顛末書

業務上のミス・事故・トラブルの事実経過・原因・対応・再発防止策を客観的に報告する文書です。始末書と異なり、謝罪・反省ではなく5W1Hの事実報告に徹するのが原則。社内向け・社外向けの本文プリセットを収録しています。

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宛先 · 20,48 · 幅90

日付 · 125,35 · 幅65

差出人 · 115,70 · 幅75

件名 · 65,15 · 幅80

本文 · 20,92 · 幅170

記書き · 20,115 · 幅170

結び · 20,235 · 幅170

以上 · 20,265 · 幅170

75%

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業務上のミス・事故・トラブルの事実経過を客観的に報告する顛末書のテンプレート。社内・社外の両用に対応。

顛末書とは？

顛末書（てんまつしょ）は、業務上のミス・事故・トラブルが発生した際に、事実関係・原因・対応・再発防止策を客観的に整理して報告する社内文書です。本人の過失や責任を認めて謝罪する始末書とは異なり、必ずしも当事者の過失を前提とせず、5W1Hで淡々と経過を伝えることが重視されます。法定文書ではありませんが、後日の懲戒判断や社内規程・人事評価の資料、社外への説明文書として用いられるため、感情的な表現や言い訳・他責表現を避け、事実と対策を簡潔に書くことが求められます。社内向けでは謝罪語を抑えた事実報告に徹し、社外向けでは冒頭にお詫びを添えるのが慣例です。TEMPLEXでは社内向け・社外向けの定型文プリセットを収録し、5W1Hに沿った標準フォーマットですぐに作成できます。

こんな時に顛末書が必要

業務上のミスやトラブルの経緯を社内（上司・人事・経営層）に報告するとき
システム障害・操作ミスの事実関係をまとめて関係部署と共有したいとき
顧客対応のミスやクレームの一連の対応経過を整理して残すとき
情報漏洩・セキュリティインシデントの発生から収束までを報告するとき
業務中・通勤中の事故について事実経過と対応を会社へ報告するとき
取引先・顧客に対し、発生した事象の経緯と再発防止策を説明するとき（社外向け）
始末書を提出する前段階として、事実関係を客観的にまとめておきたいとき

顛末書の書き方のポイント

1
表題と提出先を正しく選ぶ
事実報告に徹する場合は「顛末書」を選び、本人の過失や責任を認めた上で謝罪・反省を述べる場合は「始末書」を選びます。提出先は社内規程に従い、直属の上司・部門長・人事部・代表取締役など、報告ルートを確認してから決定します。社外向けに発行する場合は取引先の会社名・部署・役職・氏名を正確に記載します。
2
事実は5W1Hで時系列・客観的に書く
発生日時（When）・場所（Where）・関係者（Who）・行為（What）・経過（How）・原因（Why）を、誰が読んでも同じ事実を再現できるレベルで記載します。「〜と思います」「〜のはずでした」など推測表現は避け、確認できた事実のみを断定形で並べます。確認中の事項は「現在調査中」と明記して別項目に分けるのが安全です。
3
感情語・謝罪語を抑えて客観性を貫く
顛末書の主目的は事実報告です。社内向けでは感情語・謝罪語をできる限り抑え、起きた事実と原因、対応・対策の3点を中心に淡々と記述します。社外向け顛末書のみ、冒頭にお詫びの一文を加えるのが慣例ですが、本文では客観的なトーンを維持します。
4
原因と再発防止策をセットで書く
「原因」と「再発防止策」は対になっている必要があります。原因として「確認不足」を挙げたなら「ダブルチェック導入」「チェックリスト化」など、対応する具体的な改善策を必ず示します。再発防止策は短期・中期・長期に分けて、誰がいつから何をやるかまで具体化すると、文書の信頼性が大きく上がります。
5
数字と固有名詞で具体性を出す
「多数」「甚大」「ほぼ全件」のような曖昧表現は主観が入りやすく、再現性も低くなります。件数・金額・時間で表現できる箇所は、必ず数字に置き換えて書きます。社外への影響は「無し／〇社へ説明済み等」のように範囲も明記します。
6
提出のタイミングと社内規程を確認する
顛末書は事実が判明し対応が一段落した直後、できる限り速やかに提出するのが原則です。時間が経つほど記憶が曖昧になり、文書としての信頼性が落ちます。提出方法（書面／PDF／メール）、押印の要否、提出ルートは事前に社内規程や上司に確認しましょう。

