お詫び状の書き方と例文｜ビジネスで使えるテンプレート
お詫び状の基本構成｜お詫び→原因→対応→再発防止の4段
お詫び状（詫び状）は、取引先やお客様に対してミスや不手際を正式に謝罪する社外文書です。書く順番に迷ったら、「お詫び→原因→対応→再発防止」の4段構成に当てはめれば、誠意の伝わる文面になります。
- お詫び：時候の挨拶は省き、何についての謝罪かを明示してすぐに謝罪から入る。
- 原因：なぜ起きたのかを客観的に説明する。調査中なら「現在調査中」と正直に書く。
- 対応：交換・返金・再送・再発行など、今回の件への具体的な対応を示す。
- 再発防止：同じことを繰り返さないための取り組みを書き、最後に改めてお詫びして締める。
ここで外せないのが、「ご迷惑をおかけしました」だけで終わらせないことです。何に対する謝罪なのか、相手が被った不利益を具体的に認めたうえで、原因と対応をセットで示すと、形式的な謝罪に見えません。
言い訳と受け取られる書き方は逆効果です。原因を説明するのは必要ですが、「〜のせいで」「やむを得ず」と責任を外に向ける表現は避けるのが無難です。事実を淡々と説明し、自社の責任として受け止める姿勢を保ちます。
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お詫び状の書式｜頭語結語・日付・宛名・差出人の配置
書面のお詫び状は、ビジネス文書の基本レイアウトに従います。横書きの場合は、右上に日付、左上に宛名、その下に右寄せで差出人を書き、件名・頭語・本文・結語と続けます。
- 日付：作成日（右上）
- 宛名：相手の会社名・部署・氏名（左上。会社宛なら「御中」、個人宛なら「様」）
- 差出人：自社の会社名・部署・氏名（宛名より下に右寄せ）
- 件名：「○○のお詫び」など、何の謝罪か一目で分かるように
- 頭語：「拝啓」「謹啓」など（行頭から）
- 本文：お詫び→原因→対応→再発防止
- 結語：頭語に対応する語（「敬具」「謹言」など。行末に寄せる）
頭語と結語の組み合わせ
頭語と結語は必ずペアで使います。お詫び状では、通常より敬意の高い「謹啓－謹言（謹白）」を使うとより丁寧になります。緊急の謝罪では時候の挨拶を飛ばせる「急啓－草々」も使えます。
| 頭語 | 結語 | 使う場面 |
|---|---|---|
| 拝啓 | 敬具 | 一般的なビジネス文書・標準的なお詫び |
| 謹啓 | 謹言（謹白） | 重要な取引先・より丁寧に詫びたいとき |
| 急啓 | 草々 | 急いで詫びるとき（時候の挨拶を省く） |
「前略－草々」も頭語結語のペアですが、「前略」は前文を省略する＝略式の印象を与えるため、重要な相手へのお詫び状では避けるのが無難です。また、お詫び状では頭語の後の時候の挨拶（「時下ますますご清栄〜」）は省き、すぐに謝罪へ入ります。
頭語と結語の使い分け｜拝啓・謹啓・前略の違いと組み合わせ完全ガイド
拝啓・謹啓・前略・急啓・拝復など、すべての頭語と対応する結語をシーン別に解説。日本郵便の公式分類に基づく対応表、敬意レベル別の選び方、誤用しやすいNGパターンまでまとめています。
記事を読む縦書き・横書き／印刷・手書きの使い分け
改まった印象が最も強いのは縦書き・手書きですが、ビジネスのお詫び状では横書き・印刷でも失礼にはあたりません。スピードと正確さを優先する社外文書では、横書きで印刷するのが一般的です。重大な案件や役員宛で格式を重んじる場合は、縦書き・手書きを選ぶと丁寧さが伝わります。
手書きにする場合は、修正液・修正テープは使わず、書き損じたら新しい紙に書き直すのがマナーです。
封筒は、白無地で中身が透けない厚手のものを選び、事務的な印象を与える茶封筒は避けます。二重封筒にするか一重にするかは見解が分かれますが、中身が透けなければどちらでも失礼にはあたりません（迷えば白無地の一重が無難です）。手書き・封筒の入れ方・縦書きの詳しい作法は、次の記事でまとめています。
手書きのお詫び状の書き方｜便箋・ペン・例文とマナー
お詫び状を手書きで出すべき場面と、便箋・筆記具の選び方を解説。重大な謝罪・長年の取引先・個人宛は手書きが効果的です。白無地の便箋、黒か濃紺のペン、修正せず書き直す清書のコツと、そのまま使える手書き文例をまとめました。
記事を読む
お詫び状の封筒の書き方｜表書き・〆・便箋の折り方と入れ方・手渡し
お詫び状を封筒で送る・手渡すときのマナーをまとめました。白無地で中身が透けない封筒の選び方とサイズ、宛名と裏面の差出人の書き方、表に「お詫び」と書くかの判断、封の〆・封・緘の使い分け、便箋の三つ折りと入れる向き、手渡しのときの封の要否と袱紗・添える一言まで解説します。
