発注書の保管期間｜法人7年・個人5年・下請法（取適法）2年と電子帳簿保存法

2026年6月24日

発注書の保管期間は何年？まず結論

発注書（注文書）は、税法上の取引書類として、法人は原則7年・個人事業主は原則5年の保管が必要です。受け取った発注書も、自社が出した控えも、残す年数は基本的に同じです。下の表が結論で、迷ったら法人7年（赤字の年は10年）、個人事業主は5年（消費税の課税事業者は7年）を目安にすれば、どの法令の要件もカバーできます。

区分	保管期間	根拠
法人（原則）	7年	法人税法
法人（欠損金＝赤字が生じた事業年度）	10年（平成30年4月1日前に開始した事業年度は9年）	法人税法
個人事業主（取引書類）	5年（青色・白色とも）	所得税法
消費税の課税事業者	7年	消費税法
取適法（旧下請法）の取引記録	2年	中小受託取引適正化法第7条

発注書の保管期間。税法の起算点は確定申告書の提出期限の翌日。取適法の2年は「発注書そのもの」ではなく取引記録の保存義務（後述）

発注書だけの単独ルールがあるわけではありません。発注書は、請求書や領収書と同じく「取引に関して受領・作成した書類」の一つとして税法の保存対象に入ります。だから保管期間も、発注書専用の年数ではなく、取引書類に共通の年数で決まります。取適法（旧下請法）の2年だけは性質が違うので、混同しないよう後半で切り分けます。

発注側・受注側のどちらも保管が必要

発注書を出した側（発注者）も、受け取った側（受注者）も、保管が必要です。「相手に渡す書類だから発注側は控えを残さなくてよい」と考えるのは誤りです。受注者にとって受け取った発注書は売上の裏づけになり、発注者にとって控えは仕入れ・経費を裏づける証憑（しょうひょう）になります。立場が違っても、取引書類として保存対象になる点は変わりません。

発注する側に、控えを作ること自体は義務づけられていません。それでも控えを残すのが実務の鉄則で、作成した控えは取引書類として保存対象になります。あとから数量や金額を問い合わせたいとき、請求書・納品書と突き合わせたいとき、税務調査で発注内容を説明するときに、控えがあって困ることはまずありません。帳簿に記帳した内容や取引が実際にあったことを裏づける社内資料にもなり、消費税の仕入税額控除を受ける際の説明や整合性の確認にも役立ちます。ただし、インボイス制度で仕入税額控除に必要なのは「帳簿」と、売り手が交付する「請求書等」（適格請求書・適格簡易請求書のほか、売り手の確認を受けた仕入明細書など）の保存です。発注書は買い手が作る書類なのでこの請求書等そのものには当たらず、あくまで取引の裏づけとして機能する点に注意してください（出典：国税庁タックスアンサー No.6496 仕入税額控除をするための帳簿及び請求書等の保存）。保管年数は受け取った発注書と同じく、法人は原則7年、個人事業主は原則5年です。

PDF・メールで発注書を送ったときも同じです。送った発注書のデータを、発注側が控えとして電子のまま残す必要があります。紙に印刷した控えだけを残してデータを消すのは、後述の電子帳簿保存法の観点で認められません。

税法上の保管期間 ── 法人7年・個人5年が基本

法人税法では、帳簿と取引に関して受領・作成した書類を7年間保存することが義務づけられています（国税庁 No.5930）。国税庁の例示にも「注文書、契約書、領収書など」が挙げられており、発注書（注文書）はこの保存対象に含まれます。受け取った発注書も、自社が出した控えも7年保存の対象です。

保管期間が延びるのは、欠損金（赤字）が生じた事業年度です。青色申告書を提出した事業年度で欠損金額が生じた事業年度は、保存期間が10年間になります（平成30年4月1日前に開始した事業年度は9年）。赤字を将来に繰り越して控除するため、その年の帳簿書類を長めに残す必要があるからです。

