休職をメールで伝える例文｜上司・人事への一報と書類提出までのフロー

2026年4月30日

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本記事は会社・関係者への連絡メールの書き方を解説するものです。症状・診断・治療については医師にご相談ください。会社により「対面で相談が必須」「メール不可」など運用が異なるため、最終的には自社の慣習に従ってください。

メールで休職を伝える3つの原則

休職の意思は本来、対面または電話で直接伝えるのが望ましいですが、体調不良で出社困難・上司が不在・テレワーク中心の職場など、メールで伝えざるを得ないケースもあります。次の3原則を守ると、相手に誤解なく伝わります。

結論を先に書く ─ 「休職を願い出たい」を冒頭で明示。背景説明から始めない
簡潔に保つ ─ A4半ページ程度。詳細は別途診断書・面談で補う
次の行動を示す ─ 「いつ書類を提出するか」「いつ電話できるか」を明記

メールは記録に残ります。後の人事手続きや傷病手当金申請で「いつ申し出たか」の証跡として機能するため、感情的な表現は避け、事実ベースで簡潔に書くのが安全です。

メール送信から書類提出までの流れ

体調不良・休職検討の旨を直属の上司にメールで一報（本日の業務連絡＋相談希望）
上司から返信（電話・面談の打診、人事への連絡指示など）
医療機関を受診し、診断書を取得
診断結果と休職希望をメールで上司・人事に共有
会社から休職届の書式・提出方法・必要書類の指示を受ける
休職届・診断書を作成し、メール添付（PDF）または郵送・手渡しで提出
休職開始日までに、業務引き継ぎと取引先への挨拶メールを送信
休職開始後は、決められた頻度で定期連絡メールを送る

例文1｜上司への第一報（体調不良で相談したい）

体調不良で休職を検討している段階。まずは「相談したい」という温度感で送ります。詳細は伏せ、面談機会を求めるのがポイントです。

上司への第一報メール

件名: 【ご相談】体調不良に伴う今後の働き方について ○○部長お疲れ様です。○○です。ここ数週間、体調が思わしくない状態が続いており、医療機関の受診を予定しております。診察結果次第では、一定期間の療養（休職）をご相談させていただく可能性がございます。つきましては、近いうちに15分程度お時間をいただけますでしょうか。オンラインでも構いません。今週中ですと、○月○日(○) または ○月○日(○) のご都合はいかがでしょうか。よろしくお願いいたします。 ── 営業部 ○○ ○○ 内線: ○○○○ 携帯: 090-○○○○-○○○○

心療内科の予約が取れない、診断書の発行が間に合わないといった事情がある場合でも、まずはこの第一報メールを送るのが先決です。診断書や休職届は「後日（追って）提出」で柔軟に対応してもらえる会社が多く、書類が揃うのを待ってから連絡するよりも、早めに状況を共有した方が会社側も体制を整えやすくなります。

例文2｜診断後、休職を正式に願い出るメール

診断書を取得した後、上司に正式に休職を申し出ます。休職期間と書類提出のタイミングを明示します。

休職を正式に願い出るメール

件名: 【ご相談】休職のお願い（診断書受領のご報告） ○○部長お疲れ様です。○○です。先日ご相談させていただいた件につきまして、本日医療機関を受診いたしました。医師の診断により、○月○日から○か月程度の療養が必要との所見をいただきましたので、休職をお願いしたくご相談申し上げます。【休職希望期間】令和○年○月○日〜令和○年○月○日（○か月間）【今後の手続き】就業規則に基づき、休職届と診断書を後日（○月○日までに）人事部へ提出いたします。書式・提出方法についてご教示いただければ幸いです。業務の引き継ぎについては、○月○日(○)を最終出社日として、引き継ぎ資料の作成と○○さん（後任候補）への共有を進めます。ご迷惑をおかけして申し訳ございませんが、何卒よろしくお願いいたします。 ── 営業部 ○○ ○○ 携帯: 090-○○○○-○○○○

病名（うつ・適応障害など）を本文に書くかどうかは、上司との関係性と社内文化によります。書きたくない場合は「医師の診断により療養が必要」程度にとどめ、診断書の記載に委ねれば十分です。

例文3｜人事部への手続き相談メール

人事部への手続き相談メール

件名: 【手続きご相談】休職届の書式と提出方法について人事部御中（必要に応じて）○○課 ○○様お疲れ様です。営業部 ○○ ○○です。このたび、医師の診断により○月○日から休職することとなり、上司の○○部長にもご相談済みです。つきましては、下記についてご教示いただけますでしょうか。 1. 休職届（休職願）の書式 ─ 社内指定フォーマットがあればお送りください 2. 添付書類 ─ 診断書以外に必要な書類があればお知らせください 3. 提出期限・提出方法 ─ いつまでに、どの方法（メール／郵送／手渡し）で提出すべきか 4. 傷病手当金 ─ 申請書の入手方法と医師の証明依頼の流れ 5. 健康保険・厚生年金 ─ 休職中の保険料負担の扱い【休職予定期間】令和○年○月○日〜令和○年○月○日体調により返信が遅れる可能性がありますが、ご連絡をお待ちしております。 ── 営業部 ○○ ○○ 携帯: 090-○○○○-○○○○ メール: ○○○@○○○.○○

人事への質問は箇条書きでまとめると、相手も回答しやすくなります。多くの場合、会社や健保組合から休職時に必要書類・流れの個別案内が届きますが、傷病手当金・社会保険料・住民税など金銭面の項目を事前に確認しておくと、後の手続き漏れを防げます。