記事を読むお詫び状を送るタイミング
お詫び状は、ミスが判明したらできるだけ早く、目安として2〜3日以内に送るのが基本です。何週間も経ってから届くお詫び状は、かえって相手を不快にさせます。
順番にも決まりがあります。重大なミスほど、まず電話や対面で第一報を入れて謝罪し、その後に書面で正式なお詫び状を送るのが望ましい流れです。書面の準備を待つあまり第一報が遅れると、対応の遅さ自体が新たな不満につながります。原因調査に時間がかかるときも、まず一報を入れてから改めて書面で詳細を伝えます。
謝罪・お詫びの電話のかけ方｜流れとそのまま使えるトーク例
謝罪・お詫びの電話のかけ方を、かける前の準備・基本の流れ・第一声からシーン別のトーク例まで解説。相手が不在のときの留守電と折り返し、かける時間帯のマナー、電話のあとの書面・メールでのフォローまでまとめました。
記事を読むシーン別のお詫び状の例文
代表的な7つの場面について、書面で送るお詫び状の文例を用意しました。いずれもお詫び→原因→対応→再発防止の4段構成になっています。○○の部分は自社の状況に合わせて差し替えてください。
1. 商品の不良・欠陥
2. 商品の誤発送
3. 納期の遅延
4. 請求金額の誤り
5. 接客・対応の不手際
6. システム障害
7. 社員の不祥事
お客様（消費者）宛に絞った文面のコツや、不快な思いをさせてしまったケースの言い回しは、次の記事で詳しく扱っています。
お客様へのお詫び状の書き方と例文｜個人・法人のお客様に誠意が伝わる文例
個人のお客様に出すお詫び状の書き方を、法人宛との違い・トーン・宛名の敬称・手紙とメールと電話の使い分けまで解説。商品・対応・個人情報など場面別の基本文例も。誠意が伝わる詫び状の作り方がわかります。
記事を読むお詫び状・メール・電話の使い分け
謝罪の手段は、問題の重大さで使い分けるのが基本です。軽微なミスはメールで、重大な案件は電話・対面で先に謝罪してから書面（お詫び状）で正式に伝えます。
| 手段 | 適した場面 |
|---|---|
| メール | 日常的な業務ミス、軽微な遅延、急ぎの第一報 |
| 電話・対面 | 重大なミスの第一報、誠意を直接示したいとき |
| 書面（お詫び状） | 重大なクレーム、繰り返しの不備、正式に謝罪したいとき |
郵送が間に合わないときは、作成したお詫び状をPDF化してメールに添付し、後日改めて原本を郵送する方法もあります。その場合は本文に「取り急ぎメールにて失礼いたします。正式な書面を改めて郵送いたします」と一言添え、書面が届くことを伝えておくと丁寧です。
迷ったときは、より丁寧な手段を選んでおけば失敗しません。メールでの謝罪文の構成や、すぐに使える例文は次の記事にまとめています。
ビジネスお詫びメールの例文｜社内・社外の謝罪メールの書き方
ビジネスで使えるお詫びメールの例文を社内・社外別に紹介。納期遅延・ミス・対応漏れなど場面別のテンプレートと、謝罪メールの基本構成を解説します。
記事を読む始末書との違い
お詫び状と混同されやすいのが始末書です。違いを一言でいうと、お詫び状は社外の相手に詫びる文書、始末書は社内で上司に提出する文書です。同じミスでも、取引先には「お詫び状」、会社には「始末書」と、出す相手によって使い分けます。始末書の書き方は次の記事で解説しています。
始末書とは？意味・書き方・例文・拒否・退職判断まで総まとめ【2026年版】
始末書とは何か、目的・懲戒処分との関係・書き方の基本・代表的なケース・拒否の可否・評価や退職への影響まで、関連用語（顛末書・反省文・詫び状）との違いも含めて整理しました。書き方の手順や例文、ケース別の始末書、譴責処分との関係についても、押さえておきたいポイントをコンパクトにまとめます。
記事を読むお詫び状をTEMPLEXで作成
頭語結語や宛名・差出人の配置を毎回整えるのは手間がかかります。TEMPLEXのお詫び状テンプレートで作成するなら、フォームに入力するだけで登録不要・無料でPDFをダウンロードできます。商品不良・誤発送・納期遅延・請求ミス・接客の不手際・システム障害など、シーン別の文例から選んでそのまま作成できます。
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コラム著者・編集者
TEMPLEX編集チーム
TEMPLEX編集チームは、ビジネス文書の作成・管理に精通した実務経験者と技術ライターで構成されています。送付状・請求書・見積書をはじめとする各種ビジネス書類のフォーマットや書き方のノウハウを、わかりやすく丁寧にお届けします。「Office不要で誰でもすぐ使える」をコンセプトに、忙しいビジネスパーソンの書類作成をサポートします。
