納品書の書き方｜項目別の記入例・サンプル・テンプレートの作り方ガイド

はじめに：この記事で分かること

納品書は「いつ・何を・いくつ・いくら分」納めたかを取引先に伝える書類です。法律で発行が義務付けられているわけではないものの、検品・検収の根拠、請求書との突合、インボイス制度下の記載要件の充足など、実務上は外せない役割を多く担っています。書式は自由ですが、そのぶん「何を必ず書くか」「どう書けば改ざんやトラブルが起きにくいか」を押さえておく必要があります。

本記事では、納品書をはじめて発行する方でも迷わないよう、必須記載項目を1つずつ記入例つきで解説します。インボイス対応の追加項目、納品書番号の付け方、値引き・マイナス表記、紙とPDFの使い分け、よくあるミスとチェックリストまで、現場で「これだけ読めば書ける」内容にまとめました。

今すぐ作成したい方は、TEMPLEX の納品書テンプレート（フォーム入力でPDF出力）をご利用ください。本記事の項目をすべて満たしたフォーマットを無料で使えます。

納品書とは（簡潔におさらい）

納品書とは、商品やサービスを納める側（売り手）が、納める内容（品目・数量・金額）を取引先（買い手）に通知するために発行する書類です。発注書の内容どおりに納品したことを伝え、買い手の検品・検収・経理処理の根拠として使われます。

民法・商法・税法のいずれにも納品書の発行を義務付ける条文はありません。それでも商慣習として広く使われているのは、(1) 発注内容と納品内容の突合に必要、(2) 検収の根拠書類になる、(3) 取引基本契約で発行を定めているケースが多い、(4) インボイス制度では納品書と請求書を組み合わせて適格請求書要件を満たす運用が可能、といった理由からです。

納品書を発行するタイミングと取引フロー上の位置

標準的なBtoB取引のフローは「見積書 → 発注書（注文書） → 納品書 → 受領書 → 検収書 → 請求書 → 領収書」の順で進みます。納品書は売り手が発行し、商品やサービスの引き渡し時に同梱・送付するのが基本です。受領書は買い手が「受け取った事実」を、検収書は買い手が「検品して合格した事実」を売り手に返す書類で、納品書とは発行者も目的も異なります。本記事ではここから先は「書き方」に集中するため、関連書類との詳細な違いは以下の記事に整理しています。

納品書の必須記載項目（10項目）

納品書には法律で定められた書式はありませんが、商慣習・税務上の証憑性・インボイス制度を踏まえると、最低限以下の10項目を押さえておけば実務で困りません。インボイス対応で追加される登録番号・税率区分・消費税額も含めて、この10項目をテンプレート化しておくとよいでしょう。

1. 表題（「納品書」と中央上部に大きく表示）
2. 発行日（書類を作成した日付）
3. 納品日（実際に商品・サービスを引き渡す日付）
4. 納品書番号（社内で重複しない通し番号）
5. 宛名（取引先の正式名称＋御中／様）
6. 品目・数量・単価・金額の明細
7. 小計・消費税額・合計金額
8. 発行者情報（自社名・住所・電話番号・押印）
9. 備考欄（特記事項・問い合わせ先など）
10. インボイス対応時の追加項目（登録番号・税率区分・税率ごとの消費税額）

項目①〜③：表題・発行日・納品日の書き方

表題（タイトル）

• 中央上部に「納品書」と書く。サイズは本文の2〜3倍を目安にし、書類の用途が一目で分かるようにする
• 請求書を兼ねるなら「納品書兼請求書」、領収書を兼ねるなら「納品書兼領収書」と明示する
• 兼用書類は税務上の扱いが変わるため、安易に併記せず取引相手と合意のうえで採用する

発行日

• 書類を作成した日付を西暦または和暦で記入する（例：2026年5月16日／令和8年5月16日）
• 請求書・領収書とまたぐ取引では発行日の表記を統一する（混在は事務処理ミスのもと）
• 後日付・前日付は税務上の整合性を欠くため避ける

納品日

• 実際に商品・サービスを引き渡す日付を書く。発行日と同じになることが多いが、別日になるケース（事前発行・後発行）も想定する
• 確定していない場合は「発送日」または「予定日」で代用し、確定後に正式な納品書に差し替える運用がある
• 分納の場合は、毎回の納品日を都度記載した別々の納品書を発行

