納品書と請求書の違い｜役割・発行タイミング・兼用とインボイス運用
納品書と請求書はどう違うのか — 結論
納品書と請求書はどちらも売り手から買い手へ渡す書類ですが、目的がまったく違います。納品書は「何をいつ納めたか」を通知する書類、請求書は「いくら支払ってほしいか」を求める書類です。同じ取引の中で発行されるため似たような印象を持たれがちですが、発行タイミング・記載項目・印紙税の扱い・保存期間の区分など、実務上の違いは明確に分かれています。
本記事では、納品書と請求書の違いを「役割・発行者・タイミング・必須項目・法的義務・印紙税・保存期間・インボイス対応」の8観点で対比表に整理したうえで、両者を1枚にまとめた「納品書兼請求書」をいつ使うべきか、インボイス制度のもとで2書類をどう組み合わせて運用するか、二重発行リスクをどう避けるかまで、現場で迷いやすい論点をまとめて解説します。領収書・受領書との細かい違いについては別記事で解説していますので、本記事では「納品書と請求書の違い」に絞って詳しく解説します。
結論だけ知りたい方へ：「納品書 → 検収 → 請求書」の順で発行するのが原則です。1枚にまとめたい場合は『納品書兼請求書』が便利で、代引き・スポット案件・運送業・フリーランスの単発案件など、納品と支払いのタイミングが揃いやすい取引で広く使われています。一方、月締めで複数の納品をまとめて請求する取引には向きにくいので、その場合は納品書と請求書を分けて発行する方が運用がスムーズです。
一目で分かる対比表（12項目）
まずは納品書と請求書の違いを縦に並べて俯瞰します。各項目の根拠と細かい運用論点はあとのセクションで順に掘り下げます。
| 観点 | 納品書 | 請求書 |
|---|---|---|
| 主な役割 | 納品内容（何を・いつ・いくつ）を通知する | 代金の支払いを求める |
| 発行者 | 売り手（納品する側） | 売り手（代金を受け取る側） |
| 受領者 | 買い手（納品を受ける側） | 買い手（代金を支払う側） |
| 発行タイミング | 商品・サービスを納品するとき（出荷・引き渡し時に同梱） | 納品・検収が完了した後、または締め日後にまとめて |
| 必須項目（実務） | タイトル／発行日・納品日／宛名／品目・数量・単価／合計／発行者 | タイトル／発行日／宛名／品目・数量・単価／合計／支払期限／振込先／発行者 |
| 法的発行義務 | なし（民法・商法・税法に発行義務の規定なし） | なし（同左。ただし取引基本契約で義務化される例が多い） |
| 印紙税 | 対象外（第17号文書に該当しない） | 対象外（同左） |
| インボイス（適格請求書） | 単独でも要件を満たせる／請求書と組み合わせて満たすことも可 | 単独でも要件を満たせる／納品書と組み合わせて満たすことも可 |
| 保存期間（法人） | 原則7年・最長10年（取引関係書類） | 原則7年・最長10年（現金預金取引等関係書類） |
| 保存期間（個人・青色） | 5年（取引関係書類） | 7年（前々年所得300万円以下は5年） |
| 電子帳簿保存法 | 電子で授受したら電子のまま原則7年・最長10年（紙保存不可） | 電子で授受したら電子のまま原則7年・最長10年（紙保存不可） |
| どっちが先か | 先（納品時） | 後（納品・検収後） |
保存期間の表の出典は国税庁No.5930、印紙税はNo.7105、インボイスはNo.6625が一次情報です。表の各観点は以下のセクションで根拠と運用例を掘り下げます。
「納品書」とは — 役割と発行義務
納品書は、商品やサービスを納品するときに売り手が買い手へ渡す書類です。「いつ・何を・いくつ納めたか」を伝え、買い手はその内容を発注書と突き合わせて検品・検収に使います。法律上の発行義務はありませんが、商慣習として広く発行され、取引基本契約で発行を義務付けているケースも多くあります。
