代金・売掛金の督促状
支払期日を過ぎても入金が確認できない代金について、債務者に支払いを正式に求める督促状です。請求金額・当初/新たな支払期限・振込先を記載でき、行き違いへの配慮文も添えられます。
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支払期日を過ぎても入金されないとき、債権者が支払いを正式に求める督促状のテンプレート。金額・新たな期限・振込先をフォーム入力でPDF作成。
代金・売掛金の督促状とは？
督促状は、商品代金やサービス料金などの支払期日を過ぎても入金が確認できない取引先（債務者）に対し、請求した側（債権者）が支払いを正式に求める書類です。単なるお願いである催促状より一歩踏み込み、未入金の事実・対象金額・あらためての支払期限を明示して、確実な入金を促すのが特徴です。一般的な督促は、相手との関係に配慮しながら、催促状（穏便）→ 督促状（正式・期限明示）→ 最終督促状（法的措置の予告）の順で段階的に強めていきます。本テンプレートはこのうち、新たな支払期限を明示する正式な督促段階にあたります。前文で「支払期日を過ぎても入金が確認できない」事実を述べ、記書きにご請求金額・請求書番号・当初の期限・今回の期限・お振込先をまとめて示す、ビジネスレターの体裁で作成できます。文書を残すことは、入金遅延の経緯を社内外で共有し、後の法的手続きに備えた記録としても役立ちます。
こんな時に代金・売掛金の督促状が必要
- 請求書の支払期日を過ぎても、入金が確認できないとき
- 電話・メールや催促状で促したが反応がなく、書面で正式に督促するとき
- 未入金の事実とあらためての支払期限を明記し、確実な支払いを求めたいとき
- 入金遅延の経緯を社内・取引先双方で記録として残しておきたいとき
- 最終督促状や内容証明、法的手続きに進む前段階として、督促した記録を残したいとき
- 会費・受講料・家賃など、継続的な料金の未払いを督促するとき
- 複数回の入金遅延が続く取引先に、あらためて期限と振込先を提示したいとき
代金・売掛金の督促状の書き方のポイント
- 1
未入金の「事実」を冒頭で淡々と伝える
前文では、感情的にならず「お支払期日を過ぎた本日現在もご入金の確認ができておりません」と事実だけを簡潔に述べます。督促状は催促状より強い文書ですが、取引関係が続く相手への配慮は欠かせません。非難する表現は避け、あくまで事実の確認と支払い依頼にとどめるのが、関係を損なわず回収につなげるコツです。
- 2
金額・請求書番号で「どの請求か」を特定する
記書きに、ご請求金額（金〇〇〇,〇〇〇円）と請求書番号を明記し、どの取引に対する督促かを一意に特定できるようにします。番号や金額が曖昧だと、相手は「どれのことか」を確認する手間が生じ、対応が遅れます。本テンプレートでは金額を自動でカンマ区切り表示するため、桁の読み違いも防げます。
- 3
「あらためての支払期限」を必ず明示する
督促状が催促状と決定的に違うのは、新たな支払期限を区切る点です。「当初のお支払期限」を過ぎている事実を示したうえで、「今回のお支払期限」を具体的な日付で提示します。期限を切ることで相手に行動を促し、その期限を過ぎた場合に次の段階（最終督促状・法的手続き）へ進む根拠にもなります。
- 4
振込先を再掲し、すぐ払える状態にする
相手がその場で振り込めるよう、口座情報（銀行・支店・種別・口座番号・名義）を記書きに再掲します。「請求書を見てください」ではなく督促状に直接書いておくことで、入金までの手間と時間を最小化できます。振込手数料の負担についても、必要なら備考で触れておくとトラブルを防げます。
- 5
行き違いへのお詫びを一文添える
督促状の発送と入金が行き違いになるケースは珍しくありません。「本状と行き違いにご入金いただいております場合は、何卒ご容赦ください」の一文を末尾に添えると、すでに支払い済みの相手への配慮が伝わり、一方的な督促で信頼を損なうのを防げます。本テンプレートではこの定型文をプリセットから選べます。
代金・売掛金の督促状についてよくある質問
Q.催促状・督促状・最終督促状の違いは何ですか？
Q.督促状と請求書はどう使い分けますか？
Q.売掛金は何年で時効になりますか？督促で時効は止まりますか？
Q.督促状は内容証明郵便で送るべきですか？
Q.支払いが遅れた分の遅延損害金は請求できますか？
Q.督促状を送っても無視された場合はどうすればいいですか？
督促状そのものに、法令で定められた書式や提出義務はありません。本テンプレートは、民間の取引で生じた売掛金・未収金などの支払いを求める一般的な督促文書を想定しています。売掛金などの債権は、2020年4月施行の改正民法により原則「権利を行使できることを知った時から5年」で時効消滅します（民法166条）。督促状の送付は催告にあたり、催告から6か月を経過するまで時効の完成が猶予されますが（民法150条1項）、猶予は一度きりで、その間に再度催告しても重ねての効力はありません（同条2項）。確実に時効を止めるには、裁判上の請求や支払督促などの法的手続きが必要です。配達の事実・日時・内容を証明したい場合は、内容証明郵便（配達証明付き）の利用が一般的です。遅延損害金は、約定利率があればそれにより、なければ法定利率（民法改正後は年3%、令和8年4月1日〜令和11年3月31日も年3%）によって請求できます（民法419条）。なお、税・社会保険料など行政が発する督促状は法定様式に基づくもので、本テンプレートの対象外です。本文は一般的な書式の参考であり、具体的な債権回収・法的措置の可否は弁護士等の専門家にご確認ください。
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