支払催促メールの例文集｜角が立たない督促の書き方5段階
催促メールの3原則
- 行き違いの可能性を前提にする — まず「念のためご確認」のスタンスで
- 事実だけを伝える — 感情的な表現は避け、請求書番号・金額・期日を明記
- 段階的にトーンを上げる — 初回はソフトに、回数を重ねるごとにフォーマルに
催促メールを送る前に、自社側で入金済みでないか・請求書が届いていない可能性がないか必ず確認しましょう。
【第1段階】入金確認メール（期日翌日〜3日後）
まずは「行き違いかもしれませんが」というトーンで、柔らかく確認します。
入金確認メール
○○株式会社
経理ご担当者様
いつもお世話になっております。
株式会社○○の△△でございます。
○月○日付でお送りいたしました請求書（No.○○○）
につきまして、お支払期限が○月○日でございましたが、
本日時点で入金の確認が取れておりません。
行き違いでお振込み済みでしたら
何卒ご容赦くださいませ。
念のためご確認いただけますと幸いです。
何卒よろしくお願いいたします。
【第2段階】再送・再依頼メール（1週間後）
1回目の連絡で反応がない場合。請求書の再送を添えると、「届いていなかった」場合のフォローにもなります。
再送メール
○○株式会社
経理ご担当者様
いつもお世話になっております。
株式会社○○の△△でございます。
先日ご連絡いたしました請求書（No.○○○）
のお支払いの件につきまして、
改めてご確認をお願いしたくご連絡いたしました。
請求書が届いていない可能性もございますので、
念のため再度添付にてお送りいたします。
【請求内容】
請求書番号：○○○
請求金額：￥○○○,○○○-（税込）
お支払期限：○月○日（超過しております）
お忙しいところ恐れ入りますが、
お支払い予定日をご教示いただけますと幸いです。
何卒よろしくお願いいたします。
【第3段階】正式な督促メール（2週間後）
督促メール
○○株式会社
△△部 部長 □□様
平素は格別のお引き立てを賜り、厚く御礼申し上げます。
株式会社○○の△△でございます。
再三のご連絡となり恐縮ですが、
下記ご請求分のお支払いが確認できておりません。
請求書番号：○○○
請求金額：￥○○○,○○○-（税込）
お支払期限：○月○日（○日超過）
お手数ではございますが、
○月○日までにお支払いいただくか、
お支払い予定日をお知らせくださいますよう
お願い申し上げます。
なお、本メールと行き違いでお振込み済みの場合は
何卒ご容赦ください。
【第4段階】最終通知メール（1ヶ月後）
書面での通知に切り替える旨を伝え、相手に重大さを認識してもらいます。
最終通知メール
○○株式会社
代表取締役 □□様
株式会社○○の△△でございます。
下記ご請求分につきまして、
度重なるご連絡にもかかわらず、
お支払い及びご回答をいただけておりません。
請求書番号：○○○
請求金額：￥○○○,○○○-（税込）
お支払期限：○月○日（○日超過）
誠に遺憾ではございますが、
○月○日までにお支払いの確認が取れない場合、
やむを得ず書面にて正式な通知を送付させていただく
所存でございます。
早急にご対応いただけますよう、
何卒よろしくお願い申し上げます。
最終通知を送る段階では、社内で法務や上長にも相談しておきましょう。内容証明郵便での督促に移行する準備も必要です。
電話で催促するときの話し方
メールで反応がない場合は電話での確認も有効です。
電話の台本（トークスクリプト）
「お忙しいところ失礼いたします。
株式会社○○の△△と申します。
○月○日付でお送りいたしました
請求書番号○○○の件でご連絡いたしました。
お支払期限が○月○日でしたが、
本日時点でご入金の確認が取れておりません。
行き違いでしたら恐れ入りますが、
ご状況をお聞かせいただけますでしょうか。」
コラム著者・編集者
TEMPLEX編集チーム
TEMPLEX編集チームは、ビジネス文書の作成・管理に精通した実務経験者と技術ライターで構成されています。送付状・請求書・見積書をはじめとする各種ビジネス書類のフォーマットや書き方のノウハウを、わかりやすく丁寧にお届けします。「Office不要で誰でもすぐ使える」をコンセプトに、忙しいビジネスパーソンの書類作成をサポートします。