個人事業主の場合、受け取った発注書・請求書・見積書などの書類は5年間の保存が原則です。これは青色申告・白色申告のどちらでも変わりません。一方、売上や仕入れを記録した帳簿は、青色申告で7年、白色申告で5年の保存が必要で、書類と帳簿で年数が分かれる点が見落とされがちです。なお消費税の課税事業者になると、受け取った発注書も所得税の5年ではなく消費税法の7年が適用されます。インボイス登録をしていなくても、基準期間（個人は前々年）の課税売上高が1,000万円を超えれば課税事業者となり7年保存です（出典：国税庁タックスアンサー No.6501 納税義務の免除）。インボイス制度をきっかけに適格請求書発行事業者として登録した個人事業主も課税事業者になるので、いずれにしても書類は7年保存と覚えておくのが安全です。

起算日は「発注書を受け取った日」ではありません。税法上の保存期間は、その事業年度（個人はその年分）の確定申告書の提出期限の翌日から数えます。たとえば3月決算の法人なら申告期限は原則5月31日なので、その翌日（6月1日）が起算日です。個人事業主は申告期限が原則翌年3月15日なので、その翌日（3月16日）が起算日になります。発注書の日付から数えるのではない点に注意してください。

下請法（取適法）の保存義務は税法とは別物

発注書まわりで混乱しやすいのが、下請法から改称された取適法（中小受託取引適正化法）の保存義務です。下請法（下請代金支払遅延等防止法）は2026年（令和8年）1月1日に「中小受託取引適正化法」（通称：取適法）へと改称・施行され、親事業者は委託事業者、下請事業者は中小受託事業者へと呼び方も変わりました（出典：公正取引委員会中小受託取引適正化法（取適法）関係）。この改称で条文番号がずれているため、新旧を並べて整理します。

取適法が委託事業者に課す義務は、性質の違う2つです。発注時に取引条件を明示して交付する「4条書面（旧3条書面）」の交付義務と、取引の経過を記録して残す「7条書類（旧5条書類）」の作成・保存義務に分かれます。このうち2年保存の対象になるのは後者の7条書類（取引記録）であって、発注書そのもの（4条書面）の保存年数を定めた規定ではありません（出典：公正取引委員会委託事業者の義務）。

区分	新（取適法）	旧（下請法）	中身と保存
発注内容の明示・交付	第4条書面	第3条書面	発注時に取引条件を明示して交付する義務。取適法上、保存年数の定めはない
取引記録の作成・保存	第7条書類	第5条書類	給付の受領日・検査結果・代金の支払などを記録した書類。2年間の保存義務

取適法（旧下請法）の2つの義務。条文番号は2026年1月の改称でずれている

7条書類（取引記録）の2年は、記載をすべて終えた日から起算します。違反して取引記録を作らない・虚偽の記録を作った場合は、公正取引委員会の勧告や50万円以下の罰金の対象になります。なお、これらの義務は委託事業者と中小受託事業者の資本金区分や従業員数区分などを満たす取引にだけ適用されるもので、すべての発注に課されるわけではありません。

「取適法の2年だけ守ればよい」は誤りです。取適法の取引記録が2年でも、発注書という取引書類には税法上の保存義務（法人7年・個人5年、課税事業者7年）が別途かかります。取適法の2年は取引記録の最低保存期間にすぎず、より長い保存を求める税法が別にある以上、短いほうの2年で判断するのは危険です。結局、発注書は税法の年数（実務上は7年）まで残しておくのが安全です。

会社法の10年は発注書1枚そのものの話ではない

「会社法で10年では？」という疑問もよく出ますが、これは発注書1枚そのものの保存年数ではありません。会社法432条2項が10年保存を求めているのは「会計帳簿及びその事業に関する重要な資料」で、総勘定元帳や計算書類などが中心です。通常の発注書は、税法のルール（原則7年・赤字の年は10年）で考えれば足ります。結果として法人が書類一式を一律10年で運用しても問題はありませんが、発注書の最低ラインは7年と理解しておけば判断に迷いません。会社法10年の論点は、契約書や帳簿を主役にした書類でより重く効いてきます。

PDF・メールでやり取りした発注書は電子データのまま保存

2024年（令和6年）1月から、電子帳簿保存法の電子取引データ保存が完全義務化されました。メール添付のPDFやシステム上で授受した発注書など、電子データで受け取った発注書は、紙に印刷して保存する方法が原則として認められません。受け取ったデータのまま保存する必要があります。PDFの発注書をメールで送った発注側も同じで、送ったデータを電子のまま控えとして残します（紙の控えだけ残すのは不可）。