項目④：納品書番号（通し番号）の付け方

納品書番号は、社内で書類を一意に特定するための通し番号です。法的に必須ではありませんが、納品書・受領書・検収書・請求書を突き合わせる際に必須の鍵となるため、最初から番号体系を決めて運用するのが鉄則です。

番号の付け方ルール（推奨）

• 一意性 — 同じ番号を2回使わない。同じ番号が複数あると検収・経理の突合で必ず破綻する
• 連続性 — 抜け番（欠番）を作らない。書き損じた番号は「書損」として控えに残す
• 識別性 — 年・月・取引先などの情報を組み込み、一目でいつ・誰宛かが分かるようにする
• 桁数固定 — 後ろに増える番号の桁数（4桁・5桁など）を最初に決めておき、ファイル名でソートしても順番が崩れないようにする

番号体系の代表例

項目⑤：宛名の書き方

• 法人宛 — 「株式会社○○ 御中」。略称「（株）」は避け、正式名称で書く
• 部署宛 — 「株式会社○○ 経理部 御中」。担当者名を入れる場合は「経理部 田中様」のように個人に絞る
• 個人宛 — 「○○ ○○ 様」。フルネームで記入する
• 「御中」と「様」は併用しない（例：「○○部 田中様」は可、「○○部 御中 田中様」は不可）

項目⑥〜⑦：明細・小計・消費税・合計の書き方

納品書の本体は明細表です。発注書の内容をそのまま書き写すのが原則で、品名・数量・単価・金額を縦に並べ、最下段で小計・消費税・合計を集計します。

明細欄に書く項目

• 品目 — 商品名・型番・サービス名を明確に。発注書の表記とずれない
• 数量 — 個数・時間・kgなど単位とともに記入
• 単価 — 税抜単価が一般的（インボイス対応時は税抜・税込どちらでも可）
• 金額 — 数量×単価。3桁カンマで区切る
• （軽減税率対象なら）対象品目に「※」などの記号を付け、明細外で「※は軽減税率対象品目」と注記

集計欄に書く項目

• 小計（税抜合計）
• 消費税額（10％分・8％分を区分）
• 合計金額（税込）

項目⑧：発行者情報・押印の書き方

• 会社名（または個人名・屋号）
• 郵便番号と住所（市区町村以降を省略しない）
• 電話番号・FAX番号（メールアドレスも併記すると親切）
• 担当部署・担当者名
• 押印（紙発行時。角印（社印）を使うのが商慣習）

押印は法的には必須ではありません。電子発行であれば押印なしでも問題なく、海外取引では押印自体が珍しい慣習です。日本国内のBtoB取引では、慣習として角印が押されていると信頼性が高まるため、紙で発行する場合は押印するのが一般的です。

使う印鑑は「角印（社印）」が原則

会社のハンコには『角印（四角い社印）』と『代表者印（丸印・実印）』の2種類があります。納品書・請求書・領収書など日常の商取引書類には角印（社印）を使うのが商慣習で、代表者印（実印・丸印）は契約書・取引基本契約・銀行取引など『法的な権利義務が発生する重要書類』にのみ使います。納品書に代表者印を押すと過剰に重い印象を与えるうえ、社内の印鑑管理ルール上も例外運用になりやすいため、原則として角印を使ってください。個人事業主の場合は屋号印や認印で代用できます。

個人事業主の場合の発行者欄

個人事業主が発行する納品書では、会社名の代わりに屋号または個人氏名を記載します。インボイス制度下でも、適格請求書の必須記載事項に『住所』は含まれておらず、『氏名または名称＋登録番号（T＋13桁）』で発行者を特定できれば足ります（国税庁No.6625）。自宅住所を取引先に開示したくない場合は、住所欄を省略するか、バーチャルオフィス・レンタルオフィスの住所を使う選択肢もあります。なお、適格請求書発行事業者の公表サイトでも、個人事業主の住所・屋号は本人が希望した場合のみ公表される仕組みです。

項目⑨：備考欄の書き方と文例

備考欄は「明細に書ききれない情報」を伝えるためのフリースペースです。納期・分納・問い合わせ先・返品条件など、後日のトラブルを未然に防ぐ一文を添えると親切です。空欄でも問題はありませんが、文例パターンを覚えておくと現場で迷いません。

