個人事業主の納品書の書き方｜屋号・運用パターン・インボイス対応まで
はじめに：個人事業主は納品書をどう運用しているか
個人事業主・フリーランスが取引先に発行する書類は、業種・商習慣によって運用が大きく異なります。実態としてもっとも多いのは、納品書を発行せず請求書だけで完結させる運用です。スポット案件やデジタル成果物の納品では、納品書と請求書を1枚にまとめた「納品書兼請求書」もフリーランスの定番として広く使われています。一方で、法人取引・物販・建設業のように「物が物理的に届く」業態では、納品書を請求書とは別に発行するケースもあります。
本記事は、個人事業主のうち納品書を発行する側に回った方（=上記の2つ目・3つ目のパターン）を対象に、屋号と氏名の使い分け、自宅住所を出したくない場合の代替、押印の慣習、源泉徴収対象取引での書き方、フリーランス保護法との関係、そして希望者向けのインボイス対応まで、個人事業主特有の論点をまとめました。
納品書の必須項目（タイトル・発行日・宛名・明細・合計など）の基本は「納品書の書き方」で解説しています。本記事はその上で、個人事業主が直面する課題・論点に集中します。
TEMPLEX の納品書テンプレート（フォーム入力でPDF出力）は、屋号・氏名・住所のみで発行することも、登録番号がある方は併せて入力することもできます。納品と請求を1枚で済ませたい方は、納品書兼請求書テンプレートが便利です。
法人の納品書との違い（早見表）
個人事業主と法人で、納品書の基本構造はほぼ同じです。違いが出るのは主に「発行者欄」「押印」「住所の扱い」の3点に集約されます。
| 項目 | 法人 | 個人事業主 |
|---|---|---|
| 発行者の名称 | 会社名（部署名・担当者名） | 屋号＋氏名／屋号のみ／氏名のみ |
| 代表者の表記 | 代表取締役 〇〇 〇〇 | 原則不要（個人名そのものが代表） |
| 押印 | 社判（角印）・代表者印が一般的 | 屋号印・認印・自筆署名いずれでも可 |
| 住所 | 本店所在地（登記住所） | 事業所住所または自宅住所 |
| 押印の重み | 社印がないと違和感を持たれやすい | 印鑑なしでも違和感は薄い |
上記の対比表はあくまで一般的な納品書の構造を比較したものです。インボイス（適格請求書）として運用する場合は別途「登録番号（T＋13桁）」が加わりますが、これは法人・個人事業主どちらにも共通する追加項目であり、登録した方のみが該当します。詳細は本記事後半の「インボイス対応」セクションをご覧ください。
個人事業主の3つの運用パターン（どれを選ぶ？）
個人事業主・フリーランスが取引先に納品の事実と代金請求を伝える方法は、大きく3パターンに分かれます。どれを選んでも法的に問題はなく、業種と取引先の慣習で決めて構いません。実態としては (A) と (B) で大半を占め、(C) は物理納品がある業態に限られます。
| パターン | 発行する書類 | 向くケース |
|---|---|---|
| (A) 請求書だけで済ます | 請求書のみ（納品書を発行しない） | 月締めの掛取引・継続案件・顧問契約。デジタル成果物のメール納品でも多い |
| (B) 納品書兼請求書 | 納品書と請求書を1枚に統合 | スポット案件・1回完結の案件・ライティングやデザインなどフリーランスの定番 |
| (C) 納品書＋請求書を別個 | 納品書（納品時）と請求書（月締めなど）を別々に発行 | 物販・建設業の一人親方・商品の物理発送がある業態・法人取引で先方が分業を希望する場合 |
(A) 請求書だけで済ます
- メリット — 発行する書類が1種類で済む。経理が最もシンプル
- メリット — 月締め請求の慣習にそのまま乗れる
- 注意点 — 数量・検品が重要な物販には不向き
- 注意点 — フリーランス保護法の60日ルール起算日（=納品日）が文書として残らない場合がある
(B) 納品書兼請求書
- メリット — 1枚で「納めた事実」と「代金請求」を同時に通知できる
- メリット — 書類点数が増えず、印刷・郵送コストもかからない
- メリット — インボイス制度上、6項目を満たせば1枚で適格請求書としても扱える
- 注意点 — 月締めで複数案件をまとめて請求したいケースには向かない
- 注意点 — 発行後の金額・数量訂正は再発行になる（訂正インボイス）
