請求書の書き方｜インボイス対応の必須項目・端数処理・源泉徴収まで
インボイス制度で必要な請求書の記載事項
2023年10月のインボイス制度（適格請求書等保存方式）の開始で、請求書に書くべき項目が増えました。あなたが適格請求書発行事業者として登録している場合、適格請求書（インボイス）には次の6項目すべてが必要です。1つでも欠けると、受け取った取引先が消費税の仕入税額控除を受けられなくなり、再発行を求められます。
| 記載事項 | 書き方のポイント |
|---|---|
| ① 発行者の氏名・名称＋登録番号 | 登録番号は「T＋数字13桁」。会社名や屋号のそばに併記する（登録番号を書くのは適格請求書発行事業者だけ） |
| ② 取引年月日 | 商品の引き渡し日・サービス提供日。月締めなら「○月分」でも可 |
| ③ 取引内容（軽減税率対象はその旨） | 8%対象の品目には「※」印を付け、欄外に「※は軽減税率対象」と注記 |
| ④ 税率ごとに区分した合計額＋適用税率 | 10%対象・8%対象に分けて小計を出し、それぞれ「10%」「8%」と明記 |
| ⑤ 税率ごとに区分した消費税額 | 10%分・8%分の消費税額を別々に記載する |
| ⑥ 交付を受ける相手の氏名・名称 | 取引先の正式名称。「（株）」と略さず「株式会社」と書く |
最大のポイントは①の登録番号「T＋13桁」です。法人は「T＋法人番号（13桁）」がそのまま登録番号になり、個人事業主は法人番号とは無関係の13桁が割り当てられます。番号がわからない・取引先の番号が正しいか確かめたいときの調べ方は、別の記事で手順を整理しています。
インボイスの登録番号（適格事業者番号）がわからないときの調べ方・確認方法
取引先の登録番号が正しいか確認したい／自分のインボイス登録番号を忘れた、という人向けに、国税庁の公表サイトでの検索方法、登録通知書やe-Taxでの確認、法人番号からの調べ方、番号の照合手順、検索できない条件までを公式情報にもとづいてまとめました。
記事を読む登録していない（免税事業者の）場合は、登録番号を書いてはいけません。次のセクションで、免税事業者の請求書の書き方をまとめています。
あなたが免税事業者の場合
売上1,000万円以下などでインボイス登録をしていない免税事業者は、上の6項目をそろえる必要はありません。免税事業者は適格請求書（インボイス）を発行できず、登録番号（T＋13桁）も持たないので書きません（書けません）。請求書は、インボイス制度の前から使われている区分記載請求書と同じ様式で問題ありません。具体的には、①発行者名②取引年月日③取引内容（軽減税率対象はその旨）④税率ごとに区分した税込合計額⑤相手の名称、を書けば十分です。
持っていない登録番号や、適格請求書と誤認させる記載をするのは禁止されています。他人の番号やT＋13桁に似せた英数字を自分の「登録番号」として書くと、消費税法57条の5に違反し、1年以下の拘禁刑または50万円以下の罰金の対象になります（消費税法65条）。番号がないなら、何も書かないのが正解です。
迷いやすいのが「消費税を請求していいのか」です。免税事業者が、仕入れで負担した消費税相当額を取引価格に上乗せして請求すること自体は、適正な転嫁として問題ありません（国税庁インボイス制度に関するQ&A 問26-2）。請求書に内税として「税込○○円」と書くのも、税抜＋消費税相当額の形で書くのも自由です。ただし、適格請求書と誤解させない範囲にとどめます。
買い手（取引先）の側では、免税事業者からの仕入れは原則として仕入税額控除ができません。ただし経過措置があり、当面は一定割合まで控除できます。控除できる割合は、次のように段階的に下がっていきます。
| 期間 | 買い手が控除できる割合 |
|---|---|
| 2023年10月1日〜2026年9月30日 | 80% |
| 2026年10月1日〜2028年9月30日 | 70% |
| 2028年10月1日〜2030年9月30日 | 50% |
| 2030年10月1日〜2031年9月30日 | 30% |
| 2031年10月1日以降 | 控除できない（0%） |
