総会案内状（株主総会・社員総会）
株主総会・定時総会・臨時総会・社員総会・会員総会などの招集通知・開催案内です。議題・議案・議決権行使方法の記載に対応（会社法298・299条対応）。
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株主総会・定時総会・臨時総会・社員総会の招集通知を会社法の必須事項に沿って作成。
総会案内状（株主総会・社員総会）とは？
総会案内状（招集通知）は、株式会社の株主総会や一般社団法人・NPO法人・協会などの社員総会・会員総会を開催する際に、株主や社員・会員へ開催日時と議案を正式に通知するための文書です。株主総会の招集通知は会社法298条・299条により記載事項と発送期限が法定されており、定時株主総会・臨時株主総会いずれの場合も「日時・場所・議題・議案・書面投票や電子投票の定めがあるときはその旨」を明記しなければなりません。発送期限は公開会社で2週間前、非公開会社で1週間前（書面投票を採用する場合は原則2週間前）までと定められています。TEMPLEXの総会案内状テンプレートは、株主総会・定時総会・臨時総会・社員総会・会員総会・理事会など法人団体の総会を幅広くカバーし、議題・議案・議決権行使方法・添付書類の記載欄を備えた「記書き」付きフォーマットで、会社法に沿った招集通知PDFをすぐに印刷できます。
こんな時に総会案内状（株主総会・社員総会）が必要
- 株式会社の定時株主総会（事業年度終了後の決算承認・役員選任）を招集するとき
- 臨時株主総会で定款変更・役員解任・組織再編など重要議案を付議するとき
- 一般社団法人・一般財団法人の定時社員総会・評議員会を開催するとき
- NPO法人（特定非営利活動法人）の通常総会・臨時総会を招集するとき
- 協同組合・商工会・業界団体・協会の通常総会・会員総会を案内するとき
- マンション管理組合の通常総会・臨時総会を招集するとき
- 株主・社員に書面投票（議決権行使書）や委任状の提出を依頼するとき
総会案内状（株主総会・社員総会）の書き方のポイント
- 1
表題は「招集ご通知」と明記する
株主総会では「第〇期定時株主総会招集ご通知」「臨時株主総会招集ご通知」のように、株主総会であること・期数・定時か臨時かを一目で識別できる表題にします。社員総会・会員総会の場合も「定時社員総会開催のご案内」など団体種別を明記します。
- 2
宛名は「株主各位」「社員各位」とする
株主総会は「株主各位」、一般社団法人の社員総会は「社員各位」、NPO法人は「正会員各位」が基本です。差出人は会社名・代表取締役氏名（またはNPO等では理事長）を記載し、法人印の押印が一般的です。
- 3
本文で開催趣旨を簡潔に述べる
頭語・時候の挨拶・日頃の感謝のあと、「当社第〇期定時株主総会を下記のとおり開催いたしますので、ご出席くださいますようご通知申し上げます」と本題に入ります。欠席時の議決権行使書・委任状の案内も本文で触れると親切です。
- 4
記書きで会社法上の必須事項を列挙する
会社法298条の定めに従い、日時・場所・議題（目的事項）・議案・書面/電子投票の定めがあるときはその旨を必ず列挙します。議案は「第1号議案：第〇期計算書類承認の件」のように号番号を付けて明確化し、参考書類の存在も示します。
- 5
議決権行使方法と期限を明示する
当日出席できない株主・社員向けに、議決権行使書の賛否記入・返送期限（総会前日営業時間終了時など）、委任状の提出方法、電子投票サイトのURLとログイン情報などを具体的に案内します。書面投票は原則2週間前までに発送する必要があります。
- 6
添付書類と同封物を明記する
事業報告書・計算書類・監査報告書・株主総会参考書類・議決権行使書用紙・委任状用紙・会場案内図など、同封する書類を記書き末尾に列挙します。オンライン総会・ハイブリッド総会ではアクセスURLと接続手順も添えます。
総会案内状（株主総会・社員総会）についてよくある質問
Q.株主総会の招集通知はいつまでに発送する必要がありますか？
Q.株主総会の招集通知に必ず記載すべき事項は何ですか？
Q.定時株主総会と臨時株主総会の違いは何ですか？
Q.書面投票・電子投票はどのように案内すればよいですか？
Q.委任状と議決権行使書はどう使い分けますか？
Q.一般社団法人やNPO法人の社員総会でも同じ様式で使えますか？
Q.オンライン総会・ハイブリッド総会の場合はどう記載しますか？
株主総会の招集通知は会社法298条（招集の決定事項）・299条（招集通知の発送期限と記載事項）により、日時・場所・議題・書面/電子投票の定めなどの記載義務が定められています。発送期限は公開会社で総会の2週間前まで、非公開会社で1週間前まで（書面/電子投票採用時は原則2週間前まで）です。一般社団法人・NPO法人・協同組合などはそれぞれ準拠法（一般社団・財団法人法、特定非営利活動促進法、各協同組合法など）と定款で招集期間・議決要件が異なります。本テンプレートは一般的な定型文であり、個別の法的要件・定款の定め・議案内容の適法性については必ず自社の顧問弁護士・司法書士・監査役等にご確認のうえご使用ください。
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