(C) 納品書＋請求書を別個に発行
- メリット — 検品・検収プロセスがある取引で、納品と請求を段階的に分けられる
- メリット — 月末にまとめて請求するBtoB商習慣にそのまま乗れる
- 注意点 — 発行する書類が2種類になり、番号管理・控え保存の手間が増える
- 注意点 — 金額・宛名・日付の整合性を2書類で揃える必要がある
「納品書兼請求書」と「納品書＋請求書」の細かい比較や、インボイス制度下での組み合わせ運用は「納品書と請求書の違い」の記事に整理しています。本記事ではここから先、(B)(C) を選んだ個人事業主向けに「どう書くか」を解説します。
(B) で運用する方は、TEMPLEX の納品書兼請求書テンプレートが振込先・支払期日まで1フォームで埋められて便利です。
発行者欄の書き方（屋号・氏名・住所・押印）
個人事業主の納品書で最も迷うのが発行者欄です。屋号を書くべきか、本名を書くべきか、両方書くか。結論からいうと、どれでも問題ありません。
国税庁の見解では、適格請求書（インボイス）における発行者の氏名・名称は、個人事業主の場合「氏名」または「屋号」のいずれを記載しても差し支えないとされています（国税庁No.6625）。住所等から事業者を特定できれば、屋号のみでも氏名のみでも有効です。納品書をインボイスとして交付しない場合でも、この考え方をそのまま適用するのが自然です。
屋号がある場合
- 「屋号＋代表者名」が最も無難 — 取引先からも「誰の事業か」がはっきり分かる
- 屋号のみで通すことも可能 — ただし署名・押印で氏名が必要になる場面が多い
- 屋号印を作っておくと押印で代用しやすい
屋号がない場合
- 氏名のみで問題ない — 開業届に屋号を書かなかった事業者も多い
- 氏名の下に「個人事業主」と添える必要はない
- 後から屋号を付ける場合は、税務署への変更届でいつでも可能
住所と電話番号
- 事業所住所が望ましい — 自宅兼事務所の場合は自宅住所でも可
- 市区町村以降を省略せず、丁目・番地・建物名まで記載
- 電話番号は固定・携帯どちらでも可。連絡が取れる番号を1つ載せる
- メールアドレスを併記すると、PDF納品の確認連絡がスムーズ
自宅住所を出したくない場合
適格請求書の必須記載事項に「住所」は含まれておらず、氏名または名称と登録番号で事業者を特定できれば足ります。自宅で事業を行っているフリーランスの場合、納品書に自宅住所を載せたくないこともあるでしょう。実務での選択肢は以下のとおりです。
- 住所欄を省略する — 取引先と合意があれば省略可能（特にデジタル納品の継続案件）
- バーチャルオフィス／レンタルオフィスの住所を使う — 月額数千円から契約できる
- コワーキングスペースの法人会員住所を使う — 拠点があるエリアで便利
- 私書箱サービスを使う — 郵便物の受取りだけ別住所にしたい場合
押印の使い分け（屋号印・認印・自筆署名）
個人事業主の納品書に押す印鑑には、法律上の制約はありません。慣行で使い分けられている印鑑の種類は以下のとおりです。
- 屋号印（角印） — 屋号や事業名を彫った印鑑。納品書・請求書・領収書で広く使われる。一辺21mm程度の角印が典型
- 認印（個人の苗字印） — 100円ショップでも入手できる既製の苗字印。屋号印を作っていない場合の代用に
- 実印・銀行印 — 重要契約用・銀行届出用。納品書には使わないのが普通
- シャチハタ（インク内蔵式の浸透印） — 改ざんに弱いとして敬遠する取引先もある。重要取引では認印・屋号印を推奨
- 押印そのものを省略してもよい — 法的義務ではない。PDFで発行する場合は電子印（画像）を貼るか、無印で出すケースも多い
屋号印は税務署への登録は不要で、文字を彫れる印鑑ならどれでも構いません。実印・銀行印と分けて使い分けるのが安全です。自筆署名でも代用できるので、屋号印を作るのは必須ではありません。文具店・ネット通販で2,000〜5,000円程度から作れます。
PDFでメール送付した納品書は、電子帳簿保存法に基づき「電子データのまま」保存・管理する必要があります。受領側で印刷して紙のファイルに綴じる運用は2024年1月から認められていません（電子取引データ保存の義務化）。発行側のフリーランスも、自分の控えPDFを「取引年月日・取引金額・取引先」で検索できる状態で7年間（消費税の課税事業者の場合）保管しておくのが原則です。クラウド経理サービスやクラウドストレージのフォルダ命名規則をルール化しておくと安心です。
