履歴書をメールで送る例文｜送付メールの件名・本文の書き方

履歴書をメールで送るときの基本ルール

企業から「履歴書をメールで送ってください」と言われたら、指示があったその日のうちに送信するのが理想です。遅くとも翌営業日の午前中まで。対応スピードそのものが「仕事が早い人」という第一印象につながります。

添付ファイルの形式はPDF一択です。WordやExcelのまま送ると、相手の環境によってレイアウトが崩れたり、意図せず編集されたりするリスクがあります。ファイル名は「履歴書_山田太郎.pdf」のように、書類名と氏名を入れると採用担当者が管理しやすくなります。

• 添付形式はPDF。WordやExcelのまま送らない
• ファイル名は「履歴書_氏名.pdf」で統一。複数書類がある場合は「職務経歴書_氏名.pdf」も同様
• ファイルサイズは2MB以内を目安にする。写真の解像度が高すぎる場合は圧縮
• 送信前に添付ファイルを開いて、文字化け・レイアウト崩れがないか最終確認する
• 送信時間は営業時間内（9時〜18時頃）が基本。深夜・早朝の送信は避ける

件名の書き方

件名は「応募書類のご送付／氏名」が基本形です。採用担当者は一日に何十通ものメールを処理しているため、件名を見ただけで「誰から・何の用件か」が分かる書き方が親切です。

件名の例

• 応募書類のご送付／山田太郎
• 【応募】履歴書・職務経歴書のご送付／山田太郎
• ○○職への応募書類送付の件／山田太郎
• ご依頼の応募書類をお送りいたします／山田太郎

企業からのメールに返信する形で送る場合は、件名はRe:のままで構いません。スレッドが維持されるため、採用担当者がやりとりの経緯を追いやすくなります。

履歴書送付メールの例文

本文は宛名→あいさつ→用件→添付ファイルの説明→締め→署名の流れで書きます。長くなりすぎないよう、5〜10行程度を目安にしましょう。

職務経歴書や送付状も一緒に送る場合

企業から「履歴書と職務経歴書を送ってください」と言われた場合は、それぞれ別のPDFファイルとして添付するのが基本です。1つのPDFにまとめてもよいですが、採用担当者が書類を個別に管理することが多いため、分けた方が親切です。

• ファイル名例：「履歴書_山田太郎.pdf」「職務経歴書_山田太郎.pdf」
• 送付状（カバーレター）はメール本文がその役割を果たすため、別途添付する必要はない
• ポートフォリオやその他資料がある場合は、メール本文に添付ファイルの一覧を書いておくと丁寧
• 添付ファイルの合計サイズが5MBを超える場合は、クラウドストレージのリンクを送る方法も検討

パスワード付きZIP（PPAP）は必要？

履歴書を送るとき「パスワード付きZIPで送るべきか」と迷う方がいますが、結論として現在はパスワード付きZIPでの送付は推奨されていません。かつてはセキュリティ対策として一般的でしたが、2020年にデジタル改革担当大臣が内閣府・内閣官房での廃止を表明して以降、NTTデータ・ソフトバンクなど大手企業でもPPAP（パスワード付きZIPファイルをメールで送り、別メールでパスワードを送る方式）の廃止が進んでいます。

廃止の主な理由は、パスワード付きZIPはウイルス対策ソフトが中身をスキャンできないため、マルウェア（Emotetなど）の侵入経路として悪用されるリスクがあるからです。企業によってはパスワード付きZIPを受信拒否に設定しているところもあり、せっかく送った履歴書が届かない可能性すらあります。

個人情報の保護はどうする？

• 企業から「パスワードをかけて送ってください」と指示された場合のみ、指示に従う
• 指示がなければPDFをそのまま添付でOK。メール自体がTLS暗号化で通信される環境が大半
• 心配な場合はPDF自体にパスワードを設定し、パスワードは別メールではなく電話やSMSで伝える
• 大容量ファイルや高セキュリティが求められる場合は、クラウドストレージ（Google Drive、Dropboxなど）で共有リンクを送る方法がベスト

送信前のチェックリスト

履歴書メールのよくある失敗を防ぐため、送信ボタンを押す前に以下を必ず確認してください。一度送ったメールは取り消せません。

1. 宛先（To）のメールアドレスは正しいか？ 予測変換で別の人を選んでいないか
2. 件名に氏名が入っているか？
3. 宛名の会社名は（株）ではなく正式名称か？ 担当者名に誤りはないか
4. 添付ファイルは正しいものか？ 他社向けの書類を間違えて添付していないか
5. 添付ファイルのファイル名は「履歴書_氏名.pdf」になっているか
6. PDFを開いて、文字化け・レイアウト崩れ・写真の表示を確認したか
7. 本文に誤字脱字はないか？ 特に会社名・部署名・担当者名
8. 署名（氏名・電話番号・メールアドレス）が入っているか
9. 深夜・早朝に送ろうとしていないか？ 必要なら予約送信を使う

添付忘れ・再送が必要なときの例文

添付ファイルを付け忘れたり、間違ったファイルを送ってしまった場合は、気づいた時点ですぐにお詫びメールと正しいファイルを送るのが最善です。時間が経つほど印象が悪くなります。

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