納品書と受領書の違い｜発行者の方向・取引フロー・兼用書類の運用

結論：発行者の方向が逆の書類

納品書と受領書の最大の違いは「発行者の方向が逆」という点です。納品書は売り手が買い手に向けて「この内容で納品しました」と通知する書類、受領書は買い手が売り手に向けて「確かに受け取りました」と返送する書類で、ちょうど往復で対になっています。混同しやすい一対の書類ですが、誰がどちらの向きに発行するかを押さえれば、取引フローの中での位置づけはすっきり整理できます。

それぞれの定義を簡潔に整理

納品書とは

納品書は、商品やサービスを納品する際に売り手が発行し、「いつ・何を・いくつ納めたか」を買い手に通知する書類です。請求書とは違い代金請求は目的ではなく、納品内容そのものを伝えるための書類で、買い手は発注書と突き合わせて検品・検収に使います。法律上の発行義務はありませんが、商慣習として継続取引のほぼすべてで発行されています。

なお、インボイス制度（適格請求書等保存方式）においては、必要事項を満たせば請求書ではなく納品書を適格請求書（インボイス）として運用することも可能です。その場合でも、対になる受領書の役割（受け取り証明）は変わりません。

受領書とは

受領書は、買い手が物品を確かに受け取った事実を売り手に対して証明する書類です。発行者は買い手側で、受領担当者の署名・押印を添えて売り手に返送します。物品の取り扱いに特化して「物品受領書」と呼ばれることもあります。

納品書は売り手側、受領書は買い手側から発行される

商取引における書類は、売り手から出るものと買い手から出るものに大別されますが、納品書は売り手側、受領書は買い手側から発行されます。

納品書は「売り手が発行して送付する」もの、受領書は「買い手が手元に届いた用紙にサインして返送する」ものという違いがあります。書類の発生源と進行方向がちょうど左右逆になっていると押さえると、新任の担当者でも迷いません。

納品書が売り手→買い手の通知書類であるのに対し、受領書は買い手→売り手の返信書類です。納品書と受領書をペアで運用すると、売り手は「届けた証拠」を、買い手は「受け取った事実を相手に伝えた控え」を残せます。両者が往復でセットになることで、納品行為そのものの証跡が双方向で完結します。

取引フローの中での発行順序

標準的な商取引のフローでは、納品書・受領書・検収書がこの順番で発行されます。請求書・領収書まで含めると、取引全体は次のような流れになります。

ここで注目したいのが、3・4・5の流れです。納品書（売り手発行）→ 受領書（買い手が返送）→ 検収書（買い手が検品後に発行）という三段階になっていて、受領書はちょうど「納品書の往復返信」のポジションにあります。検収書まで発行できる体制があるなら受領書を省略するケースも多く、逆に検収工程を持たない取引では受領書のみで決着させることもあります。

納品書兼受領書という運用

納品書と受領書をそれぞれ別書類として往復させるのは事務工数が大きいため、1枚に統合した「納品書兼受領書」が広く使われています。上半分が納品明細（売り手記入欄）、下半分が受領サイン欄（買い手記入欄）という構造で、往復書類が1枚で完結する仕組みです。

用紙の構成

2つの運用パターン

1. 複写式（オリジナル＋控え） — 1枚目に売り手が納品明細を記入し、2枚目に転写。商品到着時に買い手が受領サインをすると複写で同時に署名が転写される。配送ドライバーが現場で受領印をもらう運用に向く
2. 2部発行＋返送 — 売り手が同じ内容の用紙を2部発行して商品に同梱。買い手は1部に受領サインを書いて売り手へ返送、もう1部を保管。郵送・スキャン送付などで往復させる運用

受領書と検収書の違い

受領書と混同されやすいのが「検収書」です。両者とも買い手側が発行する書類ですが、含まれる行為の段階が違います。受領書は「届いた」段階、検収書は「届いた上で検品し合格と判定した」段階で発行されます。

重要なのは、受領書だけでは検品結果まで担保できないという点です。受領書のサインは「箱を受け取った」段階の証跡にすぎず、中身を開けて検品した結果は別途検収書で証明する必要があります。検品工程が重要な取引（製造業の部品納入・精密機器など）では、受領書ではなく検収書を発行する運用にしておくと、後日の品質トラブル時の証跡として有効です。

