納品書と領収書の違い｜兼用・代引き・印紙税・電子交付の運用ガイド
納品書と領収書はそもそも何が違うのか
納品書と領収書は、どちらも取引のなかで売り手が買い手に渡す書類ですが、その目的はまったく異なります。納品書は「何を、いつ、いくつ納めたか」を通知する書類で、商品やサービスの引渡しと同時に発行されます。一方の領収書は「代金をいくら受け取ったか」を証明する書類で、買い手から代金が支払われた後に発行します。
両者は取引フローのなかで担う役目が違うため、本来は別々の書類として発行するのが原則です。ただし代引き配送や店頭の対面販売のように「納品＝決済」が同時に成立する取引では、「納品書兼領収書」として1枚にまとめる運用も広く行われています。本記事では2つの書類の違いを6つの観点で詳しく比較し、兼用書類を使うべき条件と印紙税・インボイス対応の実務まで網羅して解説します。
本記事は「納品書と領収書の使い分け」に焦点を当てています。請求書や受領書との関係は最終セクションで簡単に触れていますので、より詳しく知りたい方は関連記事のリンクから移動してください。
それぞれの定義を簡潔に整理
納品書とは
納品書は、売り手が商品やサービスを納める際に発行し、納品内容を買い手に通知するための書類です。商品名・数量・単価・金額などの明細を記載し、発注書や請求書と突き合わせるための証憑として使われます。法律上の発行義務はありませんが、商慣習として広く運用されています。
領収書とは
領収書は、売り手が代金を受け取った際に発行し、その受領を証明するための書類です。金額・但し書き・領収日・発行者情報などを記載し、支払者が経費精算や仕入税額控除の証憑として保管します。民法第486条により、買い手から請求があれば売り手は発行する義務を負います。
「領収書」と「領収証」は表記が違うだけで意味は同じです。市販の用紙では「領収証」と書かれていることも多いですが、法的・税務的な扱いに差はありません。
納品書と領収書の対比表（12項目）
両書類の違いを実務で押さえるべき12項目で一覧化します。特に「法的義務」「印紙税」「保存期間」の3点は誤解されやすいので、表のうえで違いをはっきり把握しておきましょう。
| 観点 | 納品書 | 領収書 |
|---|---|---|
| 主な役割 | 納品内容の通知 | 代金受領の証明 |
| 発行者 | 売り手 | 売り手（代金を受領した側） |
| 受領者 | 買い手 | 買い手（代金を支払った側） |
| 発行タイミング | 商品・サービスの納品時 | 代金の受領後 |
| 必須記載項目 | 品名・数量・単価・金額・納品日・宛名・発行者 | 金額・但し書き・領収日・宛名・発行者 |
| 法的義務 | なし（商慣習） | あり（民法486条、買い手の請求があれば） |
| 印紙税 | 対象外（金銭の受取を証する書類ではない） | 第17号文書。税抜5万円以上で課税 |
| インボイスとしての扱い | 請求書との組合せ、または単体で要件を満たせる | 適格簡易請求書として認められる業種で交付可能 |
| 保存期間（法人） | 原則7年・最長10年（取引関係書類） | 原則7年・最長10年（現金預金取引等関係書類） |
| 保存期間（個人・青色） | 5年 | 7年（前々年所得300万円以下なら5年） |
| 保存期間（個人・白色） | 5年 | 5年 |
| 電子交付の扱い | 電子取引データとして7年保存（電帳法） | 電子交付なら印紙不要・電子のまま7年保存 |
| 再発行リスク | 重複発行しても税務上の問題は小さい | 二重発行で経費の二重計上リスクあり |
保存期間で「現金預金取引等関係書類」に区分される領収書は、青色個人事業主でも前々年所得が300万円超の場合は7年保存になります。納品書（取引関係書類）の5年保存と扱いが違う点に注意してください。
取引フローのなかでの発行順序
標準的なBtoB取引では、書類は次の順番で発行されます。納品書と領収書は、このフローのなかで離れた位置にあることが分かります。
- 見積書（売り手 → 買い手）— 価格・条件を提示