例文4｜社内向けの休職挨拶メール

最終出社日前後に、所属部署の同僚・関係者に向けて休職の挨拶を送ります。理由は簡潔に、引き継ぎ先と復職時期の見込みを明記します。

社内向け休職挨拶メール

件名: 休職のご報告と業務引き継ぎについて営業部各位関係部署の皆様お疲れ様です。営業部 ○○です。このたび、療養のため令和○年○月○日より休職することとなりました。復職予定は令和○年○月○日頃を予定しておりますが、状況により変更となる可能性があります。休職期間中の業務につきましては、下記の通り引き継がせていただきます。【主担当業務の引き継ぎ先】 - ○○案件：○○さん（営業1課） - △△の問合せ対応：△△さん（営業2課） - 月次レポート作成：○○課長【その他】 - 引き継ぎ資料：共有フォルダ /○○/handover/ に格納 - 緊急時の連絡先：○○課長経由でお願いいたします - 私への直接連絡は控えていただけますと幸いです（療養に専念するため、会社からの連絡窓口を○○課長に一本化させていただきます）ご迷惑をおかけして申し訳ございませんが、引き継ぎにご協力をお願いいたします。復職時には改めてご挨拶させていただきます。 ── 営業部 ○○ ○○

例文5｜取引先への引き継ぎ挨拶メール

取引先への引き継ぎ挨拶メール

件名: 担当変更のご挨拶（株式会社○○ ○○）株式会社○○ ○○部 ○○様いつもお世話になっております。株式会社○○の○○でございます。私事で恐縮ですが、このたび令和○年○月○日より一定期間休職することとなり、貴社のご担当を後任の者へ引き継がせていただくことになりました。【後任のご紹介】氏名：○○ ○○（営業1課）電話：○○-○○○○-○○○○ メール：○○○@○○○.○○ 後任の○○には貴社の状況・進行中の案件について申し送りを完了しております。今後とも変わらぬお引き立てを賜りますよう、よろしくお願い申し上げます。短い間ではございましたが、これまで大変お世話になり、ありがとうございました。 ── 株式会社○○ 営業1課 ○○ ○○

取引先への連絡では「休職」の理由（病気・介護など）には触れず、「私事で」「一定期間」程度にとどめるのがマナーです。（もしくは「休職」自体に触れずに単に後任と交代とする方が良いケースもあるかもしれません。）後任の連絡先と申し送り完了の旨を必ず明示しましょう。

例文6｜休職中の定期連絡メール

会社によっては、休職中も月1回など定期的に状況を報告するルールがあります。簡潔に、療養状況と次の連絡予定を伝えます。

休職中の定期連絡メール

件名: 【定期連絡】休職中の状況報告（○月分）人事部 ○○様 ○○部長お疲れ様です。休職中の○○です。定期連絡として、○月の状況をご報告いたします。【療養状況】医師の指示通り自宅療養を継続しております。 ○月○日に通院し、引き続き○月までの療養継続との診断を受けました。【傷病手当金】 ○月分の申請書は、医師の証明をいただいた後 ○月○日に送付済みです。【次回連絡予定】 ○月○日頃に、改めて状況をご報告いたします。ご迷惑をおかけしておりますが、引き続きよろしくお願いいたします。 ── ○○ ○○ 連絡先: 090-○○○○-○○○○

例文7｜休職延長のお願いメール

休職期間延長のお願いメール

件名: 【ご相談】休職期間の延長について人事部 ○○様 ○○部長お疲れ様です。休職中の○○です。現在の休職期間が令和○年○月○日に満了予定ですが、本日通院した結果、医師より療養の継続が必要との所見をいただきました。つきましては、下記の通り休職期間の延長をお願いしたくご相談申し上げます。【現在の休職期間】令和○年○月○日〜令和○年○月○日【延長希望期間】令和○年○月○日〜令和○年○月○日（○か月間延長）【書類】休職期間延長願および医師の診断書を、○月○日までに郵送にて提出いたします。書式や手続きでご指示があればご連絡ください。ご迷惑をおかけしますが、何卒よろしくお願いいたします。 ── ○○ ○○ 連絡先: 090-○○○○-○○○○

延長は就業規則の上限期間内で行います。申出期限（10日前〜1か月前など）は会社規程により幅があるため、まず自社規程を確認してください。診断書の発行に2〜4週間かかることもあるため、満了が見えた時点で早めに人事へ相談するのが安全です。書類名も「休職延長願」「休職期間延長届」「休職延長申請書」など会社により異なるので、所定様式の有無も併せて確認しましょう。詳しくは別記事「期間の書き方」を参照してください。

休職届・休職願

休職届・休職願の期間の書き方｜2週間・1ヶ月・3ヶ月・延長と上限の決まり方

休職メールでやってはいけないこと

件名が曖昧（「ご相談」「お願い」だけ） ─ 上司は1日数十通受信。「休職」が件名にあるだけで優先度が伝わる
感情的な表現（「もう限界」「会社が悪い」） ─ 後で人事に共有された時に問題化
理由を細かく書きすぎ ─ メールは記録に残るためプライバシーリスク。簡潔に
返信を急かす ─ 「今日中にお返事ください」など。緊急性は別途電話で伝える
宛先漏れ・cc漏れ ─ 上司・人事・チーム共有のいずれか欠けると後の手続きで遅延
添付ファイルの取り違え ─ 個人情報を誤送信しないよう、診断書の添付は宛先を確認して送る

メール送信前に下書きを保存しておくと、後で復職挨拶や延長依頼でテンプレとして再利用できます。「休職関連」というラベルやフォルダで自分のメールも整理しておくと、復職後の手続きが楽になります。

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コラム著者・編集者

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