送付状（添え状）がいらない場合とは？｜郵送で省略できる限定ケースと判断基準

送付状（添え状）は省略してもよい？

家にプリンターがなかったり、送付状のテンプレートがない時、「送付状はつけなくても良いのでは？」「毎回きちんと送付状（添え状）を用意するのは手間」と感じたことはありませんか。この記事では、郵送でも送付状（添え状）を省略してよい限定ケース、付箋・一筆メモなど簡略版で代替するケース、そして迷ったときの判断早見表までまとめて解説します。

大原則：郵送するなら送付状（添え状）を付ける

紙の書類を郵送する場合、送付状（添え状）は原則として付けます。理由は次の3つです。

1. 届き漏れ防止 — 同封物一覧があれば、受け取った側がすぐに過不足を確認できる
2. 内容の明示 — 何の目的で送られた書類かが一目でわかる
3. 挨拶 — 「いつもお世話になっております」の一言が関係維持につながる

つまり、これら3つの役割が他の手段で満たされているケースに限り、送付状（添え状）を省略できます。

郵送でも送付状（添え状）を省略してよい3つのケース

① 対面で手渡しするとき

そもそも郵送していないケースです。その場で書類の説明と挨拶ができるため、送付状（添え状）は不要です。厳密には「いらない場合」ではなく「郵送していないので概念が当てはまらない」ケースですが、誤解を避けるために明記しておきます。

② 相手から「送付状（添え状）は不要」と指示されたとき

応募要項・取引ルールなどで「送付状（添え状）は不要」と明示されている場合は、その指示に従います。良かれと思って付けると、指示を読んでいない印象を与えることがあります。

③ 継続取引で省略の合意がある／簡略版で代替するとき

長年の取引先で「毎月の請求書に正式な送付状（添え状）はいらない」と合意している場合は、付箋や一筆メモなど簡略版で代替できます。ただし、完全に「何もなし」で書類だけ送るのは避けます（次セクション参照）。

ルーティン送付でも「簡略版」は付ける

毎月の定期請求書・定期納品書など、相手が内容を把握しているルーティン送付でも、「送付物は何か・何枚か・誰からか」を伝える簡略版は必要です。何もなしで書類だけ送ると、届き漏れの確認ができず、受け取った側の作業が増えます。

社内文書でも、紙で送るなら簡略版の送付状（添え状）を付ける

社内便や社内メール便で紙の書類を送るときも、届き漏れ防止のために簡略版の送付状（添え状）を付けるのが基本です。時候の挨拶や複雑な敬語は不要で、「誰から・何を・何枚」が分かればOKです。

同じ部署内で直接手渡しする場合や、書類が1枚のみで内容が自明な場合は省略しても問題ありません。判断基準は「相手が同封物を即座に把握できるか」です。

省略すべきでない（必ず付ける）ケース

次のケースは、関係性に関わらず正式な送付状（添え状）を付けます。

• 履歴書・職務経歴書の送付 — 応募書類には必ず送付状（添え状）を付ける
• 契約書の送付 — 記載内容・返送期限・返送方法を明確にするため必要
• 見積書・提案書の初回送付 — 誠意を示す意味でも付ける
• お詫び・お礼を添える書類 — 送付状（添え状）なしでは意図が伝わらない
• 初めて書類を送る相手 — 挨拶文としての役割が重要
• 役員・責任者など形式を重視する相手

送付状（添え状）を簡単に作るなら TEMPLEX

「送付状（添え状）のテンプレートが手元にない」「Word や Excel を使わずに今すぐ作りたい」というときは、当サイト TEMPLEX が便利です。ブラウザ上でフォームに入力するだけで、印刷・PDF 出力に耐える体裁の送付状（添え状）を無料で作成できます。Microsoft Office やプリンタソフトのインストールは一切不要で、スマートフォンやタブレットからも作成できます。

• フォームに宛先・差出人・同封書類を入れるだけで完成、ログイン不要・完全無料
• Microsoft Word / Excel 不要、スマホ・タブレットからも作成OK
• 印刷はもちろん、PDFとして保存してメール添付にも対応
• 請求書・契約書などの同封用、履歴書の応募用（添え状）など用途別テンプレートを用意
• 差出人情報はブラウザに自動保存されるので、次回以降は再入力不要

▶ 一般ビジネス用： 送付状（添え状）テンプレートを開く

▶ 履歴書の応募用： 履歴書送付状（添え状）テンプレートを開く

迷ったときの判断早見表

1つでも「はい」に該当したら、付ける（または簡略版でも必ず添える）のが無難です。

• 紙の書類を郵送・宅配便・社内便で送るか？
• 相手は社外か？または社内でも役職者・他部署か？
• 初めて書類を送る相手か？
• 契約・請求・応募・お詫び・お礼など重要書類か？
• 同封物が2点以上で一覧化したほうが親切か？
• 過去に送付状（添え状）を付けていた相手か？

参考：メール・FAXで書類を送る場合

メール・FAXで書類を送るときは、そもそも送付状（添え状）という形式は使いません。それぞれ対応する代替物があります。

• メール送付 → メール本文に挨拶・送付物の説明・連絡先を書く（本文が送付状（添え状）を兼ねる）
• FAX送付 → 送信状（送信票）の本文に記載する。枚数（送信状を含む）を必ず明記
• オンラインシステム → システム上の案内欄・備考欄に記載

関連記事

まとめ

• 送付状（添え状）は紙の書類を郵送する際の同封物。メール・FAXには別の代替物があり、そもそも送付状（添え状）という形式ではない
• 郵送するなら原則として付ける
• 省略してよいのは①対面手渡し②相手からの不要指示③継続取引の合意ありで簡略版で代替の3ケース
• 社内文書・ルーティン送付でも「簡略版」は付けるのが基本
• 履歴書・契約書・初回送付・お詫び/お礼は必ず付ける
• 迷ったら付ける