- 発注書／注文書（買い手 → 売り手）— 発注を確定
- 納品書（売り手 → 買い手）— 商品やサービスを引渡し
- 受領書（買い手 → 売り手）— 受け取ったことを証明
- 検収書（買い手 → 売り手）— 検品して問題がないことを通知
- 請求書（売り手 → 買い手）— 代金を請求
- 領収書（売り手 → 買い手）— 代金を受領した証明
つまり納品書は「納品時」、領収書は「代金受領時」に発行され、両者の間には請求や検収といった工程が挟まる場合がほとんどです。月末締めの掛取引であれば納品書発行から領収書発行まで2〜3か月空くことも珍しくありません。
ところが、代引き配送や対面販売のように納品と決済が同時に成立する取引では、納品書と領収書を別々に発行する手間が無駄になります。そこで「納品書兼領収書」という1枚で両方の役割を果たす書類が使われるのです。
納品書兼領収書を使うべきケース
納品書兼領収書は「納品と決済が同じタイミングで完結する」取引で威力を発揮します。具体的には次のような場面です。
- 代金引換（代引き）配送で、配送員がその場で集金するとき
- 店頭の対面販売で、商品の手渡しと現金受領が同時に発生するとき
- 工事完了後に現場で施主から即金で代金を受け取るとき
- 出張販売・移動販売・イベント出店などで即時決済するとき
- 月締めを行わず、納品の都度に支払いを受ける小規模取引のとき
- 個人事業主が成果物の受け渡しと同時に報酬を受領するとき
- 顧客から納品書と領収書をまとめて1通にしてほしいと依頼されたとき
逆に「掛取引（月締めで後日支払）」「銀行振込での後払い」「クレジット決済」では納品と決済のタイミングがずれるため、納品書と領収書を別々に発行するのが安全です。兼用書類を使うと、まだ受領していない代金についても「領収しました」と書いてしまう恐れがあります。
納品書兼領収書の書き方と文例
表題と記載のポイント
- 書類中央上部に「納品書兼領収書」と明示する
- 発行日・納品日・領収日が同日であれば「発行日 兼 納品日 兼 領収日」と1行で記載
- 宛名は正式名称で記入し「上様」は避ける（インボイス対応時は特に必須）
- 明細欄に品名・数量・単価・金額を表形式で記載（納品書の要件）
- 但し書きに「〇〇代として」と具体的な取引内容を記載（領収書の要件）
- 「上記の金額を正に領収いたしました」など領収の事実を示す文言を追記
- 受領方法（現金・振込・小切手等）を明記
- 税抜5万円以上の場合は収入印紙を貼付し消印する
領収文言の例
納品書兼領収書のレイアウトサンプル
納品書兼領収書は領収書性質を持つため、表題に「兼領収書」と書く時点で印紙税法上の第17号文書に該当します。税抜5万円以上の取引なら必ず収入印紙を貼り、消印（割印）まで押してください。
印紙税の判定（5万円閾値と電子交付）
領収書（および納品書兼領収書）は、印紙税法上の「第17号文書 金銭又は有価証券の受取書」に該当します。記載金額が税抜5万円以上になると課税対象となり、金額に応じた収入印紙の貼付と消印が必要です。
印紙税額表（売上代金の領収書）
| 記載金額 | 税額 |
|---|---|
| 5万円未満 | 非課税 |
| 5万円以上 100万円以下 | 200円 |
| 100万円超 200万円以下 | 400円 |
| 200万円超 300万円以下 | 600円 |
| 300万円超 500万円以下 | 1,000円 |
| 500万円超 1,000万円以下 | 2,000円 |
対象書類の区別
- 領収書 → 対象（5万円以上）
- 納品書兼領収書 → 領収書性質を持つため対象
- 納品書単体 → 対象外（金銭受取の証明ではない）
- 請求書 → 対象外
- 納品書兼請求書 → 原則対象外（ただし「代済」「相済」等で領収済み旨を加えると対象に変わる）
税抜判定と電子交付のポイント
- 領収書上で「税抜金額」と「消費税額」が区分記載されていれば、税抜価格で5万円判定可能
- 区分記載されていない場合は税込金額で判定されてしまう
- 税込 53,900円・税抜 49,000円・消費税 4,900円を別記 → 税抜49,000円で判定 → 印紙不要