項目⑩：インボイス制度に対応した納品書の書き方

2023年（令和5年）10月1日から始まったインボイス制度（適格請求書等保存方式）では、買い手が消費税の仕入税額控除を受けるために、所定の項目を満たした「適格請求書」が必要になりました。納品書も、要件を満たせば適格請求書として扱うことができます。

適格請求書の6記載事項（国税庁No.6625）

1. 書類作成者の氏名または名称および登録番号（T＋13桁）
2. 取引年月日
3. 取引内容（軽減税率対象品目である旨を含む）
4. 税率ごとに区分して合計した税込（または税抜）対価の額および適用税率
5. 税率ごとに区分した消費税額等
6. 書類の交付を受ける事業者の氏名または名称

運用パターンA：納品書単体でインボイス要件を満たす

上記6項目をすべて納品書に書き、納品書1枚で適格請求書として完結させるパターンです。納品ごとに代金が確定し、納品書がそのまま請求書を兼ねるような取引（即時請求・現金商売）に向きます。

運用パターンB：納品書＋請求書の組み合わせで要件を満たす

月末締めで複数の納品を1枚の請求書にまとめる商習慣に向くパターンです。納品書側に「取引内容（品目・取引年月日）」を、請求書側に「登録番号・税率ごとの合計対価・消費税額」を書き、両者を相互参照する番号（納品書番号と請求書番号）で紐付けます。買い手は両方を保管する必要があります。

なお、端数処理（消費税額の1円未満の処理）は税率ごとに1回までです。納品書と請求書を組み合わせる場合は、どちらか一方で行います（両方で端数処理すると消費税額がずれます）。

実務での具体的な役割分担（端数処理はどちらで行うか）

月末締めで複数回の納品を1枚の請求書にまとめる商習慣では、納品書側には品目・数量・取引年月日と税抜金額（または税込金額）のみを記載し、請求書側で月分をまとめて『税率ごとの対価の合計・消費税額・端数処理』を行う運用が広く採られています。納品書1枚ごとに端数処理を入れると月次合計と1円単位でずれることがあるためです。逆に、納品ごとに代金が即時確定する取引（現金商売・スポット案件など）では、納品書側で消費税計算と端数処理を済ませ、請求書側はその金額をそのまま転記する運用もあります。

納品書のサンプル・見本（インボイス対応版）

ここまでの項目をすべて含めた、インボイス対応の納品書サンプルを示します。コピーしてテキストエディタやワープロソフトに貼り付け、ご自身の取引内容に書き換えてご利用ください。

値引き・マイナス表記の書き方

値引き・相殺・返品が発生した場合は、納品書の明細にマイナスの行を加えます。後から見て「なぜマイナスなのか」が分かるよう、品目欄に理由を明記するのがポイントです。

マイナス表記のルール

• 品目欄 — 「値引き」「相殺」「○○代より割引」など、商品ではないと分かる表記にする
• 金額欄 — 頭に「▲」または「-」を付ける。視認性は▲が高い
• 理由 — 「不良品交換のため」「数量誤りのため」「特別割引」など、簡潔に明示する
• 集計 — 値引き行を含めた後の合計を集計欄に書き、消費税は値引き後の金額で計算する

インボイス対応で値引き・返品が発生した場合は、原則として「適格返還請求書」（返還インボイス）の交付が必要です。ただし、売上に係る対価の返還等の金額が税込1万円未満の場合は、交付義務が免除されています。

よくあるミスとチェックリスト

納品書のミスは「金額のずれ」「番号の重複」「宛名違い」が三大要因です。発行前に以下のチェックリストで確認すれば、ほぼすべての事故は防げます。

• 明細の合計と集計欄の小計が一致しているか
• 消費税率（10%／8%）と消費税額が、税率ごとに正しく区分されているか
• 納品書番号が過去の番号と重複していないか
• 宛名の社名・部署名・敬称（御中／様）が正しいか
• 発行日・納品日が後日付・前日付になっていないか
• 発注書の品目・数量と一致しているか
• インボイス対応時、登録番号（T＋13桁）が正しく記載されているか
• 値引き・返品行に理由が明記されているか
• 押印（紙発行時）が漏れていないか
• 控え（PDFまたは複写）が手元に保存されているか

紙の納品書とPDF納品書の使い分け

納品書を「紙」で出すか「PDF（電子データ）」で出すかは、取引相手の慣習と保管・送付の利便性で選びます。両者には法的扱いの違いもあるため、それぞれのメリットを把握しておきましょう。

