納品書兼受領書
売り手が納品内容を記載し、買い手が受領サイン・押印して返送する、納品書と受領書を1枚に統合した書類。1ドキュメント完結ワークフローで事務コストと往復書類を削減できます。
| 品名 | 仕様・型番 | 数量 | 単位 | 備考 | |
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納品書と受領書を1枚に統合。買い手のサイン・押印を返送するだけで取引証跡が完結する無料テンプレート。
納品書兼受領書とは？
納品書兼受領書とは、売り手が発行する「納品書」と買い手が発行する「受領書」を1枚にまとめた書類です。売り手側で納品明細を記入して同梱し、買い手は商品を受け取った時点で同じ用紙の下部に受領日・署名・押印をして返送します。納品書と受領書を別々にやり取りすると2回分の書類発行・郵送・ファイリングが発生しますが、1枚に統合することで往復のコスト・工数を半減でき、納品証跡と受領証跡が1枚に集約されるため後日の照合・監査にも強い書類になります。物品の受け渡しが主目的で金銭の授受は伴わないため、印紙税法上の課税文書には該当せず収入印紙は不要です。運送業・卸売業・部品サプライヤー・継続的に物品納入する業種で、検品＋受領確認のフローを簡素化したい場合に特に有効です。
こんな時に納品書兼受領書が必要
- 取引先と継続的に物品を納入し、検品＋受領確認を毎回1枚で完結させたいとき
- 納品書と受領書を別々に往復させる手間・郵送コストを削減したいとき
- サプライチェーンや部品納入で、納品証跡と受領証跡を1枚に集約したいとき
- 運送業・物流業で、配送ドライバーが現場で受領サインをもらう運用にしたいとき
- 卸売業で、納品ごとに買い手の受領確認を取りたいが書類管理を簡素化したいとき
- 事務担当者が少なく、納品書／受領書を別ファイルで管理する余力がないとき
- 取引基本契約で受領確認を必須としているが、検収書ほど厳密でなくてよいとき
- 電子化前の紙ワークフローで、納品証跡を必ず手元に残す運用を続けたいとき
納品書兼受領書の書き方のポイント
- 1
書類タイトルを「納品書兼受領書」と明示する
中央上部に「納品書兼受領書」と大きく記載し、上部が納品明細、下部が受領確認欄であることを誰が見ても判断できるようにします。タイトルが「納品書」のみだと買い手側で受領サインを書く欄が見落とされやすいため、必ず「兼受領書」を明記しましょう。
- 2
発行日・納品日・受領日の3つを使い分ける
発行日（売り手が書類を作成した日）、納品日（実際に商品を引き渡した日）、受領日（買い手が検品して受領を確定した日）は意味が異なります。売り手は発行日・納品日を記入し、受領日は買い手側が記入する空欄として残すのが基本です。受領日が空欄のままだと証跡として弱くなるため、返送時に必ず記入してもらうよう案内します。
- 3
品目・数量・単位を漏れなく明細化する
品名・仕様（型番）・数量・単位・備考を表形式で記載します。金銭の請求ではないため単価・金額・税率の記載は原則不要ですが、後日の参照のために品名と数量・単位は必ず正確に書きましょう。発注書の品名・型番と完全に一致させると、買い手側の検品がスムーズになります。
- 4
受領者の署名・押印欄を分かりやすく配置する
明細の下に「上記の通り受領いたしました」の一文と、受領者署名欄・押印欄を罫線付きで設けます。手書きで書き込むことを想定し、署名欄は十分な横幅、押印欄は社判が押せるサイズ（一辺40〜50mm程度）にします。受領者は買い手側の検品担当者または現場責任者になるのが一般的です。
- 5
返送・控えの運用ルールを決める
実務では「2部発行して買い手が1部を返送、もう1部を保管」または「複写式にして同時に2部作成」のいずれかが多く使われます。事前に取引先と運用ルールを取り決めておくと混乱しません。返送方法（郵送・FAX・スキャン送付）も合わせて備考欄や別紙で案内します。
- 6
保管・電子化のルールを社内で統一する
返送された納品書兼受領書は取引関係書類として法人で原則7年、個人事業主で5年保管します（消費税の課税事業者は7年）。スキャンして電子化する場合は電子帳簿保存法のスキャナ保存要件（解像度200dpi以上・タイムスタンプ付与または訂正削除履歴が残るシステムでの保存・検索機能等）を満たす必要があります。受領サイン入りの原本は紙のまま保管するルールにしている企業も多く、社内で方針を統一しましょう。
納品書兼受領書についてよくある質問
Q.納品書と受領書は別々に発行する必要がありますか？
Q.納品書兼受領書に収入印紙は必要ですか？
Q.買い手が受領サインを拒否した場合はどうなりますか？
Q.納品書兼受領書と検収書は何が違いますか？
Q.納品書兼受領書の保管期間はどれくらいですか？
Q.1枚にまとめるデメリットはありますか？
納品書兼受領書は物品の納入と受領を証明する書類で、金銭の授受を伴わないため印紙税法上の課税文書には該当せず、収入印紙は不要です（書面に「代金領収」等の金銭受取文言を加えた場合は第17号文書に該当し、税抜5万円以上で課税対象となる可能性があるため注意）。取引関係書類として、法人税法上は原則7年（欠損金繰越時は最大10年）、個人事業主は青色・白色とも5年の保存義務があります（消費税の課税事業者は7年）。電子で授受した場合は電子帳簿保存法に基づき電子データのまま保存することが原則です。スキャナ保存に切替える場合は令和3年度改正後の要件（解像度・タイムスタンプ付与または訂正削除履歴が残るシステム・検索機能等）を満たす必要があります（参考: 国税庁タックスアンサーNo.7105「金銭又は有価証券の受取書、領収書」、No.5930「帳簿書類等の保存期間」）。
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