受領サインが取れない場合の代替証跡

受領書の発行は法的義務ではないため、相手にサインを強制することはできません。配送先が無人だった、買い手の経理担当が不在だった、運送業者が代理受領した、などの理由で受領サインが取れないケースは実務でよく発生します。その場合は他の証跡で受領事実を補強します。

• 配送伝票（送り状）の受領印 — 宅配便・路線便で運送会社が控える受領記録。配送業者の控えが残るため、後日でも取り寄せ可能
• 受領メール — 買い手から「商品が届きました」「検収完了しました」と返信を受ければ、メール本文が受領証跡として機能。日時・宛先が記録される
• 配送写真 — 配送現場で商品を引き渡した瞬間や、荷下ろし完了時の写真をスマートフォンで撮影。日時・GPS情報付きの写真が有効
• 電子サインサービス — 配送員のタブレットで電子的にサインを取得するサービス（運送業者の一部で対応）
• 防犯カメラ映像 — 倉庫・店舗の防犯カメラに映った搬入記録が裏付けになる

取引基本契約で受領書発行を必須化する運用

継続的に物品を納入する取引では、取引基本契約書（基本契約・売買基本契約・取引約款など）で受領書の発行を必須化しておくと、運用が安定します。買い手側の事務都合でサインが遅れる・忘れられる事態を防ぎ、未返送時の取扱いを明確にできます。

契約書に盛り込む条文の例

• 受領書の発行義務 — 「買主は納品物を受領後〇営業日以内に受領書を売主に交付する」
• 未返送時のみなし規定 — 「納品後〇営業日以内に受領書または異議の申し出がない場合は、買主は納品物を受領したものとみなす」
• 返送方法の指定 — 「受領書は郵送・FAX・電子データ（PDF）のいずれかで返送する」
• 電子化の取扱い — 「電子データで受領書を交付した場合、電子帳簿保存法の要件を満たして保存する」
• 検収との関係 — 「受領書は到着確認のみを示し、検収結果は別途検収書で通知する」

みなし規定を設けておくと、買い手がサインを忘れたまま時間が経過しても、契約上は受領済みと扱える運用が可能になります。継続取引や反復納入の現場ではこのみなし規定が事務リスクを大幅に下げます。

印紙税の扱い（受領書は原則対象外）

物品の受領書は、印紙税法上の課税文書には該当せず、収入印紙は不要です。第17号文書「金銭又は有価証券の受取書」は名称のとおり金銭または有価証券を受領した場合に課税される文書で、物品の受領はこれに含まれないためです。

受領書が課税対象になりうるケース

ただし、受領書の文面に「代金を領収しました」「代金として受領済み」など金銭受取を示す文言を加えると、書類の性質が領収書とみなされ、税抜5万円以上で印紙税の課税対象になります。物品受領のみを示す書類なら非課税、金銭受領を併記すると課税対象になる、と覚えておきましょう。

保存期間と電子化

納品書・受領書とも取引関係書類として、税法上の保存義務が定められています。発行側・受領側の両方で保存が必要です。

保存期間の起算日は、その事業年度の確定申告期限の翌日からです。電子取引データ（メール添付PDFなど）で授受したものは、2024年1月から電子帳簿保存法により電子のままの保存が義務化されています。紙のままプリントアウトして保存することは原則認められません。

受領サイン入り原本の扱い

• 紙で受領サインをもらった原本は、紙のまま保管する企業が多い
• スキャナ保存する場合は電帳法のスキャナ保存要件（解像度200dpi以上・タイムスタンプ付与または訂正削除履歴が残るシステム・検索機能等）を満たす必要がある
• 電子サインで受領した場合は、電子データのまま電帳法要件を満たして保存
• 社内で「紙か電子か」の方針を統一しておくと、後日の監査・税務調査でも対応がスムーズ

売り手から受領書の発行を依頼する書き方

受領書は買い手側が発行する書類なので、売り手が「受領書を発行してください」と依頼する形になります。納品書に同梱する送り状や、別紙の依頼文として添えるのが一般的です。

よくある質問

Q. 納品書と受領書は両方必要ですか？

法律上は両方とも発行義務はありません。商慣習として、納品書は売り手側が発行するのがほぼ標準、受領書は取引基本契約や社内ルールに応じて発行する／省略するが選べます。継続取引で証跡を残したい場合は両方発行、簡易な取引なら納品書のみ、というケースが一般的です。なお1枚で両方を兼ねる「納品書兼受領書」を使えば工数は半減します。

