納品書の再発行を頼まれたら｜日付の扱い・二重計上の防ぎ方・送付文例
結論｜再発行に義務はないが、応じるのが通常
取引先から「納品書を再発行してほしい」と言われたとき、まず押さえたいのは「応じるべきか」と「どう作り直すか」の2点です。
納品書はそもそも法律で発行が義務づけられた書類ではありません。発行義務がない以上、再発行に応じる法的な義務もないというのが原則です。とはいえ、取引先が経理処理や保管のために必要としているケースがほとんどなので、求められたら応じるのが通常の対応です。断る理由は基本的にありません。
応じる際に一番気をつけたいのは、同じ取引が2回処理される「二重計上」を起こさせないことです。再発行した納品書をもう一度別の取引として数えられてしまうと、売上や仕入が二重になり、双方の経理が狂います。これを防ぐカギが、次に説明する「日付を変えない」「番号を変えない」「再発行と明記する」の3つです。
- 日付 → 元の納品書と同じ発行日・納品日のまま据え置く（再発行日に変えない）
- 番号 → 元の納品書と同じ管理番号を使う（新しい番号を振らない）
- 明記 → わかりやすい位置に「再発行」と入れ、旧納品書の破棄を一言お願いする
急ぎで対応したいときは、TEMPLEX の納品書テンプレート（無料）で同じ内容を作り直し、PDFで送れます。控えはそのまま電子保存しておけば、後から「いつ・どの内容で再発行したか」を確認できます。
押印は法律上の必須ではないので、再発行版に印鑑がなくても納品書として有効です。ただし元の納品書に社判を押していたなら、再発行版にも同じく押印して見た目を揃えておくと、取引先の経理処理がスムーズになります。元と体裁を合わせておくと差し替えてもらいやすくなります。
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日付の扱い｜元の発行日を変えてはいけない理由
再発行で最も間違えやすいのが日付です。結論は、発行日・納品日は元の納品書と同じ日付のまま据え置く。作り直す当日の日付に書き換えてはいけません。
理由は、納品書の日付が「いつの取引か」を示す売上計上時期の根拠になっているからです。日付を再発行日に変えてしまうと、本来は前の月（あるいは前期）に計上すべき取引が、別の時期に発生したように見えてしまいます。取引先の検収日や請求書の締め日ともズレが生じ、税務調査で計上時期の不一致を指摘される原因にもなります。実際に物を納めた日が変わるわけではないので、日付も当然そのままにします。
再発行日を残したいときは備考欄に書く
「いつ作り直したか」の記録を残したい場合は、本体の発行日は元のままにしたうえで、備考欄に再発行した旨と元の発行日を併記します。本体の日付欄を書き換えるのではなく、あくまで注記として添えるのがポイントです。
記載ミスを直すための作り直しは、日付の扱いが少し変わる場合があります。単なる紛失の再発行か、内容を直す訂正かで対応が分かれるので、後述の「ケース別の対応」もあわせて確認してください。
二重計上・二重納品を防ぐ番号管理
再発行の最大のリスクは、同じ取引が2件あるように見えて売上・仕入・在庫が二重に計上されることです。これを防ぐには、新しい取引と区別がつかなくならないよう、番号と表記で「これは作り直しだ」とわかる状態にしておきます。
番号は元のまま。枝番や注記で再発行とわかるようにする
再発行のたびに新しい連番を振ると、システムや帳簿上は別の取引として数えられてしまいます。基本は元の納品書と同じ管理番号をそのまま使うこと。どうしても発行履歴を残したいときは、元番号に枝番（-2 など）を付けたうえで「再発行」と明記し、元番号との対応が一目で分かるようにします。
- 元番号をそのまま使う（例：No.1052 → No.1052 のまま）— もっともシンプルで二重計上が起きにくい
- 枝番で履歴を残す（例：No.1052 → No.1052-2）— 何度目の再発行か追えるが、必ず「再発行」表記とセットにする
- わかりやすい位置に「再発行」と入れる（タイトル横・備考欄など）
- 新規の連番を新たに振るのは避ける（別取引と誤認され二重計上の原因になる）
旧納品書の差し替え（破棄）を依頼する
紛失したと思って再発行したのに、後から元の納品書が出てくることがあります。両方が手元に残ると二重に処理されかねないため、再発行を渡すときは「元の納品書が見つかった場合は破棄してほしい」と一言添えるのが鉄則です。送付状やメールに入れておけば、相手側の経理での二重計上も防げます。
自社側でも、再発行したら売上・請求・在庫の各記録と突き合わせて二重になっていないか確認します。請求書をすでに発行済みの取引なら、再発行した納品書が新たな請求につながらないよう、請求側の番号とも対応づけておくと安全です。
ケース別の対応｜紛失・記載ミス・宛先変更
ひとくちに再発行といっても、頼まれた理由によって正しい対応が変わります。代表的な3つのケースを分けて見ていきます。
① 紛失による再発行（内容は変わらない）
取引先が納品書をなくした場合は、中身を一切変えずに同じ内容で作り直すだけです。日付も番号も元のまま据え置き、「再発行」と明記して渡します。内容に誤りがあるわけではないので、お詫びというより淡々と再交付すれば十分です。なくした側の段取りは、相手向けの記事にまとめています。
納品書を捨ててしまった・なくしたときの対処｜再発行依頼と代替できる証憑
納品書を捨ててしまった・紛失した方へ。納品書がなくても取引の事実は請求書・受領書・振込記録などの証憑で証明でき、多くの場合リカバリできます。慌てて二重作成せず、探し方・再発行の依頼トーク例とメール例文・代替証憑のそろえ方・インボイス（仕入税額控除）の注意点を、もらった側／自社控えを失くした人向けにまとめました。
記事を読む② 記載ミスの訂正（再発行と「訂正」は別物）
