仮納品書とは｜本納品書との違い・差し替え運用・テンプレート
仮納品書とは
仮納品書とは、正式な納品書（以下「本納品書」または「本伝票」）をその場で発行できない事情があるときに、品物の受け取り確認のために暫定的に交付する書類のことです。現場では「仮伝票」「仮伝」と呼ばれることもあり、後日あらためて本納品書に差し替える運用が一般的です。
本納品書のように単価や金額まで細かく書き込むことは少なく、品名と数量のみを最低限記載するシンプルな書式が多いのが特徴です。法的な発行義務はなく、社内伝票としての性格が強いものの、後日トラブルを起こさないために運用ルールを整えておく価値があります。
仮納品書は「とりあえず品物の受け渡しだけ記録に残す」ための書類です。税務上の証憑性は、後で交付する本納品書で担保するのが原則と覚えておいてください。
仮納品書を使う場面
仮納品書が必要になるのは、現場で品物を渡す必要があるのに、本納品書をその場で用意できないケースです。代表的な場面は次の通りです。
- 工場・倉庫から顧客先へ直送する場合 — 本社の経理処理（請求金額の確定・社印押印など）が間に合わず、現場では先に品物だけ渡す
- 単価や数量が後日確定する取引 — 概算で先に納品し、正式な数量・金額が決まってから本納品書を交付する
- 急遽の納品で正式書類が間に合わない — 顧客都合で前倒し納品になり、社内決裁を経た正式書類が発行待ちの状態
- 試作品・サンプル納入時 — 量産前のサンプルを暫定価格で渡し、後日の本契約後に正式な納品書を切り直す
- 社外秘・機密性の高い製品 — 本納品書に詳細な品名・型番を書きにくく、コードや略称だけで先に受け取りだけ確認する
いずれの場面でも共通するのは「品物は先に渡すが、正式な書類はあとで揃える」という構図です。仮納品書を発行することで、品物の引き渡し時点での受け取りの事実を残し、後の差し替えや経理処理をスムーズにします。
本納品書との違い
仮納品書と本納品書は、目的・記載項目・証憑性のいずれにおいても役割が異なります。実務でよく問われるポイントを表に整理しました。
| 比較項目 | 仮納品書 | 本納品書 |
|---|---|---|
| 主な目的 | 品物の受け取り確認（暫定） | 納品内容の正式通知 |
| 記載項目 | 品名・数量が中心（簡易） | 品名・数量・単価・金額・税区分などフル |
| 発行タイミング | 品物の引き渡しと同時（即時） | 金額・数量が確定した後日 |
| 税務上の証憑性 | 弱い（社内伝票・参考扱い） | 正式な取引証憑として有効 |
| インボイス記載要件 | 原則として満たさない | 登録番号など要件を満たせる |
| 受領印・サイン | 実務上は受け取り側からもらっておく | 正式な受け取りの記録として必ずもらう |
| 差し替え | 本納品書交付時に回収・無効化 | 差し替え不要（正本） |
| 保存義務 | 法定の保存義務はなし（社内基準で保管） | 取引関係書類として法定保存（法人7年・個人5年） |
仮納品書は「あくまで暫定」と割り切ることが大切です。税務調査・売上計上・仕入税額控除などの場面で根拠になるのは本納品書側であり、仮納品書だけで取引を完結させてしまうと整合性が取れなくなります。
仮納品書から本納品書への差し替えフロー
仮納品書を出した取引では、後日かならず本納品書に差し替えるのが標準運用です。差し替えの手順を時系列でまとめると次のようになります。
- 品物の引き渡し時に「仮納品書」と明記した書類を発行し、受領側からサインまたは受領印をもらう
- 発行側は仮納品書の控えを保管し、社内で「本納品書未発行」のステータスで管理する
- 金額・数量・単価などが確定したら、正式な本納品書を作成する
- 本納品書を受領側に交付し、改めて受領印または検収印をもらう
- 発行済みの仮納品書を回収する、または受領側に「差し替え済（無効）」と明記したコピーを送り、社内控えにも同じスタンプを押す
- 本納品書を取引証憑として保管し、仮納品書は社内伝票として参照用に綴じておく
回収が難しい場合（遠隔地・少額取引・関係性が浅い相手など）でも、最低限「本納品書を交付した日付」と「仮納品書を無効化した事実」を双方の社内で記録に残しておくと、後日のトラブルを防げます。
PDF・メール送付の場合の差し替え運用
ペーパーレス化が進んでいる現場では、紙ではなくPDFで仮納品書をメール送付するケースも増えています。電子で交付した場合も基本的な流れは同じですが、物理的な回収ができない分、文面・メタ情報での管理が重要になります。