- 発注した内容と、実際に届いた内容を突き合わせるため
- 買い手が検品・検収を行った証拠（証跡）として残すため
- 輸送中の数量や梱包内容に間違いがないかを確認するため
- 請求書発行前の取引内容の事前合意
- インボイス制度下では請求書と組み合わせて適格請求書要件を満たす運用が可能
納品書の書き方そのものを詳しく知りたい方は、項目別の記入例とサンプルをまとめた「納品書の書き方」記事を参照してください。本記事では「請求書との違い」に絞って解説します。
「請求書」とは — 役割と発行タイミング
請求書は、納品した商品・サービスの代金を買い手に請求するために売り手が発行する書類です。納品書が「納品内容の通知」なら、請求書は「金額の通知＋支払いの依頼」。買い手は請求書の支払期限までに、指定された振込先へ代金を支払います。
発行のタイミングは大きく2パターンに分かれます。
- 都度請求型 — 1件の納品が完了するたびに、その納品に対する請求書を発行する。スポット案件・運送業・工事業など、案件が独立している取引で使われる。
- 締め請求型（月締めが代表的） — 月末などの締め日までに発生した複数の納品をまとめて1枚の請求書にする。継続取引・卸売・サブスクリプションなどで一般的。
請求書は納品書と違い「支払期限」「振込先」が必須項目になります。代金を回収する書類である以上、買い手にいつ・どこへ振り込んでもらうかを明示しないと請求書の役割を果たせません。
違いの本質 — 「通知」と「請求」
納品書と請求書の本質的な違いは、書類が果たす機能にあります。納品書は「事実の通知」、請求書は「行為の依頼」です。
| 観点 | 納品書 | 請求書 |
|---|---|---|
| 機能 | 事実の通知（納めた事実） | 行為の依頼（支払ってください） |
| 買い手のアクション | 受領・検品 | 代金の振込・支払い |
| 金額情報の意味 | 納品物の対価の参考表示 | 支払うべき金額の確定通知 |
| 1取引あたりの発行枚数の目安 | 1納品=1枚（分納なら複数） | 1請求=1枚（締めなら複数納品を1枚に集約） |
この機能差があるため、納品書だけでは「いつ・どこへ支払えばいいか」が分かりません。逆に請求書だけでは「実際に何を受け取ったか」が分からないので、買い手は両方を突き合わせて初めて支払い処理を完了できます。両方の書類が必要とされる理由はここにあります。
発行順序 — 取引フローの中での位置づけ
標準的なBtoB取引では、納品書と請求書は以下の順序で発行されます。
つまり納品書は取引フローの中盤、請求書は終盤に位置します。検収書（または受領書）の発行までは取引内容が確定したとは言えないため、請求書は検収後に発行するのが原則です。検収を待たずに請求書を出すと、後で数量や金額が修正になったときに訂正インボイスが必要になり、経理処理が複雑になります。
受領書・検収書・領収書も含めて3書類以上を横断的に運用したい方は、「請求書・納品書・領収書の違い」記事で発行順序と整合性チェックを俯瞰しています。
納品書と請求書、どっちが先？
結論：納品書が先、請求書が後です。
理由は単純で、「何を納めたかが確定しないと、いくら請求すべきかが確定しない」からです。納品→検収→請求の順序は、取引内容の食い違いを防ぐための実務上のセーフティーネットでもあります。
- 納品書を先に渡すことで、買い手は発注通りの物が届いたかを検品できる
- 検品で数量不足・不良品があれば、請求金額を発行前に修正できる
- 請求書を先に出すと、納品トラブル時に「訂正インボイス（適格返還請求書）」の発行が必要になり手間が増える
- ただし「納品書兼請求書」のように1枚に統合する運用は、納品＝請求が同時確定するスポット取引に限れば許容される
