管理組合・自治会 総会委任状
マンション管理組合や自治会・町内会の総会に出席できないとき、議決権の行使を代理人に委任する委任状です。議長一任・代理人指定・議案ごとの賛否指定に対応。
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管理組合・自治会の総会を欠席するときの議決権委任状テンプレート
管理組合・自治会 総会委任状とは？
マンション管理組合の総会（区分所有法上の「集会」）や自治会・町内会の総会では、欠席者が多いと定足数が不足して決議ができなくなります。委任状を提出すれば出席とみなされるため、定足数に算入され、代理人を通じて議決権を行使できます。マンション管理組合では区分所有法第39条第2項により「書面又は代理人によって議決権を行使することができる」と定められており、標準管理規約第46条第5項では代理人の資格を「配偶者・一親等の親族」「同居する親族」「他の組合員」に限定しています。自治会・町内会は法人格のない任意団体のため、委任状のルールは各団体の規約に従います。TEMPLEXの総会委任状テンプレートは、議長一任・代理人指定・議案ごとの賛否指定に対応し、管理組合にも自治会にもそのまま使える書式です。
こんな時に管理組合・自治会 総会委任状が必要
- マンション管理組合の通常総会・臨時総会に出席できないとき
- 自治会・町内会の定期総会を欠席するとき
- 大規模修繕や管理規約変更など重要議案の総会で欠席が避けられないとき
- 議長に議決権を一任して定足数確保に協力したいとき
- 特定の議案に反対意見があり、欠席しても賛否を反映させたいとき
- 信頼できる他の組合員・会員に代理出席を依頼するとき
- 総会招集通知に委任状用紙が同封されておらず、自分で作成する必要があるとき
管理組合・自治会 総会委任状の書き方のポイント
- 1
宛先は団体の代表者宛てに記載する
マンション管理組合なら「○○マンション管理組合 理事長 ○○ ○○ 殿」、自治会・町内会なら「○○自治会 会長 ○○ ○○ 殿」のように、団体名と代表者の肩書・氏名を記載します。代表者名が不明な場合は肩書のみで「理事長殿」「会長殿」としても問題ありません。
- 2
総会を特定する情報を明記する
「第○回定期総会」「令和○年度定期総会」など総会名と開催日を必ず記載します。委任状は特定の総会に限って有効とするのが原則で、開催日が書かれていない委任状は無効とされる場合があります。開催場所もあわせて記載しておくと確実です。
- 3
代理人は「議長に一任」か「特定の人」を選ぶ
議長に一任する場合、議長は通常「賛成」として議決権を行使します。特定の議案に反対したい場合は、信頼できる組合員・会員を代理人に指定し、議案ごとの賛否を明記してください。マンション管理組合では標準管理規約により代理人の資格が制限されている場合があるため、管理規約を事前に確認しましょう。
- 4
委任の範囲を具体的に書く
「すべての議案を一任」か「議案ごとに賛否を指定」かを明確にします。議案ごとに賛否を指定する場合は、「第1号議案（○○）：賛成」「第2号議案（○○）：反対」のように議案番号と内容、賛否を一覧で記載してください。指定しなかった議案は代理人に一任する旨もあわせて書いておきます。
- 5
委任者欄は本人が自署・押印する
委任者の氏名は本人が自署し、認印を押印してください。マンション管理組合の場合は住戸番号（○○号室）、自治会・町内会の場合は会員番号も記載します。委任状の有効性を確認するために住所の記載も求められるのが一般的です。
管理組合・自治会 総会委任状についてよくある質問
Q.委任状を出すと定足数に数えてもらえますか？
Q.「議長に一任」の委任状を出すと、議長が勝手に反対票にすることはありますか？
Q.委任状と議決権行使書の両方が届いた場合、どちらを提出すればよいですか？
Q.マンション管理組合の総会で代理人になれるのは誰ですか？
Q.委任状はいつまでに提出する必要がありますか？
Q.白紙委任状（代理人名も賛否も未記入）は有効ですか？
マンション管理組合の総会（集会）は区分所有法（建物の区分所有等に関する法律）第34条以下に基づき運営されます。同法第39条第2項は「区分所有者は、規約又は集会の決議により、書面又は電磁的方法によって議決権を行使することができる」と規定し、同条第3項は「区分所有者は、代理人によって議決権を行使することができる」と定めています。議決の定足数は同条第1項で「区分所有者及び議決権の各過半数」とされ、委任状・議決権行使書の提出者は出席者に算入されます。国土交通省の標準管理規約第46条第5項では代理人の資格を「配偶者・一親等の親族」「同居する親族」「他の組合員」に限定しています。自治会・町内会は法人格のない任意団体であり、議決の方法・定足数・代理人の資格は各団体の規約に従います。
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