請求書送付メールの例文｜テンプレートと書き方のポイント

請求書送付メールの基本構成

請求書をメールで送る際は、添付だけ送って本文が空にならないよう、送付状（カバーレター）としての役割を意識することが大切です。本文には少なくとも「何の請求書か」「添付ファイルの内容」を記載し、受け取った相手がすぐに処理に回せる状態にしましょう。

1. 件名 — 「請求書送付」であることが一目でわかるタイトル
2. 宛名 — 会社名＋部署名（または経理ご担当者様）＋氏名
3. 挨拶 — 「いつもお世話になっております」＋自社名・氏名
4. 用件 — 請求書を送付する旨（請求番号・金額・支払期限を本文に書くと丁寧だが、添付PDFに委ねる運用もある）
5. 添付の説明 — 「添付ファイルをご確認ください」＋ファイル形式
6. 結び — 不明点があれば連絡をいただく旨＋署名

初回送付の例文

初めて請求書を送る取引先には、振込先口座情報を本文にも記載すると親切です。請求書のPDFに記載していても、本文で改めて案内すると確認の手間が減ります。

毎月の定期送付の例文

毎月やり取りがある取引先へは、簡潔にまとめて問題ありません。件名のフォーマットは毎月統一すると、相手が受信トレイで過去分を検索しやすくなります。

定期送付の場合、振込先情報は初回で案内済みであれば省略可能です。ただし、口座変更がある場合は必ず本文でも案内しましょう。

再送・修正版送付の例文

再送や修正版を送るときは、なぜ再送するのか（相手からの依頼・金額修正・記載誤りなど）を明記します。修正版の場合は旧版の破棄もお願いしましょう。

PDF添付の注意点

請求書をメールで送る場合、ファイル形式はPDFが基本です。ExcelやWordのままだと相手の環境でレイアウトが崩れたり、意図せず内容が変更されるリスクがあります。

• ファイル形式はPDFで送付（改ざん防止・レイアウト維持）
• ファイル名は「請求書_2026年○月_株式会社△△.pdf」のように社名と期間を入れる
• ファイルサイズは数MB以内に収める（大きすぎると受信できない場合がある）
• パスワードを設定するかは取引先のルールに従う（近年は不要とする企業も増加）

インボイス制度（適格請求書）との関係

2023年10月から始まったインボイス制度では、仕入税額控除を受けるために適格請求書（インボイス）の保存が必要です。メール送付の場合も、適格請求書の記載要件（登録番号・税率ごとの消費税額など）を満たしたPDFを添付する必要があります。

なお、メール送付のインボイスは電子取引に該当するため、受け取った側は電子帳簿保存法に基づいた電子データでの保存が必要です。紙に印刷して保存するだけでは要件を満たしません。取引先がこの点を把握していない可能性もあるので、初回送付時に一言添えると丁寧です。

件名パターン集

請求書送付メールの件名は、「請求書」の文字＋対象月＋自社名を入れるのが基本です。受信者が件名だけで何のメールかわかり、後から検索もしやすくなります。

請求書のテンプレート

TEMPLEX では、フォーム入力だけで請求書PDFを作成できます。インボイス制度対応の記載項目もカバーしているので、請求書の作成からメール送付までスムーズに進められます。

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