FAX送付状
FAX送信時に先頭に添付するカバーシートです。
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印鑑・印影の画像をアップロードしてください。
全テンプレート共通で使用されます。
FAX送付時の1枚目に必須。宛先・枚数・送信者が一目で伝わる送付状を無料で作成。
FAX送付状とは？
FAX送付状とは、FAXで書類を送る際に1枚目として添える案内状のことです。「誰が」「誰に」「何を」「何枚」送ったのかを受信者がすぐに把握できるようにするための書類で、FAX受信時によくある「ページ抜け」「宛先違い」「送信元不明」といったトラブルを未然に防ぐ役割があります。送信先の会社名・部署・担当者、件名、送信枚数、差出人の連絡先などを決まったフォーマットにまとめておくことで、急ぎのFAX送信でも慌てずに正確な情報を添えられます。FAXを日常的に使う業種や、官公庁・医療機関とのやり取りでは今も必携のビジネス文書です。
こんな時にFAX送付状が必要
- 見積書や請求書をFAXで取引先に送るとき
- 注文書・発注書などを即時に送付する必要があるとき
- 契約書や申込書を返信用として送り返すとき
- 医療機関・調剤薬局・官公庁など、FAX運用が残る相手とやり取りするとき
- 通信回線やメール添付が使えず紙のみで送る必要があるとき
- 複数ページの資料を送る際に枚数確認をしてもらいたいとき
- 初めて送信する相手に自社の連絡先を正式に伝えたいとき
FAX送付状の書き方のポイント
- 1
最上部に送信日を入れる
和暦または西暦で送信日を明記します。FAXは受信側の機器で日時が自動印字されることもありますが、文書として日付を残しておくことで後日の参照や証跡にもなります。
- 2
宛先と差出人情報を明確に分ける
宛先には相手の会社名・部署名・担当者名を正式名称で、差出人には自社名・部署・担当者名に加え電話番号・FAX番号・メールアドレスを記載します。問い合わせや再送依頼ができるよう連絡先は必ず入れましょう。
- 3
送信枚数は「送付状を含む全○枚」で記す
「全5枚(送付状含む)」のように総枚数を明示すると、受信側がページ抜けを瞬時にチェックできます。ページ番号を各ページにも振るとさらに確実です。
- 4
件名と用件を簡潔にまとめる
「○月分お見積書送付の件」のように件名を目立たせ、本文は頭語・結語を添えた短い挨拶と用件のみに絞ります。FAXは細かい文字が潰れやすいため、1文を短くレイアウトに余白を持たせるのがコツです。
- 5
細かい図や薄い色は避ける
FAXは白黒でかつ解像度が低いため、細い罫線・グレー網掛け・小さな文字は判読できなくなります。本文は10.5〜12pt程度、罫線は太めに、会社ロゴも線の太い版を使うと安心です。
FAX送付状についてよくある質問
Q.FAX送付状は毎回必要ですか？
Q.FAX送付状に印鑑は必要ですか？
Q.一度に何枚までFAXを送っても良いですか？
Q.FAX送付状に時候の挨拶は必要ですか？
Q.誤送信してしまった場合はどうすれば良いですか？
FAX送付状自体に法的な様式指定はありませんが、個人情報や機密情報を含む書類を送る場合は個人情報保護法の取扱いに準じ、誤送信時の連絡・破棄依頼を速やかに行う必要があります。
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