書　1部」と数まで書けば、相手が受け取った時に過不足をその場でチェックできます。

• 中央に「記」、右下（または末尾）に「以上」を置き、その間に一覧を書く
• 各項目は「1.」「2.」と番号を振ると数えやすい
• 品名のあとに部数（○部・○通・○枚）を必ず添える
• 返送が必要な書類は「（1部はご返送ください）」など補足を付ける
• 請求書なら金額や請求書番号、契約書なら押印の要否を添えると親切

番号と部数を揃えて書くと、こう仕上がります。送付状の本文と記書きをつなげたそのまま使える完成形が次のテンプレートです。

送付物が1種類でも記書きは省かないのが基本です。一方で、宛名や本文を毎回ゼロから書くのが手間なら、項目を入力するだけで体裁の整った送付状が作れるテンプレートを使うと早いです。日付や差出人の配置を気にせず、品名と部数を入れるだけで仕上がります。

A4一枚に収める｜手書きとPC作成どちらがよいか

送付状はA4一枚に収めるのが基本です。送付状はあくまで「添え状」であり、主役は同封する書類のほう。挨拶を長々と書いたり、複数枚にわたったりすると本末転倒です。時候の挨拶は1行で十分で、無理に膨らませる必要はありません。

作成方法は、ビジネスではPC（ワープロ）作成が一般的です。読みやすく、宛名や部数の修正も簡単で、同じ体裁を使い回せます。手書きが必須という決まりはありません。

時候の挨拶を季節に合わせて書きたい場合や、「時下ますます〜」「貴社ますます〜」の使い分けは別記事で詳しく紹介しています。深く知りたいときに参照してください。

送付状は必要か｜つけるべき場面・省いてよい場面

送付状は法律で義務付けられたものではなく、あくまでビジネスマナーです。つけなくても罰則はありませんが、取引先へ書類を郵送するときは添えるのが常識とされています。書類の枚数チェックや、誰から届いたかの確認に役立つためです。

一方で、持参するとき・事前にメールやチャットで内容を伝えてあるとき・メールに添付して送るときは省いて構いません。対面やメール本文でその場の説明ができるため、別途の送付状は不要になります。迷ったら「郵送なら付ける」と覚えておけば失礼になりません。

封筒の扱い｜朱書きと同封書類の重ね順

封筒には、中身が一目で分かるように「請求書在中」などの朱書きを表面に入れるのがマナーです。位置は、縦書きの和封筒なら宛名の左下、横書きの洋封筒なら右下が一般的。手書きする場合は文字を四角い枠で囲むと丁寧に見えます。

書類を封筒に入れる順番は、送付状を一番上（封を開けて最初に見える位置）に重ねるのが基本です。送付状の下に、記書きに並べた順で書類を重ねると、受け取った相手が一覧と照合しながら確認できます。

A4を三つ折りにするときは、文面を内側にして折るのがマナーです。文字を上にして置き、下3分の1を先に折り上げ、次に上3分の1をかぶせるように折り重ねると、相手が封筒から取り出して開いたときに送付状の書き出しが最初に読める向きになります。宛名や会社名の部分に折り目がかからないよう位置を調整しましょう。

請求書を送るなら、送付状の本文に支払期限や振込先を添えると親切です。請求書そのものの作り方は別記事を参照してください。

コピーして使える汎用テンプレート

季節を問わず使える「時下ますます〜」型の本文です。見積書・契約書・請求書などどの書類にも流用できるので、記書きの品名と部数だけ差し替えて使ってください。

宛名や日付の配置を毎回整えるのが面倒な場合は、項目を入力するだけで送付状を作れるこちらのテンプレートが便利です。記書きの体裁も自動で整います。

あわせて読みたい

契約書・履歴書・返送など場面別の送付状の文例は、宛名を変えるだけで使えるパターンをまとめた記事があります。メールで書類を送る場合の本文の書き方は、別記事を参照してください。

送付状（添え状）

【シーン別】送付状の例文｜契約書・請求書・履歴書などコピペで使える文例集

契約書・請求書・見積書・納品書・履歴書・返送・役所宛てなど、シーン別に送付状の例文を用意。そのまま貼り付けて宛名と書類名を変えるだけで使え、各シーン特有の注意点もあわせて解説します。

記事を読む

送付状（添え状）

書類をメールで送付するときの本文例文｜添付ファイルの送り方とマナー

資料・契約書・各種ファイルをメールで送るときの本文をシーン別の例文で紹介。基本の書類送付、依頼された資料の送付、重要書類の送付、送付後のフォロー、複数宛先、大容量ファイルの共有まで、そのまま使える文面とポイントを解説します。

記事を読む

共通知識

「時下ますます〜」の意味と使い方｜ご清栄・ご清祥・ご繁栄の使い分けと一年中使える時候の挨拶テンプレート

「時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます」の意味と正しい使い方を、一年中使える時候の挨拶テンプレートとセットで完全解説。ご清栄・ご清祥・ご繁栄・ご隆盛・ご健勝・ご多幸の使い分け、請求書送付状・案内状・DMで使える例文、結びの通年表現、避けるべき場面まで、コピーしてそのまま使える形でまとめました。

記事を読む

請求書

請求書の書き方｜インボイス対応の必須項目・端数処理・源泉徴収まで

請求書を発行する側のための実務ガイド。適格請求書（インボイス）の必須6項目、免税事業者の請求書の書き方（登録番号は書かない）、消費税の端数処理、源泉徴収の要否と計算、押印・印紙の扱い、振込手数料の負担、支払期日の決め方、送付前チェックリストまでをまとめました。

記事を読む