今は経過措置の最初の「80%控除」の期間にあたるため、買い手側の負担増もまだ限定的です。取引先が控除を受けるには帳簿に「経過措置の対象」とわかる記載が必要ですが、あなたの請求書の様式自体は通常どおりで構いません。なお、この控除割合のスケジュールは令和8年度の税制改正で見直されたものです（国税庁 令和8年度税制改正特集）。
登録するかどうかは任意の事業判断です。取引先が課税事業者中心（BtoB）でインボイスを求められるなら登録を検討、相手が一般消費者中心（BtoC）なら登録しない選択も十分あり得ます。なお、登録して課税事業者になった人向けには、納付税額を売上にかかる消費税の2割に抑えられる2割特例（令和5年10月1日〜令和8年9月30日を含む各課税期間が対象）という負担軽減措置もあります（個人事業者の令和9・10年分には、後継の3割特例も令和8年度改正で新設）。自分の番号や取引先の番号を確認したいときは、こちらの記事が参考になります。
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記事を読む各項目の具体的な書き方
必須6項目に加えて、実務では請求書番号・件名・小計・合計・支払先・支払期日を入れて1枚の請求書を完成させます。それぞれの書き方を順に押さえましょう。
請求書番号は重複・欠番のない通し番号で管理します。「2026-0001」のように年＋連番にすると、後から問い合わせがあったときに特定しやすくなります。発行日は実際に請求書を作成・発送する日を書き、相手の締め日（月末締めなら月末日）に合わせるのが一般的です。
宛名は相手の正式名称で、会社宛なら「御中」、担当者個人宛なら「様」を付けます。「○○株式会社 御中」と「○○株式会社 経理部 田中様」のように、御中と様を重ねないよう注意してください。明細欄は「品目／数量／単価／金額」を1行ずつ書き、税率が混在する場合は軽減税率（8%）の行に印を付けて区別します。
| 品名 | 数量 | 単価（円） | 金額（円） | 税率 |
|---|---|---|---|---|
| コンサルティング料 | 1 | 200,000 | 200,000 | 10% |
| 書籍（※） | 10 | 1,500 | 15,000 | 8% |
| 税率区分 | 小計（税抜） | 消費税額 |
|---|---|---|
| 10%対象 | 200,000円 | 20,000円 |
| 8%対象（軽減税率） | 15,000円 | 1,200円 |
振込先は銀行名・支店名・口座種別・口座番号・口座名義（カナ）をすべて記載します。1つでも欠けると相手が振り込めず、入金が遅れる原因になります。口座名義は通帳どおりのカナで書きましょう。
口座名義の「カ）」は銀行で使う株式会社の略称で、有限会社は「ユ）」を使います。略称を付ける位置は会社名の前後で変わり、前株なら「カ）○○」、後株なら「○○（カ」と書きます。通帳に印字されたカナ名義をそのまま写すのが確実です。
消費税の端数処理ルール
消費税の計算で1円未満の端数が出たときの処理は、インボイス制度で明確なルールが定められました。端数処理は1つの請求書につき、税率ごとに1回だけ行います。切り捨て・切り上げ・四捨五入のどれを採用するかは自由ですが、税率ごとに1回という回数は固定です。
やってはいけないのは、明細の1行ごとに消費税を計算して端数処理し、その合計を消費税額として記載する方法です。これはインボイス制度では認められていません。まず税率ごとに対価を合計し、その合計額に税率を掛けてから1回だけ端数処理します。
| 方法 | 計算の流れ | 可否 |
|---|---|---|
| 正しい | 10%対象を全部合計 → ×10% → 端数処理（1回） | ○ |
| 誤り | 明細行ごとに×10%して端数処理 → それを足し合わせる | × 認められない |
市販の請求書ソフトや会計サービスを使えば、このルールは自動で守られます。Excelやスプレッドシートで手作りしている場合だけ、行ごとに税額を計算していないか確認しましょう。1円のズレでも、受け取った相手が記帳時に違和感を覚えることがあります。
源泉徴収の要否と計算（対象になる報酬か）
