送付状の書き方と例文｜ビジネスマナーを押さえた正しい書き方
送付状とは？
送付状（そうふじょう）とは、書類や商品を郵送・FAXする際に同封する挨拶状のことです。「カバーレター」や「添え状」とも呼ばれ、送付物の内容を伝えると同時に、ビジネスマナーとしての礼儀を示す役割があります。
送付状を添付することで、相手に「何が届いたのか」「誰から届いたのか」が一目でわかり、書類の紛失や確認漏れを防ぐ効果もあります。
送付状の基本構成
送付状は以下の要素で構成されます。上から順に記載するのが一般的です。
- 日付 — 送付日を右上に記載
- 宛先 — 会社名・部署名・担当者名を左寄せで記載
- 差出人 — 自社名・部署名・氏名・連絡先を右寄せで記載
- 件名 — 「書類送付のご案内」など簡潔に
- 頭語・挨拶文 — 「拝啓」＋時候の挨拶
- 本文 — 送付の目的と内容
- 記書き — 送付物の一覧（品名・部数）
- 結語 — 「敬具」で締める
送付状の例文（一般的な書類送付）
最も汎用的な送付状の例文です。見積書・契約書・請求書など、あらゆる書類の送付に使えます。
一般的な送付状の挨拶文
拝啓 時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
平素は格別のお引き立てを賜り、厚く御礼申し上げます。
下記の書類をお送りいたしますので、ご査収のほどよろしくお願い申し上げます。
敬具
時候の挨拶は省略して「時下」を使うと、季節を問わず使用できるため便利です。
送付状の例文（請求書送付）
請求書を送付する際は、支払期限や振込先を明記すると親切です。
請求書送付時の本文
拝啓 貴社ますますご盛栄のこととお慶び申し上げます。
平素は格別のご愛顧を賜り、誠にありがとうございます。
下記のとおり請求書をお送りいたしますので、ご確認のうえ、
お支払い手続きを賜りますようお願い申し上げます。
ご不明な点がございましたら、お気軽にお問い合わせください。
敬具
送付状を書く際のポイント
- A4用紙1枚に収めるのが基本。長くなりすぎないよう簡潔にまとめましょう。
- 宛先の敬称は「様」が基本。部署宛の場合は「御中」を使用します。
- 送付物の一覧（記書き）は必ず記載し、部数も明記しましょう。
- FAX送付状の場合は、送信枚数（送付状を含む）を記載しましょう。
- 手書きよりもワープロ作成が一般的ですが、一筆添えると好印象です。
コラム著者・編集者
TEMPLEX編集チーム
TEMPLEX編集チームは、ビジネス文書の作成・管理に精通した実務経験者と技術ライターで構成されています。送付状・請求書・見積書をはじめとする各種ビジネス書類のフォーマットや書き方のノウハウを、わかりやすく丁寧にお届けします。「Office不要で誰でもすぐ使える」をコンセプトに、忙しいビジネスパーソンの書類作成をサポートします。