手書きで納品書を発行する方は、罫線つき複写式用紙の選び方・訂正方法・印鑑の使い分けを「手書きの納品書」の記事にまとめています。あわせてご覧ください。
源泉徴収対象取引の納品書（フリーランス特有の論点）
原稿料・デザイン料・士業報酬など、所得税法で定められた特定の報酬・料金を個人に支払う場合、支払者は源泉徴収を行う義務があります。フリーランスにとって身近なテーマで、納品書・請求書にも影響します。
源泉徴収の対象になる主な報酬
- 原稿料・講演料・翻訳料・通訳料
- デザイン料（広告・装幀・服飾・工業デザインなど）
- 弁護士・税理士・公認会計士・司法書士・社労士などの士業報酬
- プロスポーツ選手・モデル・芸能人の報酬
- ホステス・コンパニオン等の報酬
- 外交員・集金人・電力量計の検針人の報酬
- 馬主への競馬の賞金
源泉徴収税額の計算式
- 報酬額が100万円以下 — 報酬額 × 10.21%（所得税10% + 復興特別所得税0.21%）
- 報酬額が100万円超 — （報酬額 − 100万円）× 20.42% + 102,100円
- 消費税込みで請求した場合でも、原則は税抜金額に対して源泉徴収する（請求書・納品書で税抜金額と消費税額を区分しておくのが重要）
納品書に書くか、請求書に書くか
源泉徴収額そのものは、買い手（支払者）側が計算して支払時に天引きするものですが、フリーランス側があらかじめ「源泉徴収額」「差引支払額」を書類に明記しておくと、認識のずれが起きません。運用パターンによって書く場所が変わります。
- (B) 納品書兼請求書 — 「報酬額」「源泉徴収税額」「差引支払額」をセットで記載する
- (C) 納品書＋請求書を別個 — 納品書には源泉徴収を書かず、請求書側で源泉徴収額を明記
- (A) 請求書だけ — 請求書側で源泉徴収を明記（本記事の対象外）
源泉徴収は所得税法に基づく支払者側の義務であり、フリーランス側の請求金額を変えるものではありません。受け取る金額が少なくなっているように見えますが、確定申告で精算（過剰天引き分は還付）されます。書類上は「請求は税込110,000円・源泉天引き後の振込額は98,790円」と分けて理解しましょう。
フリーランス保護法と納品書
2024年11月1日に施行された「フリーランス・事業者間取引適正化等に関する法律」（通称：フリーランス保護法）は、発注者からフリーランスへの取引条件の明示や、支払期日・支払遅延の規制などを定めた法律です。納品書を発行する場面とも密接に関係します。
取引条件明示書の交付義務
フリーランス保護法では、発注者がフリーランスに業務委託をする際、書面または電磁的方法で取引条件を明示することが義務付けられています。明示すべき項目は、給付の内容、報酬額、支払期日、検査の有無と完了予定日など多岐にわたります。
- 給付の内容（成果物の具体的な内容・仕様）
- 報酬の額（消費税込みの金額または計算方法）
- 支払期日（給付受領日から60日以内のできる限り短い期間）
- 発注者・受注者の名称と所在地
- 業務委託をした日
- 給付を受領する日と場所
- 検査を行う場合は検査完了予定日
- 現金以外の方法で支払う場合はその内容
納品書の位置づけ — 60日ルールの起算点を確定する
納品書そのものはフリーランス保護法で交付を義務付けられた書類ではありません。ただし、受注したフリーランス側が「給付の内容を実際に何で・いつ・どれだけ納めたか」を明確にする補完書類として、納品書を交付する運用が増えています。発注者が交付した取引条件明示書と、受注者が交付する納品書をセットで保管しておけば、何を発注し何を納めたかが文書として残るためトラブル防止に有効です。
とくに重要なのは、フリーランス保護法の支払期日が「給付を受領した日から60日以内」と定められている点です。つまり「給付を受領した日（＝納品日）」が支払期日カウントダウンの起算点になります。フリーランス側が納品書を発行し、発注者にも受領を確認してもらう運用にしておけば、納品日が文書として残るため、後日「いつ納品したか分からない」と曖昧にされて支払期日が遅延するリスクを防げます。納品書は自衛の証拠書類としても重要な意味を持ちます。
- 取引条件明示書 — 発注者が交付（フリーランス保護法で義務化）