フリーランスや個人事業主が請求書を作るとき、つまずきやすいのが源泉徴収です。源泉徴収するのは支払う側（取引先）であり、報酬を請求するあなた自身が天引きするわけではありません。ただし、相手が計算しやすいように、源泉徴収の対象になる報酬では請求書に税額を分けて書いておくと処理がスムーズになります（記載自体は義務ではなく任意です）。
源泉徴収の対象になるのは、原稿料・デザイン料・講演料・翻訳料、弁護士や税理士など士業への報酬など、所得税法で定められた一定の報酬・料金です。Webサイト制作やコンサルティングなど、これに当てはまらない業務委託は対象外のことも多く、業務の中身で判断します。たとえば撮影料は「雑誌・広告など印刷物に掲載するための写真の報酬」だけが対象で、WebやSNS掲載用・一般的な出張撮影は対象外です（所得税法施行令320条）。なお、源泉徴収の対象になるのは個人（個人事業主）への支払いで、請求するあなた自身が法人なら、原則として源泉徴収の対象外です。
税率は支払金額の10.21%（所得税10%＋復興特別所得税0.21%）。同一人への1回の支払いが100万円を超える場合は、超えた部分だけ20.42%になります。
| 報酬額（1回） | 源泉徴収税額の計算 | 天引き額 |
|---|---|---|
| 50,000円 | 50,000 × 10.21% | 5,105円 |
| 200,000円 | 200,000 × 10.21% | 20,420円 |
| 1,500,000円 | 1,000,000 × 10.21% ＋ 500,000 × 20.42% | 204,200円 |
源泉徴収の対象になる報酬を請求するときは、「報酬額」「消費税」「源泉徴収税額（マイナス）」「差引請求額」の順に書くと、相手が振り込む金額が一目でわかります。消費税が明確に区分されていれば、源泉徴収税額は税抜きの報酬額をもとに計算できます。
| 項目 | 金額 |
|---|---|
| 報酬額（税抜） | 200,000円 |
| 消費税（10%） | 20,000円 |
| 小計 | 220,000円 |
| 源泉徴収税額 | △20,420円 |
| ご請求金額 | 199,580円 |
押印・収入印紙は必要か
請求書への押印は法律上は不要です。印鑑がなくても請求書としての効力は変わりません。それでも日本の商慣習では、社名の横に角印（会社印）を押すことが多いのが実情です。改ざん防止や「正式に発行した書類です」という体裁を整える意味があり、取引先によっては押印を求められることもあります。PDFで送る場合は電子印鑑を画像として配置すれば十分です。
収入印紙については、請求書には収入印紙は不要です。印紙税の対象になるのは印紙税法で定められた20種類の課税文書だけで、請求書はそこに含まれません。請求書はあくまで「代金を請求する通知」であって、金銭の受取書（領収書）ではないため、金額が5万円以上でも印紙はいりません。
例外は「請求書兼領収書」のように、請求と同時に代金の受領も証明する書類です。請求書に「代済」「相済」などと記して代金を受け取ったことを示すと、領収書（第17号文書）扱いになり、5万円以上で収入印紙が必要になります。ただし電子データ（PDF送付など）で発行した場合は、領収書を兼ねていても印紙は不要です。
振込手数料の負担と支払期日の決め方
振込手数料をどちらが負担するかは、トラブルになりやすいポイントです。法律上は、民法485条により、原則として支払う側（債務者）が負担します。振込手数料は代金を支払うために必要な「弁済の費用」にあたるためです。
ただし、これは当事者間の取り決め（特約）があればそちらが優先されます。何も決めずにいると「振り込んだら手数料が引かれて入金額が足りない」という事態になりがちなので、請求書の備考欄に負担先を明記しておくのが実務の定番です。受け取る側（あなた）が負担をお願いする場合は、角の立たない言い回しにしましょう。
支払期日は、契約や見積もりの段階で取り決めた条件に従います。決まりがない場合は「月末締め・翌月末払い」が日本のビジネスで最も一般的です。請求書には必ず具体的な日付（「2026年7月31日」）で書き、「○日以内」のような曖昧な表現は避けます。期日が金融機関の休業日にあたる場合は、前営業日か翌営業日のどちらにするかも決めておくと安心です。