PDF（電子）発行のメリット

• 印刷・封入・郵送のコストと時間を削減できる
• 電子帳簿保存法に沿った検索性・保存性を確保しやすい
• テンプレート化により計算ミス・記入漏れが減る
• 海外取引・在宅勤務など、紙が回せない環境でも完結する
• メール本文＋PDF添付で送信記録（証跡）が残せる

関連書類との違い・関連記事

納品書の周辺には「請求書」「領収書」「受領書」「検収書」「仮納品書」など、混同しがちな書類が多くあります。本記事では「書き方」に絞って解説しましたが、書類ごとの違いや特殊ケースは別の記事で詳しく整理しています。

よくある質問（FAQ）

Q. 納品書に印鑑は必要ですか？

法律上、納品書への押印は必須ではありません。電子発行であれば押印なしでも問題ありませんし、海外取引では押印自体が珍しい慣習です。日本国内のBtoB取引では、慣習として角印が押されていると信頼性が高まるため、紙で発行する際は押印するケースが多く見られます。

Q. 納品書と請求書は何が違いますか？

納品書は「いつ・何を・いくつ納めたか」を伝える書類で、請求書は「いくら支払ってほしいか」を伝える書類です。発行者はどちらも売り手ですが、目的・タイミング・必須記載項目が異なります。詳しくは「納品書と請求書の違い」記事に整理しています。

Q. 納品書の保存期間はどれくらいですか？

納品書は法人税法・所得税法上の「取引関係書類」にあたり、法人は原則7年（欠損金繰越控除を受ける事業年度は最大10年）、個人事業主は青色・白色とも5年の保存が義務です。インボイスとして交付・受領したものは、買い手・売り手とも7年保存が必要です。電子で授受したデータは2024年1月から電子のまま保存することが義務化されました。

Q. 納品書番号は必須ですか？

法的には必須ではありませんが、実務上はほぼ必須です。複数の納品書・請求書・受領書を突き合わせる際の鍵になりますし、税務調査や監査でも書類の特定に使われます。最初に番号体系を決め、抜け番なく運用してください。

Q. 納品書を電子（PDF）で発行する場合、印鑑はどうしますか？

電子発行では押印なしでも問題ありません。慣習的に押印を残したい場合は、角印を画像化した電子印影をPDFに重ねる方法があります。電子印影が必須というわけではないので、社内ルールに合わせて省略しても構いません。

Q. 英語の納品書を作る必要があります。日本語版と何が違いますか？

英語の納品書は通常「Delivery Note」または「Delivery Slip」と表題し、宛名は「To: 〜」、発行者は「From: 〜」で示します。押印は不要で、サインまたは発行者名のみで足ります。インボイス制度は国内取引が対象で、輸出取引は消費税の免税対象になるため登録番号・税率区分の記載は通常不要です。日本国内向け取引にも英語版を残す場合は、日英併記して両方の経理担当が読めるようにしておくと親切です。

Q. 納品書を出し忘れた場合、後から発行できますか？

後日発行は可能です。納品日（実際に商品・サービスを引き渡した日）を正しく記載すれば、書類自体は有効です。ただし、発行日と納品日が大きく離れると検収のタイミングを逸する場合があるため、原則は納品と同時か翌日までに発行してください。

TEMPLEX の納品書テンプレートで今すぐ作る

ここまでの内容を踏まえて納品書を作るなら、TEMPLEX の納品書テンプレートが便利です。フォームに項目を入力するだけで、本記事で解説した10項目を満たしたPDFが完成します。インボイス制度の登録番号・税率区分・消費税額にも対応しているので、適格請求書としての運用にも使えます。

• 発行者情報・登録番号を一度登録すれば、次回以降は自動で呼び出される
• 明細は税率（10%／8%／非課税／不課税）ごとに自動集計
• PDFをダウンロード後、自宅プリンターで即日印刷が可能
• メール添付でそのまま取引先に送付可能（印紙税の対象外）

→ TEMPLEX の納品書テンプレートを開く

請求書を兼ねたい・領収書を兼ねたい・受領書を兼ねたいといった「兼用書類」のテンプレートも用意しています。納品ごとに代金を確定できる商習慣の取引には、兼用書類を使うと書類点数が減って実務がラクになります。