物品・備品購入の稟議書｜書き方と例文10選（PC・什器・複合機・消耗品）

2026年4月28日

物品購入で稟議書が必要になる場面

物品・備品の購入は、社内規程で定められた金額を超えると、担当者の判断では発注できず稟議による承認が必要になります。承認金額のラインは企業によって異なり、5万円・10万円・30万円・50万円といった区切りを設けるケースが多いです。税務上の減価償却ライン（10万円以上）に合わせて稟議基準を定める企業もありますが、実態は会社規程によって幅があります。

ノートPC・デスクトップなどIT機器を購入したいとき
椅子・机・書庫・パーティションなど什器を新規／更新したいとき
複合機・プリンタ・スキャナなどOA機器を導入したいとき
工具・機材・測定器など現場で使う備品を揃えたいとき
コピー用紙・トナー・文房具など消耗品をまとめ買いしたいとき
ソフトウェアライセンス・パッケージ製品を購入したいとき
ネットワーク機器・サーバ・周辺機器を更新したいとき
制服・作業着・ヘルメットなど安全装備を支給したいとき
営業車・社用車・配送車を購入またはリースしたいとき
試作機・サンプル品など研究開発用備品を入手したいとき

本記事の例文はすべて「コピー」ボタンでそのまま貼り付けて使えます。品名・金額・型番などを書き換えるだけで、現場で使える稟議文面が完成します。

物品購入稟議に固有の必須項目

物品購入の稟議書では、汎用的な9項目（件名・起案者・目的・効果など）に加えて、購入物品を特定する情報を漏れなく書く必要があります。これがないと「結局どれを買うのか分からない」と差し戻されます。

品名・型番・モデル番号 ─ 候補が複数ある場合は識別できるレベルまで明記
数量と単価 ─ 単価×数量＝合計金額の計算式を明示
金額 ─ 税抜・税込・送料・設置費を分けて記載
発注先 ─ 会社名・連絡先・担当者名（必要なら法人番号）
納期と支払条件 ─ 希望納期、月末締め翌月末払い等
選定理由 ─ A社・B社・C社と比較した結果と決め手
代替案検討の有無 ─ 中古・リース・既存品流用は検討したか
予算枠 ─ 部署予算の残額と本案件の影響

選定理由の書き方｜3社相見積もりが基本

備品購入の差し戻し理由で最も多いのが「なぜその製品なのか分からない」というものです。価格だけでなく機能・サポート・納期・実績を含めて、最低3社で比較した結果を表形式で示すのが基本パターンです。

選定理由ブロックのテンプレート

■ 選定理由下記3社で比較検討した結果、A社の○○を選定いたしました。【A社（採用）】 - 製品名: ○○ - 価格（税抜）: 250,000円 - 納期: 2週間 - 保証期間: 3年 - サポート: 24時間電話・オンサイト【B社】 - 製品名: △△ - 価格（税抜）: 230,000円 - 納期: 1か月 - 保証期間: 1年 - サポート: 平日9-17時【C社】 - 製品名: □□ - 価格（税抜）: 280,000円 - 納期: 2週間 - 保証期間: 2年 - サポート: メールのみ価格はB社が最安だが、納期と保証・サポート体制を総合し、運用負荷の少ないA社を選定いたしました。

比較表の項目は案件によって変わります。PCなら「CPU/メモリ/SSD」「保証年数」、椅子なら「材質」「保証年数」、複合機なら「印刷速度」「ランニングコスト」など、決裁者が判断材料にしやすい3〜5項目に絞ります。

相見積もりが取れないとき｜特命発注の理由を明記する

メーカーが特許を持っている／必要な性能を満たす機種が1社しかない／既存システムとの互換性で他社製品に置き換えられない、といった理由で相見積もりが取れない案件があります。この場合は「特命発注（随意契約）」として、なぜ1社からしか購入できないのかを稟議書本文で客観的に説明する必要があります。説明なしの1社見積もりは「比較していない」と差し戻される最大の原因の一つです。

特命発注が認められる典型ケース

特許権・専用実施権・著作権を当該メーカーが独占保有している
性能要件を満たす機種が市場に1機種しか存在しない（カタログ・第三者認証で根拠提示）
既存設備・システムとの互換性で同一メーカーしか接続できない（保守契約上の制約含む）
アフターサービス・修理が当該メーカーの技術者でしか対応できない（精密機器・医療機器など）
緊急性があり、入札・複数社見積もり手続きを取る時間的余裕がない（理由を客観的に説明）

