領収書をなくした場合｜経費で落とせる？再発行の依頼文例と探し方
領収書をなくしても経費で落とせる ── まず結論
受け取ったはずの領収書やレシートが見当たらない。経費で落とせるのか不安で、この記事にたどり着いた方に向けて、まず結論からお伝えします。
結論として、支払いの事実を客観的に証明できれば、領収書を紛失しても経費で落とせます。所得税法・法人税法は、経費計上の絶対条件として「領収書の現物保存」を定めているわけではありません。問われるのは「いつ・誰に・いくら・何のために支払ったか」を合理的に説明できるかであり、領収書をなくしただけで経費が否認されることはありません。
やることは大きく2つです。(1) 発行元に再発行を依頼する、それが難しければ (2) 支払いを裏づける別の資料（カード明細・注文履歴など）を探す。この記事では、まず使える再発行の依頼文例と、紛失前に発行されたデータの探し方を順にまとめます。
この記事は「一度受け取った領収書・レシートを紛失した」ケースを扱います。そもそも当日もらい忘れて手元に一度も来ていない場合は、再発行ではなく「初回発行（未発行分の後日発行）」になり、依頼の通り方や相手の義務が変わります。違いは後半で解説します。
会社員の方は注意が必要です。ここでの「経費で落とせる」は税法上の取り扱いの話で、勤務先の経理規程では領収書の原本がないと精算できない、と定められている場合があります。立替経費を精算するなら、まずは経理担当者に「領収書を紛失したがどう対応すべきか」を相談してから進めると、後のやり取りがスムーズです。
まず発行元に再発行を依頼する（依頼する側の手順）
最初の選択肢は、支払先に領収書の再発行を依頼することです。再発行に法的な義務はありません。民法486条は「弁済をする者は、弁済と引換えに、弁済を受領する者に対して受取証書の交付を請求することができる」と定めていますが、これは支払い時の初回交付に関する規定で、紛失後の再発行までは対象にしていません。それでも、商慣習として応じてもらえることが多いので、まずは丁寧に依頼してみる価値があります。
再発行は相手の善意による対応です。依頼するときは、紛失のお詫び・取引を特定できる情報（取引日／金額／内容）・希望する宛名と但し書き・送付方法をセットで伝えると、相手が売上記録を照合しやすく、対応がスムーズになります。
電話で依頼する場合のトーク例
メールで依頼する場合の例文
依頼のコツは、紛失した事実を正直に伝え、取引日・金額・内容を明記することです。相手が台帳を照合しやすくなり、対応が早くなります。最初から「PDFで構いません」と添えると相手の手間が減り、応じてもらいやすくなります。
再発行された領収書には「再発行」と明記されたり、二重発行防止のために断られたりすることがあります。発行する側のルール・手順や二重発行を防ぐ管理方法は、発行者向けの記事にまとめています。依頼しても応じてもらえない背景を知りたいときの参考にしてください。
領収書の再発行｜発行者の義務・正しい手順・二重発行の防ぎ方
取引先から領収書の再発行を求められた発行者向けに、再発行義務の有無を民法486条の解釈とともに解説。「再発行」明記・旧領収書の回収・台帳記録による二重発行の防止、収入印紙の扱い、修正インボイス（消費税法57条の4第4項）との違いまで実務に即してまとめました。
記事を読むレシートをなくした場合は再発行できないことが多い
なくしたのがレジ発行のレシートの場合は注意が必要です。レシートは原則として再発行できません。レジでその場限りで発行される仕組みのため、後から同じものを出し直してもらえないことがほとんどです。「領収書」として手書きで改めて発行してくれる店もありますが、対応するかどうかは店舗の判断によります。
ただし、レシートが再発行できなくても経費をあきらめる必要はありません。クレジットカード払いやネット注文であれば、支払いを裏づけるデータが別に残っているからです。次の「データの探し方」に進んでください。
感熱紙のレシートは時間が経つと印字が薄れて消えることがあります。今あるレシートは、受け取ったらスマホで撮影またはコピーを取って保管すると、紛失や印字消えのリスクを下げられます。
紛失前に発行されたデータを探す
再発行が難しくても、支払った時点で別の場所に証拠が残っていることが多いです。現物の領収書を探すと同時に、次のような「すでに発行済みのデータ」を確認してください。
- クレジットカードの利用明細 ── カード会社のWeb明細やアプリで、日付・金額・利用先を確認・印刷できる
- ネット通販の注文履歴 ── Amazon・楽天などは注文履歴から「領収書／購入明細書」を表示・ダウンロードできる