「請求書だけ先に欲しい」と買い手から依頼されることがありますが、原則は検収後の発行です。社内の支払い稟議の関係でやむを得ない場合のみ、納品予定日と金額を明示した『請求書（仮）』として運用し、納品完了後に正本に差し替える方法を取ります。
「納品書兼請求書」の運用 — メリット・デメリット
納品書と請求書を1枚にまとめた「納品書兼請求書」は、納品の通知と代金の請求を同時に行う書類です。法的に問題はなく、印紙税も請求書性質を持つ限り対象外です。ただし向き不向きのある運用なので、自社の取引パターンに合うかを確認してから採用するのが安全です。
メリット
- 書類の発行枚数が半分になる（印刷・郵送コスト削減）
- 経理処理の手間が減る（突き合わせが1枚で完結）
- 納品から入金までのサイクルを短縮できる
- 取引先側も処理する書類が減る
- インボイス要件を1枚に集約でき、記載漏れリスクを下げられる
デメリット
- 納品後に数量・金額が変更になると、書類全体を訂正・再発行する手間が大きい
- 検収を経ずに請求を確定させるため、不良品・不一致時のトラブル対応が難しい
- 月締めで複数納品をまとめる運用には向かない
- 社内の経理ワークフローが納品書と請求書で分かれている場合、運用変更の調整が必要
- 買い手側でも「納品書」「請求書」を別々のフォルダで管理している場合、保管ルールの再整理が必要になる
向いている取引パターン
- 代引き・現金取引・前払いなど、納品時に支払いが完了する取引
- スポット案件で、納品と同時に1案件完結する業務
- 運送業・小売業・工事業など、納品ごとに案件が独立している業種
- 取引先が少なく、月次合算の請求書発行までは不要なケース
- 都度精算が常態化していて、月締めの運用がないケース
TEMPLEX では、登録番号・税率ごとの内訳・支払期限などを入力するだけで完成する 「納品書兼請求書」のテンプレート を無料で公開しています。インボイス対応の項目をすべて配置済みで、フォーム入力からPDF生成まで数分で完了します。
インボイス制度下での組み合わせ運用
2023年10月から始まったインボイス制度（適格請求書等保存方式）では、消費税の仕入税額控除を受けるために、所定の6記載事項を満たした適格請求書が必要です。納品書と請求書については、片方だけで要件を満たすパターンと、両方を組み合わせて満たすパターンの両方が認められています。
適格請求書の6記載事項（おさらい）
- 書類作成者の氏名または名称および登録番号（T＋13桁）
- 取引年月日
- 取引内容（軽減税率対象品目である旨を含む）
- 税率ごとに区分して合計した税込（または税抜）対価の額および適用税率
- 税率ごとに区分した消費税額等
- 書類の交付を受ける事業者の氏名または名称
パターン1：請求書単体で要件を満たす
もっとも一般的な運用です。月締めの請求書に6記載事項をすべて記載し、納品書はインボイス要件を意識しない明細書としてシンプルに運用します。納品書と請求書を別々に管理しているフローを変えずに済みます。
パターン2：納品書単体で要件を満たす
納品書1枚に6記載事項すべてを書いて適格請求書として扱う運用です。スポット案件・現金取引・代引きなど納品と請求が同時に完結する取引で多く使われます。「納品書兼請求書」もこのパターンに含まれます。
パターン3：納品書と請求書を組み合わせて要件を満たす
国税庁が公式に認めている運用で、納品書側に取引内容（軽減税率対象の有無を含む）を、請求書側に登録番号・税率ごとの対価・適用税率・消費税額を書き、両者を相互参照する番号で紐付けて、合わせて1セットの適格請求書として扱う方法です。月締めの請求書で1か月分の納品を合算しつつ、納品書側には品目の詳細を残せるので、明細が多い業種に向きます。
- 納品書と請求書には共通の参照番号（請求書番号・納品書番号）を必ず書く