- 税込 53,900円とだけ記載 → 税込で判定 → 印紙200円必要
- PDF・メール送付など電子交付の領収書は非課税（同じ取引でも紙なら必要、電子なら不要）
- クレジットカード決済の領収書は信用取引のため5万円以上でも非課税
5万円ボーダーラインの取引では「税抜金額・消費税額」を必ず別記する習慣をつけると印紙税の節約になります。さらにPDFで電子交付すれば金額にかかわらず印紙が不要になるため、高額取引ほど電子化のメリットが大きくなります。
インボイス制度での使い分け
2023年10月から始まったインボイス制度（適格請求書等保存方式）では、買い手が仕入税額控除を受けるために、所定の記載事項を満たした書類が必要になりました。納品書も領収書も、要件を満たせばインボイスとして扱えます。
適格請求書の必須記載事項（6項目）
- 書類作成者の氏名または名称および登録番号（T＋13桁）
- 取引年月日
- 取引内容（軽減税率対象品目である旨を含む）
- 税率ごとに区分して合計した税込（または税抜）対価の額および適用税率
- 税率ごとに区分した消費税額等
- 書類の交付を受ける事業者の氏名または名称
領収書を「適格簡易請求書」として使うパターン
小売業・飲食店業・タクシー業など不特定多数を相手にする業種では、適格簡易請求書として領収書を交付できます。簡易版では上記④（適用税率）と⑤（消費税額等）はどちらか一方の記載でよく、⑥（宛名）は不要です。コンビニやスーパーで発行されるレシートの多くは、この適格簡易請求書の要件を満たしています。
納品書兼領収書を「適格請求書」として使うパターン
代引きや対面販売で納品書兼領収書を発行する場合、上記6項目を1枚にまとめれば、そのまま適格請求書として機能させられます。書類名が「請求書」である必要はなく、要件さえ満たせば名称は問われません。買い手は受け取った納品書兼領収書を仕入税額控除の証憑として7年間保存します。
免税事業者（年間売上1,000万円以下）は登録番号を持たないため、領収書や納品書兼領収書をインボイスとしては交付できません。経過措置はあるものの、買い手は仕入税額控除を制限されます。インボイス登録の有無は取引前に確認しておきましょう。
領収書を発行する／しないケースの整理
領収書の発行義務は民法486条に定められていますが、決済方法によって法律上の取り扱いと実務慣習が異なります。「義務がない」ものと「義務はあるが慣習として省略されている」ものを正しく区別しておきましょう。
| 決済方法 | 領収書の発行 | 理由 |
|---|---|---|
| 現金（手渡し） | 請求があれば発行義務あり（実務上ほぼ発行） | 民法486条により受領者は受取証書（領収書）を交付する義務がある |
| 代金引換（代引き） | 請求があれば発行義務あり（実務上ほぼ発行） | 現金授受と同じ扱い。納品書兼領収書で同時発行が便利 |
| 銀行振込 | 請求があれば発行義務あり（実務上は振込明細書で代用） | 民法486条上は現金と同じく発行義務があるが、振込明細書が領収証明の代わりとして使われる慣習。事前に「振込明細書をもって領収書の発行に代える」と合意すれば発行義務を免れる |
| クレジットカード | 法律上の発行義務なし（求められれば発行可） | 信用取引であり加盟店と顧客の間に直接の金銭授受が発生しない（カード会社が立替）ため、民法486条の発行義務は生じない。発行する場合は「クレジット利用」と明記し印紙不要 |
| 電子マネー・QRコード決済 | 決済種別により異なる（求められれば発行可） | プリペイド型は信用取引に近く義務なし、現金チャージ型・直接引落型は現金扱いに近い。決済アプリの履歴が代替証憑。発行時は決済種別を但し書きに記載 |
| 小切手・手形 | 請求があれば発行義務あり | 受領時点で金銭授受と同等とみなされる |
「振込なのに領収書を求められた」場合は法律上は発行義務があります。発行する場合は振込明細との二重発行で経費が二重計上されるリスクがあるため、領収書に「振込領収」と明記し、振込日と一致させるのが安全です。