- メールの検索 ── 「領収書」「ご注文」「決済完了」などで受信トレイを検索すると、PDFやWeb領収書のリンクが見つかることがある
- 電子領収書のダウンロード履歴 ── サブスクやSaaSは管理画面・マイページから過去分の領収書を再ダウンロードできる
- 経費精算アプリ・家計簿アプリ ── 撮影して登録済みなら、アプリ内に画像データが残っている
- 銀行の取引履歴・通帳 ── 振込や口座引き落としなら、ネットバンキングの取引履歴や通帳記帳で支払いを確認できる
これらは領収書の代わりに支払いを証明する有力な資料になります。明細だけでは取引内容（但し書きに相当する情報）が分からないこともあるため、注文確認メールや納品書と組み合わせて保管すると確実です。
ただし、カード会社が発行する利用明細は、消費税の仕入税額控除（インボイス）の要件は満たしません。法人税・所得税の経費の証拠としては有力ですが、消費税の控除には別途インボイス（適格請求書）が必要です。詳しくは後述の「消費税（仕入税額控除）」をご覧ください。
メールやWebでダウンロードしたPDFの領収書・請求書など、電子データでやり取りした書類は、2024年1月以降、電子データのまま保存することが義務づけられています（電子帳簿保存法の電子取引データ保存）。紙に印刷しただけの保存は原則認められないため、ファイル名に「日付・取引先・金額」を含めて（例：20260530_株式会社○○_11000）保存しておきましょう。
現金払いで証拠が一切ない場合の代替手段
現金で支払い、レシートも明細も残っていない ── このときは出金伝票を自分で起票して経費計上する方法があります。日付・支払先・金額・摘要（内容）を記入すれば、支払いの記録として使えます。自分で作成する書類のため証拠力は領収書より劣るので、メモや関連資料を一緒に残して補強するのがポイントです。
出金伝票の具体的な記入例や、自販機・交通費・割り勘・慶弔費などケース別に何で代用するかは、別記事に詳しくまとめています。自分の支払い方法に合った代替手段を選ぶときは、こちらを参照してください。
「領収書を出せない」と言われたら｜もらえない場合の代替手段と対処法
「領収書を出せない」と言われたときの対処法を解説。民法486条の発行義務、クレカ・振込・自販機など断られるケース別の代替証憑、出金伝票の書き方、交渉トーク例、経費精算チェックリストまで。
記事を読む消費税（仕入税額控除）は別問題 ── インボイスの保存が原則必要
ここまでの「経費で落とせる」は、法人税・所得税の計算上の経費の話です。消費税は別のルールで、注意が必要です。
インボイス制度（2023年10月開始）のもとでは、消費税の仕入税額控除を受けるには適格請求書（インボイス）の保存が原則必要です。領収書やレシートがインボイスを兼ねている場合、それを紛失したまま出金伝票や明細だけで代用すると、経費にはできても消費税の控除は受けられないことがあります。消費税の控除も必要なら、再発行や適格簡易請求書（インボイス対応レシート等）の入手を改めて検討してください。
3万円未満の公共交通機関（電車・バス等）や自動販売機での購入など、帳簿の保存だけで仕入税額控除が認められる特例もあります。インボイス保存の要否や特例の詳細は、代替証憑の記事で扱っています。
「もらい忘れ」とは違う ── 紛失と未受領の見分け方
対処を間違えないために、自分のケースがどちらかを確認してください。一度受け取ってからなくした「紛失」と、最初からもらっていない「もらい忘れ（未受領）」は別物です。
紛失の場合の依頼は「再発行」＝法的な義務はなく、相手の善意による対応です。一方、当日もらい忘れて手元に一度も来ていない場合は、まだ発行されていない領収書を出してもらう「初回発行」＝発行を求める権利がある手続きになります。依頼するときに「当日もらっておらず初めての発行になります」と伝えると、相手も対応しやすくなります。もらい忘れのケースは次の記事を参照してください。
領収書をもらい忘れたら？｜後日発行の依頼方法とメール例文
領収書をもらい忘れたときの対処法を解説。後日発行の電話・メールでの依頼方法、依頼メール例文、日付の扱い、断られた場合の代替手段（レシート・出金伝票）まで、すぐ使える実務ガイド。
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コラム著者・編集者
TEMPLEX編集チーム
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