特命発注理由ブロックのテンプレート

■ 選定理由（特命発注）下記の理由により、相見積もりを実施せず○○社からの特命発注といたします。【特命理由】 ○○社が△△の特許権（特許第○○○○号）を独占保有しており、本機能を有する製品は市場に他に存在しません。当社○○業務の要件を満たす唯一の製品であるため、他社比較が不可能です。【根拠資料】 - ○○社による特許保有証明（添付） - 業界団体○○のレポート（同等機能の他社製品が存在しないことを記載） - 当社○○部門の技術評価書【価格妥当性の検証】他社比較ができない代わりに、過去の同等案件の購入価格、メーカー定価との比較、メーカーからの値引き履歴により、提示価格の妥当性を確認しています（価格検証メモ添付）。

特命発注は「客観的根拠」が命です。「過去から○○社と取引があるから」「担当者が○○社の製品に慣れているから」といった主観的理由では認められません。特許番号・技術仕様書・第三者証明など、第三者が見ても理解できる根拠を必ず添付しましょう。

固定資産か消耗品費か｜経理処理の基本

備品購入では、取得価額によって経理処理が変わります。稟議書の内容欄に「経理処理の想定区分」を一文書いておくと、経理部からの問い合わせが減ります。

10万円未満 ─ 消耗品費として全額その期の損金（一般的な処理）
10万円以上20万円未満 ─ 一括償却資産として3年均等償却が選択可（中小企業以外も可）
10万円以上30万円未満 ─ 中小企業者等の少額減価償却資産の特例で、年間合計300万円まで全額損金算入が可能（適用期限あり、最新の制度を国税庁で確認）
30万円以上 ─ 法定耐用年数に基づく減価償却（資産計上）

上記の金額区分は税務上の判定基準です。社内の稟議要件（5万円から稟議必要等）とは別軸なので混同しないように。最新の特例適用期限・要件は国税庁公式サイトで必ず確認してください。

例文1｜ノートPC10台の購入

営業部で使うノートPCを買い替える場面の例文です。「業務に支障が出ている」という現状課題を数字で示し、選定理由と効果をセットで書くのがポイントです。

ノートPC10台購入の稟議書

件名: 営業部ノートPC10台購入の件（合計1,200,000円）下記の通り、営業部で使用するノートPCを購入いたしたく、ご承認をお願い申し上げます。 1. 目的・背景営業部で現在使用中のノートPCは購入から5年が経過し、起動時間が平均3分超、Excel・CRMの動作も大幅に遅延しています。週あたり1人約2時間、部全体で月60時間以上の業務ロスが発生しており、買い替えにより業務効率を回復します。 2. 内容 - 品名: ○○ メーカー Type-X（13.3型・Core i5・16GB・SSD512GB） - 数量: 10台 - 単価: 120,000円（税抜） - 合計金額: 1,200,000円（税抜）／1,320,000円（税込） - 発注先: 株式会社○○ - 納期: 発注後2週間 - 支払条件: 月末締め翌月末払い 3. 選定理由 A社・B社・C社で相見積もりを取得し、本機種は価格・性能・3年保証・オンサイト修理対応の総合点で最も妥当と判断しました（比較表添付）。 4. 期待効果 - 部全体で月60時間以上の業務ロス解消 - 営業活動の処理スピード約20%向上 - 5年間使用前提でPC1台あたり年24,000円のコスト 5. 想定リスクと対応策 - データ移行時の業務停止 → 土日に段階移行を実施 - 故障対応 → メーカー3年保証＋オンサイト修理で対応以上、ご審議のほどよろしくお願い申し上げます。