保存期間の違い（要注意ポイント）
納品書と領収書はどちらも保存義務がありますが、書類分類が違うため期間がわずかに異なります。実務で混同しやすい部分なので明確に整理します。
| 書類分類 | 対象書類例 | 法人 | 個人事業主（青色） | 個人事業主（白色） |
|---|---|---|---|---|
| 取引関係書類 | 納品書・受領書・検収書・見積書・発注書 | 原則7年・最長10年 | 5年 | 5年 |
| 現金預金取引等関係書類 | 領収書・小切手・預金通帳・請求書 | 原則7年・最長10年 | 7年（前々年所得300万円以下なら5年） | 5年 |
| インボイス（交付・受領） | 適格請求書・適格簡易請求書 | 7年 | 7年 | 7年 |
| 電子取引データ | 電子授受の請求書・納品書・領収書 | 電子のまま原則7年・最長10年（電帳法） | 電子のまま7年（電帳法） | 電子のまま7年（電帳法） |
- 法人税法・所得税法（青色：125条、白色：232条）に基づく
- 消費税の課税事業者は仕入税額控除の証憑として7年保存が必要
- 2024年1月から電子取引データは電子保存が義務化（紙保存は不可）
- 起算日は法人・個人とも確定申告書の提出期限の翌日から
- 法人で欠損金繰越控除を受ける場合は最大10年保存が必要
領収書は「現金預金取引等関係書類」に区分されるため、納品書（取引関係書類）よりも保存の重要度が高く扱われます。青色個人事業主で売上規模が大きい方は領収書だけ7年保存が必要になる点に注意してください。
よくあるミスと回避策
1. 宛名を「上様」で発行する
「上様」表記は税務上の証憑として弱く、税務調査で経費否認されるリスクがあります。可能な限り正式な社名・氏名を確認して記入してください。インボイスとして交付する場合は適格簡易請求書の業種（小売・飲食・タクシーなど）でない限り、宛名は必須となります。
2. 但し書きを「お品代」で済ませる
「お品代」「品代」だけでは何の経費か特定できず、税務調査で否認される可能性があります。「〇〇代として」と具体的に記載するのが原則です。支払者が「お品代で」と希望しても、発行者は適切な但し書きで発行する義務があります。
3. 納品書兼領収書を掛取引で発行する
月締めの掛取引や銀行振込での後払いでは、納品と決済のタイミングがずれます。納品時に「兼領収書」と書いてしまうと、まだ受領していない代金についても「領収しました」と書いた虚偽記載になりかねません。掛取引では納品書と領収書を別々に発行しましょう。
4. 印紙を貼り忘れる／消印を忘れる
税抜5万円以上の領収書・納品書兼領収書には収入印紙の貼付が必須です。さらに印紙と用紙にまたがる消印（割印）を押さないと、印紙税法上「印紙未消印」となり過怠税の対象になります。消印は発行者の認印のほか、ボールペン等による署名（サイン）でも有効です（国税庁通達）。ただし鉛筆や消せるボールペンなど、後から消去できる筆記具では消印として認められない点に注意してください。
5. 同一取引で領収書とレシートを二重発行する
レシートを発行した後に手書きの領収書も発行すると、買い手側で経費の二重計上が起きるリスクがあります。原則どちらか1つに統一し、領収書を発行するならレシートを回収するか「無効」処理を行ってください。
よくある質問
Q. 納品書と領収書を別々に発行する義務はありますか？
領収書は民法486条により買い手の請求があれば発行義務があります。納品書は法律上の義務はありません。両方を発行するか、納品書兼領収書として1枚にまとめるかは取引形態次第で、即金取引なら1枚に、掛取引なら別々に、というのが基本的な使い分けです。
Q. 代引き配送では納品書と領収書のどちらを同梱すべきですか？
納品書兼領収書を同梱するのが最もスマートです。配送員が代金を受け取ると同時に、買い手は納品内容と領収の証明を1枚で受け取れます。別々に発行する場合は、納品書を同梱し、領収書は代金受領後に別便で送るか、配送員が手書きで発行します。
Q. 銀行振込の場合、領収書は発行しなくてよいですか？
