自社への送付状
社内の他部署・上司・役員・支社などに書類を回す際に添える送付状。「お疲れ様です」から始まる社内向けの挨拶文プリセット付きで、そのまま使える体裁に整えています。
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社内便・支社宛て・役員への資料送付に。社内向けの書き方でそのまま使える送付状テンプレート。
自社への送付状とは？
自社への送付状は、同じ会社のなかで書類をやり取りするときに一番上に添える一枚の書類です。本社から支社・支店・工場へ資料を届けるとき、他部署や役員に稟議書・報告書・申請書を回すとき、社内便で書類をまとめて送るときなどに使います。外部取引先に送る送付状と同じフォーマットをそのまま流用すると「拝啓 時下ますますご清栄〜」「貴社におかれましては〜」といった社外向けの堅い挨拶が残ってしまい、社内では違和感のある文面になりがちです。自社への送付状テンプレートは、宛名・挨拶文・結語を社内向けに切り替えた状態で用意されているため、書き換える手間なくPDFをダウンロードしてすぐに使えます。郵送はもちろん社内便（社内メール便）や手渡しでも利用でき、「誰が・誰に・どの書類を・何部・いつ」送ったのかを1枚で明確に伝えられます。
こんな時に自社への送付状が必要
- 本社から支社・支店・工場へ書類一式を郵送または社内便で送るとき
- 他部署（経理・総務・法務など）に稟議書や申請書を回すとき
- 役員・上司に資料や報告書をまとめて提出するとき
- 支社間・グループ会社間で書類を相互にやり取りするとき
- 在宅勤務・リモート勤務の同僚に書類を郵送で届けるとき
- 異動・転勤・退職に伴う引き継ぎ書類をまとめて送るとき
- 社内回覧・複数部署への一斉通知書類を添付するとき
自社への送付状の書き方のポイント
- 1
冒頭は「お疲れ様です」「お世話になっております」で始める
社外向けの「拝啓 時下ますますご清栄〜」は社内ではほぼ使いません。一般的な同僚・他部署宛てなら「お疲れ様です。〇〇部の〇〇です。」、役員・目上の方には「お世話になっております」と丁寧さを一段階上げるのが自然です。時候の挨拶や長い前置きは省いて差し支えありません。
- 2
宛名は「部署＋個人名＋様」または「各位」を使い分ける
個人宛ては「経理部 〇〇様」のように部署＋氏名＋「様」が基本です。複数宛ての回覧・一斉通知では「関係者各位」「支店長各位」と書きます。「殿」は官公庁や一部の社内文書で目下に使う表現ですが、誤解を避けるため社内でも「様」に統一するのが無難です。なお「各位」自体に「皆様」という敬意が含まれているため、「各位様」「各位殿」と書くと二重敬語になり誤りです。必ず「各位」単体で使いましょう。社名（自社名）は省略可、別会社のグループ会社宛ての場合のみ会社名を明記します。
- 3
件名は「〇〇送付のご連絡」で用件を一目で示す
件名は「社内書類送付のご連絡」「〇〇申請書ご送付の件」のように、何を送ったかが題名だけで分かるようにします。支社宛て・役員宛てなど相手が多忙なほど件名の明確さが重要で、中央揃え・下線付きで強調すると開封後すぐに内容を把握してもらえます。
- 4
差出人欄には内線番号・所属フロアを書くと連絡がスムーズ
社内送付では電話番号より内線番号の方が使われる場面が多く、「内線1234」「本社3F 営業部」のように書くと、受け取った相手が質問したいときすぐに連絡できます。メールアドレスは個人のもの、もしくは部署共有アドレスを記載します。住所は社内・同一拠点なら省略可、異なる拠点宛てなら所在地を明記します。
- 5
結語は「以上」または省略が一般的
社内向けでは「敬具」を使うとやや仰々しくなるため、結語は「以上」または省略が自然です。記書きで同封書類を箇条書きした後に右寄せで「以上」と書いて締めれば、社内文書として必要十分な体裁になります。役員・社長宛てなど特に改まった場面に限り「敬具」を使ってもかまいません。
- 6
機密書類を送るときは取り扱い注意の表示を忘れずに
人事情報・給与明細・契約書・個人情報を含む書類を社内便で送る場合は、封筒に「親展」「取扱注意」「機密」と朱書きし、送付状にも「本書類は親展につきご本人のみ開封願います」といった一文を加えます。受領確認が必要な書類は、送付状の末尾に「受領後、〇月〇日までにご一報ください」と期限付きで依頼すると行き違いを防げます。
自社への送付状についてよくある質問
Q.社内の書類送付でも送付状は必要ですか？
Q.自社内なのに「貴社」「弊社」など堅い言葉を使うのは変ですか？
Q.支社や支店など遠方の自社拠点に送る場合も社内用で大丈夫ですか？
Q.役員・社長宛てに書類を送るときは書き方を変えるべきですか？
Q.押印は必要ですか？
Q.社内便で送るときと郵送で送るときで、送付状の書き方に違いはありますか？
社内で送付する書類であっても、人事情報・給与・マイナンバー・顧客情報などを含む場合は個人情報保護法・各社の情報セキュリティポリシーに従って取り扱う必要があります。封筒には「親展」「取扱注意」を朱書きし、機密区分が定められている場合はその区分に応じた封緘・送付方法（書留・追跡付き郵便・手渡しなど）を選択してください。社内便であっても誤配・紛失のリスクはゼロではないため、受領確認のルールを送付状に明記しておくと安全です。
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