覚書・合意書・協定書・確認書それぞれの違いと使い分け
4書類の一覧比較表
覚書・合意書・協定書・確認書はいずれも当事者間の取り決めや事実確認を書面に残すための文書です。どの名称でも署名・押印があれば法的効力に差はありませんが、実務上は使われる場面や慣習に違いがあります。まず4つの書類を一覧で比較します。
| 覚書 | 合意書 | 協定書 | 確認書 | |
|---|---|---|---|---|
| 法的効力 | 契約書と同等 | 契約書と同等 | 契約書と同等 | 契約書と同等 |
| 署名者 | 当事者全員（双方） | 当事者全員（双方） | 当事者全員（組織の代表者） | 当事者全員または一方のみ |
| 典型シーン | 契約条件の変更・補足、取引条件の合意 | 紛争解決・和解、示談条件の合意 | 労使協定・自治体間の取り決め、業界団体間の申し合わせ | 既存の合意内容や事実関係の確認、引渡し・検収の事実確認 |
| 通数 | 2通（各自1通保管） | 2通（各自1通保管） | 当事者数と同じ通数 | 1〜2通（用途による） |
4つとも法的効力は同じです。裁判所は書面の名称ではなく記載された内容で判断するため（民事訴訟法228条4項）、たとえば「覚書」と題した書面でも合意の要素を満たせば契約書と同等に扱われます。以下、それぞれの違いを詳しく見ていきます。
なお、英語では覚書はMOU（Memorandum of Understanding）、合意書はAgreement、協定書はProtocolまたはAccord、確認書はLetter of Confirmationと訳されるのが一般的です。海外取引では「MOU」と「Agreement」で法的拘束力の有無を区別する慣行がありますが、日本法では名称による区別はありません。
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覚書と合意書の違い
覚書と合意書は法的にはほぼ同じもので、どちらも当事者が合意した内容を書面に記録する文書です。実務での使い分けは「いつ・どんな場面で合意するか」の慣習の違いにすぎません。
覚書は既存の契約を前提に条件を変更・補足する場面で使われることが多く、「原契約第○条を以下のとおり変更する」という形式が典型です。一方、合意書は紛争解決や和解の場面で使われがちです。トラブルが起きた後に当事者間で示談条件をまとめる書面は「合意書」「和解合意書」「示談書」と題されることが多く、示談書も法的には合意書と同じです。
たとえば取引先との支払条件を月末締め翌月末払いから翌々月末払いに変える場面では覚書、交通事故の損害賠償額について被害者と加害者が合意する場面では合意書（示談書）が選ばれるのが一般的です。ただし覚書で示談をまとめても、合意書で契約変更を記録しても、法的効力に違いはありません。
示談書・和解合意書・合意書はいずれも名称が違うだけで法的な性質は同じです。相手方や弁護士から指定があればその名称に従い、指定がなければ合意書で問題ありません。
覚書と協定書の違い
協定書は覚書と同様に合意を書面に残す文書ですが、労使間・自治体間・業界団体間など、公的・組織的な取り決めに使われることが多いのが特徴です。個人間や企業間の日常的な取引で「協定書」を使うことはあまりありません。
最も身近な例は36協定（さぶろくきょうてい）です。労働基準法36条に基づき、使用者と労働者の過半数代表者（または労働組合）が時間外労働・休日労働について書面で協定し、労働基準監督署に届け出ます。このほかにも、フレックスタイム制の労使協定（労働基準法32条の3）、年次有給休暇の計画的付与の協定（同法39条6項）など、労働基準法上の協定は「協定書」の形式で締結されます。
自治体間のごみ処理の広域連携や、業界団体間の品質基準の取り決めなども協定書が使われます。覚書との違いは法的効力ではなく慣習上の名称の違いです。労使協定は法律で「書面による協定」と規定されているため協定書という名称が定着していますが、内容が同じであれば覚書と題しても効力は変わりません。
覚書と確認書の違い
確認書は既存の事実や既存の合意内容を改めて確認するための書面です。新しい権利義務を発生させることが主な目的ではなく、「すでに決まっていること」を当事者間で認識を揃える場面で使われます。
たとえば、口頭で決めた納期を書面で改めて確認する、引渡し時に数量や状態に相違がないことを記録する、契約内容の理解に齟齬がないことを双方で確認する、といった場面が典型です。不動産の重要事項説明後に買主が記載内容を確認した旨を署名する書面も確認書の一種です。
覚書との実務上の使い分けのポイントは、新たな権利義務を定めるかどうかです。契約条件を変更する・新しい取り決めを追加するなら覚書や契約書が適切です。一方、既に合意済みの内容を念のため書面に残す・事実関係を記録するだけなら確認書が自然です。ただし確認書であっても、署名・押印があり合意の内容を含んでいれば法的効力は覚書や契約書と同様に認められます。
確認書に「今後○○する」という新たな義務を書き込むと、実質的に覚書や合意書と同じ性質になります。名称が確認書でも、中身に合意事項があれば契約としての拘束力が生じるため、署名前に内容を十分確認してください。
確認書は、一方の当事者だけが署名・押印して相手方に提出する差し入れ形式がとられることもあります。この場合は念書に近い性質を持ち、署名した側だけが義務を負う一方的な確認となります。双方が署名する通常の確認書とは拘束の範囲が異なるため、どちらの形式かを意識して作成・受領してください。
結論：名称で法的効力は変わらない
覚書・合意書・協定書・確認書のどの名称を使っても、書面に記載された合意の中身が同じなら法的効果は同じです。裁判所はタイトルではなく内容で判断します（民事訴訟法228条4項により、本人の署名または押印がある文書は真正に成立したものと推定）。
実務上は以下の慣習に沿って名称を選べば、相手方にも意図が伝わりやすくなります。
- 契約条件の変更・補足 → 覚書
- 紛争解決・和解・示談 → 合意書（示談書）
- 労使協定・自治体間・業界団体間の取り決め → 協定書
- 既存事実や既存合意の確認 → 確認書
印紙税の扱いも名称ではなく文書の内容で決まります。「覚書」や「確認書」というタイトルにしていても、契約金額の変更や継続的取引の合意といった課税事項が含まれていれば、課税文書として収入印紙が必要です（出典：国税庁タックスアンサーNo.7127）。書類名を変えても節税にはならない点に注意してください。
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記事を読む覚書をTEMPLEXで作成
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コラム著者・編集者
TEMPLEX編集チーム
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