- 見積書・発注書 — 発注前後の意思確認に交付（任意）
- 納品書 — 受注者が交付し、給付内容と納品日を可視化（任意・本記事のテーマ・60日ルールの起算点証明）
- 請求書 — 受注者が交付し、報酬請求の意思を示す（任意）
フリーランス保護法は「フリーランス（特定受託事業者）」と「発注者（業務委託事業者）」の取引が対象です。フリーランス同士の取引や、発注者が消費者の場合は適用されません。納品書の運用設計を考える際は、誰から受注した案件かで切り分けると整理しやすくなります。
支払遅延が発生した場合、契約書で個別に定めた遅延損害金、または民法の法定利率（年3%・3年ごとに見直し）を発注者側に請求できます。なお、発注者が下請法（下請代金支払遅延等防止法）の親事業者に該当する取引では、下請法に基づき年14.6%の遅延利息が別途適用されるケースもあります。フリーランス保護法そのものには遅延利息の特則は設けられていないため、年14.6%を一律に主張できるわけではない点に注意してください。いずれにせよ、納品日が文書で証明できれば、起算点の主張が容易になり、フリーランス側の交渉力が大きく上がります。
インボイス対応（適格請求書として交付する場合のみ）
このセクションは「納品書を適格請求書（インボイス）として交付したい」と決めた方だけが読めばよい内容です。納品書そのものに登録番号を記載する義務はなく、免税事業者のまま登録しない選択も完全に自由です。免税事業者の方や登録予定のない方は、このセクションは読み飛ばして次の「運用パターン別サンプル」へ進んで構いません。
登録番号（T＋13桁）の構造と取得
- 形式 — T＋半角数字13桁（例：T1234567890123）
- 由来 — 法人は既存の法人番号13桁の前に「T」を付けたもの。個人事業主は法人番号を持たないため、登録申請時に新規発行された13桁が割り当てられる（桁数は同じでも由来は別物）
- 取得方法 — e-Tax（電子申請）または書面申請。所轄税務署が窓口
- 登録完了後、国税庁の「適格請求書発行事業者公表サイト」で登録番号と氏名（または屋号）が公表される
- 詳細な手続きは国税庁のサイトに案内がある
免税事業者は登録番号を持てない
基準期間（前々年）の課税売上高が1,000万円以下の免税事業者は、インボイス登録をしなければ登録番号を持てません。納品書を発行することは当然できますが、登録番号を持っていないのに記載することはできません（持っていない番号を書くのは禁止）。「適格請求書」「インボイス」というタイトルも付けません。
経過措置と少額特例
免税事業者からの仕入については、買い手側がいきなり全額控除できなくなるわけではありません。一定期間は経過措置として段階的に縮小されます。
| 期間 | 免税事業者からの仕入の控除割合 |
|---|---|
| 2023年10月1日〜2026年9月30日 | 80%控除 |
| 2026年10月1日〜2029年9月30日 | 50%控除 |
| 2029年10月1日以降 | 0%（控除不可） |
また、買い手側の保存要件を軽減する「少額特例」があります。基準期間の課税売上高が1億円以下、または特定期間の課税売上高が5,000万円以下の事業者は、税込1万円未満の課税仕入について、適格請求書を保存しなくても帳簿の保存のみで仕入税額控除が認められます（2023年10月1日〜2029年9月30日までの時限措置）。これは買い手側の経理負担を減らす制度であり、フリーランス側の交付義務を軽減するものではありません。
インボイス制度下で「請求書のみ」「納品書＋請求書の組み合わせ」「領収書を適格簡易請求書として」など3戦略の使い分けを知りたい方は、「納品書と請求書の違い」の記事に整理しています。
運用パターン別サンプル（3パターン）
ここまでの論点を踏まえた、個人事業主向けの記入例を3パターン示します。ご自身の運用にあわせて選んでください。税率10%単一・1取引完結型の最もシンプルな構成にしています。
サンプルでは納品書番号を「N-2026-0042」と振っています。個人事業主は番号を場当たり的に振ってしまい、後で「どの請求書に対応する納品か」が分からなくなるミスが多発しがちです。「N-西暦-連番（4桁ゼロ埋め）」のような自分のルールを最初に決め、対応する請求書側も「S-2026-0042」のように同じ連番で揃えておくと、どの納品に対するどの請求かが一目で分かります。クラウド経理サービスでも番号体系の自動採番ができるので、サービスを使う場合は最初に書式を設定しておきましょう。
