納品書兼検収書
売り手が納品内容を記載し、買い手が検品結果（合格／不合格／一部合格）を判定・押印して返送する、納品書と検収書を1枚に統合した書類。発注通り納品されたかの検収プロセスを簡素化できます。
| 品名 | 仕様・型番 | 数量 | 単位 | 備考 | |
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納品書と検収書を1枚にまとめ、買い手の検品結果まで即時返送できる無料テンプレート。
納品書兼検収書とは？
納品書兼検収書とは、売り手が発行する納品書と、買い手が発注内容との一致を確認したことを証明する検収書を、1枚の書類に統合したワンドキュメント完結型のフォーマットです。売り手は通常通り品名・仕様・数量・単位などの納品明細を記載して納品書として送付し、買い手は受領後に検品（外観・数量・型番・動作の確認）を行い、検収結果欄に「合格」「不合格」「一部合格」を記入のうえ署名・押印して返送します。発注書・納品書・検収書を別々に取り交わす従来運用に比べて書類が1枚で済むため、SaaS・SI・設備納入・部品調達など発注から検収までのリードタイムが短い取引、月次のルーチン納品、検収プロセスを簡素化したいスポット案件で重宝されます。検収書は印紙税法上の課税文書には該当しないため、物品の検収であれば収入印紙の貼付は原則不要です。商法第526条の買主の検査・通知義務との関係を整理する実務ツールとしても役立ちます。
こんな時に納品書兼検収書が必要
- 発注書通りに納品されたかを買い手が確認し、検収結果を即時に売り手へ返送したいとき
- 設備・備品・什器・OA機器の納入時に、検収プロセスを1枚で完結させたいとき
- SaaS・ソフトウェア導入の納品・受入テスト合否を1書類で記録したいとき
- 製造業の部品納入・OEM委託品の受入検査結果を取引先に通知したいとき
- 毎月同じ取引先と納品が発生し、納品書と検収書を往復させる手間を減らしたいとき
- 検収完了をもって支払義務が発生する契約で、検収日と検収判定を明確に残したいとき
- 発注・納品・検収の三点突き合わせを1枚に集約して、社内の書類管理を簡素化したいとき
- スポット取引で、検収報告書まで別途作る必要のない簡易な検収運用にしたいとき
納品書兼検収書の書き方のポイント
- 1
書類タイトルを「納品書兼検収書」と明示する
中央上部に「納品書兼検収書」と大きく記載し、納品書と検収書の両方の役割を1枚で果たすことを書類冒頭で明確にします。タイトルが「納品書」だけだと買い手側で別途検収書を求められる原因になるため、兼用書類であることを示すのが運用上のポイントです。
- 2
発注書番号・納品日・検収日を分けて記載する
発注書番号は買い手が発行した注文との突き合わせに必須です。納品日（売り手が物品を引き渡した日）と検収日（買い手が検品を完了した日）は性質が異なるため、別々の欄に記載します。検収日は買い手記入欄として空欄で送付し、検品完了後に記入してもらう運用が一般的です。
- 3
明細は発注書と完全一致させる
品名・仕様（型番・サイズ・ロット番号）・数量・単位を発注書と完全に一致させて記載します。検収は発注書との照合を起点に行われるため、発注書番号と明細が突き合わない書類は買い手側で受け取りを拒否されることもあります。備考にロット番号やシリアル番号を残しておくと、後日の責任所在の特定にも役立ちます。
- 4
検収結果は合格・不合格・一部合格を明示する
検収結果欄に「合格」「不合格」「一部合格」のいずれかを買い手が記入できる形にします。一部合格や不合格の場合は検収メモ欄に該当箇所・数量・対応方針（交換・追完・値引きなど）を記載してもらい、後続の対応の根拠とします。検収結果が未確定の段階で安易に「合格」と書かないことが重要です。
- 5
検収基準を明記してトラブルを予防する
外観確認・数量確認・型番一致・動作確認など、検収の判定に用いた基準を簡潔に記載しておくと、後日「どこまで確認したのか」を巡るトラブルを防げます。継続取引では取引基本契約で定めた検査仕様書を引用する書き方も有効です。
- 6
検収担当者の記名・押印で当事者を特定する
検収担当者欄に部署名と氏名を記載し、社判または担当者印を押印します。法律上の必須要件ではありませんが、押印があると検収完了の事実をより強く証明でき、後日の支払請求や瑕疵対応の際に経過確認の起点となります。電子データの場合は電子サインや承認ログを残します。
納品書兼検収書についてよくある質問
Q.検収書と受領書はどう違いますか？
Q.検収書と検収報告書（検収完了報告書）の違いは何ですか？
Q.検収で不合格になった場合、納品書兼検収書はどう扱えばよいですか？
Q.納品書兼検収書に収入印紙は必要ですか？
Q.納品書兼検収書の保存期間はどれくらいですか？
Q.検収には期限がありますか？
検収書は印紙税法別表第一（課税物件表）に掲げる課税文書には該当せず、物品の検収を目的とする納品書兼検収書も原則として収入印紙は不要です（金銭の受領事実を併記する場合は第17号文書に該当し、税抜5万円以上で課税対象となる可能性があるため記載は避けるのが安全）。商法第526条では、商人間の売買について買主は遅滞なく検査し、瑕疵・数量不足を発見した場合は直ちに売主へ通知しなければ契約解除・代金減額・損害賠償を請求できない旨が定められており、納品書兼検収書はこの検査・通知義務を実務面で履行するツールとして機能します。保存期間は法人税法上原則7年（欠損金繰越控除時は最大10年）、個人事業主は青色7年・白色5年。電子で授受した場合は電子帳簿保存法に基づき電子データのまま保存することが原則です（参考: 国税庁タックスアンサーNo.7100「課税文書に該当するかどうかの判断」、商法第526条）。
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