- 端数処理は税率ごとに1回まで。納品書側で行うか、請求書側で行うかをルール化する（両方で行うと税額がずれる）
- 買い手は納品書と請求書の両方を保管する必要がある（片方では仕入税額控除の証憑にならない）
- 売り手も同じく両方を控えとして保存する
端数処理の注意：例えば1か月の納品書5枚それぞれで消費税の端数処理をすると、合算した請求書側の消費税額とずれることがあります。インボイス制度では税率ごとに1回しか端数処理できないため、納品書側は端数処理せずに税率別の対価のみ記載し、請求書側で1回だけ端数処理する運用が安全です。
標準納品書をシンプルな明細書として運用するなら、TEMPLEX の標準納品書テンプレート が便利です。インボイス要件を満たした登録番号欄・税率区分欄をオン/オフできるので、パターン1〜3のどの運用にも対応できます。
二重発行リスクと整合性チェック
納品書と請求書を別々に発行する以上、2つの書類の内容が食い違うと、取引先との認識ずれや経理上の不整合が起こります。とくにインボイスとして扱う場合は記載項目の不一致が仕入税額控除の否認につながるため、発行前のチェックは欠かせません。
チェックすべき4項目
| 項目 | よくある不整合 | 防止策 |
|---|---|---|
| 番号管理 | 納品書番号と請求書番号の対応が取れていない | 請求書に対応する納品書番号を明記、または共通の取引番号を採番 |
| 金額 | 納品書の合計と請求書の合計が一致しない（端数処理の差・値引き反映漏れ） | 端数処理ルールを統一し、値引き・相殺は1か所でのみ反映 |
| 日付 | 納品日と請求書発行日の前後関係が逆転、または同月内に収まっていない | 月締めの場合は締め日基準で発行月を統一 |
| 宛名 | 納品書は『部署宛』、請求書は『本社経理部宛』で表記が異なる | 事前に請求書送付先と納品書送付先を取引先に確認し、社内マスタを統一 |
二重発行が起こりやすい場面
- 納品書兼請求書を出した後に、別途請求書を発行してしまう（仕様変更・口頭依頼への対応で起きやすい）
- 分納のたびに納品書を発行し、月末に請求書をまとめて出したが、別途各納品ごとの請求書もあとから発行してしまう
- 再発行依頼に応じて新しい番号で発行したが、旧書類を無効化し忘れる
- 電子と紙の両方で同じ書類を発行してしまう
再発行する場合は、必ず原本の番号を控えに残し、新書類に「再発行」「No.XXXXX の差し替え」と明記します。インボイスを修正するときは「修正インボイス」または「適格返還請求書」のいずれかが必要で、単純な再発行では不十分なケースがあります。
印紙税 — 納品書も請求書も対象外
印紙税法では、課税文書として第17号文書「金銭又は有価証券の受取書」（領収書）が代表的な対象になります。納品書と請求書はどちらも「受取書」ではないため、原則として印紙税の対象外です。
- 納品書 → 対象外（取引内容の通知書類）
- 請求書 → 対象外（代金請求の書類で、受領を意味しない）
- 納品書兼請求書 → 原則対象外（請求書性質を持つため）
ただし「代済」「相済」「了」と書くと領収書扱いになる
納品書兼請求書に「代済」「相済」「了」などの文言を入れて、すでに代金を受け取った旨を加えると、印紙税法上は受取書（領収書）とみなされます。この場合、税抜金額が5万円以上で第17号文書として課税対象になります。
| 記載金額 | 印紙税額 |
|---|---|
| 5万円未満 | 非課税 |
| 5万円以上 100万円以下 | 200円 |
| 100万円超 200万円以下 | 400円 |
| 200万円超 300万円以下 | 600円 |
| 300万円超 500万円以下 | 1,000円 |
| 500万円超 1,000万円以下 | 2,000円 |