- 仮納品書PDFのファイル名に「KARI-」など接頭辞を入れ、本納品書とすぐ区別できるようにする
- 送付メール本文に「本書類は仮納品書です。後日、本納品書を別途お送りします」と明記
- 本納品書PDFを後日送付する際は、メール本文で「先日お送りした仮納品書（No. KARI-〇〇）は本書をもって差し替えとなりますので、お手元のファイルは破棄願います」と添える
- 電子帳簿保存法上は、仮納品書も本納品書も電子取引データとして電子のまま保存する（紙印刷だけでの保存は不可）
- 本納品書のPDFファイル名に「対応する仮納品書No.」を入れておくと、後日の検索・突合がしやすい
本納品書の備考欄での明示
差し替えをした事実は、本納品書側の備考欄にも明記しておくと後日のトラブル防止に有効です。仮納品書の番号を引用しておけば、受け取った側もどの仮発行に対する正本かを即座に判別できます。
差し替えのたびに新しい伝票番号を振り直すと、どの仮納品書がどの本納品書に対応しているのか追跡しにくくなります。仮納品書の番号と本納品書の番号を相互に控えに書き残し、加えて本納品書の備考欄に「仮納品書 No. KARI-〇〇 より差し替え」と印字しておくと、双方の経理処理で混乱が起きません。
受領印・サインの取り扱い
仮納品書は法的な証憑性が弱いとはいえ、品物が確かに引き渡された事実を残す書類です。後日のトラブル防止のために、本納品書と同じく受領印またはサインを受け取り側からもらっておくのが運用上安全です。
- 現場で立ち会う受領担当者の認印で十分（部署印・角印は必須ではない）
- 印鑑がない現場ではフルネームのサインで代用可
- 受領者の氏名・受け取り日付を必ず書き添えてもらう
- 本納品書に切り替えるときは、改めて本納品書側にも受領印をもらう（仮の受領印は流用しない）
- 受領印をもらった仮納品書は、本納品書交付までの間、品物の引き渡しを示す唯一の社外向けの記録として保管する
受領印をもらわないままだと「仮納品書すら本当に渡したのか」という議論になりやすく、後の差し替え時に相手の協力を得にくくなります。仮といえども、引き渡し時の受領サイン取得は省略しないようにしましょう。
仮納品書に保存義務はあるのか
仮納品書そのものに法的な保存義務は定められていません。税務上の取引証憑として求められるのは、あくまで本納品書（および請求書・領収書など）であり、仮納品書はその裏付けの社内伝票という位置づけです。
- 税務上の証憑性は、後日交付する本納品書側で担保される
- 仮納品書は社内伝票・参考資料として残しているケースが多い
- ただし、本納品書が未交付のまま長期間放置されている場合は、仮納品書が唯一の取引記録になりうるので、社内では本納品書と同等の管理が安全
- 取引基本契約や品質保証取決めで「すべての納品書類を○年間保存する」と定められている場合は、仮納品書も含めて保存対象になることがあるので、契約書を確認する
迷ったら本納品書と同じ期間（法人なら7年、青色申告の個人事業主なら5〜7年）保管しておけば、税務面・契約面のどちらでも安心です。電子データで授受した仮納品書は、本納品書と同じく電子帳簿保存法に従って電子のまま保存するのが基本です。
仮納品書のテンプレートと記載例
仮納品書には法定の様式がないため、社内で扱いやすい最小限の項目だけを揃えれば十分です。最低限おさえたいのは次の項目です。
- 表題（「仮納品書」または「仮納品書（暫定）」と明記）
- 発行日（品物を引き渡した日）
- 宛先（取引先の会社名・部署・担当者名）
- 発行者情報（自社名・部署・担当者・連絡先）
- 通し番号（仮納品書独自の番号体系にしておくと、本納品書と混同しにくい）
- 品名・数量（単価・金額は未確定なら空欄でも可）
- 備考欄（「単価・金額は本納品書にて確定」「本納品書発行後、本書類は無効」など）
- 受領印・サイン欄
見出しに「仮」の一字を入れる、用紙の色を本納品書と変える（例：薄い黄色や緑）など、本納品書と一目で区別できる工夫をしておくと、社内での取り違えを防げます。
仮納品書がトラブルを招くケース
便利な反面、仮納品書は管理を怠ると思わぬトラブルにつながります。代表的な失敗パターンを押さえておきましょう。
- 差し替え忘れ — 本納品書を発行しないまま時間が経ち、仮納品書だけが残ってしまう。検収・請求のタイミングで「本納品書が来ていない」と指摘されてはじめて発覚するケースが多い