例文2｜オフィス家具（椅子・机）の入れ替え

オフィス家具購入の稟議書

件名: 本社執務室オフィスチェア15脚購入の件（合計540,000円）下記の通り、本社執務室で使用するオフィスチェアを購入いたしたく、ご承認をお願い申し上げます。 1. 目的・背景現在使用中のオフィスチェアは購入から8年が経過し、座面のへたり・背もたれの破損が15脚中12脚で発生しています。社員アンケートでは「腰痛で集中できない」との声が複数上がっており、健康管理の観点からも更新が必要な状況です。 2. 内容 - 品名: ○○社メッシュチェア Type-A（背もたれメッシュ・ランバーサポート付） - 数量: 15脚 - 単価: 36,000円（税抜） - 合計金額: 540,000円（税抜）／594,000円（税込） - 発注先: 株式会社○○ - 納期: 発注後3週間（搬入・組立含む） - 支払条件: 月末締め翌月末払い 3. 選定理由 A社・B社・C社で比較し、価格・人間工学設計・5年保証・搬入組立込のトータルでA社製品を選定しました（比較表添付）。 4. 期待効果 - 腰痛起因の体調不良による休暇取得を削減 - 5年使用前提で1脚あたり年7,200円のコスト - 採用面接時の職場環境としての訴求 5. 想定リスクと対応策 - 旧チェアの廃棄費用（別途45,000円） → 産廃業者への委託で対応 - 搬入時の業務影響 → 土曜日に一括搬入以上、ご審議のほどよろしくお願い申し上げます。

例文3｜複合機の入れ替え

複合機更新の稟議書

件名: 営業所複合機の入れ替えの件（リース料月額28,000円）下記の通り、営業所の複合機をリース契約で入れ替えたく、ご承認をお願い申し上げます。 1. 目的・背景現在の複合機は導入から7年が経過し、紙詰まりが月平均15回、修理対応で月3時間の業務停止が発生しています。メーカー保守も2026年9月で終了するため、更新時期が到来しています。 2. 内容 - 品名: ○○社 △△シリーズ（A3カラー・モノクロ45ppm・FAX/スキャナ機能付） - 契約形態: リース契約 5年 - リース料: 月額28,000円（税抜）／総額1,680,000円 - カウンター料金: モノクロ1.5円/枚、カラー15円/枚 - 発注先: 株式会社○○ - 設置希望日: 2026年○月○日 3. 選定理由 3社から相見積もりを取得し、リース料・カウンター料金・保守体制を総合してA社を選定（比較表添付）。年間カウンター数を考慮した5年総額が最も低コストです。 4. 期待効果 - 紙詰まり起因の業務ロス（月3時間）の解消 - スキャナのクラウド連携により書類デジタル化を促進 - カラー印刷コスト約15%削減 5. 想定リスクと対応策 - 旧機の引取・データ消去 → リース会社による証明書付き消去で対応 - 操作習熟期間 → 設置時に1時間の操作講習を実施以上、ご審議のほどよろしくお願い申し上げます。

例文4｜工具・測定器の購入

工具購入の稟議書

件名: 製造1課用デジタルノギス・トルクレンチ等の購入（合計185,000円）下記の通り、製造1課で使用する測定器具・工具を購入いたしたく、ご承認をお願い申し上げます。 1. 目的・背景現行の機械式ノギスは精度誤差が大きく、新規採用予定の○○部品（公差±0.05mm）の検査に対応できません。デジタルノギスとデータロガー対応トルクレンチを導入し、検査記録の電子化と精度向上を図ります。 2. 内容 - 品名・数量: - デジタルノギス（150mm）×3本単価15,000円 - デジタルトルクレンチ（最大100Nm）×2本単価45,000円 - データロガー（SDカード対応）×1台 50,000円 - 合計金額: 185,000円（税抜）／203,500円（税込） - 発注先: 株式会社○○（既存取引先） - 納期: 2週間以内 3. 選定理由 ○○部品の検査精度を満たす機種に絞り、メーカーA社・B社で比較。校正証明書の有無、データロガー連携、保証期間でA社を選定。 4. 期待効果 - 検査記録の電子化で月8時間の手書き工数削減 - 公差不良の発見率向上による顧客クレーム削減 - ISO9001 監査時の記録提出が容易化 5. 想定リスクと対応策 - 校正期限管理 → 年1回の定期校正をスケジュール化以上、ご審議のほどよろしくお願い申し上げます。

