請求書の保管期間｜法人・個人事業主の保存年数と電子保存のルール

2026年6月2日

請求書の保管期間は何年？まず結論

請求書の保管期間は、受け取った請求書も、自社が発行した控えも、基本は同じ年数です。法人は原則7年、個人事業主は原則5年が出発点で、消費税の課税事業者は個人・法人を問わず7年になります。受け取った分か発行した控えかで「何を必ず残すか」が変わる点も含め、下の表が結論です。

区分	法人	個人事業主
受け取った請求書	原則7年（欠損金が生じた事業年度は最長10年）	原則5年（消費税の課税事業者は7年）
発行した請求書の控え	受け取った分と同じ年数（控えを作成した場合）	受け取った分と同じ年数（控えを作成した場合）
インボイス（適格請求書）の写し	7年	7年

請求書の保管期間（受け取った分・発行した控え／法人・個人事業主）。根拠は法人税法・所得税法・消費税法

ここで混同しやすいのが、「受け取った請求書」と「自社が発行した請求書の控え」は保存義務の扱いが違うという点です。受け取った請求書は経費や仕入れを証明する書類なので保存義務があります。一方、発行する側には控え自体を作る義務はありませんが、控えを作ったらそれは取引書類として保存義務の対象になります（インボイスを交付した場合は写しの保存が必須）。詳しくは後半で整理します。

迷ったときの実務的な目安はシンプルです。法人は7年、課税事業者の個人事業主も7年保存しておけば、どの法令の要件もカバーできます。

法人の保管期間 ── 原則7年・欠損金があると最長10年

法人税法では、帳簿と取引に関して受領・作成した書類を7年間保存することが義務付けられています（国税庁 No.5930）。国税庁の例示にも「注文書、契約書、領収書など」が挙げられており、取引先から受け取った請求書もこの保存対象に含まれます。

保管期間が延びるのは、欠損金（赤字）が生じた事業年度です。青色申告書を提出した事業年度で欠損金額が生じた事業年度は、保存期間が10年間になります（平成30年4月1日前に開始した事業年度は9年）。欠損金の繰越控除を将来使うために、その年の帳簿書類を長く残す必要があるためです。

起算日は「請求書を受け取った日」ではありません。法人税法上の保存期間は、その事業年度の確定申告書の提出期限の翌日から数えます。たとえば3月決算の会社なら、申告期限は原則5月31日なので、その翌日（6月1日）が起算日です。請求書の日付から7年ではなく、決算後の申告期限を基準にカウントする点に注意してください。

個人事業主の保管期間 ── 請求書は原則5年・帳簿は7年

個人事業主の場合、受け取った請求書・納品書・見積書などの書類は5年間の保存が原則です。これは青色申告・白色申告のどちらでも変わりません。一方で、売上や仕入れを記録した帳簿（仕訳帳・総勘定元帳など）は7年間の保存が必要で、書類と帳簿で年数が分かれている点が見落とされがちです。

申告区分	帳簿（仕訳帳・元帳など）	請求書・納品書・見積書など
青色申告	7年	5年
白色申告	7年（法定帳簿）	5年

ただし、これはあくまで所得税法（確定申告）の話です。消費税の課税事業者になると、受け取った請求書は所得税法の5年ではなく消費税法の7年が適用されます。インボイス制度をきっかけに適格請求書発行事業者として登録した個人事業主は、自動的に課税事業者なので、請求書は7年保存と覚えておくのが安全です。

個人事業主の起算日は、その年の確定申告期限の翌日です。所得税の申告期限は原則として翌年3月15日なので、たとえば2026年に受け取った請求書は、2027年3月16日から5年（課税事業者は7年）カウントすることになります。

消費税の課税事業者・インボイスの場合は7年

受け取った請求書で仕入税額控除を受けるには、消費税法上、帳簿と請求書等の両方を保存しなければなりません（国税庁 No.6496）。この保存期間は7年間です。インボイス制度（適格請求書等保存方式）のもとでは、控除を受けるために受け取った適格請求書（インボイス）を保存することが要件になっています。

起算日は、その請求書を受領した日の属する課税期間の末日の翌日から2か月を経過した日です。申告の期限を含めた日からカウントするため、請求書の日付そのものより少し後ろにずれる、と理解しておけば実務上は十分です。

なお国税庁は、6年目と7年目については帳簿か請求書等のいずれか一方を保存すればよいとしています。とはいえ書類を選別して捨てる手間のほうが大きく、仕入税額控除を確実に証明するには帳簿とインボイス（請求書）の双方がそろっているほうが安心です。実務では帳簿・請求書を一律7年まとめて残すのが現実的で、「7年保存」で運用しておけば誤って必要な書類を廃棄するリスクを避けられます。

受け取った請求書と「発行した控え」で扱いが違う

ここは経理の現場でよく混乱する論点です。受け取った請求書には保存義務があります。一方、自社が発行する請求書は、控えを作ること自体は法律上義務付けられていません。請求書は受け取った側が経費・仕入れを証明する書類なので、保存義務がまず生じるのは受領者側だと考えると整理しやすくなります。ただし発行側も、控えを作成したらその控えは取引に関する書類として保存対象になり、保存年数は受け取った請求書と同じく法人は原則7年、個人事業主は原則5年です。

ただし、自社が適格請求書発行事業者で、取引先にインボイス（適格請求書）を交付した場合は別です。この場合は、交付した適格請求書の写し（控え）を消費税法上7年間保存することが義務付けられています（消費税法施行令70の13）。個人事業主でも、インボイスを交付したらその写しは5年ではなく7年保存になる点に注意してください。「写し」は紙のコピーに限らず、請求書発行データやレジのジャーナルなど、記載事項が確認できるものであれば認められます。