電子取引データの保存では、次の3点を満たすことが求められます。

改ざん防止措置 ── タイムスタンプの付与、訂正・削除の履歴が残るシステムの利用、または「正当な理由がない訂正・削除の禁止」を定めた事務処理規程の備え付けのいずれか
検索機能の確保 ── 日付・金額・取引先で検索できる状態にしておく
見読可能性 ── ディスプレイやプリンタで速やかに画面・書面に出力できる

検索機能には緩和措置があります。基準期間（おおむね2年前）の売上高が5,000万円以下の事業者などは、税務職員からのデータのダウンロードの求めに応じられれば、検索要件を満たさなくても構いません。小規模な事業者・個人事業主であれば、まずはデータを消さずに残し、求めに応じて提出できる状態にしておくことが最優先です。

改ざん防止や検索の要件まで整えられない場合は、すべての事業者を対象にした「猶予措置」があります。システム整備が間に合わないなどの相当の理由があり、税務調査の際に①電子データのダウンロードの求めに応じられ、②そのデータを印刷した書面を提示・提出できるようにしていれば、改ざん防止措置や検索要件を満たしていなくても、電子データをそのまま保存しておけば差し支えありません。令和6年1月以降のこの猶予措置は、所轄税務署長への事前申請等が不要です。売上規模を問わず使えますが、紙だけ残してデータを消すのはNGである点は変わりません。なお猶予措置はあくまで保存時の要件を緩めるもので、保存しておく年数（法人7年・個人原則5年）は法人税法・所得税法どおりで短くはなりません（出典：国税庁電子帳簿保存法一問一答【電子取引関係】）。

ファイル名を「日付_取引先名_金額」の形式でそろえておくと探しやすくなります。例：20260624_〇〇商事_66000。発注番号を加えて年度・取引先でフォルダを分けておけば、発注書・注文請書・納品書・請求書を同じ番号でまとめて検索でき、税務調査で該当書類をすぐ示せます。なお、紙で受け取った発注書をスキャナ保存する場合は別途要件（解像度や入力期間など）があり、電子取引データの保存とはルールが分かれます。

よくある質問

発注書の控え（発注側）も同じ年数保管する？

控えを作る義務まではありませんが、作成すれば保存対象になります。発注した側が控えを残した場合、それは取引書類として、受け取った発注書と同じ年数（法人7年・個人事業主5年、課税事業者7年）の保存対象になります。実務では金額照会や請求書との突き合わせのために、控えも同じ年数残しておくのが安全です。

下請法（取適法）の2年さえ守れば発注書は捨ててよい？

いいえ。税法の保存義務が別途かかります。取適法で2年保存とされているのは取引記録（7条書類・旧5条書類）で、発注書という取引書類には法人7年・個人5年（課税事業者7年）の税法上の保存義務が残ります。短いほうの2年だけで判断すると、税法上はまだ保存義務がある書類を早く廃棄してしまうおそれがあります。

保管期間は発注書に書かれた日付から数える？

いいえ。確定申告書の提出期限の翌日から数えます。法人なら事業年度の申告期限の翌日、個人事業主なら翌年3月16日が起算日です。発注書の日付を基準にすると、まだ保存義務がある書類を早く廃棄してしまうおそれがあります。

メールでPDFをもらった発注書を印刷して紙で保管してもいい？

原則として認められません。2024年1月以降、電子取引データは電子データのまま保存する必要があります。印刷した紙だけを残してPDFを削除するのはNGです。受け取ったPDFは、改ざん防止措置・検索機能・見読可能性を満たした状態で保存してください。

個人事業主で消費税を払っていない場合は5年でいい？

免税事業者で、インボイス登録もしていなければ、受け取った発注書は5年保存が原則です。ただし、インボイス登録をしていなくても基準期間（前々年）の課税売上高が1,000万円を超える年は課税事業者となり、書類は7年保存に変わります。インボイス制度をきっかけに適格請求書発行事業者として登録した場合も課税事業者です。自分が課税事業者かどうかが分岐点になります。

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