手書き納品書（A4・空欄テンプレート）
発行者情報など最低限の項目だけを事前印刷し、納品物の明細は空欄の表に手書きで記入できる納品書テンプレート。日付・宛先・各欄を未入力にすれば下線として印刷され、現場・店頭・出張先で手書きでそのまま使えます。
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発行者情報など最低限の項目だけを事前印刷し、納品物の明細は空欄の表に手書きで書き込める無料の納品書テンプレートです。
手書き納品書（A4・空欄テンプレート）とは？
本テンプレートは、納品書を1から手書きで作成したい現場・店頭・出張先のために設計した「手書き納品書」のA4サンプルです。表題・発行日・納品日・宛先・納品元の各項目はフォームから入力もできますが、未入力のままにすれば下線（手書き欄）として印刷されるため、現地で日付や宛先を直接書き込むことができます。納品物の明細は空欄の表（標準10行・8〜15行で調整可）として印刷され、品名・規格・数量・単位・単価・金額・備考を自由に手書きで書き込めます。請求書を兼ねないシンプルな納品書として、店頭引渡し・出張先での即時発行・取引現場での控え作成などに使えます。色味は薄緑・薄青・モノクロから選択でき、社判（社印）スペースも標準で確保しています。
こんな時に手書き納品書（A4・空欄テンプレート）が必要
- 店頭・配送先で商品引渡し時にその場で手書き納品書を発行したいとき
- 出張先・現場で納品書冊子の代わりに1枚ずつ印刷して使いたいとき
- 発行者情報だけを事前に印刷し、納品物・日付・宛先を手書きしたいとき
- 個人事業主・フリーランスが取引ごとに簡素な納品書を発行したいとき
- コクヨ等の市販の手書き納品書冊子をPDFで再現して印刷したいとき
- 業務システムからの自動出力ではなく、現場の運用に合わせて柔軟に記入したいとき
- 建設・運送・小売・農産物直販など、現場で都度発行する業態で使いたいとき
- 控えとしてPDFも保存しつつ、相手にも紙で渡す運用にしたいとき
手書き納品書（A4・空欄テンプレート）の書き方のポイント
- 1
発行日と納品日は分けて記入
発行日（書類を作成・発行した日）と納品日（実際に商品を引き渡す日）は別物として記入欄を用意しています。当日納品なら同じ日付に、後日納品なら別々に記入します。検収基準で売上計上する取引では納品日が会計上の起点になるため、両者を正確に分けて記載しておくと帳簿との突き合わせがスムーズです。
- 2
宛先は正式名称＋「御中」または「様」
取引先の会社名・部署名は省略せず正式名称で書きます。会社・部署宛てには「御中」、個人名には「様」を使い、併用は避けます。空欄印刷して受領時に手書きする場合も、丁寧な敬称をつけることでビジネスマナーが整います。
- 3
品名・数量・単価・金額を1行ごとに記入
明細表の各行に「品名・規格」「数量」「単位」「単価」「金額」を記入し、最下行の「合計」欄に総額を書き入れます。複数行にわたる長い品名は2行使ってもかまいません。書き間違いは二重線で訂正し、訂正印を押すと信頼性が高まります。
- 4
発行者欄には会社名・住所・連絡先を記入し押印
納品元の会社名・住所・電話番号・担当者名を記入します。社判（角印）や担当者印は法的に必須ではありませんが、商習慣として押印すると証憑としての信頼性が高まります。事前印刷する場合はフォームで会社情報を入力しておくと、毎回手書きする手間が省けます。
- 5
備考欄で納期・配送便・問合せ先を補足
備考欄には特記事項を記入します。分納のスケジュール、配送便番号、納品物の取り扱い注意、問合せ先などを書き添えると、後日のトラブル防止に役立ちます。未入力の場合は空欄の手書き欄（下線）として印刷されます。
- 6
控えは複写またはPDF保存で残す
手書き納品書を1枚渡したあと、控えがないと自社の帳簿と突き合わせができません。複写式の伝票紙を使うか、書き終えた納品書をスキャナ・スマホ撮影でPDF保存し、社内ストレージに残しておきます。電子帳簿保存法のスキャナ保存要件に沿って保存すれば、後日の税務調査にも対応できます。
手書き納品書（A4・空欄テンプレート）についてよくある質問
Q.なぜ手書きの納品書テンプレートが必要なのですか？
Q.発行日と納品日を空欄で印刷できますか？
Q.明細表の行数は変えられますか？
Q.通常の納品書テンプレートとの違いは何ですか？
Q.印鑑は必要ですか？
Q.控えはどう保管すればよいですか？
納品書は法律上の発行義務はありませんが、法人税法・所得税法上の帳簿書類として保存義務があります。保存期間は法人で原則7年（青色申告で欠損金繰越がある事業年度は10年）、個人事業主は青色5〜7年・白色5年です。手書きで作成した納品書も、電子データで保存する場合は電子帳簿保存法のスキャナ保存要件（解像度・タイムスタンプ・検索性など）に沿って保管する必要があります。インボイス制度（2023年10月〜）では、手書き納品書を適格請求書として扱う場合、発行事業者の登録番号（T＋13桁）、税率ごとに区分した対価および適用税率、消費税額等の記載が必須となります（請求書側に集約する運用も可）。
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