インボイスを交付しない場合でも、発行した請求書の控えは作って残しておくのが実務の鉄則です。後日の金額照会、入金消し込み、再発行依頼への対応、税務調査での売上証明など、控えがあって困ることはまずありません。発行控えの保存・電子化の進め方は領収書の控えの記事も参考になります。

PDF・メールでやり取りした請求書は電子データのまま保存（発行側・受領側とも）

2024年1月から、電子帳簿保存法の電子取引データ保存が完全義務化されました。メール添付のPDFやWebからダウンロードした請求書など、電子データで受け取った請求書は、紙に印刷して保存する方法が原則として認められません。受け取ったデータのまま保存する必要があります。これは受け取る側に限らず、PDFの請求書をメールで送った発行側も同じで、送ったデータを電子のまま控えとして保存します（紙の控えだけ残すのは不可）。

電子取引データの保存では、次の3点を満たすことが求められます。

改ざん防止措置 ── タイムスタンプの付与、訂正・削除の履歴が残るシステムの利用、または「正当な理由がない訂正・削除の禁止」を定めた事務処理規程の備え付けのいずれか
検索機能の確保 ── 日付・金額・取引先で検索できる状態にしておく
見読可能性 ── ディスプレイやプリンタで速やかに画面・書面に出力できる

検索機能については緩和措置があります。基準期間（おおむね2年前）の売上高が5,000万円以下の事業者などは、税務職員からのデータのダウンロードの求めに応じられれば、検索要件を満たさなくても構いません。小規模な事業者・個人事業主であれば、まずはデータを消さずに残し、求めに応じて提出できる状態にしておくことが最優先です。

改ざん防止や検索の要件まで整えられない場合は、すべての事業者を対象にした「猶予措置」があります。原則どおりの保存ができないことに相当の理由（システム整備が間に合わないなど）があり、かつ税務調査の際に①電子データのダウンロードの求めに応じられ、②そのデータをプリントアウトした書面を提示・提出できるようにしていれば、改ざん防止措置や検索要件を満たしていなくても、電子データをそのまま保存しておけば差し支えありません。売上規模を問わず使えますが、紙だけ残してデータを消すのはNGである点は変わりません。

検索要件が不要なケースでも、ファイル名を「日付_取引先名_金額」の形式でそろえておくと探しやすくなります。例：20260602_〇〇商事_110000。フォルダを年度・取引先で分けておけば、税務調査で該当書類をすぐ示せます。なお、紙で受け取った請求書をスキャナ保存する場合は別途要件（解像度や入力期間など）があり、電子取引データの保存とはルールが分かれます。

請求書の保管方法と廃棄のタイミング

保管期間を守るうえで大切なのは、「探せる状態」で残すことです。段ボールにまとめて入れるだけでは、税務調査で特定の請求書を求められたときに探し出せません。紙・電子それぞれで次のように整理しておくと管理が楽になります。

紙の請求書 ── 月別・取引先別にファイリングし、日付順に綴じる。年度ごとに箱を分け、外側に「保存期限（廃棄してよい年月）」を明記しておく
電子の請求書 ── 年度フォルダ＋取引先フォルダで分け、ファイル名を「日付_取引先名_金額」で統一する
発行した控え ── 受領分とは別フォルダ・別ファイルに分け、入金消し込みと突き合わせられるようにする

廃棄のタイミングも、起算日を間違えなければ難しくありません。保管期間は「請求書の日付」ではなく「確定申告期限の翌日」から数えるため、書類の日付だけを見て早く捨てると保存義務違反になりかねません。迷ったときは、法人なら一律7年（赤字の年は10年）、課税事業者なら7年を目安に、年度単位でまとめて廃棄するのが安全です。

保存義務に違反しても直接の罰金が定められているわけではありませんが、青色申告の承認取消しの対象になりえます。承認が取り消されると欠損金の繰越控除や各種特別控除が使えなくなり、結果的に税負担が増えます。「念のため長めに残す」が一番低コストな対策です。

よくある質問

受け取った請求書も、発行した請求書も同じ年数保管する？

保存義務の有無が違います。受け取った請求書は法人7年・個人事業主5年（課税事業者は7年）の保存義務があります。自社が発行する側は控えを作る義務まではありませんが、控えを作成すればそれは取引書類として保存対象になり、インボイスを交付した場合は写しの保存が必須です。実務では、控えも同じ年数残しておくのが安全です。

保管期間は請求書に書かれた日付から数える？

いいえ。確定申告書の提出期限の翌日から数えます。法人なら事業年度の申告期限の翌日、個人事業主なら翌年3月16日が起算日です。請求書の日付を基準にすると、まだ保存義務がある書類を早く廃棄してしまうおそれがあります。

メールでPDFをもらった請求書を印刷して紙で保管してもいい？

原則として認められません。2024年1月以降、電子取引データは電子データのまま保存する必要があります。印刷した紙だけを残してPDFを削除するのはNGです。受け取ったPDFは、改ざん防止措置・検索機能・見読可能性を満たした状態で保存してください。

保管期間を過ぎた請求書は捨ててよい？

保管期間を満了した書類は廃棄して構いません。ただし、起算日（確定申告期限の翌日）を正しく数えてから判断してください。法人で欠損金が生じた事業年度の書類は最長10年保存が必要なため、赤字の年の分は特に廃棄を急がないことをおすすめします。

個人事業主で消費税を払っていない場合は5年でいい？

免税事業者で、インボイス登録もしていなければ、受け取った請求書は5年保存が原則です。ただし、インボイス制度をきっかけに適格請求書発行事業者として登録すると課税事業者になり、請求書は7年保存に変わります。自分が課税事業者かどうかが分岐点です。

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