決裁書
決裁権限者に直接判断を仰ぐ社内文書です。稟議書より迅速に意思決定できる起案→決裁の1段階フォーマット。
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全テンプレート共通で使用されます。
起案内容を決裁権限者に直接提出し、承認・却下の判断を仰ぐ決裁書テンプレート。
決裁書とは？
決裁書（けっさいしょ）とは、担当者が起案した案件について、決裁権限を持つ上位者（部長・取締役・社長など）に直接承認を求めるための社内文書です。複数の承認者を順に回覧する稟議書とは異なり、決裁書は特定の決裁権限者に対して直接判断を仰ぐ形式を取ります。購入・契約・予算執行・人事案件など、決裁権限規程で定められた金額・案件に応じて使用され、回覧を挟まないため稟議書より迅速に意思決定できるのが利点です。「何を・なぜ・いくらで・いつ」実施したいのかを、決裁者が一読して可否を判断できるよう簡潔にまとめるのがポイントです。TEMPLEXの決裁書テンプレートなら、件名・目的・金額・理由を入力するだけで、決裁欄つきのフォーマルな決裁書をすぐにPDF化できます。
こんな時に決裁書が必要
- 決裁権限規程の範囲内で備品・機器・ソフトウェアを購入するとき
- 新規取引先との契約や業務委託の開始を決裁者に承認してもらうとき
- 予算執行・経費支出の承認を決裁者に直接仰ぐとき
- 人事案件（採用・異動・昇格など）について権限者の決裁を得るとき
- 稟議書の回覧では時間がかかるため、決裁権限者に直接判断を求めたいとき
- 既存契約の更新・解約・条件変更について決裁を受ける必要があるとき
- 緊急案件で早急に上位者の承認を得る必要があるとき
決裁書の書き方のポイント
- 1
件名は具体的かつ簡潔に
「〇〇システム導入費用の決裁について」「△△社との業務委託契約の決裁について」のように、決裁対象と目的が同時に伝わる件名にします。決裁者は複数の書類に目を通すため、件名で内容が即座に把握できることが重要です。
- 2
目的・背景を端的に示す
なぜこの案件が必要なのかを、現状の課題・外部環境・経緯をもとに簡潔に説明します。決裁者は背景を知らない場合も多いため、前提を共有したうえで「下記の通りご決裁のほどお願い申し上げます」と明確に依頼します。
- 3
金額・期間・取引先などの条件を明確にする
購入金額（税抜・税込）、支払条件、取引先、実施期間、数量などを具体的に記載します。比較検討した結果やなぜその選択肢が最適なのかも添えると、決裁者が妥当性を判断しやすくなります。
- 4
期待効果とリスクを簡潔に述べる
導入によるコスト削減額・業務効率化の度合い・売上への寄与など、可能な限り定量的な効果を記載します。想定リスクとその対応策も一言添えると、決裁者の懸念を先回りで払拭できます。
- 5
添付資料で根拠を補強する
見積書・比較表・提案書・契約書案・導入スケジュールなどの関連資料を添付として一覧化します。本文は要点に絞り、詳細データは添付で補うことで、決裁書本体の読みやすさを保ちます。
- 6
決裁者の氏名と決裁欄を明記する
決裁権限規程に基づき、正しい権限者の役職・氏名を記載します。決裁欄（印鑑欄）を設けておくことで、決裁者が承認・却下の意思を明示しやすくなります。
決裁書についてよくある質問
Q.決裁書と稟議書の違いは何ですか？
Q.決裁書はどのような案件で使いますか？
Q.決裁書の件名はどう書けばよいですか？
Q.決裁書は電子化してもよいですか？
Q.決裁が却下された場合はどうすればよいですか？
Q.決裁書に添付すべき資料は何ですか？
決裁書には取引先情報・契約金額・社内人事情報などの機密事項が含まれる場合があります。社内の文書管理規程に従い、適切なアクセス制限・保存期間の設定・廃棄手続きを行ってください。
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