お詫び状を縦書きで書く方法｜レイアウト・漢数字・例文
お詫び状は縦書きが基本とされる理由
お詫び状を手紙（便箋）で出すなら、縦書きが最もあらたまった形です。日本語では古くから、改まった手紙やお悔やみ・お詫びといった儀礼的な文書は縦書きで書く慣習があり、縦書きにするだけで丁寧で誠実な印象が伝わります。
ただし、縦書きが向くのは個人のお客様宛・長年の取引先・トップが詫びる重い案件です。会社対会社で納品ミスや金額の誤りを事務的に知らせるような場面では、横書き（パソコン作成）のほうが一般的で、数字も読みやすくなります。縦書きと横書きの使い分けは、このあとのセクションで具体的に整理します。
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縦書きの配置｜頭語は右上、日付・差出人・宛名は本文のあと
縦書きで迷いやすいのは、日付・差出人・宛名をどこに置くかです。横書きの感覚で「宛名を最初の右上に書く」とやってしまいがちですが、便箋の縦書きでは宛名・差出人・日付は本文のあと（後付け）にまとめて書くのが正しい順序です。右上から書き始めるのは頭語と挨拶文になります。
- 頭語（拝啓・謹啓）＋時候の挨拶 — 一番右の行の上から書き出す
- 主文 — お詫びの言葉・原因・再発防止など本題
- 末文 — 「まずは書中をもちましてお詫び申し上げます」などの結び
- 結語（敬具・謹白） — 末文の行末（下のほう）に置く
- 日付 — 結語の次の行に、和暦＋漢数字で書く
- 差出人（署名） — 日付の次の行に、行の下のほうに寄せて書く
- 宛名 — 差出人の次の行に、行の頭から本文より少し大きめの字で書く
配置のポイントは、差出人（自分）は行の下のほう、宛名（相手）は行の頭から大きめに書くことです。相手の名前を高い位置・大きめに、自分の名前を低い位置に置くことで、へりくだった印象になります。会社宛なら宛名は会社名・部署名・役職・氏名を省略せず書きます。
敬称で間違えやすいのが「御中」と「様」の重複です。担当者あてに出すなら、御中と様は併用せず、会社名・部署名には御中を付けずに、最後の氏名に「様」だけを付けます。「株式会社○○ 御中 △△部 御中 ○○様」のように御中を重ねるのは誤りで、「株式会社○○ △△部長 ○○ ○○様」と書くのが正しい形です。御中は氏名がなく部署・会社あてに出すときだけ使います。役職名は氏名の前に付け、役職に様は付けません。
古くからのマナーとして、宛名が行末（行の一番下）にこないように、差出人名や「私」が行頭にこないように書く、という決まりがあります。行のどこで改行するかを調整して、相手の名前を下に追いやらない・自分の名前を一番上に置かないようにすると体裁が整います。
| 位置 | 書くもの | 体裁の目安 |
|---|---|---|
| 右上（書き出し） | 頭語＋時候の挨拶 | 一番右の行の上から |
| 中ほど | 主文（お詫び・原因・再発防止） | 改行して読みやすく |
| 左寄り | 末文・結語 | 結語は行の下のほうへ |
| 後付け1 | 日付（和暦＋漢数字） | 行頭からやや下げる |
| 後付け2 | 差出人（会社名・氏名） | 行の下のほうに寄せる |
| 後付け3（最後） | 宛名（会社名・氏名＋様） | 行頭から本文より大きめ |
縦書きの数字は漢数字｜日付・金額・件数の書き方
縦書きの手紙では、文中・後付けの数字は漢数字（一、二、三…）で書くのが基本です。日付・金額・件数・部数など、お詫び状に出てくる数字はいずれも漢数字に置き換えます。
間違えやすいのが二桁の数字です。「20日」「31日」は、位取りの「十」を入れて「二十日」「三十一日」と書くのが正しく、「二〇日」「三一日」のように数字を並べる書き方は改まった手紙では避けます。件数や個数も「三件」「十二個」のように位取りを入れて書きます。
- 日付（和暦）：「令和八年四月二十日」。月日は「十」を入れて二十日・三十一日と書く。
- 西暦：西暦だけは例外で、位取りを入れず「二〇二六年」と数字を並べる書き方が一般的（「二千二十六年」も誤りではない）。
- 金額：「五万円」「三千円」のように漢数字で書く。手紙本文では大字（壱・弐・参）まで使う必要はない。
- 件数・部数：「二件」「請求書一通」「資料三部」のように漢数字＋単位で書く。
金額の改ざんを防ぎたい正式な文書（領収書・契約書など）では、「金壱萬円」のように大字を使い、頭に「金」を付ける決まりがあります。ただしお詫び状の本文で金額に触れる程度なら、通常の漢数字で十分です。
縦書きと横書きの使い分け
