休職届・休職願の手書きの書き方｜縦書き・便箋・ペンの選び方と記入例

手書きで作成すべきケース

近年は休職届・休職願もWord/PDF（横書き）で作成・提出する会社が増えていますが、次のようなケースでは手書きが求められることがあります。提出先の会社・上司の慣習を確認してから判断しましょう。

• 就業規則やマニュアルで「手書きで提出」と明記されている
• 上司・人事から「正式書類は手書きで」と求められた
• 歴史のある会社・伝統的な業界（士業事務所・老舗企業など）
• 改まった意思表示として、より丁寧さを示したい場合
• 電子書類の準備が間に合わず、急ぎ提出が必要な場合

便箋の選び方｜サイズ・色・罫線

退職届と同じく、休職届・休職願も白色の改まった便箋を使うのが一般的です。職場で使い慣れた事務用便箋でも問題ありませんが、迷ったら次の組み合わせが無難です。

ペンの選び方｜ボールペン・万年筆・サインペン

• 黒の油性ボールペン ─ 最も無難。0.5mm〜0.7mmが書きやすい
• 黒のジェル（ゲル）インクボールペン ─ くっきり書けるためビジネスマナー系メディアで推奨される
• 黒の万年筆 ─ 改まった印象。インクが滲みやすいので注意
• 黒の水性ボールペン ─ 使用可能だが、雨や湿気で滲む可能性があるため郵送時は油性が無難
• サインペン（細字） ─ 細字（0.7mm相当）であれば許容する解説あり。太字は不向き
• マッキー・太字マーカー ─ 字が潰れやすく裏写りしやすいので不可
• フリクション（消せるボールペン） ─ 熱や経時で消える可能性があり、公的書類では使用不可

縦書きのレイアウト｜記入順とバランス

縦書きの休職届は、便箋を縦に置き、右上から左下へ書き進めます。退職届の慣習に近いですが、休職届では期間・理由・連絡先などの条件を「記」「以上」で囲んで列挙する箇条書き様式が一般的（社労士事務所のテンプレートでも採用される休職届特有のスタイル）です。

1. 1行目（中央）：表題「休職届」または「休職願」を大きめに
2. 2〜3行目：本文の冒頭に1行空け、行の下端に寄せて（下揃え）「私儀」（または「私事」）
3. 4〜5行目：本文「下記の通り、休職いたしたく、お届け（お願い）申し上げます」
4. 6行目（中央）：「記」の文字
5. 7行目以降：「一、休職期間…」「一、休職理由…」「一、連絡先…」を箇条書きで
6. 末尾の行（行の中央）：「以上」
7. 「以上」の左の行（行の上端から）：提出日（令和○年○月○日）
8. その左の行（行の上端から）：宛先（会社名・代表者名・様）
9. さらに左の行（行の下端に寄せて／下揃え）：所属部署・氏名（押印または署名）

横書きのレイアウト｜便箋・印刷両対応

横書きでもマナー違反にはなりません。会社の指定がない場合は、横書きの方が記入欄を作りやすく、添付書類とも揃えやすいので便利です。

書き間違えたらどうする？

• 原則：新しい便箋に書き直す ─ 修正液・修正テープ・二重線訂正は不可
• 間違えた便箋はその場で破棄せず、書き終わってから処分（書きかけが社外に流出するリスクを避ける）
• 1か所だけ書き直したい場合、最低限「二重線＋訂正印」で対応する会社もあるが、改まった書類では非推奨
• 鉛筆で薄く下書き→ボールペンで清書→消しゴムで下書きを消す、という方法も可（インクが完全に乾いてから消す。消しゴムで消した跡が残らないか必ず確認すること）

書き終わったあとの折り方

便箋は3つ折り（封筒に合わせて）にして封筒に入れます。退職届と同じマナーが適用されます。

1. 便箋を表向き（書いた面を上）にして机に置く
2. 下から3分の1を上に折り上げる
3. 上から3分の1を下に折り下ろす（書き出しの「休職届」が一番上に来る向き）
4. 封筒の表（宛名側）に対して、書き出しが裏面右上に来るように入れる

提出前のチェックリスト

1. 黒のボールペンまたは万年筆で書かれているか（フリクション・鉛筆・色付きペンでないか）
2. 便箋は白で罫線・サイズが適切か
3. 表題「休職届」「休職願」が社内呼称と一致しているか
4. 宛先は社長名（または規程上の宛先）になっているか
5. 提出日は実際に提出する日付か
6. 休職期間が「令和○年○月○日から令和○年○月○日まで」と明記されているか
7. 理由が簡潔・客観的に書かれているか
8. 連絡先が休職中も連絡可能なものか
9. 添付書類（診断書など）が揃っているか
10. 誤字脱字・行間バランスを最終確認したか

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