納品書
商品の納品内容を記載する書類です。
| 品名 | 仕様・型番 | 数量 | 単位 | 金額 | 備考 | |
|---|---|---|---|---|---|---|
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納品書とは？
納品書とは、商品やサービスを納品する際に発行し、「いつ・何を・いくつ・いくら分」納めたのかを取引先に伝えるための書類です。受け取った側は、発注内容と照らし合わせて検品・検収に使います。法律上の発行義務はないものの、納品内容の相違やトラブルを未然に防ぐため、また請求書や受領書と突き合わせて帳簿を整理するためにほとんどの取引で交わされています。請求書と違い代金の請求を目的としないため、書類の役割が明確に異なります。2023年10月から始まったインボイス制度では、納品書を請求書と組み合わせて適格請求書の記載要件を満たす運用も認められており、中小企業や個人事業主にとっても適切な作成が重要度を増しています。
こんな時に納品書が必要
- 商品を発送・配送する際に同梱して取引先に届けるとき
- サービスや業務を完了し、成果物と一緒に引き渡すとき
- 発注書の内容通りに納品したことを証明したいとき
- 請求書と分けて納品の都度に明細を先方へ通知したいとき
- 複数回に分けて納品する際に毎回の内容を記録したいとき
- インボイスの記載事項を請求書と納品書で分割して運用するとき
- 検収書や受領書と突き合わせて取引を管理したいとき
納品書の書き方のポイント
- 1
タイトルと発行日・納品日を明記する
書類の中央上部に「納品書」と明示し、発行日（作成日）と納品日を記載します。納品日が確定しない場合は発送日を記載するのが一般的です。発注書番号や案件名を添えると、取引先側での突き合わせがスムーズになります。
- 2
宛名は正式名称＋「御中」または「様」
取引先の会社名・部署名は正式名称で記載し、会社・部署宛てには「御中」、個人名には「様」を使います。併用は避け、担当者名を入れる場合は「営業部 田中様」のように個人に絞ります。
- 3
品目・数量・単価・金額を明細で記載
商品やサービス名、型番、数量、単価、金額を表形式で列挙します。最後に小計・消費税・合計金額を記載します。発注書の内容と完全に一致するように品名や数量を写すのがミスを防ぐコツです。
- 4
インボイス対応では税率区分と登録番号を記載
納品書を適格請求書として扱う場合、発行事業者の登録番号（T＋13桁）、税率ごとに区分した対価の額と適用税率、消費税額等、軽減税率対象である旨を記載します。請求書と合わせて要件を満たす運用も可能です。
- 5
発行者情報と連絡先・押印を加える
発行者欄に会社名・住所・電話番号・担当者名を記載します。社判や角印の押印は法的必須ではありませんが、実務慣習として押印すると信頼性が高まります。社内の控え用に複写やPDF保存を残しておきましょう。
- 6
備考欄で納期・返品条件・問い合わせ先を補足
特記事項がある場合は備考欄に記載します。分納のスケジュール、納品物の取り扱い注意事項、問い合わせ先、返品・交換ポリシーなど、事後トラブルを防ぐ情報を一言添えると親切です。
納品書についてよくある質問
Q.納品書と請求書の違いは何ですか？
Q.納品書に発行義務はありますか？
Q.納品書の保存期間はどれくらいですか？
Q.納品書はインボイス制度にどう対応すればよいですか？
Q.納品書に印鑑は必要ですか？
Q.納品書と受領書・検収書はどう違いますか？
納品書は法律上の発行義務はありませんが、法人税法・所得税法上の帳簿書類として保存義務があります。保存期間は法人で原則7年(欠損金繰越時は10年)、個人事業主で5年(青色・白色ともに)です。インボイス制度(2023年10月〜)では、納品書単体または請求書との組合せで適格請求書の記載要件(登録番号・税率ごとの対価・消費税額等)を満たすことが可能です。電子的に授受した場合は電子帳簿保存法に基づき電子データでの保存が求められます。
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