例文5｜消耗品のまとめ買い

消耗品まとめ買いの稟議書

件名: 2026年下期 OA消耗品まとめ買いの件（合計320,000円）下記の通り、2026年下期分のOA消耗品をまとめて発注いたしたく、ご承認をお願い申し上げます。 1. 目的・背景コピー用紙・トナー・インクカートリッジ等を都度発注すると、単価が割高になり発注業務工数も発生します。下期6か月分をまとめ買いすることで、単価約15%のコストダウンと発注工数の削減を実現します。 2. 内容 - コピー用紙 A4: 200箱（1箱2,500枚）×単価2,800円 = 560,000円 → 値引後 476,000円 - 複合機トナー: モノクロ20本・カラー各4色5本 = 計160,000円 - インクカートリッジ: 黒12本・カラー24本 = 計48,000円（一部抜粋。詳細内訳は添付） - 合計金額: 320,000円（税抜）／352,000円（税込）（値引き後） - 発注先: 株式会社○○ - 納期: 分納（毎月初に1か月分を納品） 3. 選定理由通常購買単価との比較で約15%のコストダウン（年間60万円削減見込み）。発注事務工数も月8時間削減。 4. 期待効果 - 単価15%ダウン - 発注事務月8時間 → 月1時間に削減 - 在庫切れによる業務停止を防止 5. 想定リスクと対応策 - 保管スペース → 倉庫の既存空きスペースに収納可能（写真添付） - 仕様変更時の在庫リスク → 6か月以内の使い切り想定で過剰在庫なし以上、ご審議のほどよろしくお願い申し上げます。

例文6｜ソフトウェアライセンス購入

ソフトウェアライセンス購入の稟議書

件名: 設計部CADソフトライセンス10本追加購入の件（合計780,000円）下記の通り、設計部で使用するCADソフトのライセンスを追加購入したく、ご承認をお願い申し上げます。 1. 目的・背景新規プロジェクト○○の本格稼働に伴い、設計部の人員が10名増員されます。現有ライセンス20本では同時編集ができず、待ち時間が日平均2時間/人発生する見込みです。ライセンス追加により稼働開始時から全員が並行作業できる体制を整えます。 2. 内容 - 品名: ○○ CAD Professional Edition - 数量: 10ライセンス（永続ライセンス） - 単価: 78,000円（税抜） - 合計金額: 780,000円（税抜）／858,000円（税込） - 発注先: ○○ジャパン株式会社 - 納期: 発注後7営業日（電子納品） 3. 選定理由既存資産との互換性が必須のため、現行ソフトの追加ライセンスを選択。サブスクリプション版（月額9,800円/本）と比較し、5年使用前提で永続版が約36%割安。 4. 期待効果 - ライセンス待ち2時間/人/日の解消（月220時間相当） - プロジェクト立ち上げ時のリードタイム短縮 5. 想定リスクと対応策 - バージョンアップ追従 → 別途保守契約（年9,800円/本）を検討中 - ライセンス管理 → 資産管理台帳に登録し棚卸対象に以上、ご審議のほどよろしくお願い申し上げます。

例文7｜ネットワーク機器の更新

ネットワーク機器更新の稟議書

件名: 本社ネットワーク機器の更新（合計1,450,000円）下記の通り、本社のネットワーク機器を更新いたしたく、ご承認をお願い申し上げます。 1. 目的・背景現行のスイッチ・無線APは導入から6年が経過し、メーカーサポートが2026年12月で終了します。サポート終了後はセキュリティパッチが提供されず、情報漏洩リスクが急上昇するため、更新時期が到来しています。 2. 内容 - スイッチ（48ポートL3）×2台計600,000円 - 無線AP（Wi-Fi 6E対応）×8台計480,000円 - ファイアウォール（次世代型）×1台 250,000円 - 設置・設定費 120,000円 - 合計金額: 1,450,000円（税抜）／1,595,000円（税込） - 発注先: 株式会社○○ - 納期: 発注後3週間、土日に切替工事 3. 選定理由 A社・B社で構成見積もりを比較し、保守体制と将来拡張性でA社を選定。セキュリティ機能（IPS/サンドボックス）も内蔵で、追加投資なし。 4. 期待効果 - セキュリティパッチ終了リスクの解消 - Wi-Fi 6E対応で執務エリアの通信速度約3倍 - ログ集約により障害切り分け時間50%短縮 5. 想定リスクと対応策 - 切替時のネットワーク停止 → 土曜深夜に1時間以内で実施 - 旧機の処分 → メーカー回収（無償）で対応以上、ご審議のほどよろしくお願い申し上げます。