TEMPLEX の納品書テンプレートは (A) 用、納品書兼請求書テンプレートは (B)(C) 用に最適化されています。発行者欄の屋号・氏名・登録番号、明細・税率・備考まですべてフォーム入力でPDF化できます。
よくある質問
Q. 請求書だけで足りますか？納品書も発行すべきですか？
業種・取引先によります。デジタル成果物のメール納品や月締めの顧問契約では、請求書だけで完結している個人事業主が大多数です。物販・建設・検品プロセスがある案件では納品書を発行する慣習が残ります。また、フリーランス保護法の60日ルール起算点（納品日）を文書で残したい場合は、納品書を発行しておくと自衛になります。発行する書類は (A) 請求書のみ／(B) 納品書兼請求書／(C) 納品書＋請求書 のいずれを選んでも構いません。
Q. 納品書兼請求書はインボイスとしても使えますか？
使えます。発行者の氏名または名称＋登録番号（T＋13桁）、取引年月日、取引内容、税率ごとに区分した対価の額、適用税率、消費税額等、受け取る事業者の氏名または名称の6項目を記載すれば、納品書兼請求書1枚で適格請求書の要件を満たします。免税事業者の場合は登録番号を持っていないため、適格請求書としては交付できません。
Q. 個人事業主の納品書に押印は必要ですか？
法的には必要ありません。屋号印を作る個人事業主も多いですが、自筆署名や押印なしのPDF発行でも実務上問題ありません。重要取引・金額が大きい案件では認印・屋号印を使うと信頼感が増します。シャチハタは改ざんに弱いと見なされることがあるため、重要書類では避けるのが無難です。
Q. 屋号と本名、納品書にはどちらを書くべきですか？
どちらでも問題ありません。国税庁の見解では、適格請求書でも個人名・屋号どちらでも記載できるとされており、住所等から事業者を特定できれば有効です。屋号を持っている場合は「屋号＋代表者名」が最も無難で、取引先からも誰の事業か明確になります。屋号がなければ氏名のみでも構いません。
Q. 源泉徴収はどこに書けばよいですか？
(C) 納品書＋請求書を別個に発行する場合は、源泉徴収額は請求書側に記載するのが原則です。(B) 納品書兼請求書として1枚にまとめる場合のみ、合計金額の下に「源泉徴収税額」「差引お支払額」を併記します。源泉徴収は支払者が請求書に基づいて天引きする仕組みなので、納品の事実だけを示す納品書には書かないのが一般的です。
Q. 免税事業者でも納品書に消費税額を書いてよいですか？
消費税額を区分して記載すること自体は可能です。ただし「適格請求書」「インボイス」というタイトルや、登録番号（T＋13桁）を記載することはできません。買い手側が経過措置（80%・50%）に基づく仕入税額控除を受けやすいよう、税率と税額を区分して書いておくと親切です。
個人事業主の納品書をテンプレートで作る
TEMPLEX のテンプレートは、個人事業主の3つの運用パターンすべてに対応しています。屋号・氏名・住所・登録番号（任意）を一度入力すれば、他の書類（請求書・領収書 など）でも同じ情報を共有して使えるので、初期入力のひと手間で日常業務全体が効率化します。
- 屋号＋氏名のセット入力に対応
- 適格請求書発行事業者の登録番号入力欄あり（免税事業者は空欄でOK）
- 税率10%・8%（軽減）・非課税・不課税の項目別設定が可能
- 明細あり／合計のみの2モード切替
- 備考欄に源泉徴収税額・差引お支払額を追記できる
- PDF出力後、メール添付・印刷どちらでも利用可能
(A)(C) で運用する方は → TEMPLEX の納品書テンプレートを開く
(B) で運用する方は → TEMPLEX の納品書兼請求書テンプレートを開く
コラム著者・編集者
TEMPLEX編集チーム
TEMPLEX編集チームは、ビジネス文書の作成・管理に精通した実務経験者と技術ライターで構成されています。送付状・請求書・見積書をはじめとする各種ビジネス書類のフォーマットや書き方のノウハウを、わかりやすく丁寧にお届けします。「Office不要で誰でもすぐ使える」をコンセプトに、忙しいビジネスパーソンの書類作成をサポートします。
