見積書をPDFで作る・送る方法｜電子印影・パスワード・スマホ対応

2026年6月1日

見積書をPDFにするメリット

見積書を電子で送るなら、ExcelやWordのまま送らず、PDFに変換してから送るのが基本です。理由は大きく2つあります。

1つ目は、相手が誰でも同じレイアウトで開けること。ExcelやWordはソフトのバージョンやフォント環境で表示が崩れたり、そもそも開けなかったりしますが、PDFなら見たままの体裁で届きます。2つ目は、金額や明細を相手が簡単に書き換えられないこと。Excelファイルは受け取った側が数字を上書きできてしまいますが、PDFは閲覧用の形式なので、提示した内容がそのまま残ります。

PDFは「絶対に改ざんできない」わけではありませんが、Excelのセルを書き換えるのに比べれば手間がかかり、発行者にとっては安全側に働きます。後から争いになりやすい重要な取引で改ざんされていないことまで証明したいときは、電子署名やタイムスタンプを使う方法があります。

PDFの見積書の作り方（Excel／Word・専用ツール）

見積書をPDFにする方法は、①Excel・Wordで作ってPDFに変換する、②専用ツールで直接PDFを作るの2通りです。

Excel・Wordで作ってPDFに変換する

すでにExcelやWordのひな形がある場合は、それをそのままPDFに書き出せます。「ファイル」→「名前を付けて保存」でファイルの種類を「PDF」にするか、「ファイル」→「エクスポート」→「PDF/XPSの作成」を選べば、印刷せずにPDFが作れます。専用ソフトの追加購入は不要です。

Googleスプレッドシートで作っている場合は、「ファイル」→「ダウンロード」→「PDF（.pdf）」からPDF化できます。選択後に開くエクスポート画面で用紙サイズや向きを整えてから書き出します。

Excelで変換するときに注意したいのが印刷範囲のずれです。表が複数ページに割れたり余白が大きく出たりしやすいので、変換前に印刷プレビューで1ページに収まっているかを確認します。改ページ位置や用紙サイズ（A4）を整えておくと、きれいな1枚のPDFになります。

専用ツールで直接PDFを作る

毎月のように見積書を出すなら、項目を入力するだけでPDFが出る専用ツールのほうが速くて確実です。単価×数量や消費税・合計が自動計算されるため計算ミスが起きにくく、レイアウト崩れの心配もありません。Excelのような印刷範囲の調整も不要です。

TEMPLEX の見積書テンプレートも、フォームに入力するだけで体裁の整った見積書をPDFで出力でき、登録不要・無料で使えます。項目ごとの消費税表示（インボイス対応）にも対応しているので、ブラウザを開いてすぐ試せます → TEMPLEX 見積書テンプレート。見積書に書く項目そのものに迷うときは見積書の書き方を先にご覧ください。

電子印影（角印）の付け方

PDFで送る見積書は紙のように朱肉で押せないため、角印をスキャンした「電子印影」をPDF上に重ねるのが一般的です。会社名（発行者欄）の右側に、社名の最後の文字へ少し重なるように配置します。そもそも押印は法的な必須ではないので、相手が求めない場合は印影なしでも見積書として通用します。

電子印影の作り方は、①実際の角印を白い紙に押してスキャン（または撮影）して画像化する、②印影作成ツールで社名から作るの2通りです。スキャンした画像は背景を白く飛ばし、余白をトリミングしてから貼ると、紙の押印に近い仕上がりになります。

TEMPLEX の見積書テンプレートは、角印の電子印影をPDFに重ねて出力できます。印影画像がなくても電子印鑑作成ツールで社名から無料で作れ、押印不要の相手には表示をオフにできます。電子印影と電子署名の違い・押す位置のルールは見積書に印鑑は必要？で詳しく解説しています。

メールで送るときのマナー（ファイル名・パスワード）

PDFの見積書をメールに添付するときは、本文に短い挨拶を添え、添付ファイルがあることが件名で分かるようにします。下記は本文に添える一文の例です（送付メールのくわしい文例は見積書の書き方にあります）。

PDFの見積書を添付するメールの一文

お見積書（PDF）を添付にてお送りいたします。ご査収のうえ、ご検討のほどよろしくお願いいたします。

ファイル名は、中身が分かる名前にしてから添付します。「見積書.pdf」だけだと相手の受信箱で他社の見積書と紛れるため、「見積書_株式会社○○御中_20260601.pdf」のように書類名・宛先・日付を入れると、相手も保存・検索しやすくなります。送信前に、添付したPDFが正しい相手・正しい内容かを必ず開いて確認しましょう。

送ったあとで金額や明細の誤りに気づいたときは、元のファイルを上書きせず、別ファイルとして送り直すのがマナーです。「見積書_株式会社○○御中_20260601_第2版.pdf」のように版数や日付を付けて区別すると、相手の手元で古い見積書と新しい見積書が混同されません。差し替えをお願いする一文を本文に添えて再送します。

迷いやすいのが、PDFにパスワードをかけて別メールでパスワードを送る方法（いわゆるPPAP）です。これは現在は推奨されていません。同じメール経路でパスワードを送るため盗み見対策にならず、暗号化ファイルはウイルスチェックをすり抜けるなど、かえってリスクになりうるためです。2020年に内閣府・内閣官房が政府内での運用を廃止して以降、大手企業や金融機関でも取りやめが広がっています。

暗号化ファイルそのものを受信拒否する設定の企業も増えています。たとえばGMOインターネットは2025年12月1日から、パスワード付きのZIP・PDFなど暗号化ファイル全般の受信を制限します。見積書の通常のやり取りなら、パスワードをかけずにそのまま添付して問題ありません。秘匿性の高い内容は、メール添付ではなくファイル共有サービスのリンクで渡すのが安全です。

スマホで見積書を作る・送る

外出先や移動中でも、スマホだけで見積書のPDFを作って送れます。ブラウザで使えるツールなら、iPhone・Androidを問わず、フォームに入力してそのままPDFを作成・メール送信まで完結できます。アプリのインストールが必要なものもありますが、たまにしか作らないならブラウザで完結するツールのほうが手軽です。

TEMPLEX はスマホのブラウザでも見積書を作成・PDF出力でき、作ったPDFはスマホの共有メニューからそのままメールに添付できます。Excelをスマホで開いて崩れを直す手間がいらないので、急ぎの見積りに向いています。

電子で送った見積書の保存

メールやPDFで送った見積書（控え）は、電子帳簿保存法により、原則として電子データのまま保存する必要があります。やり取りした見積書を紙に印刷しただけの保存は原則認められません。保存年数や、日付・金額・取引先で見つけられる状態にしておくといった具体的な要件は見積書と電子帳簿保存法にまとめています。

なお、紙の見積書を郵送・手渡しで出すケースの作り方は見積書を手書きで作るときの書き方で解説しています。電子と紙のどちらでも、控えを残しておく点は共通です。

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コラム著者・編集者

TEMPLEX編集チーム

TEMPLEX編集チームは、ビジネス文書の作成・管理に精通した実務経験者と技術ライターで構成されています。送付状・請求書・見積書をはじめとする各種ビジネス書類のフォーマットや書き方のノウハウを、わかりやすく丁寧にお届けします。「Office不要で誰でもすぐ使える」をコンセプトに、忙しいビジネスパーソンの書類作成をサポートします。