縦書きが常に正解というわけではありません。相手と案件が「あらたまっているほど縦書き」「事務的で正確さ優先なら横書き」と覚えておくと迷いません。
- 縦書きが向く：個人のお客様への謝罪、長年の取引先、信頼を損ねた重い案件、代表者名で出すお詫び。
- 横書きが向く：会社対会社の事務的なミス、金額・数量・日付など数字を正確に伝える内容、社内で回覧・記録する文書。
横書きの場合は、宛名・日付・差出人を文書の上部（先頭）にまとめ、数字も算用数字でよいため、縦書きとは配置が逆になります。社内に既定のフォーマットがある場合や、上司から横書きを指示された場合は、そのルールを優先してください。
縦書きのお詫び状の文例
縦書きで書く文面の例です。コピー用は横書きで載せていますが、便箋に書くときは縦に書き写し、日付は和暦＋漢数字に直して後付けの位置に置いてください。重い謝罪では頭語・結語を「謹啓／謹白」にすると、よりあらたまります。
頭語と結語の使い分け｜拝啓・謹啓・前略の違いと組み合わせ完全ガイド
拝啓・謹啓・前略・急啓・拝復など、すべての頭語と対応する結語をシーン別に解説。日本郵便の公式分類に基づく対応表、敬意レベル別の選び方、誤用しやすいNGパターンまでまとめています。
記事を読む縦書きの儀礼的な手紙には、もともと句読点を打たず、文の切れ目は一字分のスペースを空けるか改行で示すという流儀があります（句読点は明治以降に読みやすさのために広まったもので、改まった相手には用いない、という考え方）。現在は読みやすさを優先して句読点を入れることも増えており、入れても誤りではありません。重い謝罪をあらたまった形で出したいときは、句読点を省いて一字あけにすると、より格式が伝わります。
上の文面に続けて、便箋の左側（後付け）には次のように書きます。日付は行頭からやや下げて、差出人は行の下のほう、宛名は行頭から大きめに置くのがポイントです。
本文の構成（頭語・お詫びの言葉・原因・再発防止・結びの順序）や、シーン別のより詳しい文例は、書き方の記事でまとめています。
お詫び状の書き方と例文｜ビジネスで使えるテンプレート
ビジネスのお詫び状（詫び状）の書き方を、お詫び→原因→対応→再発防止の4段構成と頭語結語・配置のルールから解説。商品不良・誤発送・納期遅延・請求ミス・接客・システム障害・社員の不祥事の7シーンの例文と、メール・電話との使い分けもまとめました。
記事を読む便箋・封筒との関係
縦書きで書くなら、便箋も封筒も縦書き用でそろえます。便箋は白無地（または薄い罫線のみ）の縦書き用、封筒は白の和封筒（縦長）で、表書きも縦書きにするのが基本です。便箋を横書きにしたのに封筒だけ縦書き、といったちぐはぐは避けます。
便箋・筆記具の選び方や清書のコツは手書きの記事に、封筒の選び方・表書き・便箋の折り方は封筒の記事に、それぞれまとめています。
手書きのお詫び状の書き方｜便箋・ペン・例文とマナー
お詫び状を手書きで出すべき場面と、便箋・筆記具の選び方を解説。重大な謝罪・長年の取引先・個人宛は手書きが効果的です。白無地の便箋、黒か濃紺のペン、修正せず書き直す清書のコツと、そのまま使える手書き文例をまとめました。
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お詫び状の封筒の書き方｜表書き・〆・便箋の折り方と入れ方・手渡し
お詫び状を封筒で送る・手渡すときのマナーをまとめました。白無地で中身が透けない封筒の選び方とサイズ、宛名と裏面の差出人の書き方、表に「お詫び」と書くかの判断、封の〆・封・緘の使い分け、便箋の三つ折りと入れる向き、手渡しのときの封の要否と袱紗・添える一言まで解説します。
記事を読むお詫び状をTEMPLEXで作成
縦書きのレイアウトを一から整えるのが難しいときや、まず文面を固めてから清書したいときは、TEMPLEXのお詫び状テンプレートが便利です。フォームに入力するだけで登録不要・無料でPDFをダウンロードでき、作った文面をそのまま下書きとして縦書きに写せば、書き損じも減らせます。
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コラム著者・編集者
TEMPLEX編集チーム
TEMPLEX編集チームは、ビジネス文書の作成・管理に精通した実務経験者と技術ライターで構成されています。送付状・請求書・見積書をはじめとする各種ビジネス書類のフォーマットや書き方のノウハウを、わかりやすく丁寧にお届けします。「Office不要で誰でもすぐ使える」をコンセプトに、忙しいビジネスパーソンの書類作成をサポートします。