顛末書についてよくある質問

Q.顛末書と始末書の違いは何ですか？

A.目的と書き方が異なります。顛末書はトラブルやミスの経緯・原因・対応を客観的に報告する文書で、必ずしも本人の過失を前提としません。始末書は本人の過失や責任を認め、謝罪・反省・再発防止の誓約を述べる文書で、譴責処分の一環として運用されることがあります。社内ではまず顛末書で事実を共有し、本人の過失が確定した段階で始末書を求める運用が一般的です。

Q.顛末書の提出を会社から命じられたら拒否できますか？

A.顛末書は事実関係を客観的に報告する業務上の文書のため、業務命令として提出を求めることができ、正当な理由なく拒否すると別途処分の対象となり得ます。一方、反省・謝罪を述べる始末書は強制できないとするのが判例の一般的立場で、両者の法的位置づけは異なります。

Q.顛末書には謝罪の言葉を入れるべきですか？

A.社内向けの顛末書は事実報告に徹するのが原則のため、本文中の謝罪語は最小限にします。社外向け顛末書では、冒頭にお詫びの一文を添え、末尾でも再度のお詫びを入れる構成が慣例です。ただし、過度な謝罪表現は事実報告の客観性を損なうため、あくまで儀礼的な範囲に留めます。

Q.顛末書はどれくらいの分量で書けばよいですか？

A.事案の重さに合わせて変えます。軽微なミスならA4 1枚、社外影響を伴う事案や情報漏洩などの重い事案ならA4 2〜3枚が目安です。長く書くこと自体を目的にせず、事実・原因・対応・再発防止策が網羅されているかで判断します。曖昧な表現で水増しせず、5W1Hが具体的に書けているかを基準にしてください。

Q.顛末書から始末書への切り替えはどのタイミングですか？

A.一般的には、まず顛末書で事実関係を整理して提出し、社内調査の結果として本人の過失や規程違反が確定した段階で、改めて始末書の提出を求める運用が取られます。事実が確定する前に始末書を出させると、過失が無かった場合に文書だけが残り、処分の根拠として一人歩きするリスクがあるためです。

Q.提出先は直属の上司・人事・社長のどこにすべきですか？

A.社内規程で提出先が指定されていればそれに従います。指定がない場合は、軽微な事案は直属の上司宛、全社に影響する事案や懲戒に関わる事案は人事部長や代表取締役宛とするのが一般的です。社外取引先に対する社外向け顛末書は、相手方の代表者または直接の窓口部門宛とし、自社の上長を経由してから送付します。

Q.押印は必要ですか？

A.顛末書は事実報告の文書であるため、押印は社内規程で求められる場合のみで構いません。電子文書として提出する場合は押印自体を省略する企業も増えています。重要なのは押印の有無よりも、内容に責任を持って記名することです。

法令・実務上の補足

顛末書は法定文書ではなく、業務上の事実報告として位置づけられます。事実関係を客観的に報告する文書のため、業務命令として提出を求めることができ、正当な理由なくこれを拒否すると別途処分の対象となり得ます。一方、反省・謝罪を述べる始末書は内心に関わるため強制できないとするのが判例の一般的立場で、両者の法的位置づけは異なります。事実と異なる内容を記載すると、後日の懲戒判断や民事責任の場面で不利な証拠として使われるおそれがあるため、確認できた事実のみを記載することが重要です。