電子交付なら印紙税は不要：PDF・メール送付など電子的な交付には印紙税が課税されません。「代済」と書いた納品書兼請求書も、紙で交付すれば課税対象、電子なら非課税となります。同じ取引でも紙か電子かで税負担が変わるので、5万円以上の取引は電子発行にすると節税になります。
保存期間 — 納品書と請求書で分類が異なる
納品書と請求書は法人税法・所得税法上の帳簿書類として保存義務がありますが、書類の分類が異なる点に注意が必要です。納品書は「取引関係書類」、請求書は「現金預金取引等関係書類」に分類されます。法人と青色申告法人では保存期間に大きな差は出ませんが、個人事業主の場合は分類によって期間が変わります。
| 事業者区分 | 納品書（取引関係書類） | 請求書（現金預金取引等関係書類） |
|---|---|---|
| 法人 | 原則7年（欠損金繰越時は最大10年） | 原則7年（欠損金繰越時は最大10年） |
| 個人事業主（青色） | 5年 | 7年（前々年所得300万円以下なら5年） |
| 個人事業主（白色） | 5年 | 5年 |
| インボイスとして交付・受領 | 売り手・買い手とも7年 | 売り手・買い手とも7年 |
| 電子取引データ | 電子のまま原則7年・最長10年（電帳法） | 電子のまま原則7年・最長10年（電帳法） |
- 起算日は原則として、その事業年度（年）の確定申告書の提出期限等の翌日（消費税のインボイス保存は課税期間末日の翌日から2月を経過した日が起算日になる等、税目で細部が異なる）
- 消費税の課税事業者は仕入税額控除の証憑として7年保存が必要
- 2024年1月から、電子取引データは電子のまま保存することが義務化（紙保存は不可）
- 納品書兼請求書の場合、書類性質は請求書寄りなので「現金預金取引等関係書類」として扱うのが安全
電子帳簿保存法（電帳法）の改正により、メールPDFで受領した請求書・納品書を紙に印刷して保管するだけでは保存義務を果たしたことにならない可能性があります。電子で受け取ったものは電子のまま保存し、検索要件（取引年月日・取引金額・取引先で検索できる状態）を満たすのが原則です。
納品書兼請求書のサンプル記載例
納品書兼請求書を実際に作るときの記載項目を、最小構成のサンプルで示します。本記事の「インボイス制度下での組み合わせ運用」セクションのパターン2（納品書単体で要件を満たす）に該当します。
- タイトルに「納品書兼請求書」と明示する
- 発行日と納品日は分けて記載する
- 通し番号は1つにまとめると整合性チェックが楽（納品書番号＝請求書番号）
- インボイス対応では登録番号・税率ごとの対価・消費税額を必ず記載
- 「代済」「相済」と書かなければ印紙税は不要（紙で発行する場合）
サンプルと同じ項目をフォームで入力してPDFまで一気に作りたい方は、TEMPLEX の納品書兼請求書テンプレート を利用すると数分で完成します。発行者情報は一度入力すれば次回以降の他テンプレートでも自動入力されます。
よくある質問（FAQ）
Q1. 納品書と請求書、どちらか1つだけ発行すればいいですか？
法律上はどちらも発行義務がないため、片方だけでも問題ありません。ただし買い手は納品内容の検品（納品書）と支払い手続き（請求書）の両方に書類を必要とするのが一般的なので、別々に発行するか、納品書兼請求書として1枚にまとめるかのいずれかを選びます。完全に省略するのは取引先との関係を考えるとおすすめしません。
Q2. 納品書を発行し忘れた場合はどうすればいいですか？
後日でも発行可能です。発行日を実際の作成日、納品日を実際に納品した日として書き、日付を遡らせない（バックデート禁止）ようにします。請求書のインボイス要件は納品書と組み合わせて満たしている場合、納品書なしでは仕入税額控除に支障が出るので、なるべく早めに後付け発行します。