数量・金額・品名などの誤りを直す場合は、紛失の再発行とは性質が異なります。同じ内容を作り直す「再発行」ではなく、誤りを正す「訂正」です。インボイス制度に関係しない通常の納品書なら、誤った納品書を回収・破棄したうえで正しい内容のものを発行し、間違いに気づいた時点で速やかに取引先へお詫びの連絡を入れれば足ります。
手書きの複写式伝票など、その場で1枚だけ直したいときは、誤った箇所を二重線で消して訂正印を押し、正しい内容を書き添える方法も商慣習として誤りではありません。修正液で消すのは改ざんを疑われるため使いません。ただし電子化が進んだ今は、二重線で直すよりシステムやテンプレートから正しいものを出し直す（全部作り直す）ほうが、改ざんを疑われず確実です。手書きでの訂正手順は次の記事で詳しく解説しています。
手書き納品書の書き方｜訂正・印鑑・複写式・インボイス対応の実務ガイド
手書き 納品書の書き方を実務目線で解説。複写式・ノーカーボン式の選び方、必須記載項目、二重線＋訂正印による訂正手順、角印と訂正印の使い分け、登録番号13桁の手書きインボイス対応、ボールペンの選び方、備考欄の文例まで現場で迷わない手順を網羅したガイドです。
記事を読む納品書を適格請求書（インボイス）として運用している場合
登録番号や税率・税額を記載し、納品書をそのまま適格請求書（インボイス）として渡している場合だけは、訂正の扱いが法律で決まっています。誤りのある適格請求書を交付した売り手には、修正した適格請求書を交付する義務があります（消費税法57条の4第4項）。回収・破棄して終わりにせず、修正版を改めて相手に渡すところまでが必要です。
修正した適格請求書の交付方法は、国税庁のインボイスQ&Aで次の2通りが示されています（問33）。どちらでも、買い手が正しい記載事項を認識できれば差し支えありません。
- (a) 誤りを直し、記載事項の全部を改めて記載した適格請求書を交付し直す
- (b) 当初交付したものとの関連を明らかにし、修正点（差額・訂正事項）だけを記載した書類を交付する
注意したいのは、受け取った側（買い手）が適格請求書を勝手に追記・訂正することは認められない点です（国税庁インボイスQ&A 問92）。誤りは売り手が直して交付し直すのが原則になります。例外として、買い手が誤りを直した仕入明細書を作り、売り手の確認を受けた場合は、その書類で仕入税額控除を受けられます。逆に言えば、なんとなく自分で直して済ませるのは避け、売り手に修正版を求めるのが安全です。
ここで法律上の修正義務が出てくるのは、あくまで納品書を適格請求書として運用しているケースに限ります。インボイスではないただの納品書なら、上で説明したとおり回収・再発行や二重線での訂正で足ります。インボイス対応の全体像は次の記事にまとめています。
納品書とインボイス制度｜適格請求書にする条件・登録番号・納品書＋請求書での対応
納品書はインボイス（適格請求書）にできるのか。記載事項6項目を納品書の欄に当てはめ、登録番号の書き方、納品書と請求書を組み合わせて要件を満たす方法、端数処理の決め方、受け取った側の保存、免税事業者からの仕入れの経過措置まで、国税庁の一次情報をもとに整理します。
記事を読む③ 宛先（社名・部署）の変更
宛名の会社名や部署名の書き間違い・変更を直すケースも、金額や品目など取引の中身は変わらないので、宛先だけを正しくして再発行します。この場合も日付・番号は据え置き、「再発行」と明記して旧分の破棄を依頼します。なお、宛名を空欄にしたり、後から書き換えられる形で渡すのは避けてください。
①②③に共通するのは「日付・番号は据え置き」「再発行（または訂正）と明記」「旧分の破棄を依頼」の3点です。理由が違っても、二重計上を防ぐ基本動作は変わりません。
そのまま使える送付・お詫び文例
再発行した納品書を送る際に添える文例です。いずれも「再発行であること」「元の発行日」「旧分の破棄のお願い」を盛り込んでいます。日付・社名などを差し替えてそのまま使えます。
送付状ごと作り直したい場合は、TEMPLEX の納品書テンプレートに上の一文を備考として入れれば、書類と案内をまとめて1枚で送れます。
補足｜納品書の再発行に印紙税はかからない
領収書を再発行するときは「金額によっては収入印紙が必要では」と気になりますが、納品書はそもそも印紙税の課税文書ではありません。金額の大小にかかわらず、納品書の発行・再発行に収入印紙を貼る必要はありません。代金の受け取りを証明する領収書とは扱いが異なる点なので、混同しないようにしましょう。
インボイス（適格請求書）として再交付するとき
納品書を適格請求書（インボイス）として発行している場合、再交付した適格請求書の写しにも保存義務があります（消費税法57条の4）。写しは必ずしも交付した書類のコピーである必要はなく、記載事項が確認できる記録（控えのPDFや一覧表など）であれば差し支えありません。保存期間は、交付した日の属する課税期間の末日の翌日から2か月を経過した日から7年間です。再交付ぶんも控えとして残しておきましょう。なお、記載に誤りがあった適格請求書を直すときは、修正版を交付し直す義務など別途のルールがあります（前述の「記載ミスの訂正」を参照）。
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記事を読む再発行ぶんを含め、納品書は無料の納品書テンプレートで作成できます。作成したPDFは控えとして電子保存でき、「いつ・どの内容で発行（再発行）したか」をいつでも確認できます。
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コラム著者・編集者
TEMPLEX編集チーム
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