誤解されやすいポイントですが、銀行振込であっても、買い手から請求された場合は現金と同様に領収書を発行する義務があります（民法486条）。実務上は振込明細書が領収証明の代わりとして使われるため省略されることが多いだけで、法律上の発行義務がなくなるわけではありません。事前に「振込明細書をもって領収書の発行に代える」と契約で合意していれば発行義務を免れることができます。発行する場合は「振込領収」と明記し、振込日と一致させて二重計上を防いでください。
Q. 納品書兼領収書はインボイス（適格請求書）として有効ですか？
登録番号・税率ごとの対価・適用税率・消費税額等のインボイス必須記載事項を満たしていれば有効です。書類名が「請求書」である必要はなく、納品書兼領収書という名称のまま適格請求書として機能させられます。
Q. 電子交付すれば印紙は本当に不要ですか？
本当に不要です。印紙税は紙文書に対する税金であり、PDF・メール送付など電子データのまま授受すれば、5万円以上の領収であっても収入印紙は不要です。受領側が印刷しても元データが電子であれば課税対象にはなりません。コスト削減と業務効率化の両面で電子交付の運用が広がっています。
Q. 領収書を後から再発行してほしいと言われたらどうすればよいですか？
原則として再発行は二重計上のリスクがあるため避けます。やむを得ず再発行する場合は、表題下に「（再発行）」と明記し、原本は無効である旨を本文に書き添えます。原本の控えと再発行分を対応させた台帳を残しておくと、税務調査時に整合性を示せます。
Q. クレジット決済時は領収書に印紙を貼る必要がありますか？
クレジットカード決済は信用取引であり、店舗が代金を直接受領しているわけではないため、5万円以上であっても印紙税は非課税です。ただし領収書を発行する場合は「クレジット利用」と明記し、印紙不要の根拠を明示しておくのが望ましいです。
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① 納品書兼領収書（代引き・即金取引向け）
表題に「納品書兼領収書」を明示し、明細欄・領収方法欄・「上記の金額を正に領収いたしました」の文言を最初から組み込んだテンプレートです。代引き配送・対面販売・現場集金など、納品と決済が同時に完結する取引に最適化されています。
- 登録番号（T＋13桁）欄でインボイス対応
- 税率10％・8％（軽減）の区分記載に対応
- 印紙欄・消印スペースつき。税抜5万円判定がしやすい内訳表示
- 領収方法（現金・代引き・振込）を選択可能
- 発行者情報・社判イメージの事前設定が可能
② 納品書（標準・掛取引向け）
月締めの掛取引や、後日請求書・領収書を別途発行する取引向けの標準納品書テンプレートです。納品内容の通知に特化し、領収文言は含まれません。請求書・領収書とは別管理で運用したい現場に向いています。
- 品名・数量・単価・金額の明細欄つき
- 発注書番号・案件名の入力欄あり
- インボイス対応の税率区分表示
- 発行者印・備考欄も標準装備
用途別の使い分け早見表
| 取引の形態 | 推奨テンプレート |
|---|---|
| 代引き配送（コレクト） | 納品書兼領収書 |
| 店頭の対面販売・即金取引 | 納品書兼領収書 |
| 工事・サービス完了後の現場集金 | 納品書兼領収書 |
| 月締めの掛取引（振込払い） | 納品書（標準）＋別途請求書・領収書 |
| クレジット決済の取引 | 納品書（標準）＋必要なら領収書 |
| 銀行振込での後払い | 納品書（標準）＋必要なら領収書 |
代引きや対面販売で発行頻度が高い方は、納品書兼領収書テンプレートをブックマークしておくと、毎回の入力が数分で完結します。
コラム著者・編集者
TEMPLEX編集チーム
TEMPLEX編集チームは、ビジネス文書の作成・管理に精通した実務経験者と技術ライターで構成されています。送付状・請求書・見積書をはじめとする各種ビジネス書類のフォーマットや書き方のノウハウを、わかりやすく丁寧にお届けします。「Office不要で誰でもすぐ使える」をコンセプトに、忙しいビジネスパーソンの書類作成をサポートします。
