FAX送付状の書き方と例文｜ビジネスマナーを押さえた正しい書き方

FAX送付状とは？いま必要な理由

FAX送付状とは、FAXで書類を送る際に1枚目に添付するカバーシートのことです。「FAX送り状」「FAX表紙」とも呼ばれ、送信先・送信元・送信枚数・用件を一目で伝える役割があります。

メールが主流の現在でも、医療・建設・金融・官公庁などの業界ではFAXが日常的に使われています。FAX送付状を正しく書くことで、受信側が「誰から・何枚・何の書類が届いたか」をすぐに把握でき、紛失や取り違えを防げます。

FAX送付状の基本構成と必須項目

FAX送付状には以下の項目を記載します。上から順に配置するのが一般的です。

1. 送信先 — 会社名・部署名・担当者名（敬称を付ける）
2. 送信元 — 自社名・部署名・氏名・電話番号・FAX番号
3. 送信日 — FAXを送る日付
4. 件名 — 「○○資料のご送付」など簡潔に
5. 送信枚数 — 本状（送付状自体）を含む合計枚数
6. 本文 — 挨拶＋送付の目的＋補足事項
7. 記書き（任意） — 送付物の一覧（品名・部数）

宛名の書き方と敬称のルール

FAX送付状の宛名は、郵送の送付状と同じルールで記載します。よくある間違いを避けるため、以下のポイントを押さえましょう。

• 会社・部署宛て → 「○○株式会社 ○○部 御中」
• 個人宛て → 「○○株式会社 ○○部 ○○様」
• 「御中」と「様」は併用しない（「○○部御中 ○○様」は誤り）
• 役職を付ける場合 → 「○○部 部長 ○○様」（役職＋氏名＋様）
• 担当者不明の場合 → 「ご担当者様」でOK

FAX送付状の例文（シンプル版）

もっとも基本的なFAX送付状の例文です。取引先への日常的な書類送付にそのまま使えます。

FAX送付状の例文（丁寧版・初回取引先向け）

初めてのお取引先や、より丁寧な印象を与えたい場合はこちらの例文を使いましょう。時候の挨拶を入れた正式なスタイルです。

FAX送付状の例文（至急・親展の場合）

急ぎの書類や、本人以外に見られたくない書類を送る場合は、件名の近くに「至急」「親展」と明記します。

• 「至急」は件名とFAX送付状のタイトル両方に付ける
• 「親展」は「本人以外開封不可」の意味。FAXの場合は共有機で他者の目に触れるため、重要書類のFAX送付自体を避けるべき場合もある
• 至急FAXを送った場合は、電話でも一報を入れるのがマナー

FAX送付状のビジネスマナー5つのポイント

1. 送信枚数は必ず明記する — 受信側が枚数を確認し、通信エラーに気づける最も重要な項目
2. FAX番号は正確に記載する — 誤送信は情報漏洩の原因。送信前にダブルチェック
3. 文字は大きめに — FAXは解像度が落ちるため、本文は11〜12pt以上を推奨
4. 写真や濃い背景色は避ける — FAXではつぶれて読めなくなる。モノクロでも読めるデザインに
5. 送信後は電話で到着確認 — 重要書類の場合は「FAXをお送りしましたのでご確認ください」と一報

FAX送付状と郵送の送付状の違い

FAX送付状と郵送の送付状はどちらも「カバーシート」ですが、記載項目に違いがあります。

• FAX送付状にはFAX番号と送信枚数を記載する（郵送では不要）
• 郵送の送付状には住所を記載する（FAXでは不要）
• FAX送付状はA4横書き1枚に収めるのが基本（郵送は複数ページでもOK）
• FAXは解像度が低いため、装飾を控えめにする