- 仮納品書の紛失 — 受領側で仮納品書を紛失され、品物の受け取りが証明できなくなる。再発行と同時に受領サインを取り直す手間が発生する
- 本納品書との金額・数量の齟齬 — 仮納品書に書いた概算と本納品書の確定値がズレ、取引先の経理に二重計上や差額計上の混乱を招く
- 番号体系の混在 — 仮納品書と本納品書に同じ通し番号を使ってしまい、社内伝票の検索でどちらが正本か判別できなくなる
- 受領印なしの暫定発行 — 受領印もサインも取らずに仮納品書だけを置いてきてしまい、後日「そんな品物は受け取っていない」と主張される
- インボイス対応の誤解 — 仮納品書を適格請求書（インボイス）の一部として扱おうとして、登録番号や税率区分が書かれていないため要件を満たさないと指摘される
「いつ本納品書に切り替えるか」を発行時点でカレンダーに登録しておくと、差し替え忘れを大きく減らせます。月次の経理締めの前に、未差し替えの仮納品書を棚卸しする運用が現実的です。
よくある質問
Q. 仮納品書だけで取引を完了させて問題ないですか？
原則として避けてください。仮納品書は税務上の証憑性が弱く、単価・金額・税区分などインボイスの要件も満たしません。請求・支払・仕入税額控除の根拠としては、後日交付する本納品書（または納品書兼請求書など）が必要です。
Q. インボイス制度には対応していますか？
仮納品書は、その性質上インボイス（適格請求書・適格簡易請求書）として扱う想定ではありません。登録番号・税率ごとの対価・消費税額などのインボイス記載事項は、本納品書または請求書の側に揃えるのが標準的な運用です。
Q. 電子帳簿保存法の対象になりますか？
電子データで仮納品書を授受した場合は、電子取引データとして電子のまま保存するのが安全です。法定の保存義務がある書類ではないものの、本納品書とセットで管理するために、本納品書と同じ保存ルールに合わせておくと混乱がありません。
Q. 仮納品書と本納品書、どちらが先に「納品日」になりますか？
物理的な納品日は、品物を実際に引き渡した「仮納品書の発行日」です。本納品書を後日発行する場合も、納品日欄には実際の引き渡し日を記載するのが原則で、本納品書の発行日（後日付）と納品日は別物と整理してください。
Q. 取引先から仮納品書のフォーマットを指定されました。どう対応すべきですか？
仮納品書は社内伝票の性格が強いため、取引先の指定様式に合わせて発行して問題ありません。ただし「本書類は仮納品書である」「後日、本納品書を別途交付する」旨を備考欄などに必ず残し、社内では本納品書と紐付けて管理できる番号体系にしておきましょう。
仮納品書・本納品書をテンプレートで作る
TEMPLEX の納品書テンプレートは、表題欄を自由に書き換えられるので、仮納品書と本納品書の両方をひとつのフォーマットで使い分けられます。仮で発行する分は表題を「仮納品書」、正式に差し替える分は「納品書」のまま、それぞれPDFで出力できます。
仮納品書として使う場合
- 表題欄に「仮納品書」と入力（標準は「納品書」になっている）
- 番号欄に「KARI-〇〇〇〇」など仮発行用の接頭辞付き番号を入力
- 単価・金額が未確定なら、明細の単価・金額欄を空欄のまま出力
- 備考欄に「本書類は仮納品書です。後日、本納品書を別途交付します」と入れておく
本納品書として使う場合
- 表題はデフォルトの「納品書」のまま、または「納品書（正本）」と明記
- 番号欄に本伝票用の番号（例：N-〇〇〇〇）を入力
- 備考欄に「仮納品書 No. KARI-〇〇 より差し替え」と入れて対応関係を明示
- 発行者情報・登録番号は一度入力すれば次回以降も自動再利用
- 明細行は必要なだけ追加でき、税率ごとの内訳も自動計算
→ 「納品書」テンプレートを開く（仮納品書としても使えます）
仮納品書を切ったあとは、忘れないうちに本納品書を作成して差し替えるのが運用上のコツです。TEMPLEX のテンプレートを使えば、現場での仮発行と本社での本納品書作成を分業しても、フォーマットが揃って混乱がありません。ダウンロード時の会員登録も不要で、ブラウザ上で完結します。
コラム著者・編集者
TEMPLEX編集チーム
TEMPLEX編集チームは、ビジネス文書の作成・管理に精通した実務経験者と技術ライターで構成されています。送付状・請求書・見積書をはじめとする各種ビジネス書類のフォーマットや書き方のノウハウを、わかりやすく丁寧にお届けします。「Office不要で誰でもすぐ使える」をコンセプトに、忙しいビジネスパーソンの書類作成をサポートします。