Q3. 請求書だけ送ったら「納品書も送ってほしい」と言われました。発行した方がいいですか？
はい、発行することをおすすめします（基本的には求められたら発行します）。買い手は社内の検品・経理処理で納品書を必要としている可能性が高く、求められたら発行するのが商慣習です。発注書番号・案件名・納品日・品目・数量を整理した納品書を、請求書とは別ファイルで送付すれば、買い手の経理処理もスムーズに進みます。
Q4. 納品書兼請求書の番号と、別途出した請求書の番号が重複しても問題ありませんか？
問題があります。同じ番号体系で重複が発生すると、どちらが有効な書類か判別できなくなり、二重計上のリスクも増します。納品書番号と請求書番号は別の体系で管理するか、納品書兼請求書として1つの番号で統合するかを社内ルールで明確にしてください。
Q5. 納品書と請求書、両方の押印は必要ですか？
どちらも法的には押印不要です。日本の商慣習では押印された方が信頼性が高いと見なされる傾向があるため、紙で発行する場合は角印を押すケースが多くあります。電子発行（PDF）の場合は電子署名やシステム発行記録があれば押印は不要です。
Q6. 月締めの請求書を発行するなら、納品書はインボイス対応にしなくていい？
そのケースでは納品書をインボイス対応にする必要は基本的にありません。月締めの請求書側に登録番号・税率ごとの対価・消費税額をすべて書き、納品書は明細書としてシンプルに発行する運用（パターン1）が多く選ばれています。ただし買い手と「請求書側でインボイス要件を満たす」旨を共有しておくと、後の認識ずれを防げます。
Q7. 納品書兼請求書を発行した後で値引きが発生したらどうしますか？
「適格返還請求書（返還インボイス）」を別途発行するのが原則です。元の納品書兼請求書はそのまま残し、値引きや返品の内容と金額・税額を記載した返還インボイスを別書類として交付します。なお売上金額が税込1万円未満の値引き・返品は返還インボイスの交付義務が免除されています。
納品書・納品書兼請求書をテンプレートで作る
TEMPLEX では、納品書と納品書兼請求書の両方を無料テンプレートで公開しています。フォームに入力するだけでインボイス対応のPDFが完成し、自宅プリンターで即日印刷できます。発行者情報は一度入力すれば他のテンプレートでも自動入力されるので、複数書類を使う方ほど時間を節約できます。
① 納品書兼請求書（1枚で完結）
納品と請求を1枚にまとめたい方向け。代引き・スポット案件・運送業・小売業など、納品と同時に支払いを確定させる取引に最適です。
- 登録番号（T＋13桁）と税率ごとの対価・消費税額の入力欄を完備
- 支払期限・振込先・備考欄を1枚に集約
- 発行日と納品日を別々に入力できる
- PDFダウンロード後、自宅プリンターで即日印刷可能
② 標準納品書（請求書とは別に発行）
月締めで請求書を別途発行する運用や、納品の都度シンプルな明細書を出したい方向け。請求書と組み合わせて適格請求書要件を満たすパターン3にも対応します。
- 登録番号欄・税率区分欄をオン/オフ可能（インボイス対応／非対応どちらも）
- 発注番号・案件名・備考欄で取引先との突き合わせに対応
- 分納の場合は同じテンプレートで複数回発行できる
どちらのテンプレートも、本記事で整理した「12観点の違い」と「インボイス制度の組み合わせ運用」を踏まえて項目を配置しています。自社の取引パターンに合わせて選んでください。
コラム著者・編集者
TEMPLEX編集チーム
TEMPLEX編集チームは、ビジネス文書の作成・管理に精通した実務経験者と技術ライターで構成されています。送付状・請求書・見積書をはじめとする各種ビジネス書類のフォーマットや書き方のノウハウを、わかりやすく丁寧にお届けします。「Office不要で誰でもすぐ使える」をコンセプトに、忙しいビジネスパーソンの書類作成をサポートします。