Q. 受領書に印鑑は必要ですか？

受領書への押印は法律上の必須要件ではありませんが、買い手側の発行であることを示すために社判（角印）や認印を押すのが慣習です。サインのみで済ませることも可能ですが、押印があるほうが書類としての信頼性は高く扱われます。電子データで交付する場合は電子印鑑または電子サインで対応します。

Q. 検収書を発行する取引で受領書も必要ですか？

検収書まで発行できる体制があれば、受領書は省略しても問題ない取引が多いです。検収書は受領＋検品合格まで含む段階の書類なので、検収書が出れば受領の事実も内包されます。ただし、納品から検収完了まで時間がかかる取引（精密機器の動作確認・大量ロットの抜き取り検査など）では、まず受領書で到着の事実を証明し、後日改めて検収書を出す二段階運用にすると、輸送中の事故・紛失と検品結果の責任を切り分けやすくなります。

Q. 受領書を電子化することはできますか？

可能です。電子データ（PDF）で発行・授受し、電子帳簿保存法の要件を満たして保存すれば電子化できます。電子サインサービスを使えば、買い手のタブレット上でサインを取得してそのまま電子データとして保管できます。なお紙で受領サインを取った原本を後からスキャンする場合は、スキャナ保存要件（解像度・タイムスタンプ・検索機能等）を満たす必要があります。

Q. 受領書に収入印紙は必要ですか？

物品の受領を証明する受領書は、印紙税法上の課税文書に該当しないため収入印紙は不要です。ただし「代金を領収しました」など金銭受取を示す文言を加えると領収書とみなされ、税抜5万円以上で第17号文書として課税対象になるので注意が必要です。電子データで交付する場合は、金銭受領文言を含んでいても印紙は不要です。

Q. 受領書が返送されない場合はどうすればよいですか？

まずは買い手側に返送を催促します。それでも返送が得られない場合は、配送伝票・受領メール・配送写真など他の証跡で受領事実を補強します。継続取引であれば、取引基本契約に「一定期間内に受領書または異議の申し出がなければ受領したものとみなす」というみなし規定を設けておくと、未返送時の取扱いが明確になり事務リスクが下がります。

請求書・領収書との関係（参考）

納品書と請求書・領収書の違いについては本記事の範囲外ですが、ひとことだけ触れておくと、請求書は「代金を請求する書類」、領収書は「代金を受け取った証明」で、いずれも金銭の授受に関係する売り手発行の書類です。納品書（売り手→買い手の通知）・受領書（買い手→売り手の返信）とは別系統で運用されます。詳しくは下記の関連記事をご覧ください。

TEMPLEX の納品書テンプレートで作る

TEMPLEX では、納品書と受領書を1枚にまとめた「納品書兼受領書」テンプレートと、標準の「納品書」テンプレートをどちらも無料で公開しています。フォーム入力だけでインボイス対応のPDFが完成するため、Excelの罫線調整やレイアウト崩れに悩む必要がありません。

① 納品書兼受領書（往復書類が1枚で完結）

売り手の納品明細欄と買い手の受領サイン欄を1枚にまとめたテンプレートです。商品に同梱して送れば、買い手はサインを書いて返送するだけで往復書類が完結します。継続的に物品を納入する卸売業・部品サプライヤー・運送業の現場で特に効率化効果が大きい運用です。

• 上半分が納品明細、下半分が受領サイン欄の構成
• 発行日・納品日・受領日の3つの日付欄を完備
• 受領者署名・押印欄つき（社判が押せるサイズ）
• PDFダウンロード後、自宅プリンターで即日印刷可能
• 金銭の授受を伴わないため収入印紙は不要

→ 「納品書兼受領書」テンプレートを開く

② 納品書（標準）

受領書を別書類で運用する場合や、検収書を発行する取引で受領書を省略する場合は、標準の納品書テンプレートをご利用ください。フォーム入力で品目・数量・単価・税率を設定するだけで、インボイス対応の納品書PDFが完成します。

• 適格請求書発行事業者の登録番号（T＋13桁）入力欄
• 税率10％・8％（軽減）の項目別設定
• 発注書番号・案件名の参照欄
• 備考欄で納期・返品条件など補足可能

→ 「納品書」テンプレートを開く

どちらのテンプレートも、本記事で紹介した必須項目をすべて配置済みです。フォームに入力するだけで、税務上問題のない納品書・受領書が数分で完成します。