例文8｜試作機・サンプル品の購入

試作機購入の稟議書

件名: 開発部 ○○試験用試作機購入の件（合計350,000円）下記の通り、開発部で実施する○○試験のため試作機を購入いたしたく、ご承認をお願い申し上げます。 1. 目的・背景新製品△△の信頼性試験において、競合社製品との性能比較が必要になりました。サンプルとして競合A社・B社の最新機種を1台ずつ購入し、当社品との比較データを取得します。 2. 内容 - A社○○（最新型）×1台 180,000円 - B社△△（最新型）×1台 170,000円 - 合計金額: 350,000円（税抜）／385,000円（税込） - 発注先: 各メーカー直販または正規代理店 - 納期: 各2週間 3. 選定理由比較対象として市場シェア上位2機種を選定。中古品も検討したが、最新仕様での比較が必要なため新品を選択。 4. 期待効果 - 設計仕様改善のための定量データ取得 - 営業資料での自社優位性の根拠提示 - 開発期間の短縮（再試験不要） 5. 想定リスクと対応策 - 試験後の処分 → 社内資産として保管（解体調査含む）以上、ご審議のほどよろしくお願い申し上げます。

例文9｜制服・作業着の支給

作業着新規支給の稟議書

件名: 製造部新入社員10名分作業着支給の件（合計420,000円）下記の通り、4月入社の製造部新入社員10名分の作業着を支給いたしたく、ご承認をお願い申し上げます。 1. 目的・背景 2026年4月入社の製造部新入社員10名に対し、安全と統一感確保のため作業着を新規支給します。会社支給は社内規程「○○規程第○条」に基づく標準対応です。 2. 内容 - 上下セット×2着/人 ×10名 = 20セット - 安全靴×1足/人 ×10名 - ヘルメット×1個/人 ×10名 - 合計金額: 420,000円（税抜）／462,000円（税込） - 発注先: 株式会社○○（既存取引先） - 納期: 入社日2週間前までに納入 3. 選定理由過去5年と同一の指定モデル（耐久性・帯電防止性能を社内基準で確認済）。 4. 期待効果 - 安全装備の統一による事故リスク低減 - 新入社員の早期定着（職場環境整備） 5. 想定リスクと対応策 - サイズ違い → 入社1か月以内であればサイズ交換可以上、ご審議のほどよろしくお願い申し上げます。

例文10｜社用車の購入

社用車購入の稟議書

件名: 営業部社用車（軽バン1台）購入の件（合計1,580,000円）下記の通り、営業部の社用車として軽バンを購入いたしたく、ご承認をお願い申し上げます。 1. 目的・背景営業部で使用中の社用車3台のうち1台が走行距離15万kmに到達し、メンテナンスコストが年30万円超に増加しています。今期中に故障停止リスクが高く、代替車両の購入が必要です。 2. 内容 - 車種: ○○メーカー軽バン（4WD・AT） - 車両本体価格: 1,380,000円（税込） - 諸費用（登録・自動車税・自賠責等）: 200,000円 - 合計金額: 1,580,000円（税込） - 発注先: 株式会社○○ディーラー - 納期: 発注後2か月 3. 選定理由 A社・B社の軽バンで比較し、燃費・荷室容量・残価率の総合でA社を選定。リース（5年総額1,800,000円）と比較しても購入の方が約12%安価。 4. 期待効果 - 故障停止リスクの解消 - 燃費改善による年間ガソリン代約8万円削減 - 5年使用後の下取り見込み額300,000円 5. 想定リスクと対応策 - 旧車両の廃車費用 → ディーラー下取りで相殺 - 任意保険 → 既存契約に追加（月額追加保険料込で予算内）以上、ご審議のほどよろしくお願い申し上げます。

差し戻しを防ぐチェックリスト

件名に金額・数量・対象部署など主要数字が入っているか
現状の課題が「数字で」示されているか（時間・回数・金額）
3社以上の相見積もりを取り、選定理由に明記したか
期待効果が定量化されているか（時間削減・コスト削減・売上）
代替案（中古・リース・既存品流用）を検討した形跡があるか
リスクと対応策をセットで書いたか
添付資料（見積書・比較表・カタログ・社内規程）が揃っているか
予算の残額と本案件の影響を一文で示したか

金額が大きいほど決裁者の目が厳しくなります。100万円を超える案件は「相見積もり3社」「ROI計算」「撤退条件」の3点セットを必ず入れましょう。

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コラム著者・編集者

TEMPLEX編集チーム

TEMPLEX編集チームは、ビジネス文書の作成・管理に精通した実務経験者と技術ライターで構成されています。送付状・請求書・見積書をはじめとする各種ビジネス書類のフォーマットや書き方のノウハウを、わかりやすく丁寧にお届けします。「Office不要で誰でもすぐ使える」をコンセプトに、忙しいビジネスパーソンの書類作成をサポートします。