支払遅延に備えるなら、備考欄に遅延損害金の取り決めを書いておく方法もあります。約定がなければ法定利率（2020年4月以降は年3%、3年ごとに見直され2029年3月まで年3%）が適用されます。年14.6%などの高い率を書くなら、事前に契約で合意しておくのが前提です。実際の入金催促の進め方は専用の記事にまとめています。
請求書の送付方法（郵送・メール）
請求書の送り方は郵送とメール（PDF添付）の2通りが主流です。どちらでも法的な効力は同じですが、取引先の経理ルールに合わせるのが基本です。電子帳簿保存法への対応もあり、近年はメール送付が増えています。
| 方法 | 向いているケース | 注意点 |
|---|---|---|
| 郵送 | 押印原本が必要・相手が紙で管理している | 封筒に「請求書在中」と朱書き。送付状を同封する |
| メール（PDF） | スピード重視・電子保存に対応している相手 | 件名に請求書番号と社名を入れ、本文に内容を明記 |
郵送の場合は、請求書だけを送らず送付状（カバーレター）を一緒に同封するのがマナーです。送付状の書き方や定型句はこちらの記事を参考にしてください。毎月送る請求書には「時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます」のように季節を問わない挨拶が便利です。
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記事を読むメールで送る場合は、本文に「何の請求書か」「金額」「支払期日」を書いておくと、相手がすぐ処理に回せます。件名・本文の具体的な文例や、PDF添付の注意点は別記事にまとめました。
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請求書は1か所のミスで再発行や入金遅れにつながります。特に多いのが次の5つです。送付前に一通り目を通すだけで防げるものばかりなので、意識しておきましょう。
| よくあるミス | 正しい対応 |
|---|---|
| 登録番号の桁不足・記載漏れ | 「T＋13桁」になっているか。免税事業者は番号を書かない |
| 明細行ごとに端数処理している | 税率ごとに合計してから1回だけ端数処理する |
| 宛名を「（株）」と略している | 「株式会社」と正式名称で。御中と様を重ねない |
| 支払期日・振込手数料の負担が未記載 | 具体的な日付と負担先を必ず明記する |
| 請求書番号の重複・欠番 | 通し番号で管理し、控えを保管しておく |
請求後に値引き・返品・返金が発生したときも見落としがちです。あなたが適格請求書発行事業者なら、売上に係る対価の返還等（値引き・返品・割戻し）には適格返還請求書（返還インボイス）の交付義務があります。ただし、返還する金額が税込1万円未満なら交付は不要という特例があり、売手が負担した振込手数料を対価の返還として処理する場合などはこの特例で省けます。
なお、同じ取引で請求書と領収書を両方発行する必要があるかは迷いやすいところです。インボイス制度では適格な書類が1種類あれば足りるのが原則で、両方を出すケースと出さないケースの違いは別の記事で整理しています。
請求書と領収書は両方必要？｜役割の違いと二重発行・経費精算の扱い
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記事を読む送付前の最終チェック
発送ボタンを押す前、または封をする前に、基本情報・金額・支払条件・インボイス対応の4つの観点でひと通り確認しましょう。特に金額の検算（小計＋消費税＝合計）と、振込先口座の桁の確認は、入金トラブルを防ぐうえで欠かせません。下のリストをそのままコピーして使えます。
ここまでの項目を満たす請求書は、TEMPLEXの請求書テンプレートを使えばフォームに入力するだけで作成できます。登録番号や税率ごとの区分、振込先まで整ったレイアウトでPDF出力できるので、書式づくりに悩む手間がありません。テンプレートはこちらから使えます。
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